Έλεγξε τον «κροινό», ή Πώς να μην πνιγείς στη ροή πληροφοριών και εργασιών

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Ο Mitch Kapor, ιδρυτής της Lotus Corporation, είπε κάποτε ότι η λήψη πληροφοριών από το Διαδίκτυο είναι σαν να πίνεις από έναν πυροσβεστικό κρουνό. Ο Matthew Lowry, ειδικός στις διαδικτυακές επικοινωνίες, προχώρησε σε αυτό το θέμα και αποκάλεσε τη συνεχή ροή πληροφοριών που πηγαίνουν στον υπολογιστή και στο τηλέφωνο 24 ώρες την ημέρα, 7 ημέρες την εβδομάδα και δεν τελειώνουν ποτέ, "firehose". Πώς να μην πνιγείτε στη ροή και να χρησιμοποιήσετε τον χρόνο σας ορθολογικά - διαβάστε σε μια προσαρμοσμένη μετάφραση που ετοίμασε το Lifehacker.

Με τον κρουνό, η λίστα υποχρεώσεων σας δεν είναι ποτέ άδεια. Γιατί ο «κροινός» δεν είναι απλώς ενημέρωση, είναι εργοστάσιο νέων εργασιών. Ορισμένα στοιχεία στη λίστα υποχρεώσεων είναι ξεκάθαρα, όπως μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το αφεντικό ή τους πελάτες σας που απαιτούν προσοχή. Αλλά πολλά δεν εκφράζονται ξεκάθαρα.

Αυτό είναι ένα άρθρο που αξίζει να διαβάσετε και να σκεφτείτε. Μια ανάρτηση για σχολιασμό. Μοιραστείτε ό,τι σας αρέσει με φίλους και συναδέλφους.

Δεν έχει σημασία πόσες ώρες την ημέρα ασχολείστε με μικρές επιχειρήσεις. Το κυριότερο είναι ότι δεν βλέπουν το τέλος και την άκρη. Αυτός είναι ο «κροινός».

Και αυτή η ιδέα είναι πολύ ευρύτερη από μια απλή λίστα εργασιών. Και, δυστυχώς, υπάρχουν ακόμα 24 ώρες την ημέρα.

Κορυδαλλός

Αν είστε σαν εμένα, όλες οι δημιουργικές και προκλητικές εργασίες προχωρούν πολύ νωρίς το πρωί. Υπάρχουν πολλοί λόγοι - ψυχολογικοί και φυσιολογικοί - γιατί συμβαίνει αυτό. Όμως ο «κροινός» είναι βαθιά αδιάφορος για τους εσωτερικούς σου ρυθμούς. Επειδή όσο κοιμάστε, ο όγκος των πληροφοριών συνεχίζει να αυξάνεται.

Μετά το πρωινό, ανοίγεις τα εισερχόμενά σου και η ροή από τον «κροινό» σπάει την οθόνη, η οποία βρισκόταν υπό την πίεση των γραμμάτων στο mail, των λογαριασμών σε Bitrix, Twitter, LinkedIn, Facebook, Basecamp, JIRA, Trello και άλλα παρόμοια. Το ημερολόγιό σας περιέχει συναντήσεις, αιτήματα και οδηγίες από το αφεντικό, τους συνεργάτες, τους πελάτες, τους υπεργολάβους, τους συναδέλφους σας. Και αυτό που δεν ήταν στη λίστα των εργασιών χθες καίγεται σήμερα και απαιτεί άμεση εκτέλεση.

Ο Hydrant δεν θα σας περιμένει. Απαιτεί δυνατά το χρόνο και την προσοχή σας.

Ξαφνικά, είναι 11 το πρωί και έχεις ήδη χάσει το καλύτερο μέρος της ημέρας σου.

Πώς να απαντήσετε σε αυτή την κατάσταση πραγμάτων; Συνήθως προσφέρονται δύο επιλογές: είτε αλλαγή συμπεριφοράς είτε χρήση τεχνολογίας. Αλλά γιατί να μην χρησιμοποιήσετε την τεχνολογία για να δημιουργήσετε τα θεμέλια για αλλαγή συμπεριφοράς;

Πώς διαχειρίζεστε αποτελεσματικά πληροφορίες, εργασίες και ιδέες; Πρέπει να καταλάβετε ότι η ροή των πληροφοριών είναι συνεχής και γενικά είναι πολλές ροές: οι πληροφορίες προέρχονται από email, κοινωνικά δίκτυα και μέσα ενημέρωσης, ιστότοπους, εφημερίδες, κατά τη διάρκεια συναντήσεων, από φίλους ακόμα και από το κεφάλι σας. Είναι αδύνατο να καλυφθούν τα πάντα.

Πρέπει να επεξεργαστείτε μηνύματα, να αποφασίσετε τι να κάνετε με αυτά: να αντιδράσετε, να χρησιμοποιήσετε, να μοιραστείτε, να αποθηκεύσετε για μελλοντική χρήση ή να διαγράψετε; Πότε να το κάνουμε; Και πώς βρίσκεις τον χρόνο να τα αντιμετωπίσεις όλα αυτά;

Δυστυχώς, η λειτουργία πολλαπλών εργασιών, όταν προσπαθείτε να κάνετε τα πάντα ταυτόχρονα, δεν λειτουργεί. Δεν ελέγχετε το πρόγραμμά σας, σας είναι δύσκολο να βρείτε ελεύθερο χρόνο, να αποσπάσετε την προσοχή από την αλληλογραφία και να εστιάσετε σε κάτι για περισσότερο από 5 λεπτά. Αν ναι, ρίξτε μια ματιά στη μέθοδο οργάνωσης του χρόνου μου για να είστε πιο παραγωγικοί κατά τη διάρκεια της ημέρας - αυτός μπορεί να είναι ο τρόπος που πρέπει να κάνετε.

Τρεις τεχνικές και πρόσθετα εργαλεία

Καθημερινό τελετουργικό. Αυτή τη στιγμή οργανώνουμε και σχεδιάζουμε, εστιάζοντας σε σημαντικές και μικρές εργασίες.

Εκμάθηση - Αναμονή - Πληροφορίες μετοχών - Διανομή. Μεταφέρουμε τη ροή από τον «κροινό» στο υλικό με το οποίο μπορείτε να δουλέψετε. Δημιουργούμε μια λίστα εργασιών, μια προσωπική βιβλιοθήκη χρήσιμων πόρων, μια σταθερή ροή πληροφοριών από τα κοινωνικά δίκτυα και τα μέσα ενημέρωσης.

Να γίνουν τα πράγματα μέχρι το τέλος. Διαχειριζόμαστε τη λίστα των εργασιών και τον δικό μας χρόνο.

Εργαστείτε σύμφωνα με τους εσωτερικούς σας ρυθμούς

Μόνο εσείς μπορείτε να βρείτε το δικό σας σύνολο βελτιώσεων παραγωγικότητας - το μόνο που μπορώ να κάνω είναι να μοιραστώ τις δικές μου.

Διαθέτω τον καλύτερο χρόνο για να λύσω τις πιο σημαντικές εργασίες

Το πρωί, όταν ο εγκέφαλός μου είναι στα καλύτερά του, αφιερώνω 2-3 ώρες για να δουλέψω στην πιο σημαντική εργασία και δεν με αποσπά τίποτα άλλο. Η έρευνα δείχνει ότι οι εργαζόμενοι που αποσπώνται - ή αποσπώνται μόνοι τους - τουλάχιστον μία φορά κάθε 3 λεπτά, χρειάζονται τουλάχιστον 20 λεπτά για να επιστρέψουν στην εργασία τους.

Αξίζει να ξεκινήσετε τη μέρα με ένα δύσκολο έργο, παρόλο που είναι στη φύση του ανθρώπου να ξεκινάει με κάτι πιο εύκολο. Κατά τη διάρκεια της ημέρας, σίγουρα θα προκύψουν απρόβλεπτες περιστάσεις, πρόσθετες συναντήσεις - και τα καθήκοντα υψίστης σημασίας δεν θα ολοκληρωθούν.

Δηλώνω παύσεις

Όπως και να έχει, συνήθως μετά από 60-90 λεπτά η συγκέντρωση μειώνεται, οπότε χωρίζω την πρωινή περίοδο εργασίας σε δύο μέρη, κάνοντας ένα μικρό διάλειμμα, κατά το οποίο πρέπει να φύγω από τον χώρο εργασίας.

Οι επιστήμονες υποστηρίζουν ότι η καθιστική ζωή οδηγεί σε καρδιακά προβλήματα, κακή στάση του σώματος και ορισμένους τύπους καρκίνου.

Ακόμα κι αν κάθεστε σε ένα μέρος μόνο για 30 λεπτά, ο μεταβολισμός σας θα επιβραδυνθεί κατά 90%.

Το απόγευμα

Τα επίπεδα ενέργειας πέφτουν δραματικά μετά το μεσημεριανό γεύμα, γι' αυτό πολλοί άνθρωποι προτιμούν να κοιμούνται λίγο κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου. Μετά το μεσημεριανό γεύμα, δοκιμάζω:

• Συνάντηση ανθρώπων: Είμαι σίγουρος ότι δύσκολα μπορώ να κάνω καλά τη δουλειά μου τέτοια στιγμή και η επικοινωνία δίνει μια επιπλέον ώθηση ενέργειας.
• αντιμετωπίζει μικρές, απλές και οργανωτικές εργασίες.

Πρωινό και βραδινό τελετουργικό

Πρέπει να αποφασίσετε τι ακριβώς θα κάνετε αυτές τις ώρες. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να ανοίξετε την αλληλογραφία, να μεταφράσετε μερικά από τα μηνύματα σε μια λίστα εργασιών και να βρείτε χρόνο για αυτές μεταξύ άλλων έργων.

Το πρόβλημα είναι ότι τα μηνύματα που κατακλύζουν την αλληλογραφία σας είναι πραγματικοί βρικόλακες που τρέφονται με τον χρόνο σας. Η απομάκρυνσή τους απαιτεί περισσότερο χρόνο και προσπάθεια από όσο νομίζετε. Και το χειρότερο είναι ότι, όσο ενοχλητικό κι αν είναι, μέρος σας θέλει πάντα να ελέγχει τα εισερχόμενά σας.

Η λύση είναι ότι όσοι μπαίνουν πρέπει να αντιμετωπίζονται ως επικίνδυνα ζώα, τα οποία τις περισσότερες φορές χρειάζεται να τα κρατούν σε κλουβί, αλλά παρόλα αυτά, κατά καιρούς, για να μην ξεφύγουν μόνοι τους.

Ασχολούμαι με την εισερχόμενη εργασία δύο φορές την ημέρα - κατά τις πρωινές και βραδινές τελετουργίες. Συνήθισα τόσο πολύ σε μια τέτοια τάξη που η εργασία με τα εισερχόμενα έγινε για το μυαλό το ίδιο αυτόματο έργο όπως και για το σώμα η ανάγκη να φάει και να πιει.

Μεταξύ αυτών των δύο περιόδων, δεν ανησυχώ για το αν έχει φτάσει κάτι στο ταχυδρομείο και αν έχω ξεχάσει κάτι σημαντικό - εμπιστεύομαι το σύστημά μου. Επομένως, έχοντας κλείσει το γραμματοκιβώτιο, πηγαίνω στη δουλειά με φρέσκο κεφάλι.

Και δεδομένου ότι η πρωινή τελετουργία είναι συνήθως βραχύβια (τα περισσότερα οργανωτικά ζητήματα αφήνονται για το βραδινό τελετουργικό), δίνω μεγαλύτερη προσοχή στο πιο σημαντικό έργο.

Λίστα εργασιών

Για να οργανώσετε τη μέρα σας και να σταματήσετε τη ροή των εισερχομένων που απορροφούν όλους τους χυμούς από τη ζωή σας, πρέπει να χρησιμοποιήσετε τεχνικές και εργαλεία.

Μία από αυτές τις αποτελεσματικές τεχνικές είναι η "Μάθηση - Ουρά - Απόθεμα Πληροφοριών - Διανομή", η οποία μεταφράζει μια τυχαία ροή σε:

• εύχρηστη λίστα εργασιών,
• μια προσωπική βιβλιοθήκη χρήσιμων υλικών που αποθηκεύονται για μελλοντική εργασία μαζί τους,
• μια συλλογή υλικού για κοινή χρήση με συναδέλφους.

Στην ιδανική περίπτωση, αυτό θα πρέπει να γίνεται κατά τη διάρκεια των πρωινών και βραδινών τελετουργιών. Ας ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά σε αυτή τη διαδικασία.

Μελέτη εισερχόμενων

Τα εισερχόμενά σας περιλαμβάνουν τα πάντα, από email και μηνύματα Twitter έως τις ηχογραφήσεις σας.

Πρώτον, να θυμάστε ότι καμία εισερχόμενη κλήση δεν απαιτεί άμεση απόκριση. Όλοι έχουμε μάθει να στέλνουμε και να λαμβάνουμε γρήγορες απαντήσεις σε email, αλλά αυτό είναι λάθος: όποιος το περιμένει αυτό σας επιβάλλει πρόσθετες υποχρεώσεις.

Δεύτερον, είναι απολύτως αναποτελεσματικό να ανοίγετε κάθε email και να απαντάτε σε αυτό. Θα είστε πιο παραγωγικοί αν κάνετε ένα πράγμα. Για παράδειγμα, απλώς δείτε τα εισερχόμενά σας. Ο εγκέφαλός μας δεν είναι πολύ καλός στο να συνδυάζει πολλές εργασίες μαζί. Όταν οι άνθρωποι πιστεύουν ότι μπορούν να κάνουν πολλές εργασίες εύκολα, στην πραγματικότητα αλλάζουν γρήγορα από τη μια εργασία στην άλλη. Αυτό όμως επηρεάζει αρνητικά την αντίληψη και τη συγκέντρωση.

Έτσι, όταν ανοίγετε τα εισερχόμενά σας, απλά κοιτάξτε τα. Αυτό είναι το κλασικό μοντέλο "Get it done" μίας εργασίας:

• εάν μπορείτε να δείτε τα εισερχόμενά σας σε λιγότερο από δύο λεπτά, κάντε το.
• Εάν δεν μπορείτε, προσθέστε το στη λίστα εργασιών στις οποίες πρέπει να επιστρέψετε αργότερα.
• μπορείτε απλώς να αγνοήσετε το αρχείο.

Ακόμα κι αν ανοίξετε τα εισερχόμενά σας στην ουρά αμέσως μετά την προβολή των μηνυμάτων σας, έχετε ακόμα χρόνο για να δημιουργήσετε ξανά.

Δείτε τα εισερχόμενά σας το πρωί μόνο όταν είναι απολύτως απαραίτητο.

Όταν κοιτάτε τα μηνύματα το πρωί, αναρωτηθείτε: είναι επείγοντα; Τα πραγματικά επείγοντα μηνύματα είναι ο νούμερο ένα εχθρός σας, καθώς καταλαμβάνουν πολύτιμο χρόνο που θα θέλατε να ξοδέψετε για την πιο σημαντική εργασία.

Διαφορετικά, πρέπει απλώς να συμπεριλάβετε το στοιχείο "Έλεγχος μηνυμάτων το βράδυ" στη λίστα εργασιών.

Ουρά

Τοποθετήστε μη επείγουσες εργασίες που χρειάζονται περισσότερα από 2 λεπτά για να ολοκληρωθούν σε ένα από τα δύο τμήματα της ουράς:

1. Πράγματα που πρέπει να διαβάσετε: Μπορούν να προστεθούν διαδικτυακοί πόροι για ανάγνωση και σκέψη. Μπορείτε να επιστρέψετε σε αυτά τα υλικά αργότερα και από οποιαδήποτε συσκευή.
2. Τι πρέπει να γίνει: τα εισερχόμενα μηνύματα ανακατευθύνονται απευθείας στη λίστα εργασιών χρησιμοποιώντας τη βοήθεια.

Φυσικά, μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε μια λίστα εργασιών με μη αυτόματο τρόπο, αλλά βρίσκω τις εφαρμογές πιο βολικές.

Ανάγνωση και διανομή υλικού σε προσωπική βιβλιοθήκη

Κατά τη διάρκεια της βραδινής τελετουργίας, επιστρέφω στη λίστα εργασιών και ελέγχω τα υλικά στην ουρά για ανάγνωση. Εφόσον χρησιμοποιώ το Pocket, μπορώ να τα δω ενώ ταξιδεύω στο μετρό, ενώ περιμένω μια συνάντηση ή σε οποιαδήποτε άλλη ελεύθερη στιγμή. Ως εκ τούτου, συνήθως ασχολούμαι γρήγορα με αυτήν τη λίστα.

Εάν το υλικό αξίζει πραγματικά, προσθέστε το στη - διαδικτυακή μου βιβλιοθήκη χρήσιμων υλικών. Μπορεί να επισημανθεί, έτσι ώστε οι σημειώσεις να είναι εύκολο να βρεθούν την επόμενη μέρα, έναν μήνα ή ακόμα και ένα χρόνο αργότερα. Και ιδιαίτερες ευχαριστίες στον Diiogo για την ευκαιρία.

Η ετικέτα l8r (δηλαδή αργότερα - από τα αγγλικά. "Αργότερα") βάζει τον πόρο σε άλλη ουρά, την οποία καλώ κατά τη διάρκεια του νυχτερινού ελέγχου της λίστας εργασιών.

Επιπλέον, το Diigo αποθηκεύει αυτόματα ένα αντίγραφο οποιουδήποτε κειμένου προσθέτω στο πλαίσιο σημειώσεων. Μπορώ να επεξεργαστώ αυτή τη σημείωση, να εισάγω παρατηρήσεις, ιδέες που μου έρχονται χρήσιμες όταν θέλω να μοιραστώ υλικό με κάποιον.

Μοιραστείτε αυτό

Ορισμένες ετικέτες στο Diigo σάς επιτρέπουν να δημοσιεύετε το περιουσιακό σας στοιχείο οπουδήποτε. Για το οποίο χάρη στη μαγεία:

• με την ετικέτα Like, το υλικό υποβάλλεται στο Tumblr μου ως ανάρτηση σε εισαγωγικά,
• εάν επιλέξετε την ετικέτα τίτλου Tweet και ο σύνδεσμος ανάρτησης αποσταλεί στο Twitter,
• μπορείτε να προσαρμόσετε ετικέτες για άλλους λογαριασμούς: LinkedIn, Facebook …

Χάρη σε αυτή τη μέθοδο, ολόκληρη η ροή από το "hydrant" αποστέλλεται στη λίστα εργασιών και στην προσωπική βιβλιοθήκη και οι επιλεγμένοι πόροι, με τη σειρά τους, μπορούν να κοινοποιηθούν. Και όλα αυτά χωρίς να χάνουν την προσοχή.

Απογευματινό τελετουργικό

Δεδομένου ότι θέλω να επικεντρωθώ στη δημιουργική μου δουλειά το πρωί, η βραδινή τελετουργία είναι ο ακρογωνιαίος λίθος του προγραμματισμού της ημέρας.

Πώς ξεκινάω το βραδινό τελετουργικό

Κατά την ώρα μετά το μεσημεριανό γεύμα:

• Έχω ήδη ολοκληρώσει την πιο σημαντική εργασία μου το πρωί.
• Τα μη αναγνωσμένα μηνύματα συσσωρεύτηκαν στα εισερχόμενά μου, τα οποία έλαβα όταν ήμουν απασχολημένος με την πιο σημαντική εργασία.
• η ουρά στη λίστα εργασιών περιέχει τις εργασίες που βάζω εκεί το πρωί και τις τυπικές εργασίες που κάνω κατά τη διάρκεια της βραδινής τελετουργίας κάθε μέρα.

Τρέχουσες καθημερινές εργασίες

Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, το βραδινό τελετουργικό περιλαμβάνει εργασίες όπως:

1. Θέα. Αυτή είναι μια πλήρης επιθεώρηση των πάντων: ασχολούμαι με ό,τι είναι δυνατό, ακόμα και με εκείνα τα υλικά που θα χρειαστούν περισσότερα από 2 λεπτά για να δουλέψουν.
2. Διαβάστε, διανείμετε, μοιραστείτε. Δουλεύω με όλα τα ωραία πράγματα που έχω προσθέσει τις τελευταίες 24 ώρες.
3. Παρακολουθήστε τη λίστα εργασιών. Ανοίγω τη σειρά των εργασιών μου και, με βάση την πρόοδο που σημειώθηκε στην εργασία για την πιο σημαντική εργασία,:

• Αποφασίζω τι θα κάνω απόψε και τι θα αναβάλω για αύριο,
• αποφασίστε ποια εργασία θα είναι η πιο σημαντική εργασία του αύριο το πρωί και καθορίστε πόσο χρόνο θα χρειαστεί να αφιερώσετε σε αυτήν,
• Περιλαμβάνω χρόνο για ξεκούραση στο πρόγραμμα (ή το αναβάλλω για αργότερα ή κάποια στιγμή).

Υπάρχουν μερικά ακόμη συνεχή πράγματα που πρέπει να κάνετε, όπως να απαντάτε στα email που λάβατε χθες ή να παρακολουθείτε τα οικονομικά και άλλα. Μερικά από αυτά εμφανίζονται μόνο σε μια ειδική ημέρα. Για παράδειγμα, τσεκάρω το προαναφερθέν Diigo κάθε Τετάρτη και Σάββατο.

Εβδομαδιαίος έλεγχος

Κάθε Δευτέρα πρέπει να συμπεριλάβετε το στοιχείο "Δημιουργία λίστας στόχων για την εβδομάδα" στη λίστα εργασιών. Επομένως, κάθε βράδυ κατά τη διάρκεια της εβδομάδας, έχω αυτούς τους στόχους στο μυαλό μου: θα μου φανεί χρήσιμο όταν πρέπει να αποφασίσω τι θα κάνω σήμερα και τι θα αφήσω για αργότερα.

Κάθε Παρασκευή βράδυ, επανεξετάζω νοερά αυτούς τους στόχους και τους αξιολογώ κριτικά.

Και μόνο τότε έρχεται η ώρα της ανάπαυσης

Δεδομένου ότι είναι πιο εύκολο να διαχειριστώ το πρόγραμμά μου το βράδυ και πιο δύσκολο να δουλέψω σε δύσκολες εργασίες, τότε κατά τη διάρκεια της ημέρας πιθανότατα θα ασχοληθώ με την αναθεώρηση και την προσθήκη εργασιών και υλικού στην ουρά. Ακόμα κι έτσι, τα εισερχόμενά σας θα είναι κλειστά για τουλάχιστον μισή μέρα.

Η μέρα μου τελειώνει με την εργασία "Μελέτη - Ουρά - Απόθεμα Πληροφοριών - Διανομή", ώστε να ξεκινήσω μια νέα μέρα χωρίς φόρτο ημιτελών εργασιών.