Πώς να είστε πιο παραγωγικοί: 7 βασικοί κανόνες

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Ένας επιχειρηματικός προπονητής σας λέει πώς να αναπτύξετε τη δική σας στρατηγική και να αρχίσετε να επιτυγχάνετε περισσότερα, ξοδεύοντας λιγότερη ενέργεια.

Ο Mark Pettit βοηθά τους επιχειρηματίες και τις εταιρείες να τα καταφέρουν καλύτερα. Και με τα χρόνια πρακτικής διατύπωσε επτά βασικούς κανόνες παραγωγικότητας.

1. Έχετε μια ξεκάθαρη εικόνα του τι συμβαίνει

Πριν ξεκινήσετε να κάνετε σχέδια, πρέπει πρώτα να καταλάβετε πού βρίσκεστε τώρα. Αναλύστε τη δουλειά σας από την αρχή μέχρι σήμερα.

Αυτό θα σας δώσει μια πραγματική αίσθηση του τι έχετε ήδη βελτιώσει, τι είναι ήδη πραγματικά καλό και τι άλλο θέλετε να αλλάξετε. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να κάνετε τα εξής.

Προσδιορίστε τις επιθυμίες σας

Να είστε ξεκάθαροι σχετικά με τους στόχους απόδοσής σας. Καταλαβαίνετε πλήρως τι κάνετε και γιατί και ποιο πρέπει να είναι το ιδανικό αποτέλεσμα;

Μόλις απαντήσετε σε αυτές τις ερωτήσεις, θα καταλάβετε ποιες συγκεκριμένες βελτιώσεις χρειάζεστε. Όταν βλέπεις καθαρά το αποτέλεσμα μπροστά σου και έχεις κίνητρο να το πετύχεις, εργάζεσαι πιο αποτελεσματικά.

Σκεφτείτε τι αλλαγές περιμένετε

Είναι σημαντικό να κατανοήσετε πώς συγκεκριμένες βελτιώσεις θα επηρεάσουν την επαγγελματική και την προσωπική σας ζωή - είναι εμπνευσμένο. Διαφορετικά, θα αποδεχτείτε την αλλαγή μόνο για ένα μικρό χρονικό διάστημα, μετά το οποίο θα επιστρέψετε στις παλιές σας συνήθειες.

Για να μην συμβεί αυτό, απαντήστε ειλικρινά στον εαυτό σας στις ακόλουθες ερωτήσεις.

• Θα είσαι πιο ευτυχισμένος;
• Θέλετε να εργάζεστε λιγότερο και να περνάτε περισσότερο χρόνο με την οικογένειά σας; Αν ναι, τι θα κάνετε;
• Είναι σημαντικό για εσάς να δημιουργήσετε μια αποτελεσματική ομάδα; Τι θα μπορούσες να πετύχεις μαζί της;
• Είστε επικεντρωμένοι στην καριέρα;
• Θέλετε να ταξιδεύετε περισσότερο;
• Θέλετε να νιώσετε πιο ελεύθεροι;
• Σκοπεύετε να βγάλετε περισσότερα χρήματα;

2. Εστιάστε στα δυνατά σας σημεία

Αν προσέχουμε περισσότερο τα ιδιαίτερα ταλέντα μας, γινόμαστε πιο χαρούμενοι και πιο παραγωγικοί. Ταυτόχρονα αυξάνεται η ενέργεια, η αυτοπεποίθηση και η δημιουργικότητά μας.

Πάρτε ένα κομμάτι χαρτί και σημειώστε όλα όσα κάνετε καλά. Σκεφτείτε πότε νιώσατε αυτοπεποίθηση και πετύχατε αποτελέσματα με τα οποία ήσασταν ικανοποιημένοι. Αγνοήστε τις αδυναμίες - επικεντρωθείτε μόνο στα καλύτερα προσόντα σας και στα δυνατά σημεία της ομάδας, εάν δεν εργάζεστε μόνοι σας.

Να θυμάστε ότι κάθε άτομο έχει τις δικές του δυνάμεις. Συμπληρώνονται από τις ικανότητες των άλλων και μαζί μπορούν να παράγουν απίστευτα δυνατά αποτελέσματα. Πρέπει να προσπαθήσετε για αυτή τη συμβίωση της αποτελεσματικότητας στη δουλειά σας.

3. Ανάθεση εργασιών

Σύμφωνα με την αρχή Pareto, το 80% του αποτελέσματος επιτυγχάνεται χάρη στο 20% μόνο των ενεργειών. Ωστόσο, είμαστε συχνά τόσο απασχολημένοι με τη ρουτίνα που δεν μπορούμε να αναλάβουμε τα πιο σημαντικά πράγματα, που αποτελούν αυτό το 20%. Και είναι ακριβώς αυτό που καθορίζει την παραγωγικότητά μας.

Επισημάνετε τις πιο σημαντικές εργασίες σας - τόσο προσωπικές όσο και επαγγελματικές. Αρνηθείτε να κάνετε τα υπόλοιπα.

Αν έχετε πολλά πράγματα που δεν τα κάνετε πολύ καλά ή δεν θέλετε καν να τα κάνετε, εμπιστευτείτε τα σε κάποιον άλλο. Αυτό θα είναι πολύ πιο αποτελεσματικό. Εάν δεν μπορείτε να ολοκληρώσετε ένα έργο, μην οδηγείτε τον εαυτό σας σε εξάντληση προσπαθώντας να τα κάνετε όλα μόνοι σας - απλώς ζητήστε βοήθεια.

Αντί να χάνετε χρόνο και ενέργεια, καθορίστε ποιος θα σας είναι χρήσιμος σε ποια κατάσταση. Αναθέστε ή αναθέστε σε τρίτους τρεις μεγάλες εργασίες κάθε τρεις μήνες. Αυτό θα σας βοηθήσει να ελευθερώσετε χρόνο και να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας.

4. Οργανώστε την εργασία σας

Δημιουργήστε το όραμά σας για μια παραγωγική μέρα

Μπορείτε να επιλέξετε τη στρατηγική σας: απλώς αντιδράτε στις εργασίες καθώς έρχονται ή προγραμματίζετε τη μέρα σας μέσα και έξω. Αλλά το να διαγράφεις με συνέπεια στοιχεία σε μια λίστα υποχρεώσεων δεν έχει να κάνει με την αποτελεσματικότητα. Πρέπει να έχετε ξεκάθαρη πρόθεση να περάσετε τη μέρα παραγωγικά και να προετοιμαστείτε για αυτό νωρίτερα.

Αντί λοιπόν να κάνετε αυτό που «χρειάζεται», σταματήστε και αποφασίστε τι πραγματικά θέλετε. Οι ενέργειές σας πρέπει να είναι εστιασμένες.

Θέστε τρεις εργασίες για την ημέρα

Πολλοί άνθρωποι κρατούν ένα ημερολόγιο ή κάνουν μια λίστα υποχρεώσεων σε τακτική βάση. Ωστόσο, οι περισσότεροι άνθρωποι εξακολουθούν να αντιμετωπίζουν το ακόλουθο πρόβλημα. Μια λίστα υποχρεώσεων είναι απλώς μια λίστα εργασιών που οι άνθρωποι σκοπεύουν να κάνουν ή πιστεύουν ότι πρέπει να γίνουν. Ταυτόχρονα, δεν είναι ξεκάθαρο ποιες από αυτές πρέπει να εργαστούν αρχικά και γιατί.

Για να βελτιώσετε την παραγωγικότητα, πρέπει να θέσετε ξεκάθαρα προτεραιότητες. Επιλέξτε και κάντε μόνο τρία βασικά πράγματα την ημέρα και αφιερώστε πρώτα τον πιο σημαντικό χρόνο.

Εργαστείτε σε μία εργασία τη φορά

Ανεξάρτητα από το τι λέει ο καθένας, είναι αδύνατο να εργαστεί κανείς αποτελεσματικά σε πολλά πράγματα ταυτόχρονα. Η μετάβαση από τη μια δραστηριότητα στην άλλη απαιτεί ενέργεια και μειώνει την παραγωγικότητα. Και αυτό που δεν τελειώνεις ποτέ μπορεί να είναι αγχωτικό και να οδηγήσει σε αισθήματα ενοχής.

Επομένως, από τις τρεις κύριες εργασίες της ημέρας, εστιάστε μόνο σε μία με τη σειρά.

Τρέχω

Εργαστείτε για μικρά χρονικά διαστήματα για να παραμείνετε παραγωγικοί και συγκεντρωμένοι.

Υπολογίστε πόσο χρόνο θα χρειαστεί για να ολοκληρώσετε την εργασία. Για παράδειγμα, εάν χρειάζονται 4 ώρες, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη μέθοδο 60–60–30. Δουλεύεις μια ώρα και μετά ξεκουράζεσαι για μερικά λεπτά. Στη συνέχεια, άλλη μια ώρα και μετά κάντε ένα μεγάλο διάλειμμα 30 λεπτών. Και επαναλάβετε μέχρι να αντιμετωπίσετε πλήρως την εργασία.

Μην ξεχνάτε τα διαλείμματα

Για να λειτουργήσει το παραπάνω σχήμα, δεν πρέπει να παραμεληθεί η ξεκούραση.

Χρησιμοποιήστε αποκλειστικές εφαρμογές ή απλώς ρυθμίστε ένα χρονόμετρο. Ένα κανονικό ρολόι είναι καλύτερο από ένα τηλέφωνο: έτσι τίποτα δεν θα σας αποσπάσει την προσοχή.

Στα διαλείμματα, βγείτε έξω για βόλτες, τρώτε υγιεινά σνακ ή κάντε κάτι που θα σας κρατήσει γεμάτους ενέργεια. Αν νιώθετε ότι είστε εντελώς εξαντλημένοι και δεν μπορείτε να μαζέψετε, προσπαθήστε να πάρετε έναν μικρό υπνάκο.

Σύντομα θα παρατηρήσετε ότι η συγκέντρωση και η παραγωγικότητά σας αρχίζουν να αυξάνονται και εσείς οι ίδιοι γίνεστε πιο δραστήριοι.

5. Διαχειριστείτε την ενέργειά σας

Είναι σημαντικό να διατηρείτε και να αναπτύσσετε τη σωματική και πνευματική σας δύναμη. Τότε θα είστε συγκεντρωμένοι στη δουλειά σας καθημερινά και θα μπορείτε να την κάνετε αποτελεσματικά.

Κοιμήσου αρκετά

Όσο καλύτερα κοιμάστε, τόσο πιο παραγωγικά εργάζεστε. Εάν έχετε έλλειψη ύπνου και δεν μπορείτε να σηκωθείτε από το κρεβάτι το πρωί, δοκιμάστε να εισαγάγετε τις βραδινές τελετουργίες στο πρόγραμμά σας. Αναζητήστε αυτά που σας ταιριάζουν προσωπικά.

Να ξεκουράζεστε συχνά

Ο ιδρυτής του Strategic Coach, Νταν Σάλιβαν, πιστεύει ότι υπάρχουν δύο τρόποι να δούμε τον κόσμο: μέσα από το πρίσμα του χρόνου και της προσπάθειας ή μέσα από το πρίσμα των αποτελεσμάτων.

Για να αξιοποιήσετε στο έπακρο το φυσικό αέριο με το χαμηλότερο κόστος, ο Sullivan προτείνει να έχετε τακτικές «ημέρες ρεπό». Πρόκειται για 24 ώρες κατά τις οποίες δεν χρειάζεται να κάνετε τίποτα σχετικό με την εργασία. Σε αυτό το διάλειμμα, θα έχετε μια καλή ξεκούραση και επαναφόρτιση. Και τότε μπορείτε να χρησιμοποιήσετε όλη την ενέργεια και τη δημιουργικότητά σας για να επιτύχετε τα καλύτερα αποτελέσματα.

Αντί να θεωρείτε το Σαββατοκύριακο σας ως επιβράβευση, αντιμετωπίστε το ως προϋπόθεση για την επιτυχία.

Νταν Σάλιβαν

Έχετε μια ώρα ισχύος κάθε πρωί

Αφιερώστε μιάμιση ώρα στον εαυτό σας: διαλογιστείτε, ασκηθείτε, διαβάστε, τρώτε υγιεινό πρωινό, φτιάξτε μια λίστα ευχαριστιών και σχεδιάστε ποιες τρεις σημαντικές εργασίες θα κάνετε σήμερα.

Αυτές οι πρωινές τελετουργίες σας δίνουν κίνητρο και σας προετοιμάζουν για μια παραγωγική μέρα. Αναμείξτε μερικές διαφορετικές εργασίες μέχρι να βρείτε έναν συνδυασμό που σας ταιριάζει.

Μην λέτε πιο συχνά

Ξεχάστε να εργάζεστε περισσότερο και σκληρότερα. Σταμάτα να λες «ναι» σε αυτούς τους ανθρώπους, τις πράξεις και τα πράγματα που σπαταλούν την ενέργειά σου και δεν είναι χρήσιμα.

Αντίθετα, αφιερώστε το χρόνο και την ενέργειά σας στις εργασίες που παράγουν τα καλύτερα αποτελέσματα και σας κάνουν πιο ευτυχισμένους.

Η διαφορά μεταξύ επιτυχημένων και πολύ επιτυχημένων ανθρώπων είναι ότι οι τελευταίοι λένε όχι σχεδόν σε όλους.

Warren Buffett επιχειρηματίας, επενδυτής

Σταματήστε να προσπαθείτε για την αριστεία

Πολλοί άνθρωποι προετοιμάζονται συνεχώς για δράση. Περιμένουν την κατάλληλη στιγμή για να ξεκινήσουν - μόνο τότε μπορούν να κάνουν κάτι τέλειο.

Μια αίσθηση τελειομανίας μιλάει μέσα μας. Αλλά το πρόβλημα είναι ότι αυτή η επιθυμητή στιγμή μπορεί να μην έρθει ποτέ.

Απλώς πηγαίνετε και αρχίστε να εργάζεστε, προσπαθώντας για το καλύτερό σας, και στο τέλος θα είστε ικανοποιημένοι.

6. Μετρήστε και αναλύστε

Το κλειδί για ένα επιτυχημένο σχέδιο παραγωγικότητας είναι η μετρήσιμη πρόοδος.

Οι αόριστοι και κοινοί στόχοι δεν μας κάνουν να νιώθουμε καλά με τη δουλειά που έχουμε κάνει. Όταν βλέπουμε οπτικά την πρόοδό μας ή πετυχαίνουμε συγκεκριμένους στόχους, νιώθουμε πολύ πιο χαρούμενοι και πιο σίγουροι.

Και η παρακολούθηση της προόδου σας διασφαλίζει ότι δεν μετράτε τον εαυτό σας με τα επιτεύγματα των άλλων. Άλλωστε, «η σύγκριση είναι κλέφτης της χαράς», όπως είπε ο Θίοντορ Ρούσβελτ.

Θέστε συγκεκριμένους στόχους

Καταγράψτε πέντε προσωπικές και επαγγελματικές αλλαγές που θέλετε να επιτύχετε τους επόμενους τρεις μήνες. Επιλέξτε τι είναι πιο σημαντικό για εσάς και τι μπορεί να κάνει μεγάλη διαφορά στη ζωή σας.

Διατυπώστε στόχους ώστε να παρακολουθείται η πρόοδος. Κάντε αυτό κάθε μήνα ή ακόμα και μια εβδομάδα.

Αξιολογήστε την αποτελεσματικότητα

Η στρατηγική παραγωγικότητάς σας θα επηρεάσει αναπόφευκτα τα εργασιακά σας καθήκοντα. Επομένως, πριν ξεκινήσετε ένα νέο έργο, καθορίστε προσωπικά κριτήρια για την επιτυχία του. Στη συνέχεια, αναλύστε το τελειωμένο έργο για να δείτε εάν πληροί αυτά τα κριτήρια.

Γράψτε τι έχει βελτιωθεί γιατί είστε πιο παραγωγικοί. Σημειώστε τι άλλο πρέπει να γίνει.

7. Απλοποιήστε

Το κλειδί για την αύξηση της παραγωγικότητάς σας είναι η απλότητα. Και είναι καλύτερα αν είναι απλότητα όσο το δυνατόν περισσότερο.

Όλοι μας περιβάλλονται από τόσες πολυπλοκότητες που γίνεται δύσκολο να κρατήσουμε τα πάντα υπό έλεγχο και να επικεντρωθούμε στα πιο σημαντικά. Αυτό ισχύει τόσο για την προσωπική όσο και για την επαγγελματική ζωή.

Ένα ανεξέλεγκτο πρόγραμμα, ένα ακατάστατο inbox, μια τεράστια λίστα υποχρεώσεων, ένα χάος από σκέψεις, έλλειψη χρόνου, ένα σωρό προθεσμίες - ό,τι κι αν είναι. Αυτό προκαλεί κόπωση και την αίσθηση ενός φαύλου κύκλου. Ως αποτέλεσμα, θα νιώθετε συνεχή κούραση και άγχος.

Προσπαθήστε λοιπόν να κρατήσετε τη ζωή σας όσο πιο απλή γίνεται. Απελευθερωθείτε από μη παραγωγικές δραστηριότητες που κλέβουν ενέργεια. Αυτό θα σας επιτρέψει να εστιάσετε σε αυτό που θα σας φέρει τα μεγαλύτερα αποτελέσματα, χαρά και ικανοποίηση.

Αυτοί οι επτά κανόνες είναι βασικοί, αλλά δεν είναι απαραίτητο να προσπαθήσετε αμέσως να τους ακολουθήσετε όλους. Δοκιμάστε πρώτα ένα ή δύο και δείτε πώς επηρεάζει την απόδοσή σας. Το κύριο πράγμα είναι να ξεκινήσετε.