Πώς να είστε πιο παραγωγικοί: συμβουλές από τον δημιουργό της υπηρεσίας Asana

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Η υπέροχη υπηρεσία Quora συνεχίζει να μας ευχαριστεί με εξαιρετικές απαντήσεις σε πιεστικές ερωτήσεις. Αυτή τη φορά, θέλουμε να σας πούμε τι είπε ο Justin Rosenstein, ένας εξαιρετικός προγραμματιστής και επιχειρηματίας του Διαδικτύου, ο οποίος έχει καταβάλει προσπάθειες για τη δημιουργία διάσημων έργων όπως το Gmail, το Facebook και το Asana, ανταποκρινόμενος στην πρόσκληση να μοιραστεί τα μυστικά της παραγωγικότητάς του.

Κατά τη διάρκεια της θητείας του ως προγραμματιστής και διευθυντής έργου, ο Justin έμαθε από πρώτο χέρι πόσο σημαντική είναι η σωστή οργάνωση και κατέβαλε μεγάλη προσπάθεια σε αυτό το θέμα. Ως αποτέλεσμα, συνειδητοποίησε ότι η αποτελεσματικότητα οποιασδήποτε δραστηριότητας εξαρτάται από πολλές παραμέτρους και απαιτεί βελτιστοποίηση προς τρεις κατευθύνσεις ταυτόχρονα: να παραγγείλεις το περιβάλλον σου, το μυαλό σου και την πραγματική διαδικασία εργασίας.

Βελτιστοποίηση του περιβάλλοντος

Αποφύγετε τυχόν περισπασμούς

Ας ξεκινήσουμε αμέσως: το multitasking βλάπτει την παραγωγικότητά σας!

Ναι, τα συναισθήματά σας μπορούν να σας εξαπατήσουν και μπορείτε να αισθάνεστε ιδιοφυΐα παραγωγικότητας ενώ εργάζεστε σε πολλαπλές εργασίες ταυτόχρονα. Αλλά στην πραγματικότητα αυτό δεν συμβαίνει και πολλές επιστημονικές μελέτες το αποδεικνύουν. Η επαναλαμβανόμενη συνεχής εναλλαγή μεταξύ εργασιών σας επιβραδύνει πραγματικά!

Επομένως, το πρώτο και πιο σημαντικό πράγμα είναι η εστίαση.

Ενεργοποιήστε τη λειτουργία Μην ενοχλείτε στο κινητό σας τηλέφωνο.
Κλείστε όλα τα παράθυρα και τις καρτέλες του προγράμματος περιήγησης που δεν σχετίζονται με την τρέχουσα εργασία.
Εάν πρέπει να στείλετε μια επιστολή, τότε μην προχωρήσετε μετά από αυτό για να δείτε μη αναγνωσμένη αλληλογραφία.
Απενεργοποιήστε τις νέες ειδοποιήσεις email στον υπολογιστή σας.
Αποσυνδεθείτε από όλες τις συνομιλίες.

Αναζητήστε την κατάσταση της ροής

Εάν αποσπάτε συνεχώς την προσοχή σας και ολόκληρη η ημέρα σας αποτελείται από ένα συνονθύλευμα συναντήσεων, κλήσεων και συνομιλιών με συναδέλφους, τότε είναι πολύ δύσκολο να βρείτε αυτή την ειδική κατάσταση που ονομάζεται ροή. Σε αυτή την κατάσταση επιτυγχάνεται η καλύτερη απόδοση και έρχονται λύσεις ακόμα και στα πιο σύνθετα προβλήματα.

Αφιερώστε ειδικές ώρες για συναντήσεις και συνέδρια. Ενημερώστε όλους τους συναδέλφους σας ότι είναι καλύτερο να επικοινωνούν μαζί σας μόνο αυτή τη στιγμή.
Εάν είναι δυνατόν, ζητήστε από τη διοίκηση της εταιρείας σας να αφιερώσει μια μέρα την εβδομάδα όταν δεν θα υπάρχουν συναντήσεις.
Παρακολουθήστε την απόδοσή σας σε διαφορετικές ώρες της ημέρας. Προσπαθήστε να κατανείμετε τις εργασίες σύμφωνα με τις παρατηρήσεις που έγιναν.

Κύρια εργαλεία εργασίας

Εάν η κύρια εργασία σας είναι συνδεδεμένη με τον υπολογιστή, τότε κάθε φορά που πιάνετε το ποντίκι, χάνετε μερικά δευτερόλεπτα και βγαίνετε από την κατάσταση ροής. Μάθετε και χρησιμοποιήστε τις πιο βασικές συντομεύσεις πληκτρολογίου που όχι μόνο σας εξοικονομούν χρόνο, αλλά και μειώνουν τους περισπασμούς.

Τα πλήκτρα συντόμευσης υπάρχουν όχι μόνο σε οποιοδήποτε πρόγραμμα, αλλά και στις περισσότερες εφαρμογές web. Πολλά από αυτά είναι πανομοιότυπα, οπότε μόλις μάθετε μια συντόμευση πληκτρολογίου, μπορείτε να τη χρησιμοποιείτε συνεχώς.
Χρησιμοποιήστε ένα πρόγραμμα για να οργανώσετε γρήγορα τα παράθυρα στην επιφάνεια εργασίας σας.

Βελτιστοποίηση του μυαλού

Όλα όσα πρέπει να ξέρετε για το σωστό κίνητρο και τη δέσμευση βρίσκονται στα βιβλία ενός Αμερικανού δημοσιογράφου και συγγραφέα. Από αυτούς θα μάθετε ότι πραγματικά δεν πρέπει να διαχειρίζεστε χρόνο ή εργασίες, αλλά την ενέργειά σας.

Κάντε τακτικά διαλείμματα

Η κοινή λογική μας λέει ότι όσο περισσότερο χρόνο περνάμε στη δουλειά, τόσο περισσότερο τελειώνουμε. Αυτό όμως δεν είναι καθόλου αλήθεια. Οι άνθρωποι δεν είναι ρομπότ, χρειαζόμαστε χρόνο για να συνέλθουμε και να ξεκουραστούμε. Η έρευνα δείχνει ότι ένα σύντομο διάλειμμα κάθε 90 λεπτά μπορεί να αυξήσει σημαντικά τη συνολική παραγωγικότητά σας.

Σκέπτομαι

Εδώ, έχουν ήδη γραφτεί τα πάντα για τα οφέλη του διαλογισμού.

Φροντίστε το σώμα σας

Πίνουν νερό. Στην αρχή κάθε μέρας, έβαζα πέντε ψηλά ποτήρια νερό στο τραπέζι μου. Τα πίνω όλα για την υπόλοιπη μέρα. Η εμφάνισή τους δεν μου επιτρέπει να ξεχάσω την ανάγκη να πίνω περισσότερο.
Φάε σωστά. Ένα πλούσιο γεύμα με περίσσεια υδατανθράκων μπορεί να είναι πραγματική καταστροφή για την παραγωγικότητά σας.
Μπες για σπορ. Η άσκηση cardio τουλάχιστον δύο φορές την εβδομάδα θα σας δώσει μια επιπλέον ώθηση ενέργειας.
Με λίγα λόγια, βεβαιωθείτε ότι δεν χρησιμοποιείτε τον ελεύθερο χρόνο σας για να βλάψετε τον εαυτό σας, αλλά για να αποκαταστήσετε και να αυξήσετε τα ενεργειακά σας αποθέματα.

Βρείτε τα αίτια της αναβλητικότητας και διορθώστε τα

Συνήθως χρονοτριβούμε όχι επειδή είμαστε παθολογικά τεμπέληδες, όχι. Συνήθως ο λόγος είναι ότι το έργο που έχουμε μπροστά μας μας προκαλεί κάποιου είδους λανθάνουσα (ή προφανή) δυσφορία. Μπορείτε να το αποφύγετε με τους ακόλουθους τρόπους:

Προσπαθήστε να παραδεχτείτε ειλικρινά στον εαυτό σας ποιος είναι ο λόγος της αναβλητικότητας και της αναβλητικότητας σας. Γράψτε σε χαρτί τι ακριβώς δεν σας αρέσει στη δουλειά ή στην τρέχουσα εργασία σας.
Χωρίστε την εργασία σε πολλά εύκολα βήματα και ακολουθήστε τα ένα κάθε φορά.
Εάν δεν είστε σε θέση να αναγκάσετε τον εαυτό σας να κάνει κάτι αυτήν τη στιγμή, τότε προχωρήστε σε άλλο, πιο εύκολο και πιο ευχάριστο και μην τρέχετε αμέσως να ξεφυλλίζετε άσκοπα τη ροή του Facebook. Σε αυτή την περίπτωση, η δουλειά σας θα κινηθεί με κάποιο τρόπο και δεν θα μείνει ακίνητη.

Βελτιστοποίηση διαδικασίας

Έχετε ένα σαφές πλάνο εργασίας. Κατανείμετε ξεκάθαρα όλες τις εργασίες σας σε αυτό ανάλογα με τη σημασία και τον επείγοντα χαρακτήρα τους. Η ακριβής ιεράρχηση των υποθέσεων είναι το κλειδί για να είσαι παραγωγικός.

Μην ξεκινήσετε την εργασία έως ότου όλα τα επόμενα βήματα είναι κρυστάλλινα και κατανοητά για εσάς.
Ξεκινήστε με τα απαραίτητα. Προσδιορίστε ποιος είναι ο στόχος σας. Γιατί θέλετε να το πετύχετε; Ποια βήματα απαιτούνται για την επίτευξή του; Ποιος είναι υπεύθυνος για κάθε βήμα; Με ποια σειρά πρέπει να εκτελούνται οι ενέργειες;

Συγκεντρώστε μια ομάδα. Μερικοί άνθρωποι προτιμούν να εργάζονται μόνοι τους, αλλά τα μεγάλα πράγματα δεν γίνονται έτσι.

Βρείτε έναν συμπαίκτη που είναι ο πιο εύκολος για εσάς να συνεργαστείτε. Μερικές φορές υπάρχουν εργασίες που μπορείτε να παλέψετε για αρκετές ημέρες μόνοι σας, αλλά θα ολοκληρωθούν επίσης σε μερικές ώρες με τη βοήθεια ενός συντρόφου. Ο "προγραμματισμός ζευγών" είναι μια κοινή τεχνική στην ανάπτυξη λογισμικού, αλλά μπορεί να εφαρμοστεί σε οτιδήποτε άλλο.
Εάν εξακολουθείτε να προτιμάτε να εργάζεστε μόνοι σας, τότε μερικές φορές κάντε σύντομες συναντήσεις με τον εαυτό σας. Μπορείτε να κάνετε ερωτήσεις στον εαυτό σας σχετικά με το τι εργάζεστε αυτήν τη στιγμή, ποιες δυσκολίες έχετε αντιμετωπίσει και ποιες εργασίες πρέπει να λύσετε απευθείας σε ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου ή περιοδικό. Η διατύπωση και η καταγραφή των απαντήσεων σε αυτές και άλλες ερωτήσεις βοηθά πολύ να δούμε τη διαδικασία από έξω.
Ορίστε και ανακοινώστε δημόσια προθεσμίες. Αν είπες με σιγουριά μπροστά σε όλους ότι θα τελειώσεις αυτή τη δουλειά μέχρι την Παρασκευή, τότε θα πρέπει να ξεφύγεις από το δρόμο σου για να μη σε γνωστοποιούν ως άεργες κουβέντες.
Παρακολουθήστε την πρόοδο κάθε εργασίας. Φυσικά, ως δημιουργός της υπηρεσίας, την προτείνω για οργάνωση ατομικής και ομαδικής εργασίας.
Αφήστε χρόνο στο τέλος κάθε ημέρας για να κάνετε τον απολογισμό. Προσπαθήστε να είστε ειλικρινείς σχετικά με τα τρέχοντα επιτεύγματα και τις αποτυχίες σας. Βγάλτε συμπεράσματα από τα λάθη που κάνετε.

Οι συμβουλές και τα κόλπα που αναφέρονται παραπάνω από μόνες τους σημαίνουν πολύ λίγα για να σας κάνουν το πιο παραγωγικό άτομο στον κόσμο από τη μια μέρα στην άλλη. Αλλά όλα μαζί δημιουργούν ένα ισχυρό σύστημα που θα σας βοηθήσει να εργαστείτε πολλές φορές πιο αποτελεσματικά.