Μυστικά παραγωγικότητας από τον δημιουργό της δημοφιλούς υπηρεσίας διαχείρισης εργασιών Todoist

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Ο συγγραφέας Todoist Amir Salihefendic έχει αναπτύξει το δικό του σύστημα παραγωγικότητας που τον βοηθά να πετύχει τους στόχους του χωρίς άγχος εδώ και 9 χρόνια. Σήμερα ο Amir θα μιλήσει για το σύστημά του και την ενσωμάτωσή του με τον Todoist.

Οι περισσότεροι άνθρωποι δεν επιδιώκουν να εξορθολογίσουν τη ροή εργασίας τους, αφήνουν τα πράγματα να πάνε μόνα τους και ελπίζουν για το καλύτερο. Αλλά αν έχετε ένα σύστημα, μπορείτε να κάνετε ελιγμούς μεταξύ πολλών εργασιών, να βάλετε προτεραιότητες και να μην αισθάνεστε καταπονημένοι.

Ονόμασα το σύστημα παραγωγικότητάς μου Systemist. Το εφηύρα - και το Todoist βασίζεται σε αυτό - το 2007. Εκείνη την περίοδο ζούσα σε έναν ξενώνα στο Aarhus (Δανία) και σπούδαζα πληροφορική. Είχα δύο μεροκάματα και πολλά προσωπικά έργα. Ένιωσα καταβεβλημένος και αποδιοργανωμένος. Όλα άλλαξαν όταν ήρθε στο μυαλό η συστημική ιδέα.

Τι με βοήθησε αυτό το σύστημα να πετύχω;

1. Ίδρυση Doist Ltd. και να αναπτύξουν ένα προϊόν που επιτρέπει στους ανθρώπους να επιτύχουν εκπληκτικά αποτελέσματα.
2. Να συνδυάζει με επιτυχία τα καθήκοντα του ιδρυτή και του Διευθύνοντος Συμβούλου. Έχω χρόνο για όλα και δεν αισθάνομαι υπερβολική. Η εταιρεία απασχολεί 50 άτομα και σχεδόν κανένας από αυτούς δεν με είδε εξουθενωμένη.
3. Προσδιορίστε τις πτυχές προτεραιότητας της ροής εργασιών κάθε μέρα και να θυμάστε πάντα σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συναντήσεις και έργα.
4. Απολαύστε τη ζωή εκτός εργασίας: περνώντας χρόνο με τη σύζυγό σας, ταξίδια, αυτοεκπαίδευση και αθλητισμό, φροντίδα υγείας.

Η ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής είναι το κλειδί για την προσωπική αποτελεσματικότητα.

Το Systemist λειτουργεί καλύτερα σε συνδυασμό με το Todoist. Αλλά μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιαδήποτε άλλα προγράμματα και υπηρεσίες διαχείρισης εργασιών. Οι βασικές αρχές του συστήματος είναι πολύ πιο σημαντικές από τα συγκεκριμένα εργαλεία.

6 Συστημικές αρχές

1. Εφαρμόστε παντού

Το σύστημα είναι το σύστημα, να το χρησιμοποιείς παντού και παντού. Πρέπει να έχετε πρόσβαση στον προγραμματιστή από οποιαδήποτε συσκευή, οπουδήποτε.

Δουλέψαμε σκληρά για να κάνουμε το Todoist διαθέσιμο σε όλο τον κόσμο. Συνιστώ να το εγκαταστήσετε (ή άλλη παρόμοια εφαρμογή) αμέσως σε όλες τις συσκευές και τις πλατφόρμες που έχετε: τηλέφωνο, tablet, φορητό υπολογιστή, προγράμματα περιήγησης κ.λπ.

2. Εφαρμόστε σε όλα

Το σύστημα λειτουργεί εάν καλύπτει όλες τις πτυχές της προσωπικής και επαγγελματικής ζωής. Αυτό θα σας δώσει ελευθερία. Θα ελέγχετε όλα τα σημαντικά και δεν θα ξεχνάτε πλέον πράγματα όπως η συνάντηση με έναν πελάτη ή η αγορά ενός δώρου για ένα αγαπημένο σας πρόσωπο.

Σχεδόν όλες οι δραστηριότητές μου είναι εξορθολογισμένες. Συγκεκριμένα έχω συστηματοποιήσει:

1. Προσεχείς εκδηλώσεις (συναντήσεις εντός και εκτός εταιρείας).
2. Πολύπλοκα έργα, κατακερματισμένα σε πολλά μικρά στάδια.
3. Επαναλαμβανόμενες εργασίες για τον έλεγχο μακροπρόθεσμων έργων.
4. E-mail (εάν δεν μπορώ να απαντήσω αμέσως στο γράμμα, το μεταφράζω σε εργασία με τη βοήθεια).
5. Αναφορές σφαλμάτων, εάν η διόρθωση τους είναι συνδεδεμένη με εμένα.
6. Λίστα εκδόσεων (κοινή χρήση με συναδέλφους).
7. Λίστα αγορών (κοινή χρήση με τη γυναίκα μου).
8. Ιστοσελίδες στις οποίες δεν μπορώ να αναλάβω δράση αμέσως. Για παράδειγμα, μια σελίδα προϊόντος από το Amazon.com (δεν έχει αποφασίσει ακόμη αν θα αγοράσω ή όχι), μια σελίδα ταινίας στο IMDb που θέλω να παρακολουθήσω ή ένα άρθρο που θέλω να διαβάσω αργότερα. Για όλα αυτά χρησιμοποιώ.
9. Εργασίες υγείας (εβδομαδιαίες προπονήσεις γυμναστικής και τζόκινγκ).

3. Χωρίστε τις μεγάλες εργασίες σε εφικτές μικρές

Ένα μικρό έργο είναι πιο εύκολο να επιτευχθεί. Επομένως, να χωρίζετε πάντα τα μεγάλα έργα σε μικρές δευτερεύουσες εργασίες που μπορούν να ολοκληρωθούν σε μία ώρα (ή λιγότερο). Πρώτον, θα σας βοηθήσει να καταλάβετε πόσο χρόνο χρειάζεται για να κάνετε αυτό ή εκείνο. Και δεύτερον, θα δείτε πρόοδο.

Είναι σημαντικό το έργο να είναι εφικτό. Πρέπει να είστε σε θέση να εφαρμόσετε αυτά που βάζετε στη λίστα υποχρεώσεων σας.

4. Δώστε προτεραιότητα

Κάνω 15 με 25 εργασίες κάθε μέρα. Είναι τα πιο σημαντικά αυτή τη στιγμή.

Είναι εύκολο να δοθεί προτεραιότητα στο Todoist. Έτσι κάνω:

1. Φροντίστε να ορίσετε την προθεσμία μέχρι την οποία πρέπει να ολοκληρωθεί η υπόθεση. Θέτω σημαντικές εργασίες για σήμερα ή αύριο, γράφω ασήμαντες για το μέλλον.
2. Αναφέρω τα επίπεδα ιεράρχησης. Υπάρχουν τέσσερις από αυτούς στο Todoist. Η υπηρεσία ταξινομεί αυτόματα τις εργασίες με βάση τη σημασία.
3. Για να τονίσω περαιτέρω τη σημασία της εργασίας, χρησιμοποιώ ετικέτες όπως το @high_impact. Με αυτά είναι βολικό να παρακολουθείτε πόσες σημαντικές εργασίες εκτελούνται σε μια ημέρα.

5. Αδειάστε τη λίστα με τις υποχρεώσεις σας κάθε μέρα

Πριν ξεκινήσω να χρησιμοποιώ τον κανόνα των εισερχομένων 0, το email μου ήταν χαοτικό. Ένιωθα απαίσια κάθε φορά που έπρεπε να καθαρίσω τα ερείπια.

Για τη διαχείριση εργασιών, χρησιμοποιώ έναν παρόμοιο κανόνα - "0 εργασίες στη λίστα υποχρεώσεων".

Αν δεν είχατε χρόνο να κάνετε όλα όσα σχεδιάζατε για την ημέρα, μην αναβάλλετε τις υπόλοιπες εργασίες για την επόμενη μέρα. Αντίθετα, επαναφέρετε τη λίστα υποχρεώσεων και δημιουργήστε ένα νέο σχέδιο. Αυτό θα σας επιτρέψει να κάνετε απολογισμό, να καταλάβετε πού βρίσκεστε και να βάλετε ξανά προτεραιότητες.

6. Να λαμβάνετε πάντα σχόλια

Τα περισσότερα συστήματα διαχείρισης χρόνου επικεντρώνονται σε αυτά που πρέπει να γίνουν και όχι σε αυτά που έχουν ήδη γίνει. Αλλά τι νόημα έχει αν δεν βλέπετε την πρόοδό σας και δεν καταλαβαίνετε πόσο παραγωγικοί είστε;

Ως εκ τούτου, δημιουργήσαμε. Σας επιτρέπει να παρακολουθείτε, να οπτικοποιείτε και να βελτιώνετε την προσωπική απόδοση.

Το Todoist Karma είναι σαν ένα μίνι παιχνίδι: ολοκληρώνετε εργασίες, κερδίζετε πόντους και βλέπετε τα χρωματικά γραφήματα να μεγαλώνουν. Είναι πολύ συναρπαστικό, ειδικά για αρχάριους στη διαχείριση χρόνου. Για να το κάνετε ακόμα πιο ενδιαφέρον, μπορείτε να θέσετε όχι μόνο καθημερινούς, αλλά και εβδομαδιαίους στόχους, καθώς και να μοιραστείτε τα αποτελέσματα στα κοινωνικά δίκτυα, αυξάνοντας έτσι το επίπεδο ευθύνης.

Πρόσθετες Συμβουλές

Εργασία με e-mail

1. Ελέγξτε το email σας δύο φορές την ημέρα. Για παράδειγμα, το πρωί και το απόγευμα.
2. Στοχεύστε σε ένα άδειο inbox.
3. Εάν είναι δυνατόν, απαντήστε αμέσως στην επιστολή. Εάν όχι, μεταφράστε το σε εργασία, φροντίστε να υποδείξετε την ημερομηνία λήξης και την προτεραιότητα.
4. Απενεργοποιήστε τις ειδοποιήσεις σε όλες τις συσκευές. Αυτό θα σας βοηθήσει να αποφύγετε περισπασμούς.

Εργασία με αγγελιοφόρους

Οι αγγελιοφόροι είναι δολοφόνοι της παραγωγικότητας, είναι σπασμωδικοί και αποσπούν την προσοχή. Η έρευνα δείχνει ότι ο μέσος υπάλληλος γραφείου ξοδεύει κατά μέσο όρο πάνω από δύο ώρες την ημέρα σε περισπασμούς και διαλείμματα. Αυτό σημαίνει ότι η εβδομάδα εργασίας αυξάνεται κατά περισσότερες από 10 ώρες, επειδή ο όγκος της εργασίας δεν μειώνεται.

1. Συνδυάστε την αλληλογραφία σε messenger με την περιήγηση στο Διαδίκτυο. Όταν χρειάζεται απλώς να εργαστείτε (γράψτε μια αναφορά, σχεδιάστε μια διάταξη κ.λπ.), κλείστε τις εφαρμογές συνομιλίας.
2. Επεξεργαστείτε τα μηνύματα σε παρτίδες: άνοιξε το messenger, διάβασε τα πάντα, απάντησε σε όλους και έκλεισε ξανά.
3. Απενεργοποιήστε τις ειδοποιήσεις messenger στο κινητό σας τηλέφωνο.

Σύμφωνα με τον Salihefendik, αυτό το σύστημα τον βοηθά να είναι συγκεντρωμένος, λογικός και υγιής.

Γράψτε στα σχόλια τι πιστεύετε για το Systemist και μοιραστείτε επίσης τα μυστικά της παραγωγικότητάς σας.