7 κανόνες επιχειρηματικής επικοινωνίας σε messenger

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Πώς να συμπεριφέρεσαι στις συνομιλίες, για να μην χάνεις το πρόσωπο μπροστά στον πελάτη και να μην πλαισιώνεις συναδέλφους.

1. Μη χρησιμοποιείτε το messenger ως το μόνο κανάλι επικοινωνίας

Η συνομιλία είναι για αποτελεσματικότητα. Είναι βολικό να διευκρινιστούν γρήγορα εκείνα τα σημεία εργασίας που δεν μπορούν να περιμένουν. Ωστόσο, δεν πρέπει να μεταφράζετε όλη την επαγγελματική αλληλογραφία στο messenger: τα βασικά μηνύματα χάνονται σε αυτό (και μερικές φορές διαγράφονται) και άτομα που δεν είναι υπεύθυνα για τη λήψη αποφάσεων εμπλέκονται συχνά στη συζήτηση του ζητήματος. Αυτό απλώς περιπλέκει την επικοινωνία.

2. Μην παίρνετε σοβαρές αποφάσεις στην αλληλογραφία

Παρά την ευρεία χρήση των instant messenger τόσο σε μικρές όσο και σε διεθνείς εταιρείες, η επιχειρηματική εθιμοτυπία δεν κατατάσσει ακόμη αυτό το κανάλι ως επίσημο. Άρα, σε περίπτωση αμφισβητούμενης κατάστασης, η αλήθεια θα είναι για αυτόν που εξασφάλισε τη συμφωνία μέσω email.

Χρησιμοποιήστε το email της εργασίας σας για να καταγράψετε συμφωνίες που συνάπτονται στο WhatsApp ή στο Telegram και να συντονίσετε περαιτέρω ενέργειες.

Ένα άλλο επιχείρημα υπέρ αυτής της σύστασης είναι ότι τα έγγραφα αποθηκεύονται στο ταχυδρομείο πιο αξιόπιστα, εάν είναι απαραίτητο, θα βρείτε γρήγορα τις πληροφορίες που χρειάζεστε. Ενώ μπορεί να αποκλειστείτε από τη συνομιλία και ο ίδιος ο messenger μπορεί να αποκλειστεί αύριο.

3. Γράψτε συνοπτικά και επί της ουσίας

Στους χρήστες του Messenger δεν αρέσουν τα μεγάλα μηνύματα που πρέπει να μετακινούνται ατελείωτα.

Διατυπώστε τις σκέψεις σας ξεκάθαρα και ξεκάθαρα και τηρήστε τον κανόνα «μία σκέψη, ένα μήνυμα». Να είστε λακωνικοί, να μην εκφράζεστε μεταφορικά και να αποφεύγετε τις παρασιτικές λέξεις. Αυτό φράζει την αλληλογραφία. Αντί να αφιερώσετε πολύ χρόνο για να περιγράψετε κάτι, στείλτε ένα παράδειγμα - έναν σύνδεσμο ή μια εικόνα. Έτσι ο συνομιλητής σας θα καταλάβει αμέσως περί τίνος πρόκειται η ομιλία.

4. Ακολουθήστε το στυλ των αναρτήσεών σας

Η αλληλογραφία εργασίας στο messenger δεν συνεπάγεται τέτοια άτυπη επικοινωνία που μπορείτε να αντέξετε οικονομικά με την καλύτερη φίλη ή τη μαμά σας. Αφού δημιουργήσετε μια συνομιλία ή έναν διάλογο, δεν πρέπει να στείλετε ένα σωρό emoticon και να χρησιμοποιήσετε λέξεις που μπορεί να μην είναι γνωστές στους συνομιλητές σας (για παράδειγμα, ASAP ή "προώθηση").

Για να διευκολύνετε τη μετάβαση από την προσωπική στην επαγγελματική επικοινωνία, διανείμετε την αλληλογραφία μέσω messenger. Έτσι, το Telegram μπορεί να χρησιμοποιηθεί για επαγγελματική επικοινωνία και το WhatsApp - για προσωπική.

5. Να είστε προσεκτικοί με τα emoticons

Τα emoticon στην επαγγελματική αλληλογραφία αποτελούν εδώ και καιρό αντικείμενο έντονης συζήτησης. Αλλά αν μιλάμε για γενικούς κανόνες, όλα είναι πολύ απλά εδώ.

Αν μόλις γνωρίσατε ένα άτομο και δεν τον είδατε προσωπικά, μην του στείλετε emoticon: μπορεί να μην το εκτιμήσει και η περαιτέρω επικοινωνία σας δεν θα λειτουργήσει με τον καλύτερο τρόπο.

Όταν στέλνετε μηνύματα με έναν συνάδελφο ή πελάτη που γνωρίζετε για μεγάλο χρονικό διάστημα και καταλαβαίνετε πώς αντιδρούν στα μηνύματα, τα emoticon θα είναι κατάλληλα. Ωστόσο, εδώ είναι ακόμα καλύτερο να κάνετε με το τυπικό σετ και είναι καλύτερο να αφήσετε αυτοκόλλητα με τον Yegor Letov και καρικατούρες διάσημων πολιτικών για φίλους.

6. Μη φοβάστε να χρησιμοποιείτε συχνά το ερωτηματικό

Το κύριο καθήκον της αλληλογραφίας στον αγγελιοφόρο είναι να λαμβάνει γρήγορα απαντήσεις σε τρέχουσες ερωτήσεις. Ταυτόχρονα, πολλοί συχνά περιγράφουν λεπτομερώς την ουσία του θέματος, αλλά δεν εξηγούν τι θέλουν να πάρουν από τους συναδέλφους ή τον πελάτη.

Κάντε ερωτήσεις, χρησιμοποιήστε ερωτηματικά. Αυτό θα τραβήξει την προσοχή του άλλου στο μήνυμα και θα τον ενθαρρύνει να σας απαντήσει το συντομότερο δυνατό.

7. Ελέγξτε το T9

Η αυτόματη διόρθωση αποφεύγει τα μεγάλα ορθογραφικά λάθη, αλλά μερικές φορές λειτουργεί εναντίον σας. Εάν στείλετε "πρωκτολόγο" αντί για τη λέξη "προϊοντολόγος", οι παραλήπτες δεν θα καταλάβουν αμέσως το νόημα. Και όσοι δεν έχουν πολύ χιούμορ θα προσβληθούν καθόλου.

Χρησιμοποιήστε τις εκδόσεις των messenger για επιτραπέζιους υπολογιστές όποτε είναι δυνατόν. Πριν στείλετε το μήνυμα, μπορείτε να ελέγξετε γρήγορα για σφάλματα και να τα διορθώσετε εάν είναι απαραίτητο.