Πώς να είσαι ο πιο παραγωγικός υπάλληλος στο γραφείο και να πηγαίνεις σπίτι στις 5:30 μ.μ

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Μερικές φορές η λίστα με τις υποχρεώσεις μας φαίνεται ατελείωτη. Απλώς κοιτάζοντάς το, νιώθουμε ήδη εξαντλημένοι από τη σκληρή δουλειά. Όλοι μας βασανίζεται από το ερώτημα πώς να είμαστε παραγωγικοί, να έχουμε χρόνο να αντεπεξέλθουμε σε όλες τις εργασιακές υποχρεώσεις, αλλά ταυτόχρονα να μην περνάμε μέρες και νύχτες στη δουλειά. Σε αυτό το άρθρο θα προσπαθήσουμε να το απαντήσουμε.

Αυτός είναι ο Καλ Νιούπορτ. Και μπορεί να ονομαστεί πραγματικά παραγωγικός, καθώς:

• ένας καθηγητής στο πανεπιστήμιο, ο οποίος περνά εκεί με πλήρη απασχόληση και, εκτός από ζευγάρια, διοργανώνει διάφορες δραστηριότητες για φοιτητές·
• γράφει έξι (ή και περισσότερα) άρθρα ετησίως για επιστημονικά περιοδικά.
• συγγραφέας τεσσάρων εξαιρετικών βιβλίων και αυτή τη στιγμή εργάζεται για ένα πέμπτο.
• Φροντίζοντας σύζυγος και πατέρας?
• διατηρεί ένα blog σχετικά με την παραγωγικότητα και την αποτελεσματικότητα, το οποίο ενημερώνεται τακτικά με νέες καταχωρήσεις.

Παρ' όλα τα παραπάνω, τελειώνει τη δουλειά του στις 5:30 το απόγευμα και σπάνια κάνει δουλειές τα Σαββατοκύριακα.

Όχι, δεν είναι υπερήρωας και δεν έχει ομάδα 15 βοηθών. Ας σταματήσουμε να ζηλεύουμε για μια τέτοια οργάνωση και αποτελεσματικότητα για ένα λεπτό και ας σκεφτούμε πώς καταφέρνει ο Καλ να τα κάνει όλα.

Παρακάτω θα βρείτε συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να μάθετε πώς να διαχειρίζεστε αποτελεσματικά το χρόνο σας, να σταματήσετε να τεμπελιάζετε, απλώς να αρχίσετε να κάνετε περισσότερα και να φύγετε από το γραφείο για το σπίτι στις 17:30. Λοιπόν, ας ξεκινήσουμε.

1. Οι λίστες υποχρεώσεων είναι κακές. Προγραμματίστε τον εαυτό σας

Οι λίστες υποχρεώσεων είναι άχρηστες από μόνες τους. Είναι μόνο το πρώτο σας βήμα. Πρέπει να δημιουργήσετε ένα σαφές πρόγραμμα για τον εαυτό σας. Για ποιο λόγο? Αυτό θα σας βοηθήσει να σχεδιάσετε τι μπορείτε πραγματικά να κάνετε. Αυτό θα σας επιτρέψει να ολοκληρώσετε μια συγκεκριμένη εργασία ακριβώς όταν μπορείτε να την ολοκληρώσετε πιο αποτελεσματικά, και όχι μόνο επειδή είναι το νούμερο τέσσερα στη λίστα.

Εφόσον δεν έχετε συγκεκριμένη ημερομηνία και ώρα στη λίστα σας για κάθε εργασία, είστε απλώς ευσεβείς πόθοι.

Καλ Νιούπορτ

Ο προγραμματισμός σας ενθαρρύνει να αντιμετωπίσετε την πραγματικότητα. Έχετε περιορισμένο χρόνο και συγκεκριμένο αριθμό εργασιών. Αλλά δεν μπορείτε να προσδιορίσετε ακριβώς πόσο χρόνο θα σας πάρει κάθε εργασία. Όταν ρίξετε μια ματιά σε ολόκληρο το εύρος της εργασίας, θα μπορείτε να περάσετε κάθε εργάσιμη ώρα παραγωγικά, να στριμώξετε περισσότερο από αυτήν και να εργαστείτε όπου και πότε και όπου είναι πιο βολικό για εσάς.

Οι ειδικοί συμφωνούν ότι εάν δεν υπολογίσετε τον ακριβή χρόνο που θα χρειαστεί για να ολοκληρώσετε τις εργασίες, τότε καταδικάζετε τον εαυτό σας σε αποτυχία εκ των προτέρων.

Σίγουρα πολλοί από εσάς πιστεύετε τώρα ότι οι περισσότερες εργασίες εμφανίζονται ξαφνικά και δεν μπορούν να προβλεφθούν και να προγραμματιστούν. Ναι, φυσικά, τέτοιες ξαφνικές εργασίες είναι πολύ δύσκολο να τις εντάξεις στο πρόγραμμά σου. Αλλά για αυτό δεν χρειάζεται να έχετε επτά ανοίγματα στο μέτωπο. Όλα μπορούν να αλλάξουν ανά πάσα στιγμή. Ακόμα κι έτσι, πρέπει να έχεις ένα σχέδιο, αλλιώς θα σπαταλάς τον δικό σου χρόνο.

Θέλετε να σταματήσετε να είστε αναβλητικός; Το πρόγραμμα θα σας βοηθήσει.

Καλ Νιούπορτ

Η συνειδητοποίηση ότι έχετε ένα ξεκάθαρα προγραμματισμένο εύρος εργασίας μειώνει ήδη την επιθυμία να χρονοτριβείτε με το να κάνετε πράγματα. Δεν σκέφτεσαι αν πρέπει να δουλέψεις ή όχι τώρα - η απόφαση έχει ήδη ληφθεί.

Σας φαίνεται υπερβολικά τακτοποιημένο και όχι πολύ διασκεδαστικό; Σκέψου λάθος.

Η έρευνα αποδεικνύει ότι ο προγραμματισμός όχι μόνο του χρόνου εργασίας αλλά και του ελεύθερου χρόνου είναι μια καλή ιδέα. Έτσι θα βελτιώσετε την ποιότητα της ζωής σας: το βιοτικό επίπεδο των ανθρώπων που σχεδιάζουν ξεκάθαρα ακόμη και τον ελεύθερο χρόνο τους είναι πολύ υψηλότερο από εκείνους που δεν το κάνουν.

Εντάξει, απορρίψαμε τη λίστα υποχρεώσεων και φτιάξαμε ένα συγκεκριμένο πρόγραμμα. Τώρα ας μάθουμε πώς να βάζουμε προτεραιότητες, γιατί δεν μπορείς να δουλεύεις 24 ώρες επτά ημέρες την εβδομάδα, σωστά;

2. Ας υποθέσουμε ότι πρόκειται να πάτε σπίτι στις 5:30 μ.μ. και στη συνέχεια σχεδιάστε τα πράγματα που πρέπει να κάνετε πριν από εκείνη την ώρα

Η εργασία θα σας πάρει όλο τον χρόνο που της δίνετε. Δώστε της 24 ώρες, επτά ημέρες την εβδομάδα και να είστε σίγουροι ότι η δουλειά θα καταναλώσει όλες αυτές τις 168 ώρες.

Πρέπει να βάλεις όρια αν θέλεις να εξισορροπήσεις την επαγγελματική και την προσωπική ζωή. Οι χρονικοί περιορισμοί θα συμβάλουν στην αποτελεσματικότητά σας.

Ορίστε μια προθεσμία στον εαυτό σας: φεύγετε από τη δουλειά στις 5:30 μ.μ. Και, στη συνέχεια, σχεδιάστε τον αριθμό των εργασιών που μπορείτε να κατακτήσετε μέχρι αυτή τη στιγμή.

Ο Καλ αποκαλεί αυτό το αυστηρό πρόγραμμα απόδοση.

Μπορείτε επίσης να ακολουθήσετε τον άλλο τρόπο: δημιουργήστε μόνοι σας το ιδανικό πρόγραμμα εργασίας για έναν αλήτη και μετά κάντε το ακριβώς αντίθετο. Δούλεψε σκληρά και σκληρά χωρίς να λυπάσαι τον εαυτό σου. Πιστέψτε με, όταν εργάζεστε σκληρά, οι έξυπνες και χρήσιμες λύσεις θα σας βρουν μόνες τους.

Αλλά μην ξεχνάτε ότι πρέπει να προστατεύσετε τον εαυτό σας από την υπερβολική εργασία. Θα πρέπει να νιώθετε ότι έχετε τον έλεγχο του προγράμματός σας. Όσο περισσότερο νιώθετε ότι ελέγχετε την κατάσταση, τόσο λιγότερο άγχος βιώνετε.

Εντάξει, φαντάζεσαι την τέλεια μέρα για αλήτη και κάνεις το αντίθετο. Αυτό θα σας βοηθήσει να αντιμετωπίσετε αποτελεσματικά τις τρέχουσες εργασίες σας. Τι γίνεται με τα μακροπρόθεσμα έργα;

3. Κάντε ένα πλάνο για την τρέχουσα εβδομάδα

Νομίζω ότι θα συμφωνήσετε ότι τα βραχυπρόθεσμα σχέδια δεν είναι πια ωραία. Αν σκέφτεσαι μόνο το σήμερα, δεν θα είσαι ποτέ μπροστά.

Θέλεις να γράφεις βιβλία, να ασχολείσαι με διάφορες δραστηριότητες, να κάνεις έρευνα και ταυτόχρονα να είσαι καλός γονιός; Χρειάζεστε ένα συγκεκριμένο πρόγραμμα για την εβδομάδα.

Καλ Νιούπορτ

Οι άνθρωποι δεν τους αρέσει να κοιτάζουν μακροπρόθεσμα σχέδια, αλλά ξεχνούν πόσα οφέλη μπορούν να τους φέρουν. Ξέρω τι κάνω κάθε ώρα, μέρα, εβδομάδα, μήνα της ζωής μου. Πιστεύετε ότι αυτό είναι δύσκολο; Πιο εύκολο από όσο νομίζεις. Χρειάζεται μία ώρα το πρωί της Δευτέρας. Μόνο.

Δευτέρα πρωί κάνω ένα πλάνο για την εβδομάδα. Περνάω την αλληλογραφία μου, σκέφτομαι τις εργασίες που πρέπει να κάνω, ελέγχω το ημερολόγιό μου και σκέφτομαι πώς να προγραμματίσω τον χρόνο μου έτσι. Μόλις έχω ένα σχέδιο, το στέλνω μέσω email στον εαυτό μου, τώρα θα το βλέπω πάντα στα Εισερχόμενά μου. Εδώ μπορώ να το παρατηρώ κάθε μέρα, και επίσης μπορώ πάντα να επιστρέφω σε αυτό πολλές φορές την ημέρα αν ξαφνικά ξεχάσω τις προτεραιότητές μου.

Και ο Καλ έχει δίκιο. Ξοδεύεις τον χρόνο σου πιο αποτελεσματικά όταν ακολουθείς ένα σχέδιο.

Ίσως πιστεύετε ότι αρκεί μόνο να σκεφτείτε όλες τις επερχόμενες εργασίες για την εβδομάδα στο μυαλό σας, αλλά δεν είναι απαραίτητο να τις γράψετε. Όχι, δεν είναι έτσι.

Εάν γράψετε ένα σχέδιο υποθέσεων, τότε το πιο πιθανό είναι να το τηρήσετε: θα έχετε κάτι απτό, όχι ιδανικό, θα σας υπενθυμίσει τις προτεραιότητές σας.

Έτσι, τώρα έχετε ένα ξεκάθαρο πρόγραμμα και ένα εβδομαδιαίο πρόγραμμα. Νιώθεις όμως ότι κάτι άλλο λείπει. Και σκέφτεσαι σωστά.

4. Κάντε λιγότερες εργασίες, αλλά κάντε το με πάθος

Πιθανότατα σκέφτεστε κάτι σαν, «Έχω πάρα πολλά να κάνω. Δεν θα μπορέσω ποτέ να τα αντιμετωπίσω στο χρονικό διάστημα που μου έχει δοθεί».

Και ο Καλ παραδέχεται ότι μπορεί να έχεις δίκιο. Αλλά δεν πρέπει να τα παρατήσετε ή να εργαστείτε πανικόβλητοι μέχρι τις 22:00.

Θα έπρεπε να έχετε λιγότερα να κάνετε από ό,τι έχετε τώρα. Να θυμάστε ότι δεν είναι όλες οι υποθέσεις σας τόσο σημαντικές όσο φαίνονται. Λέτε ναι πιο συχνά από όσο θα έπρεπε. Αναρωτηθείτε: «Τι είναι πραγματικά πολύτιμο για μένα στη ζωή;» Και μετά κόψτε όσο το δυνατόν περισσότερα περιττά.

Καλ Νιούπορτ

Μας εκτιμούν πάντα για αυτό που κάνουμε καλύτερα. Οπότε, αν θέλεις να είσαι επιτυχημένος, μην σε κυριεύει, αφήστε να κάνετε λιγότερες εργασίες, αλλά θα έχετε την ευκαιρία να τις εκτελέσετε καλύτερα. Οι άνθρωποι λένε ναι πολύ συχνά. Λέω όχι σε πολλούς και πολλούς. Αποφεύγω ανελέητα εργασίες που με χαλαρώνουν αν νιώθω ότι δεν έχουν πραγματικά σημασία για μένα.

Νιώθετε ότι δεν έχετε καθόλου χρόνο, αλλά ο John Robinson, ειδικός στη διαχείριση χρόνου, διαφωνεί μαζί σας και πιστεύει ότι σήμερα μπορούμε να έχουμε πολύ περισσότερο ελεύθερο χρόνο από ποτέ.

Επιμένει ότι οι σύγχρονοι άνθρωποι δεν εργάζονται σκληρότερα από τους προκατόχους τους (αν και οι περισσότεροι από εμάς πιστεύουμε διαφορετικά). Η έρευνα δείχνει ότι τα τελευταία 40 χρόνια, οι άνθρωποι έχουν αφιερώσει πολύ λιγότερο χρόνο στην ολοκλήρωση εργασιακών καθηκόντων και είναι πολύ πιο πιθανό να εμπλακούν σε μη παραγωγικούς περισπασμούς. Όλοι, σύμφωνα με τον Γιάννη, έχουν χρόνο να ξεκουραστούν.

Ποιο είναι το συμπέρασμα από αυτό; Νιώθεις ότι δεν έχεις χρόνο γιατί χωρίζεται σε ενοχλητικές μικρές εργασίες που εξαντλούν τη ζωή σου και εσένα.

Κάνε λιγότερα, λοιπόν. Αλλά κάντε το «λιγότερο» με πάθος και ενθουσιασμό.

Τα σχέδιά σας είναι δομημένα και ταιριάζουν απόλυτα στο πρόγραμμά σας. Αλλά ένα ερώτημα παραμένει ανοιχτό: ποιες εργασίες πρέπει να εκτελέσετε;

5. Δώστε λιγότερη προσοχή σε μικρές εργασίες - επικεντρωθείτε σε ό,τι είναι υψηλότερης προτεραιότητας

Στη δουλειά κάνουμε διάφορα. Μικρά πράγματα όπως η ανάλυση e-mail, οι τρέχουσες και, αν σκεφτείτε, οι όχι πάντα απαραίτητες συναντήσεις και η υποκλοπή των επόμενων κουτσομπολιών γραφείου, δεν απαιτούν ιδιαίτερη διανοητική προσπάθεια από εμάς. Δεν χρησιμοποιείς τα ταλέντα σου εδώ. Εάν ασχολείστε με κάποια σημαντική επιχείρηση, τότε απαιτεί την ενεργοποίηση όλων των ικανοτήτων και δεξιοτήτων σας. Αυτό οδηγεί σε ποιοτικά αποτελέσματα.

Ποιο είναι το πρόβλημα με τις μικρές εργασίες; Πνιγόμαστε στα «ρηχά νερά».

Οι άνθρωποι που εργάζονται συχνά τα Σαββατοκύριακα και τις νύχτες αισθάνονται ότι κάνουν πολύ λιγότερα από εκείνους που αποχαιρετούν τη δουλειά στις πέντε το βράδυ. Αυτό συμβαίνει γιατί δουλεύουν πολύ, αλλά η σημασία των εργασιών που εκτελούν δεν είναι μεγάλη.

Είναι απίθανο κάποιος να γίνει Διευθύνων Σύμβουλος μόνο και μόνο επειδή απάντησε σε όλα τα email ή παρακολούθησε μια περιττή μικρή συνάντηση. Ναι, η σχολαστική εκτέλεση ακόμη και μικρών εργασιών θα σας σώσει από την απόλυση, αλλά θα είστε σε θέση να αναπτυχθείτε μόνο όταν οι εργασίες μεγάλης κλίμακας γίνουν η κύρια προτεραιότητά σας.

Έχετε χρόνο να αφιερώσετε αποκλειστικά σε εργασίες προτεραιότητας. Πώς να ξεκινήσετε αυτή τη δύσκολη επιχείρηση;

Το κύριο πράγμα είναι να σταματήσετε να ελέγχετε το email σας πρώτα το πρωί.

Ο Tim Ferris συγγραφέας με τις μπεστ σέλερ του βιβλίου How to Work 4 Hours a Week

Προσπαθήστε να μην ελέγχετε το email σας τις πρώτες δύο ώρες μετά το ξύπνημα. Είναι ακόμη δύσκολο για μερικούς ανθρώπους να το φανταστούν αυτό, σίγουρα θα έχουν ερωτήσεις όπως: «Πώς μπορώ να το κάνω αυτό; Πρέπει οπωσδήποτε να ελέγξω την αλληλογραφία μου, διαφορετικά δεν θα μπορέσω να πάω στη δουλειά». Θα εκπλαγείτε αν μάθετε ότι στις περισσότερες περιπτώσεις αυτό δεν συμβαίνει καθόλου.

Ναι, ίσως θα έπρεπε πραγματικά να μπείτε στο email σας και να συγκεντρώσετε πληροφορίες που θα σας επιτρέψουν να ολοκληρώσετε την εργασία 100%. Αλλά μπορείτε πρώτα να το ολοκληρώσετε κατά 80 ή 90%, και μόνο μετά να ανιχνεύσετε στα γράμματά σας για πρόσθετες πληροφορίες. Έτσι θα γλιτώσετε το πρωί από περιττές και ξένες πληροφορίες, στις οποίες σίγουρα θα στραφεί η προσοχή σας και θα μπορείτε να αφοσιωθείτε αποκλειστικά στη δουλειά.

Λοιπόν, πώς θα συνδέσουμε όλα τα παραπάνω; Παραδόξως, για να συνοψίσουμε.

Ο Καλ μας έδωσε πέντε καλές συμβουλές:

1. Οι λίστες υποχρεώσεων είναι κακές. Κάντε ένα πρόγραμμα για τον εαυτό σας.
2. Ας υποθέσουμε ότι πρόκειται να πάτε σπίτι στις 5:30 μ.μ. και στη συνέχεια σχεδιάστε τα πράγματα που πρέπει να κάνετε πριν από εκείνη την ώρα.
3. Κάντε ένα πλάνο για την τρέχουσα εβδομάδα.
4. Κάντε λιγότερες εργασίες, αλλά κάντε το με πάθος.
5. Δώστε λιγότερη προσοχή σε μικρές εργασίες - επικεντρωθείτε σε υψηλότερη προτεραιότητα.

Τώρα σου ακούγονται ψυχρές οι λέξεις «πρόγραμμα» και «πλάνα» και δεν καταλαβαίνεις τα συγκεκριμένα οφέλη που θα σου φέρουν. Μόλις όμως τα κάνεις μέρος της ζωής σου, συνειδητοποιείς ότι έχεις ελεύθερο χρόνο για οικογένεια και φίλους. Επιπλέον, θα κάνετε πράγματα για τα οποία μπορείτε να είστε περήφανοι.

Καλ Νιούπορτ

Η πνευματική εργασία είναι στην πραγματικότητα αριστοτεχνική δουλειά. Αλλά δεν είναι τόσο δύσκολο όσο φαίνεται: δεν κάνετε ξυλογλυπτική, αλλά δουλεύετε με πληροφορίες. Αναπτύσσεις ιδέες. Πρέπει να ξεχωρίσεις το σιτάρι από την ήρα και μερικές φορές να δημιουργήσεις ιδέες από την πρώτη ύλη. Αν αρχίσετε να βλέπετε αυτή τη διαδικασία από την οπτική γωνία ενός πλοιάρχου, θα γίνετε πιο χαρούμενοι, πιο ικανοποιημένοι με τη δουλειά σας και, φυσικά, πιο επιτυχημένοι στην επαγγελματική σας ζωή.

Επιλέξτε ποιος θέλετε να είστε: απομονωμένος στο γραφείο ή επιτυχημένος δημιουργός;