Πώς να κρατάτε λίστες υποχρεώσεων και να μην σας αποσπούν ανοησίες

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Το να είσαι παραγωγικός δεν είναι εύκολο. Αλλά αν καταρτίζετε επιδέξια λίστες υποχρεώσεων, βοηθήσετε τον εαυτό σας να μην αποσπαστεί η προσοχή και να αποκτήσετε τη σωστή νοοτροπία, είναι πολύ πιθανό να ολοκληρώσετε τις περισσότερες από τις προγραμματισμένες εργασίες.

Ακολουθούν επτά απλά κόλπα που συμβουλεύουν οι ειδικοί σε επιχειρήσεις και διαχείριση χρόνου.

1. Κάντε μια λίστα με τις υποχρεώσεις για την επόμενη μέρα το βράδυ

Αν το πρωί στη δουλειά δεν έχετε ιδέα τι πρέπει να κάνετε σήμερα, πιθανότατα θα περάσετε τη μέρα σας πιτσιλίζοντας τον εαυτό σας σε μικρά ασήμαντα θέματα. Προσπαθήστε να φτιάξετε μια λίστα υποχρεώσεων το βράδυ και το επόμενο πρωί θα ξέρετε ακριβώς τι πρέπει να κάνετε.

Προγραμματίστε έναν εκτιμώμενο χρόνο για κάθε εργασία για να διευκολύνετε την τήρηση του προγράμματός σας (και μην ξεχάσετε να συμπεριλάβετε μερικά διαλείμματα). Μπορείτε να σημειώσετε τα πιο σημαντικά πράγματα με έναν αστερίσκο ή με κάποιο τρόπο να τα επισημάνετε.

2. Μην ξεκινάτε τη μέρα σας με email

Μην αποσπάτε την προσοχή σας με email το πρωί, είναι καλύτερα να ξεκινήσετε αμέσως το πρώτο πράγμα στη λίστα σας. Και αφιερώστε μισή ώρα για ανάλυση αλληλογραφίας, για παράδειγμα, στις 11:00 και στις 15:00. Μπορείτε να κάνετε πολλά περισσότερα με αυτόν τον τρόπο.

Και αν δεν μπορείτε να μην απαντήσετε αμέσως σε όλες τις κλήσεις και τα email σας, απλώς βάλτε το τηλέφωνό σας σε αθόρυβη λειτουργία και απενεργοποιήστε τις ειδοποιήσεις.

3. Αντιμετωπίστε τα δύσκολα αμέσως

Συχνά ξεκινάμε τη μέρα με μικρές εργασίες, αναβάλλοντας τα πιο σημαντικά για αργότερα, αλλά έτσι απλώνουμε μόνο τη δυσάρεστη προσμονή και αυξάνουμε το άγχος. Καλύτερα να αναλάβετε τα πράγματα που δεν θέλετε να κάνετε αμέσως και να απολαύσετε την περηφάνια όταν τελειώσετε. Η υπόλοιπη δουλειά τώρα θα πάει σαν ρολόι.

4. Εξοικονομήστε χρόνο στις συναντήσεις

Εάν έχετε την ευκαιρία, αφιερώστε αρκετό χρόνο για συναντήσεις για να έχετε χρόνο να συζητήσετε τα πάντα. Προσκαλέστε μόνο όσους χρειάζεται πραγματικά να παρευρεθούν.

Μη χάνετε χρόνο με λεκτικές εξηγήσεις. Είναι καλύτερα να παρέχετε πληροφορίες γραπτώς. Εάν όλοι είχαν γράψει τις βασικές πληροφορίες εκ των προτέρων, οι ίδιες οι συναντήσεις θα είχαν δαπανηθεί μόνο για τη λήψη αποφάσεων και δεν θα είχαν πάρει τόσο πολύ χρόνο.

5. Ευθυμήστε τον εαυτό σας

Όταν αμφιβάλλουμε για τον εαυτό μας, αρχίζουμε να αποφεύγουμε τις δυσκολίες. Προσπαθήστε λοιπόν να φτιάξετε τη διάθεση και να εμπιστευτείτε ότι μπορείτε να διαχειριστείτε τα πάντα. Σκεφτείτε την τελευταία φορά που ολοκληρώσατε με επιτυχία ένα περίπλοκο έργο. Αυτό θα σας διευκολύνει να ξεκινήσετε και δεν θα θέλετε πλέον να χρονοτριβείτε.

6. Κάντε διαλείμματα

Φυσικά, όλοι θέλουμε η εργάσιμη μέρα μας να είναι όσο πιο παραγωγική γίνεται και μερικές φορές ντρεπόμαστε ακόμη και να κάνουμε διαλείμματα. Ωστόσο, τα μικρά διαλείμματα είναι απαραίτητα. Θα σας βοηθήσουν να επανεκκινήσετε τον εγκέφαλό σας και να αποκτήσετε δύναμη, καθώς και να κάνετε περισσότερα όταν επιστρέψετε στη δουλειά.

Για να μην ξεχάσετε τα διαλείμματα, δοκιμάστε τη γνωστή μέθοδο Pomodoro (δουλεύουμε 25 λεπτά, ξεκουραζόμαστε 5 λεπτά). Ή οποιαδήποτε άλλη μέθοδος. Το κύριο πράγμα είναι να το τηρείτε συνεχώς. Θα βοηθήσουν επίσης οι επεκτάσεις που εμποδίζουν την πρόσβαση σε συγκεκριμένους ιστότοπους όπως το Facebook και το VKontakte.

7. Πετάξτε τη λίστα υποχρεώσεων στο τέλος της ημέρας

Εάν δεν έχετε κάνει όλα όσα σχεδιάζατε για την ημέρα, μην αφήσετε αυτή τη λίστα ημιτελή για αύριο. Θα μειώσει μόνο το ηθικό σας. Πετάξτε μια τέτοια λίστα και φτιάξτε μια νέα, στην οποία συμπεριλαμβάνετε ημιτελείς εργασίες για σήμερα και νέα αντικείμενα.