Πώς να σταματήσετε να χάνετε χρόνο σε άχρηστες δραστηριότητες

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Για να είστε πιο παραγωγικοί, μην πιέζετε τον εαυτό σας να συγκεντρωθεί. Απλώς κάντε μικρές προσαρμογές στην ημέρα εργασίας σας.

1. Διεξάγετε όσο το δυνατόν λιγότερες συναντήσεις

Περνάμε έως και τέσσερις ώρες σε συναντήσεις την εβδομάδα. Πάνω από το μισό από αυτό είναι χάσιμο χρόνου. Εάν μπορείτε, προσπαθήστε να μειώσετε τον αριθμό των συναντήσεων.

• Λάβετε υπόψη τον αριθμό των συμμετεχόντων. Μην προσκαλείτε συναδέλφους σε μια συνάντηση μόνο και μόνο για να είστε ασφαλείς. Αφήστε τους να περνούν καλύτερα τον χρόνο τους κάνοντας τη δουλειά τους πιο παραγωγικά.
• Οι συνομιλίες πρόσωπο με πρόσωπο μπορεί συχνά να είναι ένα καλό υποκατάστατο των συναντήσεων. Είναι πολύ πιο εύκολο να συζητήσετε πρώτα τις λεπτομέρειες του έργου με τον υπεύθυνο υπάλληλο και μόνο μετά να παρουσιάσετε την ιδέα σε όλη την ομάδα.
• Πριν προγραμματίσετε ή παρακολουθήσετε μια επίσημη συνάντηση, σκεφτείτε προσεκτικά ποιες πληροφορίες σκοπεύετε να μοιραστείτε με τους συναδέλφους σας. Τις περισσότερες φορές, οι βασικές πληροφορίες μπορούν να κοινοποιηθούν με κάποιον άλλο τρόπο, για παράδειγμα, με σύνδεση σε ένα έγγραφο, γράφοντας σε μια συνομιλία ή ακόμα και απλά μεταδίδοντάς τις προφορικά με ένα φλιτζάνι καφέ. Στη συνέχεια, οι εργαζόμενοι θα μπορούν να ανταποκρίνονται στις πληροφορίες σας χωρίς να διακόπτουν τη ροή εργασίας τους.

2. Αλλάξτε την αλληλεπίδραση με τους συναδέλφους

Φυσικά, η συνεργασία συνήθως βοηθά στην αύξηση της παραγωγικότητας. Αλλά δεν είναι τόσο απλό. Σύμφωνα με τα στοιχεία, κάθε εργαζόμενος αποσπάται κατά μέσο όρο επτά φορές την ώρα. Και το 80% αυτών των περισπασμών είναι μικρά, ασήμαντα πράγματα.

Επομένως, αντί να κάνετε μια ερώτηση μόλις σας έρθει στο μυαλό, μην βιαστείτε να αποσπάσετε την προσοχή των συναδέλφων σας. Κάντε μια λίστα και, στη συνέχεια, ρωτήστε αμέσως όταν ο υπάλληλος είναι ελεύθερος. Επιπλέον, συμβαίνει συχνά μετά από κάποιο χρονικό διάστημα να βρίσκουμε εμείς οι ίδιοι την απάντηση στην ερώτησή μας ή να καταλαβαίνουμε ότι οι τρεις πρώτες ερωτήσεις απλώς μας οδήγησαν στο ένα μεγάλο τέταρτο.

Εάν σας αποσπάται η προσοχή, δεν χρειάζεται να σχεδιάζετε περίπλοκη επικοινωνία με συναδέλφους. Για παράδειγμα, η χρήση ακουστικών συνήθως αρκεί για να σηματοδοτήσει το Do Not Disturb. Εάν αυτό δεν έχει αποτέλεσμα, δοκιμάστε να μετακομίσετε σε διαφορετικό μέρος του γραφείου όπου δεν θα σας ενοχλούν. Οι περισσότεροι συνάδελφοι θα συνηθίσουν σε αυτά τα σήματα και δεν θα σας ενοχλούν όταν είστε απασχολημένοι.

3. Μειώστε τη ροή email

Το πρόβλημα δεν είναι με το ίδιο το email, αλλά με τον τρόπο που το χρησιμοποιούμε. Ενώ τα προηγούμενα email περιείχαν μεγάλο όγκο πληροφοριών, τώρα έχουν γίνει περισσότερο σαν SMS. Ένα τυπικό γράμμα περιέχει πλέον από 5 έως 43 λέξεις - σύντομες πληροφορίες και απλές επακόλουθες ερωτήσεις. Τέτοια γράμματα πολλαπλασιάζονται γρήγορα στα εισερχόμενά σας, απειλώντας να σας πνίξουν κυριολεκτικά σε μια ροή αδιάβαστων μηνυμάτων.

Πριν στείλετε ένα email, σκεφτείτε αν θα ήταν πιο βολικό να χρησιμοποιήσετε άλλη μέθοδο μετάδοσης πληροφοριών.

Για παράδειγμα, με τη βοήθεια διαφόρων άμεσων μηνυμάτων, μπορείτε να στέλνετε γρήγορα σύντομα μηνύματα και να απαντάτε σε αυτά χωρίς την περιττή επισημότητα που επιβάλλει το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Και στα σχόλια σε έγγραφα με ανοιχτή πρόσβαση, πολλά άτομα μπορούν να αφήσουν αμέσως τις προτάσεις τους για ένα έργο, αντί να γεμίζουν μαζί τους τα γραμματοκιβώτια των συναδέλφων τους.

4. Εργαστείτε από το σπίτι και κοιμηθείτε αρκετά

Ένας καλά ξεκούραστος υπάλληλος θα κάνει συχνά περισσότερα σε έξι ώρες από έναν νυσταγμένο υπάλληλο και στις δέκα. Επομένως, η εργασία από το σπίτι γίνεται η ιδανική επιλογή για πολλούς. Και χάρη στα σύγχρονα μέσα επικοινωνίας, οι εργαζόμενοι δεν χρειάζεται να βρίσκονται στο ίδιο δωμάτιο για να επιλύσουν οποιοδήποτε θέμα.

Απελευθερώνοντας τον εαυτό σας από την ανάγκη να αφιερώσετε αρκετές ώρες στη μεταφορά, μπορείτε να κοιμηθείτε αρκετά και αυτό θα έχει θετική επίδραση στην παραγωγικότητα.

Φυσικά, σε ορισμένους τομείς δραστηριότητας, είναι απαραίτητη η στενότερη επικοινωνία με τους συναδέλφους, αλλά μία ή δύο εργάσιμες ημέρες την εβδομάδα στο σπίτι θα είναι χρήσιμες για τους εκπροσώπους οποιουδήποτε επαγγέλματος. Αυτό θα σας δώσει την ευκαιρία να εστιάσετε στο δικό σας έργο και απλώς να κοιμηθείτε. Το κλειδί είναι να βρείτε έναν εβδομαδιαίο ρυθμό που να ταιριάζει σε εσάς και την ομάδα σας.

5. Κάντε συχνά διαλείμματα

Τα διαλείμματα είναι εξίσου σημαντικά με το ίδιο το έργο. Ωστόσο, συχνά δεν αρκεί μια απλή αλλαγή δραστηριότητας. Για να επαναφορτιστείτε, πρέπει να σηκώνεστε από το τραπέζι κάθε μιάμιση ώρα.

Τα μεγαλύτερα διαλείμματα, όπως το μεσημεριανό γεύμα με φίλους ή μια βόλτα, είναι χρήσιμα για δημιουργικούς ανθρώπους. Αυτό το διάλειμμα είναι ό,τι χρειάζεται για να μετατρέψει ένα μη παραγωγικό απόγευμα σε δημιουργική ανακάλυψη.

Δεν θα ξεκουραστείτε αν αποσπάτε την προσοχή σας για μερικά λεπτά κάθε μισή ώρα. Είναι καλύτερα να αφήνετε τον χώρο εργασίας σας για τουλάχιστον δέκα λεπτά πολλές φορές την ημέρα.

Ενώ αυτά τα διαλείμματα θα μειώσουν πραγματικά τον αριθμό των ωρών που εργάζεστε, θα είστε πιο αποτελεσματικοί τον υπόλοιπο χρόνο. Μια πραγματικά παραγωγική εργάσιμη ημέρα είναι δυνατή μόνο με την ανάπαυση και την ανάκαμψη.