Πώς να σταματήσετε να χάνετε χρόνο στο ταχυδρομείο: ο κανόνας των τριών γραμμάτων

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Ο Phil Simon, συγγραφέας του Message Not Received, προσφέρει έναν νέο τρόπο για την καταπολέμηση της συμφόρησης email. Τον ονόμασε κανόνα των τριών γραμμάτων και πιστεύει ότι με αυτόν μπορείτε να μειώσετε τον χρόνο αποστολής σας.

Πόσο χρόνο αφιερώνετε στο ταχυδρομείο; Μια μελέτη του Παγκόσμιου Ινστιτούτου McKinsey του 2012 διαπίστωσε ότι οι υπάλληλοι του γραφείου αφιερώνουν το 28% του χρόνου τους στην αλληλογραφία. Φαινόταν ότι με την έλευση των άμεσων μηνυμάτων, η αλληλογραφία θα έπρεπε να σβήσει στο παρασκήνιο. Ωστόσο, η επιρροή του στη ζωή μας αυξάνεται μόνο. Αν δεν αλλάξει τίποτα, σε λίγα χρόνια ο αριθμός των εισερχόμενων μηνυμάτων θα διπλασιαστεί. Αλλά επαναλαμβάνω για άλλη μια φορά: αν δεν αλλάξει τίποτα.

Υπάρχουν άνθρωποι που προσπαθούν να το αλλάξουν αυτό τώρα. Ο Phil Simon, συγγραφέας του βιβλίου, εργάζεται πάνω σε προβλήματα επικοινωνίας τα τελευταία χρόνια και προσπαθεί να τα βελτιώσει με τρόπο που να είναι λιγότερο χρονοβόρος.

Σε ένα από τα κεφάλαια του βιβλίου, ο Simon συγκρίνει δύο τύπους επικοινωνίας: προσωπική, όπως μια συνομιλία σε μια συνάντηση, και κείμενο (ταχυδρομείο). Αποδεικνύοντας την αναποτελεσματικότητα των επικοινωνιών κειμένου, αναφέρει το παράδειγμα δύο ψυχολόγων από το Πανεπιστήμιο της Νέας Υόρκης.

Οι ψυχολόγοι Justin Krueger και Nicholas Epley ήθελαν να καταλάβουν πόσο καλά οι άνθρωποι μπορούν να ερμηνεύσουν τα μηνύματα κειμένου σε σχέση με τη συνηθισμένη ομιλία. Χωρίζοντας τους ερωτηθέντες σε δύο ομάδες, ο Kruger και ο Epley ζήτησαν από την πρώτη ομάδα να επικοινωνήσει και από τη δεύτερη να αλληλογραφεί μέσω ταχυδρομείου.

Τα αποτελέσματα ήταν ενδιαφέροντα.

Οι συμμετέχοντες στην πρώτη ομάδα μπόρεσαν να αποτυπώσουν σωστά τη διάθεση και τα συναισθήματα του συνομιλητή τους σε τέσσερις από τις πέντε περιπτώσεις. Στη δεύτερη ομάδα, ήταν δυνατό μόνο σε δύο περιπτώσεις από τις πέντε.

Οι ερωτηθέντες της δεύτερης ομάδας παραπονέθηκαν ότι δεν μπορούσαν να καταλάβουν αν ο συνομιλητής τους χρησιμοποιούσε σαρκασμό ή χιούμορ στην επιστολή. Έφτασε στο σημείο της γελοιότητας: οι αποστολείς της επιστολής δεν μπορούσαν να πουν με βεβαιότητα αν ο παραλήπτης κατάλαβε την ιδέα τους.

Από αυτή την άποψη, ο Simon προτείνει μια λύση.

Ο κανόνας των τριών γραμμάτων

Ο Phil χρησιμοποιεί αυτόν τον κανόνα εδώ και αρκετά χρόνια και πιστεύει ότι τον απάλλαξε από τη συμφόρηση της αλληλογραφίας του. Προσθέστε μια γραμμή στην υπογραφή αλληλογραφίας σας:

Παραμένω στον κανόνα των τριών γραμμάτων. Ας συναντηθούμε ή ας τηλεφωνήσουμε μετά από τρία γράμματα.

Επιμείνετε σε αυτόν τον κανόνα, καθώς θα λειτουργήσει μόνο εάν τον ακολουθείτε με συνέπεια. Εάν η αλληλογραφία καθυστερήσει, συναντήστε ή τηλεφωνήστε στον συνομιλητή σας. Έτσι θα το καταλάβετε πολύ πιο γρήγορα.