Πώς να προγραμματίσετε το χρόνο σας στο Notion χρησιμοποιώντας το GTD

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Συλλέξτε όλες τις υποθέσεις σας σε ένα εύχρηστο τραπέζι για εύκολο έλεγχο.

Τι είναι το GTD

Ο life hacker έχει επανειλημμένα δημοσιεύσει άρθρα σχετικά με την τεχνική GTD - Getting Things Done. Επινοήθηκε και περιγράφηκε λεπτομερώς στο βιβλίο του από τον business coach David Allen. Συνοπτικά, οι βασικοί κανόνες αυτού του συστήματος μπορούν να περιγραφούν ως εξής:

1. Καταγράψτε όλες τις πληροφορίες … Καταγράψτε όλες τις ιδέες, τα καθήκοντα και τις πράξεις. Εάν υπάρχει κάτι που δεν μπορείτε να κάνετε αυτήν τη στιγμή, κάντε ένα σημάδι χωρίς να βασίζεστε στη μνήμη. Όλα όσα ηχογραφείτε αποθηκεύονται στα λεγόμενα Εισερχόμενα.
2. Διατηρήστε την τάξη. Καθώς ο φάκελος με τις "Εισερχόμενες εργασίες" γεμίζει, πρέπει να οργανώσετε τα περιεχόμενά του, να ταξινομήσετε τις εργασίες σε κατηγορίες και να δημιουργήσετε επεξηγήσεις και σημειώσεις, ώστε να μην ξεχάσετε τίποτα.
3. Δώστε προτεραιότητα … Κάθε εργασία πρέπει να έχει ημερομηνία λήξης και βαθμό σπουδαιότητας, ώστε να γνωρίζετε τι να κάνετε πρώτα και τι να περιμένετε.
4. Κρατήστε τα πάντα κοντά σας … Το GTD δεν έχει θέση για την αρχή "γράψτε αργότερα". Οι λίστες υποχρεώσεων και οι σημειώσεις σας πρέπει να βρίσκονται πάντα στο μάτι σας: στον υπολογιστή, το smartphone, το tablet και άλλες συσκευές σας. Με αυτόν τον τρόπο, αν σας έρθει στο μυαλό μια ενδιαφέρουσα ιδέα ή σκεφτείτε κάποια μη καταγεγραμμένη υπόθεση, μπορείτε να τη γράψετε αμέσως. Όταν πλησιάζει η προθεσμία για μια εργασία, θα λάβετε μια υπενθύμιση, δόξα στις πανταχού παρούσες ειδοποιήσεις.

Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα για το GDT στον οδηγό μας.

Η τεχνική είναι καλή για την ευελιξία της. Ο δημιουργός του, Ντέιβιντ Άλεν, είναι κάπως παλιομοδίτικος: με τον όρο «Εισερχόμενα» εννοεί έναν πραγματικό χάρτινο φάκελο. Εκτύπωσε ακόμη και email και τα έβαλε σε σετ αρχείων.

Αλλά με την ίδια επιτυχία, το GTD μπορεί να εφαρμοστεί σε αρχεία και φακέλους υπολογιστή, χρησιμοποιώντας αυτό το σύστημα σε συνδυασμό με κάποια υπηρεσία. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν την τεχνική για να ταξινομήσετε τα email σας στο Gmail, να γράψετε εργασίες στο "" ή να πάρετε τον πλήρη έλεγχο της ζωής σας με. Τέλος, πολλοί διαχειριστές εργασιών, όπως το ίδιο Wunderlist, ενισχύονται στη φιλοσοφία του GTD.

Και φυσικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την τεχνική σε ένα τόσο υπέροχο και ευέλικτο πρόγραμμα όπως το Notion.

Είναι ένα υβρίδιο Google Docs, Evernote, Trello και δεκάδες άλλες εφαρμογές. Το Notion μπορεί να κάνει σχεδόν όλα όσα χρειάζεστε για να δουλέψετε. Σημειώσεις, υπολογιστικά φύλλα, βάσεις γνώσεων, λίστες υποχρεώσεων, πίνακες kanban, έγγραφα - το πρόγραμμα τα έχει όλα. Είναι αμαρτία να μην το χρησιμοποιείτε για να οργανώσετε τις υποθέσεις σας σε στυλ GTD.

Και η Maria Aldrey, σύμβουλος επιχειρήσεων που βοηθά τους ηγέτες επιχειρήσεων να οργανώσουν την εργασία τους, δημιούργησε το δικό της σύστημα που βασίζεται σε GTD για το Notion. Μοιράστηκε αυτές τις εξελίξεις στο blog της.

Πώς να χρησιμοποιήσετε το GTD στο Notion

Δεν είμαι πολύ καλά οργανωμένος. Όταν λοιπόν έμαθα για το GTD του David Allen, η ζωή μου κυριολεκτικά άλλαξε. Τώρα αυτό είναι ένα είδος θρησκείας για μένα. Σταδιακά, έφτιαξα το δικό μου σύστημα, το οποίο μου επιτρέπει να συμβαδίζω με τα πάντα, δουλεύοντας με τον συνηθισμένο μου ρυθμό.

Χρησιμοποιώ μια πρακτική που αποκαλώ Εβδομαδιαίο Σχεδιασμό. Αφιέρωσα μια ώρα κάθε Κυριακή (ή Δευτέρα) για να προγραμματίσω την εβδομάδα που έρχεται. Αυτή η συνήθεια με βοηθά να λύνω σύνθετα προβλήματα χωρίζοντάς τα σε μικρότερα και πιο διαχειρίσιμα. Έτσι κάνω περισσότερα, λιγότερη κούραση και πιο εύκολα επικεντρώνομαι στη δουλειά.

Για μένα το Notion είναι σαν παιχνίδι. Χρειάζεται χρόνος για τη ρύθμιση του συστήματος. Αλλά όταν είναι έτοιμη, η ολοκλήρωση των εργασιών γίνεται διασκεδαστική, απλή και γρήγορη.

Κάθε εβδομάδα, κάνω κλικ σε ένα κουμπί στο Notion και ένα κενό υπολογιστικό φύλλο εμφανίζεται μπροστά μου. Υπάρχει ένα άδειο εδώ, το οποίο μπορείτε να σηκώσετε και να χρησιμοποιήσετε.

Ακολουθεί η διαδικασία βήμα προς βήμα που χρησιμοποιώ για να προγραμματίσω τις εργασίες μου με το Notion.

1. Συλλέξτε τις ιδέες σας

Αφιερώστε 10 λεπτά για να απαριθμήσετε και να γράψετε όλες τις ιδέες σας σε αυτήν τη στήλη. Θα μετατραπούν σε εργασίες που πρέπει να ολοκληρώσετε την επόμενη εβδομάδα.

1. Καταγράψτε όλα τα έργα σας που δεν έχουν ακόμη ολοκληρωθεί.
2. Ελέγξτε τις εργασίες σας για τους προηγούμενους τρεις μήνες για να βρείτε τυχόν εκκρεμείς.
3. Ρίξτε μια ματιά στο ημερολόγιό σας: ίσως υπάρχει κάτι προγραμματισμένο και εκεί.
4. Ελέγξτε το χάρτινο σημειωματάριό σας, εάν είναι διαθέσιμο. Ίσως υπάρχουν και κάποιες ιδέες που πρέπει να μεταφερθούν στο Notion.
5. Σκεφτείτε εάν υπάρχουν άλλες εργασίες που πρέπει να κάνετε ή άτομα με τα οποία να εργαστείτε.

Συλλέξτε όλες αυτές τις ιδέες μαζί και απαριθμήστε τις στην πρώτη στήλη. Αυτό είναι το σχέδιό σας για τις επόμενες επτά ημέρες.

2. Αναθέστε τις κατάλληλες ενέργειες

Μια ιδέα δεν είναι κακή, αλλά χωρίς ενεργό δράση, θα παραμείνει ιδέα. Ρωτήστε τον εαυτό σας, "Τι πρέπει να κάνω για να μεταφέρω αυτήν την εργασία στο τέλος;"

Για παράδειγμα:

• Συνεχίστε να γεμίζετε τον ιστότοπο με περιεχόμενο → Γράψτε ένα προσχέδιο της ενότητας "Σχετικά με εμένα".
• Δημιουργία ημερολογίου δημοσίευσης περιεχομένου → Σχεδιάστε έναν χάρτη μνήμης για αναρτήσεις και ορίστε ημερομηνίες.
• Δημιουργήστε ένα βίντεο για ένα ιστολόγιο → Γράψτε ένα σενάριο βίντεο.
• Γνωρίστε τον Chris → Στείλτε του ένα email με την ημερομηνία και τον τόπο της συνάντησης.

Θυμηθείτε, εάν απαιτούνται περισσότερες από μία ενέργειες για την ολοκλήρωση μιας εργασίας, πρέπει να αποφασίσετε τι να κάνετε πρώτα.

3. Ορίστε το επείγον

Στη συνέχεια, πρέπει να ορίσετε τον επείγοντα χαρακτήρα κάθε εργασίας. Αυτό είναι απαραίτητο για να εστιάσετε στα πραγματικά σημαντικά πράγματα και όχι απλώς να κάνετε μια δέσμη δουλειά.

Για να καταλάβω ποια πράγματα πρέπει να κάνω πρώτα, ταξινομώ τις ιδέες μου σε τέσσερις κατηγορίες:

• Σημαντικές εργασίες - πράγματα που μας φέρνουν πιο κοντά στην επίτευξη στόχων.
• Επείγουσες εργασίες - ενέργειες που απαιτούν άμεση προσοχή.
• Δεν θα έβλαπτε - αυτή η κατηγορία περιλαμβάνει θέματα που μπορεί να μην είναι επείγοντα και σημαντικά, αλλά η εφαρμογή τους θα έκανε τη ζωή σας πιο εύκολη για τις επόμενες επτά ημέρες.
• Μπορεί να περιμένει - αυτές είναι εργασίες που μπορούν να αναπρογραμματιστούν για άλλη μια εβδομάδα.

4. Προσδιορίστε το επίπεδο συγκέντρωσης

Δυστυχώς, όλοι έχουμε περιορισμένη προσοχή, χρόνο και ενέργεια. Κάθε εργασία καταναλώνει ένα ορισμένο ποσοστό αυτών των σημαντικών πόρων. Επομένως, αξιολογήστε την προγραμματισμένη εργασία και αντιστοιχίστε σε αυτήν τον αντίστοιχο αριθμό στην τέταρτη στήλη.

Για παράδειγμα, το να γράψω ένα προσχέδιο για μια ανάρτηση ιστολογίου πήρε περίπου το 20% της προσοχής μου. Και το γράμμα για τον Κρις είναι τρεις γραμμές - μόνο 2%.

5. Δώστε προτεραιότητα

Αυτό το πλαίσιο ελέγχου επισημαίνει εργασίες που έχουν τις ετικέτες "Σημαντικό" και "Επείγοντα". Δηλαδή, πρέπει να γίνουν, ό,τι κι αν γίνει. Αυτή είναι η λίστα προτεραιοτήτων σας.

Όταν ολοκληρώσετε την επιλογή αυτών των εργασιών, προσθέστε τα ποσοστά από την προηγούμενη στήλη για να δείτε πόσους πόρους θα ξοδέψετε σε αυτές. Αν βγήκε πάνω από 90%, τότε υπερεκτίμησες τη δύναμή σου και δάγκωσες περισσότερο από όσο μπορείς να μασήσεις. Ξαναπρογραμματίστε ένα μέρος του για την επόμενη εβδομάδα, διαφορετικά θα καταπονηθείτε και δεν θα έχετε χρόνο για τίποτα.

Παρεμπιπτόντως, μια χρήσιμη συμβουλή: Το Notion σάς επιτρέπει να φιλτράρετε τα περιεχόμενα των σειρών του πίνακα - έτσι μπορείτε να επιλέξετε εργασίες προτεραιότητας.

6. Προγραμματίστε την εργασία

Ένα σημάδι επιλογής στην επόμενη στήλη δείχνει εάν η εργασία είναι προγραμματισμένη στο ημερολόγιό σας. Αποφασίστε πότε θα το εκτελέσετε και δημιουργήστε ένα κατάλληλο συμβάν.

Παρεμπιπτόντως, αν δεν χρησιμοποιείτε το Ημερολόγιο Google ή κάτι τέτοιο, αποκτήστε μόνοι σας το Notion. Εκεί μπορείτε να προσθέσετε εργασίες που έχουν προγραμματιστεί για την εβδομάδα.

7. Αναθέστε την εργασία

Ναι, έχετε τον ίδιο αριθμό ωρών την ημέρα με την Beyoncé, αλλά έχει μια τεράστια ομάδα βοηθών που της κάνουν τη βρώμικη δουλειά, άρα κάνει περισσότερες. Ωστόσο, εάν έχετε επίσης κάποιον στους ώμους του οποίου μπορείτε να μετακινήσετε ορισμένες από τις εργασίες, κάντε το και επιλέξτε την εργασία που έχει ανατεθεί στην κατάλληλη στήλη.

8. Ολοκληρώστε την εργασία

Λοιπόν, όλα είναι απλά. Όταν ολοκληρώσετε το έργο σας ή ολοκληρώσετε μια εργασία, επιλέξτε το πλαίσιο στην τελευταία στήλη.

Δώρο

Ακολουθούν μερικά βήματα που θα σας βοηθήσουν να οργανωθείτε ακόμη περισσότερο:

1. Ελέγξτε τις δαπάνες σας την περασμένη εβδομάδα και προγραμματίστε τον προϋπολογισμό σας για την επόμενη.
2. Σκεφτείτε το μενού σας για την εβδομάδα, προσθέστε προϊόντα στη λίστα αγορών.
3. Επεξεργαστείτε τα Εισερχόμενά σας για τις τελευταίες επτά ημέρες εγκαίρως και ταξινομήστε όλα όσα έχουν συσσωρευτεί εκεί.
4. Προγραμματίστε τουλάχιστον μία μέρα την εβδομάδα για άσκηση.

Να θυμάστε ότι το GTD είναι αρκετά ευέλικτο και μπορεί να προσαρμοστεί στις ανάγκες σας. Μη διστάσετε να προσαρμόσετε τα πρότυπα Έννοιας. Για παράδειγμα, η στήλη Προσοχή της Μαρίας μου φαίνεται περιττή. Για μένα αρκεί μια σημείωση είτε το έργο είναι επείγον είτε όχι. Μπορείτε εύκολα να διαγράψετε τις στήλες του και να προσθέσετε τις δικές σας. Έτσι, δημιούργησα μια στήλη με την ετικέτα "Εργασία", "Σπίτι", "Δημιουργικότητα" και άλλες για να ταξινομήσω τις εργασίες σε κατηγορίες. Μπορείτε να το κάνετε με τον τρόπο σας.