Πώς να είστε παραγωγικοί σε ανοιχτό χώρο

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Ένας life hacker ανακάλυψε πώς να σταματήσει τις μάχες γραφείου όταν για κάποιους είναι αποπνικτικό, ενώ άλλοι φυσούν, ελαχιστοποιώντας τον θόρυβο και μετατρέποντας τον ανοιχτό χώρο σε ένα ευχάριστο μέρος για να εργαστείτε αποτελεσματικά.

Γιατί ο ανοιχτός χώρος είναι κακός

Τα γραφεία ανοιχτού χώρου είναι γνωστά από την εποχή των μηχανικών του Henry Ford και εξακολουθούν να είναι ένας από τους πιο δημοφιλείς τύπους σχεδιασμού. Πολυάριθμες μελέτες αποδεικνύουν ότι αυτή η μορφή έχει ξεπεράσει τη χρησιμότητά της: η αποδοτικότητα της εργασίας είναι χαμηλότερη από ό,τι στα γραφεία τύπου γραφείων και οι εργαζόμενοι κουράζονται πιο γρήγορα και τα καταφέρνουν λιγότερο.

Τα κύρια προβλήματα με τον ανοιχτό χώρο:

1. Ο θόρυβος που κάνουν οι άνθρωποι και τα μηχανήματα.
2. Ο κίνδυνος μετάδοσης της λοίμωξης εάν κάποιος από τους «υπεύθυνους» συναδέλφους έρθει στο γραφείο άρρωστος.
3. Αποτυχία επίτευξης της κατάστασης ροής εργασίας λόγω συχνών διακοπών και συναντήσεων.

Εάν εργάζεστε καλύτερα το πρωί ή το βράδυ, όταν οι περισσότεροι συνάδελφοί σας δεν είναι στη δουλειά, και σε δύο ώρες κάνετε ό,τι δεν κάνατε στις άλλες έξι, ρίξτε μια πιο προσεκτική ματιά στις συστάσεις μας.

Φεύγοντας από το γραφείο

Ευέλικτες ώρες εργασίας

Εάν το επιτρέπει η μορφή της εργασίας σας, χρησιμοποιήστε ένα ευέλικτο πρόγραμμα. Είναι καλύτερο και πιο βολικό για κάποιους να εργάζονται το πρωί, όταν οι περισσότεροι από τους συναδέλφους τους δεν είναι ακόμα στη δουλειά, ενώ άλλοι ξυπνούν αργά το απόγευμα.

Ακολουθήστε τους βιορυθμούς σας.

Μπορεί να είναι δύσκολο να συμφωνήσετε σε ένα τέτοιο πρόγραμμα με τους ανωτέρους σας, αλλά αξίζει τουλάχιστον να το δοκιμάσετε. Εάν η εργασία ολοκληρωθεί, τι διαφορά έχει σε ποια χρονική περίοδο;

Η πρακτική του εκδοτικού οίκου όπου εργάστηκα έχει δείξει την αποτελεσματικότητα αυτής της προσέγγισης. Μόνο οι εργαζόμενοι που ήταν συνδεδεμένοι με την εξυπηρέτηση πελατών και τους πωλητές είχαν ξεκάθαρη έναρξη και λήξη της εργάσιμης ημέρας. Τα τμήματα σύνταξης, προώθησης και άλλα άρχισαν επίσημα να λειτουργούν στις 10:00, αλλά ακόμη και μέσα σε ένα τμήμα υπήρχαν διακρίσεις για κουκουβάγιες και λαρυγγάδες.

Μετάβαση σε μερικό τηλεχειριστήριο

Η εμπειρία της 37Signals, μιας εταιρείας που αποτελείται σχεδόν εξ ολοκλήρου από απομακρυσμένους υπαλλήλους, έχει αποδείξει ότι είναι σημαντικό για τους ανθρώπους να εργάζονται αποτελεσματικά για να διασχίζουν περισσότερες από τέσσερις ώρες την ημέρα στο διαδίκτυο. Τις υπόλοιπες τέσσερις ώρες ο κόσμος δούλευε με το δικό του πρόγραμμα.

Αυτό επέτρεψε στην εταιρεία με έδρα τις ΗΠΑ να συγκεντρώσει στην ομάδα της προγραμματιστές από το Χονγκ Κονγκ, τη Ρωσία, τη Δανία, τη Σουηδία και διάφορες πόλεις των ΗΠΑ. Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα για αυτό στο βιβλίο «Remote. Το Office είναι προαιρετικό », έγραψαν οι ιδιοκτήτες της εταιρείας Jason Fried και David Hensson.

Δεν σας προτείνουμε να αφήσετε το γραφείο και να μεταβείτε εντελώς στην τηλεργασία, καθώς ένα τέτοιο πρόγραμμα θα είναι πολύ δύσκολο να συντονιστείτε με το αφεντικό σας.

Αλλά, για παράδειγμα, πριν από την παράδοση ενός έργου ή πριν από κάποια υπεύθυνη προθεσμία, είναι πολύ πιθανό να συμφωνήσετε για μερικές ημέρες εργασίας από το σπίτι, προκειμένου να εστιάσετε στο μέγιστο βαθμό στην εργασία που έχετε.

Εάν η παρουσία στο γραφείο εξακολουθεί να είναι απαραίτητη

Διαπραγματευόμαστε με συναδέλφους

Ένα από τα πιο ενοχλητικά πράγματα είναι οι μη επαγγελματικές συζητήσεις, τις οποίες ακούνε όλοι οι συνάδελφοι που τυγχάνει να είναι τριγύρω. Φέρτε τις συζητήσεις σε μια αίθουσα συνεδριάσεων ή κουζίνα.

Ραντεβού συναντήσεων και συζήτησης άλλων εργάσιμων στιγμών, πληροφορίες για τις οποίες αφορούν μόνο ένα μέρος των ανθρώπων, μεταφορά σε e-mail, Skype, Telegram ή σε οποιοδήποτε άλλο messenger βολικό για τους περισσότερους εργαζόμενους.

Στα γραφεία που έχουν ευέλικτο πρόγραμμα εργασίας, εξακολουθεί να υπάρχει προδιαγεγραμμένη έναρξη της εργάσιμης ημέρας. Συμφωνήστε ότι μετά τις επίσημες 9 το πρωί όλοι όσοι μπήκαν μετά δεν χαιρετούν όλη την αίθουσα και δεν αποσπούν την προσοχή των ήδη εργαζόμενων συναδέλφων.

Κάντε κανόνα να αλλάζετε το τηλέφωνό σας σε αθόρυβη λειτουργία και να αφήνετε το δωμάτιο όταν λαμβάνετε μια κλήση.

Μην έρχεστε στη δουλειά άρρωστοι και έτσι μην βάζετε τους συναδέλφους σας σε κίνδυνο.

Δανοί επιστήμονες διεξήγαγαν μια μελέτη 2.403 υπαλλήλων που εργάζονταν σε διαφορετικούς τύπους γραφείων και κατέληξαν στο συμπέρασμα ότι οι άνθρωποι από ανοιχτό χώρο αρρωσταίνουν 62% πιο συχνά από τους υπαλλήλους που έχουν προσωπικό λογαριασμό.

Ορίστε ένα πρόγραμμα για τον αέρα, τότε θα αποφύγετε τη δυσαρέσκεια που φυσάει ξανά σε κάποιον. Το να βγείτε στο διάδρομο και να κάνετε τέντωμα για 10 λεπτά είναι καλό τόσο για τα μάτια σας όσο και για την παραγωγικότητά σας.

Εάν αυτοί οι κανόνες αναφέρονται στις πολιτικές της εταιρείας και στις περιγραφές θέσεων εργασίας, κανείς δεν θα προσβληθεί όταν τους υπενθυμίσετε διακριτικά.

Αγορά ακουστικών ακύρωσης θορύβου

Απαλλαγείτε από το ενοχλητικό βουητό με ακουστικά ακύρωσης θορύβου. Είναι δύο τύπων: ενεργητικό και παθητικό.

Η παθητική ακύρωση θορύβου επιτυγχάνεται μπλοκάροντας τους εξωτερικούς ήχους με πυκνά ακουστικά ή βύσματα. Και εδώ, όταν επιλέγετε μια μόνο συνταγή, δεν υπάρχει. Είναι απαραίτητο να μετρήσετε πολλά ζευγάρια για να επιλέξετε αυτό που θα σας βολέψει ειδικά και θα σας αρέσει ο ήχος.

Τα ακουστικά με ενεργή ακύρωση θορύβου είναι πιο αποτελεσματικά στην απόσβεση των ξένων ήχων, αλλά είναι επίσης πολύ πιο ακριβά. Η αρχή λειτουργίας τους βασίζεται στο γεγονός ότι στα ακουστικά είναι εγκατεστημένο ένα πρόσθετο μικρόφωνο, το οποίο συλλαμβάνει εξωτερικούς θορύβους και τους αναπαράγει σε αντιφάση.

Το ρυθμικό βουητό των υπολογιστών, του εξαερισμού και των εκτυπωτών θα εξαφανιστεί εντελώς μόλις φορέσετε τα ακουστικά σας. Για να σταματήσετε να ακούτε και να συνομιλείτε, αρκεί να ενεργοποιήσετε την κατάλληλη μουσική.

Για μερικούς ανθρώπους, η χρήση ενεργών ακουστικών ακύρωσης θορύβου μπορεί να προκαλέσει ζάλη ή πονοκέφαλο. Και το θέμα εδώ δεν είναι στην ποιότητα της απόδοσης των ίδιων των ακουστικών, αλλά στα ανατομικά χαρακτηριστικά ενός συγκεκριμένου ατόμου και της αιθουσαίας συσκευής του.

Για να μην σπαταλήσετε τα χρήματά σας, ζητήστε από φίλους που έχουν τέτοια ακουστικά να τα δανειστούν για μερικές μέρες ή ρωτήστε το κατάστημα για τις επιλογές επιστροφής πριν αγοράσετε, εάν τα ακουστικά δεν σας λειτουργούν.

Σύμφωνα με το Νόμο για την Προστασία των Καταναλωτών και το άρθρο 502 του Αστικού Κώδικα, μπορείτε να επιστρέψετε ένα προϊόν καλής ποιότητας στο κατάστημα εντός 14 ημερών από την ημερομηνία αγοράς. Αλλά το κατάστημα μπορεί να επιμείνει ότι αυτά τα ακουστικά είναι τεχνικά πολύπλοκα αντικείμενα που δεν μπορούν να επιστραφούν ή να ανταλλάξουν.

Εμείς ασχολούμαστε με την ανάπλαση

Κοιτάξτε κριτικά τη διάταξη του χώρου στον οποίο εργάζεστε. Έχετε ειδικό χώρο για την κουζίνα και τι είναι αυτό: ξεχωριστό δωμάτιο, φράχτη ή τραπέζι στη μέση του δωματίου με βραστήρα και καφετιέρα;

Η καφετιέρα και άλλες θορυβώδεις οικιακές συσκευές θα πρέπει να απομονώνονται όσο το δυνατόν περισσότερο από τον κεντρικό χώρο. Εάν υπάρχει ξεχωριστός φράχτης, τότε προσπαθήστε να διαπραγματευτείτε πώς να το φέρετε στην οροφή και να διαχωρίσετε την κουζίνα από τον κοινόχρηστο χώρο με μια πόρτα.

Οι εκτυπωτές και οι ψύκτες θα πρέπει να βρίσκονται όσο το δυνατόν πιο μακριά από τους χώρους εργασίας.

Το γραφείο πρέπει να χωρίζεται σε θορυβώδεις και ήσυχους χώρους. Το να φέρουν μαζί επαγγελματίες του μάρκετινγκ και προγραμματιστές είναι κακή ιδέα και για τα δύο τμήματα.

Οργανώστε τον χώρο εργασίας σας με τέτοιο τρόπο ώστε να είναι ευχάριστο για εσάς να βρίσκεστε εκεί, γιατί περνάμε το μεγαλύτερο μέρος της ημέρας στη δουλειά. Ένας άνετος χώρος εργασίας είναι μια ισορροπία μεταξύ ανοιχτότητας και προσωπικού χώρου. Μπορείτε να απομακρυνθείτε από τους συναδέλφους σας με λουλούδια, ένα χώρισμα ή ένα ντουλάπι χωρίς να φύγετε από τον κοινόχρηστο χώρο.

Εξοικονομούμε χρόνο

Ο κίνδυνος του ανοιχτού χώρου είναι ότι κάθε εργαζόμενος βρίσκεται σχεδόν σε απόσταση αναπνοής. Έτσι, το πλεονέκτημα μιας τέτοιας διάταξης μετατρέπεται σε κατάρα, επειδή αποσπάτε συνεχώς την προσοχή σας. Ταυτόχρονα, αυτό που μπορεί να είναι επείγον και σημαντικό έργο για τον συνάδελφό σας αποδεικνύεται μη επείγον και ασήμαντο για εσάς.

Όταν κάνετε ραντεβού, τηρήστε τον κανόνα της επισήμανσης υποχρεωτικών και προαιρετικών συμμετεχόντων, στο τέλος της συνάντησης προγραμματισμού, στείλτε σε όλους ένα πρωτόκολλο με τις τελικές αποφάσεις και τις προθεσμίες για την ολοκλήρωση των εργασιών.

Αφιερώστε χρόνο που θα είναι μόνο δικός σας για να ολοκληρώσετε τις εργασίες σας, όταν κανένας από τους συναδέλφους σας δεν θα σας αποσπάσει την προσοχή με τις ερωτήσεις του. Ενημερώστε τους συναδέλφους σας εκ των προτέρων ότι ετοιμάζεστε για μια σημαντική προθεσμία για όλη την ομάδα, γι' αυτό ζητήστε τους να μην σας ενοχλούν μια συγκεκριμένη μέρα ή ώρα.

Η εργασία σε ανοιχτό χώρο είναι μια σειρά από συμβιβασμούς. Ξεκινήστε τις αλλαγές με τον εαυτό σας και το άμεσο περιβάλλον σας και στη συνέχεια σταδιακά οι υπόλοιποι συνάδελφοί σας θα φτάσουν στα νέα πρότυπα. Ακόμα κι αν δεν είστε διευθυντής, αλλά ένας απλός υπάλληλος, μπορείτε να αλλάξετε τη ζωή του γραφείου σας προς το καλύτερο. Αρκεί να πάρετε μια ενεργή θέση και να προωθήσετε τις ιδέες σας.