Πώς να κάνετε περισσότερα και να δουλέψετε λιγότερο

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Σε 4, 5 ώρες, μπορείτε να καταφέρετε να κάνετε πολύ περισσότερα από ό,τι σε μια ολόκληρη μέρα στο γραφείο. Σήμερα δημοσιεύουμε έξι ενδιαφέρουσες συμβουλές από την Έλενα Προκόπετς, μια περιοδεύουσα συγγραφέα και συγγραφέα, για πολιτιστικά ευρήματα.

Χθες πέρασα δύο σύνορα, ολοκλήρωσα τρία εν εξελίξει έργα με πελάτες, έκλεισα μια συμφωνία με μεγάλες προοπτικές και το βράδυ έφαγα στο σπίτι με την αδελφή ψυχή μου.

Δουλεύω 25 ώρες την εβδομάδα, κοιμάμαι οκτώ ώρες την ημέρα, δεν έχω πρόγραμμα και εξακολουθώ να καταφέρνω να κάνω πολλά περισσότερα πράγματα από ό,τι όταν ήμουν κολλημένος στο γραφείο μου για περισσότερες από 60+ ώρες την εβδομάδα.

Απέχω πολύ από το να είμαι υπεράνθρωπος. Όλα όσα περιγράφονται παραπάνω είναι απλώς ένα ενδεικτικό παράδειγμα.

Βλέπετε, όντας ανεξάρτητος από το μέρος και δουλεύοντας για τον εαυτό μου για πάνω από ένα χρόνο, πήρα μερικά πολύτιμα μαθήματα αποτελεσματικότητας και διαχείρισης του χρόνου μου.

Παρακάτω είναι μια λίστα με life hacks που μπορεί να φαίνονται πολύ απλά. Ωστόσο, μόλις τα δοκιμάσετε πραγματικά, θα παρατηρήσετε ότι οι εργασίες σας καταλαμβάνουν όλο και λιγότερο χρόνο.

1. Εκμεταλλευτείτε το φαινόμενο Zeigarnik

Ο εγκέφαλος έχει μια παρεμβατική ενσωματωμένη λειτουργία για να σας υπενθυμίζει συνεχώς πράγματα που έχετε αφήσει ημιτελή, ωθώντας σας έτσι να ολοκληρώσετε την εργασία. Αυτό είναι το φαινόμενο Zeigarnik και θα σας βοηθήσει να ολοκληρώσετε τις εργασίες που έχετε ήδη ξεκινήσει.

Δεν έχει σημασία αν σας αρέσει να λύνεται το πρόβλημα ή όχι, κάντε τουλάχιστον ένα μικροσκοπικό βήμα προς αυτό.

Αντιμετωπίζετε μια δημιουργική κρίση και δεν μπορείτε να γράψετε; Ανοίξτε ένα κενό αρχείο και ξεκινήστε να πληκτρολογείτε ό,τι θέλετε. Θέλετε να ξεκινήσετε τον προγραμματισμό του γάμου σας; Ξεκινήστε ψάχνοντας για μια νυφική ανθοδέσμη. Χρειάζεται να αναπτύξετε μια στρατηγική μάρκετινγκ για την εταιρεία σας μέχρι αύριο; Καταγράψτε μερικές ιδέες σε βίντεο για να ξεκινήσετε.

Στο 99% των περιπτώσεων, θα δουλέψετε σε μια εργασία μέχρι το πικρό τέλος.

2. Χρησιμοποιήστε εργαλεία για τη διαχείριση έργου (όχι μόνο για περιπτώσεις εργασίας)

Στο μυαλό μας δεν αρέσουν οι απαιτητικές εργασίες. Όταν αντιμετωπίζει κάποια αφηρημένη εργασία, ας πούμε, «να επινοήσει μια μηνιαία καμπάνια μάρκετινγκ», αποθαρρύνεται αμέσως και προτιμά να κάνει τα εύκολα πράγματα που κάνει.

Γι' αυτό είναι απαραίτητο να χωρίσουμε κάθε μεγάλη επιχείρηση σε μερικά απλά, μικροσκοπικά, εφικτά βήματα.

Εδώ μπαίνουν στο παιχνίδι τα εργαλεία διαχείρισης έργου. Δεν θέλετε να χάσετε κανένα σημαντικό βήμα, σωστά;

Υπάρχουν πολλές δωρεάν και επί πληρωμή εφαρμογές διαχείρισης προσωπικών έργων. Μου αρέσει περισσότερο η οπτική προσέγγιση στη διαχείριση.

Αυτό που είναι ιδιαίτερα σπουδαίο για αυτήν την εφαρμογή είναι ότι μπορείτε να δομήσετε τις πληροφορίες με τον τρόπο που σας έρχονται στο μυαλό - με τη μορφή σχέσεων και όχι γραμμικών. Αυτό σημαίνει ότι αντί να σχεδιάσετε ένα γραμμικό σχέδιο βήμα προς βήμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια λεπτομερή εικόνα του έργου με πολλές ροές ενεργειών που συμβαίνουν ταυτόχρονα ή η μία μετά την άλλη. (Διαβάστε περισσότερα για τη χαρτογράφηση μυαλού και τα εργαλεία για αυτήν εδώ).

Με άλλα λόγια, σχεδιάζετε έναν οπτικό χάρτη που σας επιτρέπει να ρίξετε μια ματιά σε ολόκληρο το έργο, καθώς επίσης σας βοηθά να κάνετε μικρά βήματα που οδηγούν στον στόχο σας.

Ακολουθεί ένα παράδειγμα τέτοιου έργου:

Γιατί αυτή η οπτική προσέγγιση λειτουργεί εξαιρετικά για μένα (και ίσως λειτουργεί και για εσάς):

1. Ξέρεις πάντα ποιο βήμα πρέπει να είναι το επόμενο, οπότε δεν αφήνεις καν στον εαυτό σου την ευκαιρία να χρονοτριβείς.
2. Έχετε μια μεγάλη, σαφή εικόνα των στόχων σας με μια ματιά.
3. Ο σχεδιασμός ενός ολόκληρου έργου είναι τόσο εύκολος όσο και ο σχεδιασμός του σε χαρτί (κάτι που έχω κάνει στο παρελθόν), και η χρήση του σχεδίου είναι πολύ πιο βολική.
4. Αν δουλεύεις σε ομάδα, θα είναι πάντα ξεκάθαρο τι έχει ήδη γίνει και τι γίνεται τώρα. Αυτό σημαίνει ότι θα υπάρξουν λιγότερα λάθη και χαμένες προθεσμίες.

Άλλα δημοφιλή εργαλεία που μου αρέσει να χρησιμοποιώ περιλαμβάνουν,, Trello, και.

3. Αλλάξτε τις συνήθειές σας

Σήμερα είναι εύκολο να βρείτε πληροφορίες για το πώς να συμβαδίζετε με όλη την επιχείρησή σας, αλλά πόσοι από εσάς εφαρμόζετε αυτές τις συμβουλές; Ήμουν κι εγώ σε αυτό το σκάφος.

Όλοι έχουμε συνήθειες και τις αλλάζουμε πολύ. Ωστόσο, μια έξυπνη λύση σε αυτό το πρόβλημα μπορεί να βρεθεί στο The Power of Habit του Charles Duhigg. Ο συγγραφέας τον αποκαλεί κύκλο της συνήθειας. Εν ολίγοις, μια συνήθεια έχει τρία συστατικά: ένα ερέθισμα (το έναυσμα που προηγείται της συνήθειας), τη συνήθη συμπεριφορά (στην πραγματικότητα επαναλαμβάνει μια ενέργεια) και μια ανταμοιβή (την εξωτερική και εσωτερική ανταμοιβή που λαμβάνετε για την εκτέλεση της συνήθους ενέργειας).

Τώρα τα κακά νέα είναι ότι δεν υπάρχει περίπτωση να επηρεάσεις τα ερεθίσματα. Τα καλά νέα είναι ότι μπορείτε να αλλάξετε τη συμπεριφορά που έχετε.

Υπάρχουν πολλά αντιπαραγωγικά πράγματα που έχω κάνει και κάνω, αλλά πάντα ένιωθα ενοχές για το γεγονός ότι το πρώτο πράγμα το πρωί αρχίζω να δημοσιεύω σε κοινωνικά δίκτυα και μέσα ενημέρωσης. Η ενόχληση της κοινής χρήσης νέων αναρτήσεων στο ιστολόγιό σας είναι εντάξει. Ξέρω όμως ότι μπορώ γρήγορα να παγιδευτώ στο αλόγιστο σερφάρισμα στον Ιστό για λίγες ώρες και θα κάνει τη μέρα μου χάος.

Η λύση είναι να προγραμματίσετε τι πρέπει να γίνει σε δίκτυα και μέσα ενημέρωσης το προηγούμενο βράδυ. Ορίστε στον εαυτό σας την ακριβή ώρα που θα το κάνετε και κάντε το κάθε μέρα.

Αυτή η προσέγγιση είναι εφαρμόσιμη σε κάθε ερέθισμα που οδηγεί σε αρνητική συμπεριφορά.

Κάθε φορά που εκτελείτε μια νέα συνήθη ενέργεια, φροντίστε να επιβραβεύετε τον εαυτό σας για αυτήν. Δημιουργήστε ένα τελετουργικό για τον εαυτό σας που θα σας βοηθήσει να προβλέψετε τις αρνητικές σας συμπεριφορές, όπως το να σερφάρετε απερίσκεπτα στο διαδίκτυο, να ξοδεύετε χρήματα ή να τρώτε γλυκά και να επιβραβεύετε τον εαυτό σας με κάτι ωραίο κάθε φορά που μπορείτε να το αποφύγετε.

Επαναλάβετε για 21 ημέρες μέχρι να κολλήσει η νέα συνήθεια.

4. Χρησιμοποιήστε τον κανόνα των 90 λεπτών

Πριν από περίπου 50 χρόνια, ο νευροεπιστήμονας Nathaniel Kleitman ανακάλυψε ότι το σώμα μας πηγαίνει από κορυφή σε κορυφή κάθε 90 λεπτά κατά τη διάρκεια της ημέρας. Αυτό το φαινόμενο είναι επίσης γνωστό ως υπερδιάστατος ρυθμός. Με απλά λόγια, μπορούμε να είμαστε παραγωγικοί μόνο για 90 λεπτά.

Τι συμβαίνει μετά από 90 λεπτά; Αρχίζουμε να ψάχνουμε για πρόσθετο καύσιμο με τη μορφή καφεΐνης, καραμέλες ή τις δικές μας ορμόνες του στρες: αδρεναλίνη, νορεπινεφρίνη και κορτιζόλη. Αυτή τη στιγμή, χάνουμε την εστίαση, παύουμε να σκεφτόμαστε καθαρά και να βλέπουμε ολόκληρη την εικόνα.

Το χθεσινό μου πήγε κάπως έτσι: έφτασα στο αεροδρόμιο και δούλεψα σε μια καφετέρια 90 λεπτά πριν την επιβίβαση (δεν υπήρχε Wi-Fi), είδα μια ταινία κατά τη διάρκεια της πτήσης και επέστρεψα στη δουλειά με το τρένο από την Ελβετία στη Γαλλία. Όταν έφτασα σπίτι, έλεγξα γρήγορα τα εισερχόμενά μου, είχα δείπνο και δούλεψα για άλλα 90 λεπτά.

Ως αποτέλεσμα, σε μόλις 4,5 ώρες έκανα το μεγαλύτερο μέρος της δουλειάς που θα είχα αφιερώσει μια μέρα 8 ωρών πριν.

5. Δώστε προτεραιότητα στο τελευταίο

Ένα στέλεχος του Πενταγώνου συνόψισε έξοχα την ουσία αυτής της συμβουλής:

Πρώτον, κάνω μια λίστα με προτεραιότητες: πρώτη, δεύτερη, τρίτη και ούτω καθεξής. Και μετά διαγράφω τα πάντα κάτω από το τρίτο.

Αυτός είναι ο χρυσός κανόνας για κάθε καθημερινή λίστα υποχρεώσεων. Μετακινήστε όλες τις εργασίες μετά την τρίτη στην επόμενη μέρα.

Δεν μπορείτε να προσδιορίσετε ποιες εργασίες είναι πιο σημαντικές;

1. Σκεφτείτε εάν υπάρχει εξάρτηση μεταξύ των εργασιών. Είναι δυνατόν να γίνει το βήμα Α χωρίς να γίνει το βήμα Β; Εάν όχι, τότε η εργασία Β είναι πιο σημαντική. Επιλέξτε εκείνες τις εργασίες που επηρεάζουν τη μελλοντική σας επιτυχία.
2. Χρησιμοποιήστε έναν πίνακα αποφάσεων.

Όλα στην επάνω δεξιά γωνία πρέπει να επισημαίνονται με την ετικέτα "Κάντε το τώρα". Προβλήματα με υψηλό αντίκτυπο, τα οποία είναι δύσκολο να επιτευχθούν, πρέπει να αναμιχθούν με άλλα, λιγότερο δύσκολα. Αξίζει να ανατεθούν εργασίες με μικρό αντίκτυπο που είναι εύκολο να γίνουν.

6. Κανονίστε μια «ημέρα αεροδρομίου»

Για μένα, ένας υπερπαραγωγικός χώρος εργασίας είναι τα αεροδρόμια και τα αεροπλάνα. Στην πραγματικότητα, προτιμώ τις πτήσεις ανταπόκρισης πιο συχνά από τις απευθείας πτήσεις (είναι, μεταξύ άλλων, φθηνότερες κατά τουλάχιστον $ 100) και προσπαθώ να ολοκληρώσω όσο το δυνατόν περισσότερες εργασίες τις ημέρες που είμαι στο δρόμο και όχι όταν δουλεύω από το σπίτι.

Τώρα επιτρέψτε μου να εξηγήσω.

Έχετε αυστηρά περιορισμένο χρόνο (πριν την αναχώρηση ή πριν την επιβίβαση) και περιορισμένο δωρεάν Wi-Fi. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να κάνετε σπριντ 90 λεπτά για να παραμείνετε παραγωγικοί.

Δεν έχετε τίποτα να αποσπάσετε την προσοχή σας όταν βρίσκεστε στο αεροπλάνο: το τηλέφωνό σας είναι απενεργοποιημένο και υπάρχει μόνο καθαρή, αποτελεσματική δουλειά που πρέπει να γίνει σε περιορισμένο χρόνο. Συχνά προσπαθώ να αναδημιουργήσω μια παρόμοια ατμόσφαιρα στο σπίτι: κλείνω το Διαδίκτυο και κάνω τη δουλειά μου για 90 λεπτά χωρίς να με αποσπά τίποτα άλλο.

Ας συνοψίσουμε. Ακολουθεί ένα σχέδιο για να κάνετε περισσότερα και να εργαστείτε λιγότερο:

1. Κάντε το πρώτο βήμα στην επιχείρησή σας και αφήστε το φαινόμενο Zeigarnik να σας βοηθήσει να το ολοκληρώσετε.
2. Χρησιμοποιήστε εργαλεία διαχείρισης έργου για να είστε σαφείς σχετικά με το τι πρέπει να γίνει και να παραμείνετε συγκεντρωμένοι.
3. Παρακολουθήστε τα ερεθιστικά σας και μετατρέψτε τα σε θετικές συνήθειες.
4. Χρησιμοποιήστε τον κανόνα των 90 λεπτών.
5. Βάλτε προτεραιότητες και δουλέψτε στα πιο σημαντικά καθήκοντα.
6. Εξαλείψτε οτιδήποτε σας αποσπά την προσοχή. Για παράδειγμα, δώστε στον εαυτό σας μια «ημέρα αεροδρομίου».