6 τρόποι για να τερματίσετε μια συνάντηση το συντομότερο δυνατό και να έχετε αποτελέσματα

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Πρέπει να ξέρετε πώς να οργανώνετε τις συναντήσεις καλά και αποτελεσματικά. Αυτό δεν είναι τόσο εύκολο όσο μπορεί να φαίνεται με την πρώτη ματιά. Αλλά αν μάθετε πώς να ορίζετε τη σωστή ώρα, να χρησιμοποιείτε το περιβάλλον και να βάζετε στόχους ξεκάθαρα, τότε μπορείτε να διεξάγετε συναντήσεις γρήγορα και αποτελεσματικά.

Βεβαιωθείτε ότι ο στόχος είναι ξεκάθαρος

Αντί να πείτε «Ας μαζέψουμε όλο το γραφείο στις 11 το πρωί», αναρωτηθείτε: «Τι θέλουμε να πετύχουμε;»

Πρέπει οπωσδήποτε να ξέρετε γιατί φιλοξενείτε αυτή τη συνάντηση:

• να δημιουργήσει μια ιδέα?
• να παρω μια αποφαση;
• να ολοκληρώσει μια συμφωνία?
• για να απαντήσετε σε ερωτήσεις σχετικά με τις επερχόμενες αλλαγές.

Ίσως σας ταιριάζει:

• να ακούσετε τα παράπονα από τους υπαλλήλους (αυτό πρέπει να γίνει σε μορφή ομαδικής συνάντησης;);
• να ξανασυζητηθεί αυτό που έχει ήδη αποφασιστεί.
• για να κάνετε κάτι που μπορεί να συζητηθεί ή να επιλυθεί μέσω τηλεφώνου ή email.

Μην κάνετε μεγάλες συγκεντρώσεις

Χρησιμοποιήστε τον εξαιρετικό «κανόνα των δύο πίτσας» και μην προσκαλείτε πάρα πολλά άτομα στη συνάντηση. Πρέπει να δημιουργήσεις μια ομάδα, στην οποία κάθε άτομο να βρίσκεται στη θέση του. Επομένως, στη συνάντηση θα πρέπει να παρευρεθούν όσο περισσότερα άτομα μπορείτε να ταΐσετε δύο πίτσες.

Το θέμα δεν είναι μόνο να ταΐζουμε όλους όσοι ήρθαν στη συνάντηση. Μεγάλες ομάδες ανθρώπων δεν μπορούν να πάρουν αποφάσεις αποτελεσματικά. Υπάρχει ακόμη και μια έννοια. Εμφανίζεται σε μεγάλες ομάδες ανθρώπων, όταν τα άτομα δεν μπορούν να εκφράσουν τη δική τους γνώμη λόγω φόβου καταδίκης από συναδέλφους και ηγέτες. Οι μικρές ομάδες είναι πιο βολικές από αυτή την άποψη. Ως εκ τούτου, είναι πιο αποτελεσματικά.

Πρώτα ώρα και μετά χρονόμετρο

Οι καθυστερημένοι είναι πολύ ενοχλητικοί και αποσπούν την προσοχή. Διδάξτε τους να έρχονται στην ώρα τους.

Αν δεν εκτιμούν τον χρόνο τους, δεν θα εκτιμούν ούτε τον χρόνο όλων των άλλων.

Κάντε αυτό ως εξής.

Ορίστε μια ώρα συνάντησης, ας πούμε, για τις 08:48. Παραδόξως, αυτή η κίνηση θα λειτουργήσει και οι άνθρωποι θα αρχίσουν να φτάνουν για να είναι στην ώρα τους. Όσο για όσους αργούν, πρέπει να τους μάθεις να πληρώνουν. Και όχι χρήματα. Ας τραγουδήσουμε, για παράδειγμα. Οι κυρώσεις όπως αυτές λειτουργούν πολύ καλύτερα από τις χρηματικές ποινές. Μέσα σε ένα μήνα θα ξεχάσετε πώς ακούγεται το τραγούδι των υφισταμένων σας.

Και, φυσικά, εκπαιδεύστε τον εαυτό σας για να ρυθμίσετε ένα χρονόμετρο. Για κάθε ομιλητή, εάν υπάρχει, και για ολόκληρη τη συνάντηση γενικά. Με αυτόν τον τρόπο η συνάντηση δεν θα καθυστερήσει και θα ξέρετε τι έχετε ξοδέψει κάθε λεπτό.

Οι καρέκλες πρέπει να είναι σωστές

Ο τρόπος που κάθονται οι άνθρωποι στην αίθουσα έχει επίσης μεγάλη σημασία:

• Το να κάθεσαι σε κύκλο είναι χρήσιμο για συνεργασία, συζήτηση, γενική λήψη αποφάσεων.
• Το να κάθεσαι σε σειρές είναι χρήσιμο εάν χρειάζεται να τονώσεις τον ανταγωνισμό και την επιθυμία να συναγωνιστείς με συναδέλφους.

Εάν χρειάζεται να έχετε μια γρήγορη και εξαιρετικά παραγωγική συνάντηση, μετακινήστε όλες τις καρέκλες έξω από το δωμάτιο. Πολυάριθμες μελέτες δείχνουν ότι όσο περισσότερο στεκόμαστε, τόσο πιο σπασμωδικοί γινόμαστε. Θέλω να το πάρω αμέσως και να πάρω μια απόφαση το συντομότερο δυνατό. Επιπλέον, το να στέκεστε για λίγο μπορεί να είναι καλό για την υγεία σας.

Αφαιρέστε φορητούς υπολογιστές και τηλέφωνα

Διαφορετικά, θα αποσπάτε συνεχώς την προσοχή σας. Τόσο εσείς όσο και οι συνάδελφοί σας πρέπει να κάνετε ό,τι έχετε σχεδιάσει και να ολοκληρώσετε τη συνάντηση το συντομότερο δυνατό. Σταματήστε λοιπόν να κοιτάτε την οθόνη του smartphone σας. Αντ 'αυτού, βγάλτε ένα στυλό και ένα κομμάτι χαρτί. Οι πληροφορίες είναι πολύ πιο εύκολο να θυμάστε.

Η ατζέντα δεν δημιουργήθηκε "για επίδειξη"

Πρέπει πραγματικά να το δουλέψεις. Οι περισσότερες συναντήσεις είναι αντιπαραγωγικές επειδή η ατζέντα συζητείται ασταμάτητα. Προσπαθήστε να διαμορφώσετε την ημερήσια διάταξη με τη μορφή ερώτησης αντί να αναφέρετε το πρόβλημα.

Όχι "συζήτηση περιεχομένου βίντεο", αλλά "πότε θα είναι έτοιμο το περιεχόμενο βίντεο;"

Όταν τίθεται μια ερώτηση, αρχίζουν αυτόματα να αναζητούν απάντηση. Ετσι δουλεύει.