Πώς να φτιάξεις ένα πρόγραμμα για κάθε μέρα και να μην το σπάσεις ποτέ

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Ο χρόνος είναι αναμφίβολα ο πολυτιμότερος πόρος που διαθέτουμε. Επομένως, οι δεξιότητες διαχείρισης χρόνου είναι κρίσιμες. Δεν αρκεί όμως να κάνεις ένα καλό πρόγραμμα. Αυτές οι συμβουλές θα σας βοηθήσουν να το συνθέσετε έτσι ώστε να μην θέλετε να σπάσετε την καθιερωμένη τάξη.

Η ευημερία, η παραγωγικότητα, η καλή σου διάθεση εξαρτάται από το πώς διαχειρίζεσαι τον χρόνο σου. Χρησιμοποιήστε αυτές τις συμβουλές και δημιουργήστε ένα πρόγραμμα που θα ήταν σχεδόν θανάσιμο αμάρτημα να σπάσει.

1. Πρέπει να εργάζεστε χωρίς διακοπή

Εάν ασχολείστε κυρίως με πνευματική εργασία (για παράδειγμα, είστε σχεδιαστής, μηχανικός, συγγραφέας, επιστήμονας), πρέπει να εστιάσετε στο έργο που έχετε και να πιάσετε τη λεγόμενη ροή. Για να εργάζεστε καλά και παραγωγικά, αφήστε στο πρόγραμμα ξεκάθαρα διαστήματα κατά τα οποία δεν θα αποσπαστείτε, θα σας διακόψουν ή θα φύγετε από τον χώρο εργασίας σας. Χρησιμοποιήστε αυτά τα χρονικά παράθυρα μόνο για εργασία.

Ο βέλτιστος χρόνος είναι εύκολο να υπολογιστεί σύμφωνα με τον κανόνα που προτείνει ο διευθυντής του Facebook, David Gillis.

Το εβδομαδιαίο πρόγραμμά σας θα πρέπει να έχει τουλάχιστον έξι κενά, τουλάχιστον τρεισήμισι ώρες σε διάρκεια, αυστηρά για αδιάκοπη εργασία.

Είναι δύσκολο, αλλά είναι απαραίτητο να προσπαθήσουμε για αυτό. Βασικά, πρέπει να δουλεύεις τρεισήμισι ώρες κάθε μέρα μέχρι το μεσημέρι. Και βρες μια μέρα που θα δουλεύεις τρεισήμισι ώρες ασταμάτητα και απόγευμα.

Ελέγξτε το πρόγραμμά σας. Υπάρχει θέση σε αυτό για να εφαρμοστεί αυτός ο κανόνας; Εάν δεν υπάρχει χώρος, έχετε πρόβλημα. Και πρέπει επειγόντως να το λύσετε.

Τι θα συμβεί αν δεν ακολουθήσετε αυτόν τον κανόνα;

• Δεν θα είστε παραγωγικοί.
• Θα πρέπει να τελειώσετε τη δουλειά μετά τις ώρες, τη νύχτα ή να περάσετε τα Σαββατοκύριακα σας σε αυτήν.

Προφανώς δεν θα αντέξεις πολύ σε αυτή την κατάσταση. Προσπαθήστε λοιπόν να αναδιατάξετε το πρόγραμμά σας ώστε να ταιριάζει με τον κανόνα. Για να το κάνετε αυτό, μπορείτε:

• να προγραμματίσετε εκ νέου τις συναντήσεις ώστε να μην σας αποσπούν την προσοχή από τη δουλειά.
• Βρείτε μια μέρα κατά την οποία δεν θα υπάρχουν συναντήσεις, συναντήσεις, συναντήσεις προγραμματισμού.
• μιλήστε με τον διευθυντή σας: σίγουρα είναι έτοιμος να βελτιστοποιήσει την ημέρα σας, ώστε να εργάζεστε πιο αποτελεσματικά.

Αφού συντάξετε ένα πρόγραμμα που ορίζει αυστηρά αυτά τα χρονικά τετράγωνα, αντιμετωπίστε το σαν να ήταν κόσμημα της γιαγιάς. Ιερή αγελάδα. Μπουκάλι κρασιού συλλογής.

Για να διευκολύνετε την παρακολούθηση του νέου προγράμματος, εξηγήστε στον εαυτό σας γιατί το χρειάζεστε. Βάλτε έναν στόχο για τον εαυτό σας. Για παράδειγμα, πείτε, "θέλω να τελειώσω ένα έργο σε μια εβδομάδα".

Θα είναι εύκολο και ευχάριστο για εσάς να εργαστείτε. Βρείτε ένα άνετο μέρος, απενεργοποιήστε τις ειδοποιήσεις στο τηλέφωνό σας, πιείτε έναν καφέ. Πιάστε τη ροή και εμπλακείτε στη διαδικασία.

2. Επανεξετάζετε το πρόγραμμά σας κάθε εβδομάδα

Αποφασίστε για τις προτεραιότητές σας

Το πρόγραμμά σας θα πρέπει να έχει ένα παράθυρο 30 λεπτών προγραμματισμένο για τη Δευτέρα. Χρησιμοποιήστε αυτό το χρόνο για να αναθεωρήσετε το ημερολόγιό σας για την επόμενη εβδομάδα. Αποφασίστε ποιους τρεις βασικούς στόχους πρέπει να επιτύχετε τις επόμενες επτά ημέρες. Ποιες είναι οι προτεραιότητές σας;

Φροντίστε να ελέγξετε όλα τα ραντεβού για αυτήν την εβδομάδα. Δεν πρέπει να διακόπτουν τα χρονικά διαστήματα εργασίας.

• Εάν προσκληθείτε να συμμετάσχετε σε μια εκδήλωση για την οποία δεν γνωρίζετε τίποτα, γράψτε στον διοργανωτή και ζητήστε το πρόγραμμα της εκδήλωσης.
• Εάν έχετε προγραμματισμένη συνάντηση με ένα άτομο, αλλά δεν έχετε τίποτα να συζητήσετε αυτή τη φορά, ακυρώστε την.
• Εάν έχετε προγραμματίσει μια συνάντηση ή μια παρουσίαση, προγραμματίστε και κάποιο χρόνο προετοιμασίας.
• Εάν δεν υπάρχει προγραμματισμένη συνάντηση, αλλά έχετε μερικές σημαντικές ερωτήσεις για ένα άτομο ή ομάδα, προγραμματίστε μια συνάντηση, μια συνάντηση ή τουλάχιστον ένα τηλεφώνημα.

Ο ενεργός προγραμματισμός δεν είναι εύκολος. Αλλά σε αντάλλαγμα, θα έχετε την ευχάριστη αίσθηση του πλήρους ελέγχου του χρόνου σας για επτά ημέρες.

3. Αναρωτηθείτε αν έτσι πρέπει να είστε σε αυτή τη συνάντηση

Συναντήσεις, συναντήσεις, παρουσιάσεις - όλα αυτά σας καταναλώνουν πολύ χρόνο. Συνήθως, τέτοιες εκδηλώσεις είναι άβολα προγραμματισμένες και εντελώς αναποτελεσματικές. Γιατί χρειάζονται καθόλου;

Γιατί εμφανιζόμαστε πάνω τους;

• Δεν θέλουμε να στενοχωρήσουμε τον άλλον. Σου έκλεισε ραντεβού, που σημαίνει ότι πρέπει να συζητήσει κάτι. Διστακτικά, συμφωνείτε να έρθετε στη συνάντηση, θυσιάζοντας τις σημαντικές σας υποθέσεις.
• Αισθανόμαστε ότι συμμετέχουμε στη διαδικασία. Για παράδειγμα, αν όλη η ομάδα μαζευτεί για να συζητήσει ένα έργο, νιώθεις ότι πρέπει οπωσδήποτε να έρθεις. Διαφορετικά, οι συνάδελφοί σας θα πιστεύουν ότι δεν είστε τόσο αφοσιωμένοι όσο άλλοι.
• Η επιθυμία να γνωρίζεις. Εάν η συνάντηση φαίνεται σημαντική (για παράδειγμα, κάποιος από τη διοίκηση θα είναι παρών σε αυτήν ή σχεδιάζεται να ληφθεί μια μοιραία απόφαση), φυσικά θέλετε να είστε εκεί.

Στην πραγματικότητα, η αποτελεσματικότητά σας θα μπορούσε να είναι υψηλότερη αν μένετε στο χώρο εργασίας και δεν ξεφύγατε από τη διαδικασία. Πώς ξέρετε ποια συνάντηση πρέπει να παρακολουθήσετε και ποια μπορείτε να παραλείψετε; Χρησιμοποιήστε αυτόν τον κανόνα.

Πρέπει να έρθετε στη συνάντηση εάν:

α) είστε βέβαιοι ότι η παρουσία σας θα επηρεάσει το αποτέλεσμα της συνάντησης, β) θα αυξήσετε την αποτελεσματικότητά σας μέσω αυτής της συνάντησης.

Για να δείτε αν η παρουσία σας θα επηρεάσει το αποτέλεσμα της συνάντησης, αναρωτηθείτε αν πρόκειται να μιλήσετε για τη δουλειά σας ή εάν θέλετε να καθίσετε σιωπηλός. Ίσως υπάρχει κάποιος στην αίθουσα που μπορεί να εκφράσει τη γνώμη σας με μεγαλύτερη αυτοπεποίθηση και καλύτερη.

Για να δείτε αν θα είστε πιο αποτελεσματικοί μετά από αυτή τη συνάντηση, αναρωτηθείτε εάν θα μάθετε κάτι νέο σε αυτή τη συνάντηση. Εάν δεν μάθετε τίποτα νέο, δεν σκοπεύετε να κάνετε ερωτήσεις, μην μιλήσετε για τη δουλειά σας και, επομένως, δεν περιμένετε εποικοδομητική κριτική, τότε η αποτελεσματικότητά σας είναι απίθανο να αυξηθεί.

Εάν ούτε στην πρώτη ούτε στη δεύτερη περίπτωση δεν μπορείτε να εξηγήσετε στον εαυτό σας γιατί πρέπει να έρθετε σε αυτή τη συνάντηση, παραλείψτε το. Ο χρόνος σας είναι περιορισμένος και πρέπει να χρησιμοποιείτε κάθε λεπτό με σύνεση.

4. Κάντε τις συναντήσεις σας αποτελεσματικές

Ορισμένες συναντήσεις και ραντεβού μπορεί να είναι πιο αποτελεσματικές και παραγωγικές. Ελέγξτε εάν η εκδήλωση εργασίας σας πληροί αυτά τα κριτήρια και απαντήστε σε μερικές ερωτήσεις.

• Υπάρχει σαφής ατζέντα και σκοπός της συνάντησης. Εάν όχι, ζητήστε από τον διοργανωτή να ανακοινώσει τι ακριβώς πρέπει να επιτευχθεί στο τέλος της συνάντησης.
• Όσοι δεν παρευρίσκονται στη συνάντηση είναι παρόντες στη συνάντηση; Όσο μεγαλύτερη είναι η συνάντηση προγραμματισμού, τόσο περισσότερο κοστίζει κάθε μέλος της ομάδας, τόσο περισσότερες δεξιότητες και ικανότητες απαιτούνται από τον ηγέτη.
• Θα μπορούσατε να χωρίσετε μια μεγάλη συνάντηση σε πολλές μικρότερες; Έτσι, όλη η ομάδα θα εργαστεί κατά τη διάρκεια της συνάντησης, θα εκφράσει τη γνώμη της, θα συζητήσει τη δουλειά που έγινε.
• Παραμερίζεται η συζήτηση; Παρακολουθήστε την ώρα: Όταν αλλάζει το θέμα της συζήτησης, είναι εύκολο να αποσπαστείτε και να ξεχάσετε πόσα λεπτά απομένουν μέχρι το τέλος της συνάντησης. Μην επιτρέπετε στον εαυτό σας να σπαταλά τον πολύτιμο χρόνο σας τόσο αλόγιστα. Υπενθυμίστε στους συναδέλφους σας: «Μας απομένουν 10 λεπτά και δεν έχουμε θίξει μερικά θέματα».

5. Αφήστε χρόνο για μελέτη και δημιουργικότητα

Δεν χρειάζεται να ολοκληρωθούν επειγόντως όλες οι σημαντικές εργασίες. Φροντίστε όμως να προγραμματίσετε μια ώρα για αυτές τις δραστηριότητες.

Ανάλογα με τον στόχο που βάζετε στον εαυτό σας, αφήστε ένα παράθυρο για μελέτη, δημιουργικότητα ή αναζήτηση έμπνευσης. Μπορεί να είναι αρκετά μικρό - μόλις μερικές ώρες. Αλλά σε λίγα χρόνια, θα λέτε ευχαριστώ στον εαυτό σας για αυτές τις χαρούμενες ώρες. Ακόμη και μια τόσο μικρή επένδυση θα έχει κέρδος στο μέλλον.

Για παράδειγμα, μου αρέσει πολύ να ζωγραφίζω και πιστεύω ότι αυτή η ικανότητα δεν μπορεί να χαθεί. Επομένως, στο πρόγραμμά μου υπάρχουν δύο ώρες που διατίθενται μόνο για ζωγραφική. Ζωγραφίζω την Κυριακή, που είναι η λιγότερο πολυάσχολη μέρα στο πρόγραμμά μου. Αυτό είναι αρκετό για να διασκεδάσετε και να μην ξεχάσετε πώς να κρατάτε ένα πινέλο στα χέρια σας.

6. Θυμηθείτε: πρέπει να κάνετε όλα όσα έχετε σχεδιάσει

Ανεξάρτητα από το αν σας αρέσει να το κάνετε ή όχι.

Μου αρέσει πολύ το διπλό cheeseburger, αλλά το τρώω πολύ λιγότερο συχνά από σαλάτες, δημητριακά και σούπες. Απλά επειδή τρώγοντας διπλά cheeseburgers όλη την ώρα δεν θα είναι υγιεινό και δυνατό. Μερικές φορές είναι πολύ δύσκολο να αναγκάσεις τον εαυτό σου να φάει το σωστό φαγητό. Αλλά αυτές οι αδυναμίες πρέπει να ξεπεραστούν, γιατί είναι καλό για την υγεία σας.

Το ίδιο ισχύει και για το πρόγραμμά σας. Κάνε αυτό που αγαπάς. Κάνε αυτό που αγαπάς όχι τόσο πολύ, αλλά αυτό που είναι καλό για σένα, την καριέρα, την υγεία, την εξέλιξή σου. Τα στοιχεία στο πρόγραμμά σας εμφανίστηκαν για έναν λόγο: έχουμε ήδη απορρίψει οτιδήποτε περιττό, υπάρχει μόνο αυτό που θα σας βοηθήσει να γίνετε καλύτεροι.

Τώρα το χρονοδιάγραμμα δεν μπορεί να παραβιαστεί.