OmniFocus 2: Ζήστε τη δύναμη του GTD στο OS X

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Για τη μακροχρόνια πρακτική μου στην αυτοοργάνωση, το GTD έχει γίνει το καλύτερο, αν και όχι ιδανικό, σύστημα και το OmniFocus 2 είναι ο καλύτερος οργανωτής για το GTD για Mac. Γι' αυτό θα μιλήσουμε.

Η δύναμη του GTD έγκειται στο σύστημα συλλογής, ταξινόμησης, προβολής, ελέγχου και λήψης αποφάσεων. Μια εφαρμογή GTD, τουλάχιστον, θα πρέπει να υποστηρίζει όλες αυτές τις διαδικασίες. Στην ιδανική περίπτωση, όλες αυτές οι διαδικασίες θα πρέπει, χάρη στην εφαρμογή, να είναι απλές και γρήγορες. Ας ρίξουμε μια ματιά στην εγκυρότητα του ισχυρισμού του OmniFocus 2 ότι είναι η καλύτερη εφαρμογή GTD.

Συλλογή ("Εισερχόμενα")

Το OmniFocus 2 έχει όλα όσα χρειάζεστε για να προσθέσετε γρήγορα εργασίες στα Εισερχόμενά σας. Μπορείτε να εμφανίσετε το παράθυρο για τη δημιουργία μιας εργασίας χρησιμοποιώντας προσαρμοσμένα πλήκτρα πρόσβασης:

Όπως μπορείτε να δείτε, στο παράθυρο μπορείτε να εισαγάγετε όλα τα δεδομένα σχετικά με την εργασία (σημείωση, έργο, πλαίσιο, ώρα έναρξης και ημερομηνία λήξης) ή μπορείτε να πληκτρολογήσετε γρήγορα το όνομα και να στείλετε την εργασία στον κάδο απορριμμάτων.

Μπορείτε να δημιουργήσετε μια εργασία στο φάκελο Εισερχόμενα στέλνοντας ένα email σε μια ειδική διεύθυνση email. Η γραμμή θέματος θα γίνει ο τίτλος της εργασίας και το περιεχόμενο θα τοποθετηθεί στις σημειώσεις. Στις συσκευές μου iOS, πληκτρολόγησα το email OmniFocus στην εφαρμογή και δημιούργησα εργασίες με δύο πατήματα με αυτόν τον τρόπο.

Και ένας ακόμη τρόπος - μέσω του μενού περιβάλλοντος "Υπηρεσίες":

Και για να μην χρειάζεται να ανοίγετε το μενού περιβάλλοντος κάθε φορά που επιλέγετε κείμενο, κατεβείτε στο στοιχείο "Υπηρεσίες" και βρείτε την επιλογή αποστολής της επιλογής στο OmniFocus εκεί, ρυθμίστε μια συντόμευση πληκτρολογίου. Αυτό γίνεται στην καρτέλα "Συντομεύσεις πληκτρολογίου" των ρυθμίσεων πληκτρολογίου:

Με αυτήν τη ρύθμιση, χρησιμοποιώντας τη συντόμευση θα σταλεί κάθε επιλεγμένο κείμενο στα Εισερχόμενα του OmniFocus 2.

Ταξινόμηση ("Έργα")

Για τις δυνατότητες και την ευκολία ταξινόμησης, μπορείτε να δημιουργήσετε φακέλους και τρεις τύπους έργων: με διαδοχικές, παράλληλες και ξεχωριστές θήκες. Στην περίπτωση διαδοχικών εργασιών, μόνο μία εργασία θα είναι πάντα ενεργή στο έργο, μετά την οποία η επόμενη θα γίνει ενεργή. Επομένως, εάν επιλέξετε το φίλτρο Διαθέσιμο, θα εμφανίζονται μόνο οι πρώτες εργασίες από τα διαδοχικά έργα.

Γιατί χρειάζονται έργα, νομίζω ότι δεν χρειάζεται να εξηγήσω και οι φάκελοι μπορούν να προσαρμοστούν σε τομείς ευθύνης: επαγγελματική δραστηριότητα, υγεία, σχέσεις, ανάπτυξη, πνευματικότητα, οικονομικά κ.λπ.

Προβολή ("Έλεγχος")

Η ανασκόπηση είναι η περιοδική ανασκόπηση έργων και εργασιών για να κρατάτε το δάχτυλό σας στον παλμό και να μην χάνετε τίποτα. Ορίζουμε μια συχνότητα προβολής για κάθε έργο και με αυτή τη συχνότητα εμφανίζεται στην καρτέλα Checkout.

Μοιάζει με αυτό: ανοίγουμε την καρτέλα "Έλεγχος" και εξετάζουμε τις εργασίες του έργου NNN. Μια εργασία σημειώθηκε με σημαία, σε άλλη δόθηκε προθεσμία και η αρχή της τρίτης αναβλήθηκε. Μετά από όλους τους απαραίτητους χειρισμούς, επισημαίνουμε το έργο ως επιλεγμένο και το ξεχνάμε μέχρι το επόμενο χτύπημα στην καρτέλα "Έλεγχος".

Αυτό βοηθά να μην χάσουμε τίποτα σημαντικό και μας γλιτώνει από την καθημερινή αναθεώρηση έργων, τα οποία αρκούν για να ελέγχουμε μία φορά την εβδομάδα ή ακόμα και ένα μήνα.

Έλεγχος ("Πρόβλεψη")

Η καρτέλα "Πρόβλεψη" έχει παρόμοια εργασία, αλλά με ενέργειες και ραντεβού προγραμματισμένα για όλη την ημέρα ή για μια συγκεκριμένη ώρα της ημέρας. Συγχρονίζεται με το ημερολόγιό σας και συλλέγει την προγραμματισμένη προθεσμία στο OmniFocus και την προγραμματισμένη προθεσμία στο ημερολόγιό σας σε ένα μέρος.

Αυτή η καρτέλα μας βοηθά να μην χάνουμε ραντεβού και εκδηλώσεις ή προθεσμίες που έχουν ανατεθεί σε εργασίες.

Λήψη αποφάσεων ("Πλαίσια" και "Προοπτικές")

Οι Έλληνες είχαν δύο λέξεις για τον χρόνο: Χρόνος και Καιρός. Ο Χρόνος είναι η έννοια του χρόνου, που μας λέει την ημερομηνία ή το χρονικό διάστημα που απομένει πριν από το γεγονός ή που έχει παρέλθει από αυτό. Ο Κάιρος είναι η κατάλληλη στιγμή (ο Κάιρος είναι ο αρχαίος Έλληνας θεός μιας ευτυχισμένης στιγμής).

Λένε ότι ο Πούσκιν συγκέντρωσε τα ονόματα των επιλεκτικών κριτικών των έργων του σε ένα ειδικό βάζο και, όταν οι κάιροι μιας καυστικής διάθεσης επέμεναν, έβγαλε ένα στην τύχη και έγραψε ένα δηλητηριώδες επίγραμμα για τον δύσμοιρο κριτικό.

Στο σύστημα GTD, η έννοια του kairos μεταφέρεται με τη λέξη "context":

Το πλαίσιο μπορεί να εκχωρηθεί ανάλογα με την ψυχική και σωματική κατάσταση (έντονο, πονοκέφαλος, εξαντλημένος …), ανάλογα με τον τόπο διαμονής (γραφείο, υπεραγορά, σπίτι …), ανάλογα με τα άτομα με τα οποία είναι απαραίτητο να συζητήστε θέματα (το συμβούλιο της επιχείρησης, Ιβάν Ιβάνοβιτς …), σύμφωνα με τα διαθέσιμα εργαλεία κ.λπ.

Οι κανόνες GTD επιτρέπουν την ανάθεση μόνο ενός περιβάλλοντος σε μια εργασία και το OmniFocus 2 τηρεί αυστηρά αυτόν τον κανόνα. Αλλά αυτό δεν δικαιολογείται πάντα και πρέπει να δημιουργήσει κανείς περιβάλλοντα όπως "Internet + Mac". Ωστόσο, η εφαρμογή σάς επιτρέπει να ορίσετε γεωγραφικές συντεταγμένες για περιβάλλοντα, έτσι ώστε οι υπενθυμίσεις να ενεργοποιούνται καθώς πλησιάζετε σε μια δεδομένη τοποθεσία.

Και για ακόμη πιο γρήγορη λήψη αποφάσεων, υπάρχει η ευκαιρία να δημιουργηθούν προοπτικές:

Όπως μπορείτε να δείτε από το στιγμιότυπο οθόνης, πρόκειται για ένα απλό φιλτράρισμα εργασιών ανά έργο (φάκελο), κατάσταση (επισήμανση, στο εγγύς μέλλον, κατά ημερομηνία λήξης …), διαθεσιμότητα (πρώτο διαθέσιμο, αριστερά, όλα, ολοκληρωμένα), διάρκεια, πλαίσιο ή περιεχόμενο ενός τμήματος κειμένου στο όνομα ή τις σημειώσεις εργασίας.

Για γρήγορη πρόσβαση στην προοπτική, μπορείτε να της ορίσετε μια συντόμευση πληκτρολογίου ή να την προσθέσετε στα αγαπημένα, τα οποία θα την τοποθετήσουν στην αριστερή πλαϊνή γραμμή. Οι τέσσερις επάνω καρτέλες στα στιγμιότυπα οθόνης είναι οι προοπτικές που δημιούργησα.

Το Outlook συγχρονίζεται με τις εκδόσεις iOS και προς τις δύο κατευθύνσεις, καθιστώντας πολύ πιο εύκολη τη λήψη αποφάσεων για την επόμενη εργασία.

Μειονεκτήματα του OmniFocus 2

Ανεξάρτητα από το πόσο σκληρά προσπαθεί ο προγραμματιστής, είναι απλά αδύνατο για ατελείς ανθρώπους σε έναν ατελές κόσμο να δημιουργήσουν μια ιδανική εφαρμογή χωρίς ελαττώματα και ελλείψεις. Το OmniFocus 2 δεν αποτελεί εξαίρεση.

Το πρώτο μειονέκτημα (σχετικό) είναι η τιμή: η βασική έκδοση για OS X και iOS θα κοστίζει 40 $. Αναβάθμιση σε Pro - 40 $ για OS X και 20 $ για iOS (αν αγοράσατε προηγούμενη έκδοση του OmniFocus, η αναβάθμιση σε Pro είναι δωρεάν).

Το δεύτερο μειονέκτημα είναι ο συγχρονισμός. Είναι αργό και δίνει σφάλματα εάν έχετε δημιουργήσει ή αλλάξει μια εργασία εκτός σύνδεσης χωρίς προηγουμένως να συγχρονίσετε τη συσκευή με τα πραγματικά δεδομένα στο διακομιστή.

Και το τρίτο μειονέκτημα είναι δύσκολο για μένα να το περιγράψω με λόγια. Σε τρία χρόνια «σχέσης» με το OmniFocus 1 και 2, δεν καταφέραμε να γίνουμε καλοί φίλοι μαζί του και γιατί δεν είναι ξεκάθαρο. Φαίνεται ότι υπάρχουν όλα όσα είναι απαραίτητα για μια εξαιρετική εφαρμογή GTD (ανέχτηκα την έλλειψη συγχρονισμού), αλλά αντιμετώπιζα συνεχώς δυσκολίες στη λήψη αποφάσεων και στην προβολή της συνολικής εικόνας των έργων και των εργασιών.

Ίσως το πρόβλημα είναι ότι χρησιμοποιούσα το MLO για πέντε χρόνια πριν και δεν μπόρεσα ποτέ να προσαρμοστώ ξανά στο OmniFocus. Έτσι, πρόσφατα εγκατέστησα το CrossOver και επέστρεψα στο MyLifeOrganized. Αλλά αυτό είναι μια άλλη ιστορία…

Ετσι. Εάν σκέφτεστε διοργανωτές για το OS X και σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε την πλήρη ισχύ του συστήματος GTD, τότε δεν θα βρείτε καλύτερο το OmniFocus 2 σήμερα.