Γιατί οι λίστες υποχρεώσεων δεν λειτουργούν και πώς να το διορθώσετε

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Για να είστε παραγωγικοί, εστιάστε στο χρόνο και όχι στις εργασίες.

Καλή διαχείριση χρόνου σημαίνει να έχετε περισσότερα αποτελέσματα σε λιγότερο χρόνο. Ο δημοφιλής μπλόγκερ και επιχειρηματίας Thomas Oppong εξηγεί πώς να κάνετε καλά σχέδια για να πετύχετε τους στόχους σας και γιατί οι απλές λίστες υποχρεώσεων μπορούν μόνο να εμποδίσουν την παραγωγικότητα.

Γιατί οι κανονικές λίστες υποχρεώσεων δεν λειτουργούν

Σε μια απλή λίστα υποχρεώσεων, δεν αντικατοπτρίζετε πόσο χρόνο θα χρειαστεί για να ολοκληρώσετε οποιαδήποτε εργασία. Και πιθανότατα, ξεκινάτε με μικρές και ακομπλεξάριστες που δεν χρειάζονται περισσότερο από πέντε λεπτά.

Σταδιακά, καταλήγετε στο συμπέρασμα ότι ξανά και ξανά καταλαμβάνετε μόνο απλά πράγματα και συνεχώς αναβάλλετε σημαντικά και χρονοβόρα για αργότερα. Ως αποτέλεσμα, τα μεγάλα έργα δεν υποχωρούν. Και τα περισσότερα σημεία του σχεδίου μένουν ανεκπλήρωτα, γιατί συνεχίζεις να προσθέτεις νέα σε αυτά, χωρίς να έχεις κανένα σύστημα ελέγχου.

Εδώ ενεργοποιείται το φαινόμενο Zeigarnik, σύμφωνα με το οποίο οι άνθρωποι θυμούνται τις ημιτελείς ή διακοπτόμενες ενέργειες καλύτερα από τις εκτελούμενες. Αυτό σημαίνει ότι οι σκέψεις για ημιτελείς εργασίες από τη λίστα υποχρεώσεων θα συνεχίσουν να στροβιλίζονται στο μυαλό σας μέχρι να τις ολοκληρώσετε. Θα σας στοιχειώσει ένα έμμονο συναίσθημα που δυσκολεύει να εστιάσετε στο να ολοκληρώσετε τη δουλειά. Αυτό μπορεί τελικά να οδηγήσει σε άγχος και αϋπνία.

Πώς να προγραμματίσετε αποτελεσματικά

Περιγράψτε την ιδανική σας μέρα

Ο Jason Womack, εκτελεστικός προπονητής, ομιλητής και συγγραφέας για την παραγωγικότητα, συνιστά την προσέγγισή του στην οργάνωση της διαδικασίας για την επίτευξη ενός στόχου. Προτείνει να γράψετε ένα σενάριο για την τέλεια μέρα για να εστιάσετε. Η συνειδητοποίηση ότι το ιδανικό είναι για σένα σε παρακινεί να εργαστείς.

Για να δημιουργήσετε ένα σενάριο, απαντήστε στις παρακάτω ερωτήσεις.

• Πώς θέλετε να περάσετε τη μέρα σας;
• Ποιες ακριβώς εργασίες πρέπει να ολοκληρωθούν σήμερα;
• Πότε είσαι πιο παραγωγικός;

Με βάση τις απαντήσεις, μπορείτε να διαιρέσετε τον χρόνο εργασίας σε τμήματα, καθένα από τα οποία θα περιέχει ορισμένες εργασίες από τη λίστα εργασιών σας.

Αυτή η μέθοδος θα σας βοηθήσει να εργαστείτε πιο αποτελεσματικά με τη λίστα υποχρεώσεων σας και να αντιμετωπίσετε έγκαιρα επείγουσες και σημαντικές εργασίες.

Σχεδιάστε τα πάντα στο ημερολόγιο

Για να κάνετε τις λίστες υποχρεώσεων σας όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματικές για εσάς, μην κάνετε απλά σχέδια χωρίς προθεσμίες και προθεσμίες, αλλά μάθετε να χρησιμοποιείτε το ημερολόγιο με σύνεση.

Περιγράψτε λεπτομερώς την επόμενη μέρα ή μια ολόκληρη εβδομάδα. Σημειώστε όλα σας τα πράγματα στο ημερολόγιο και ζήστε σύμφωνα με το πρόγραμμα που έχετε δημιουργήσει. Αυτό θα σας βοηθήσει να αποφασίσετε ποιο έργο θα αντιμετωπίσετε πρώτο και αν μπορείτε να προσθέσετε περισσότερες εργασίες.

Αντί για τη συνήθη ιεράρχησή σας, σχηματίστε στοιχεία σχεδίου με ημερομηνία και ακριβή ώρα - ειδικά για τις πιο σημαντικές εργασίες. Αυτό θα δώσει μια αίσθηση επείγοντος και θα μπορέσετε να τα ολοκληρώσετε μέχρι ένα ορισμένο σημείο.

Αξιολογήστε κάθε εργασία

Εάν δεν αναλύετε πώς περνάτε κάθε μέρα, το πιθανότερο είναι ότι χάνετε το μεγαλύτερο μέρος της.

Ένας από τους σημαντικούς κανόνες της παραγωγικότητας είναι να μην αφήνετε μια εργασία να διαρκέσει περισσότερο από όσο χρειάζεται.

Για αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου, δεν αρκεί μόνο να γνωρίζουμε τι πρέπει να γίνει. Πρέπει να σκεφτείτε πόσο καιρό θα πάρει. Είναι καλύτερο να πείτε, «Σήμερα έχω μόνο 40 λεπτά για να το κάνω αυτό», αντί να σχεδιάζετε τα πράγματα με μια απλή σειρά σπουδαιότητας χωρίς συγκεκριμένες προθεσμίες.

Προσθέστε στη λίστα υποχρεώσεών σας μια εκτίμηση του χρόνου που θα χρειαστεί για να ολοκληρώσετε κάθε στοιχείο. Προσπαθήστε να προγραμματίζετε κάθε λεπτό από τις 8 το πρωί έως τις 5 το απόγευμα. Καθορίστε εκ των προτέρων πότε θα υπάρξουν διαλείμματα. Προγραμματίστε τον έλεγχο των ειδοποιήσεων, των email και των μέσων κοινωνικής δικτύωσης.

Μπορεί να φαίνεται ότι αυτή η δραστηριότητα είναι απλώς χάσιμο χρόνου. Αλλά στην πραγματικότητα, θέτει τον πήχη που προσπαθείτε να συναντήσετε. Ως αποτέλεσμα, θα δείτε ότι η συγκέντρωσή σας έχει βελτιωθεί.

Το να παρακολουθείτε πόσο χρόνο ξοδεύετε σε εργασίες μπορεί να είναι μια πραγματική ανακάλυψη για εσάς. Αυτό θα καθορίσει το στυλ της δουλειάς σας και μπορεί να το βελτιώσει. Σας βοηθά επίσης να καταλάβετε ποια ώρα της ημέρας είστε περισσότερο ή λιγότερο αποτελεσματικοί.

Η μέτρηση είναι το πρώτο βήμα που απαιτείται για την παρακολούθηση και τελικά τη βελτίωση της απόδοσης. Αν δεν μπορείς να μετρήσεις κάτι, δεν μπορείς να το καταλάβεις. Αν δεν μπορείς να καταλάβεις κάτι, δεν μπορείς να το ελέγξεις. Και αν δεν μπορείτε να το ελέγξετε, σίγουρα δεν μπορείτε να το βελτιώσετε.

James Harrington Entrepreneur, Process Management Specialist

Αναλύστε το χρόνο σας και, στη συνέχεια, μπορείτε να τον κατανείμετε σωστά.

Χρονοδιάγραμμα

Ανοίξτε την εφαρμογή προγραμματισμού ημέρας ή προγραμματισμού και προσθέστε προθεσμίες στη λίστα εργασιών σας. Ορίστε ένα επίπεδο προτεραιότητας για το καθένα.

Και για να καταλάβετε τι αξίζει να αφιερώσετε περισσότερο χρόνο, απαντήστε σε μερικές ερωτήσεις:

• Ποιες εργασίες θα διαρκέσουν λιγότερο από 20 λεπτά;
• Ποιες εργασίες θα διαρκέσουν περισσότερο από μία ώρα;
• Ποιο είναι το καλύτερο πράγμα να κάνετε το πρωί όταν έχετε την περισσότερη ενέργεια;

Τώρα αντί για "Ολοκληρώστε το έργο του σχεδιασμού" γράψτε "Ολοκληρώστε το έργο σχεδιασμού σε δύο ώρες". Ακόμα κι αν δεν έχετε χρόνο να το τελειώσετε, τουλάχιστον θα κατεβείτε από το έδαφος χωρίς να ξοδέψετε όλη την ημέρα σε αυτό.

Εάν δεν έχετε στόχο να ολοκληρώσετε την εργασία σε μια συγκεκριμένη ημερομηνία, προγραμματίστε να αφιερώνετε συγκεκριμένο χρόνο σε αυτήν κάθε μέρα. Και μετά προχωρήστε σε άλλα εξίσου σημαντικά πράγματα. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε σταδιακά να απαλλαγείτε από μεγάλες εργασίες.

Χωρίστε τις μεγάλες εργασίες σε μικρότερες

Ορισμένες εργασίες μπορεί να διαρκέσουν ώρες ή και μέρες. Εάν έχετε ένα μεγάλο έργο μπροστά σας, αφιερώστε λίγα λεπτά για να το σκεφτείτε. Από ποια μέρη αποτελείται; Πόση προσπάθεια χρειάζεται και πόσο καιρό θα πάρει; Σημειώστε το.

Στη συνέχεια, χωρίστε το έργο σε πολλές εργασίες με σαφή προθεσμία και λύστε τις μία κάθε φορά μέχρι να ολοκληρωθεί. Όσο περισσότερες μικρές ενέργειες κάνετε, τόσο πιο εφικτές θα φαίνονται.

Όταν ένας απρόσιτος όγκος εργασίας γίνεται κάτι μικρό, ο εγκέφαλος εστιάζει σε αυτό που πρέπει να γίνει τώρα - σε μια συγκεκριμένη εργασία και έναν μικρό στόχο. Επομένως, είναι καλύτερο να κανονίσετε σπριντ 40-60 λεπτών με μικρά διαλείμματα.

Εργαστείτε σε μία εργασία τη φορά

Δώστε του την πλήρη προσοχή σας και τότε θα είστε σε θέση να είστε όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματικοί.

Ο Mark Murphy του Forbes εξηγεί: «Όταν οι άνθρωποι μπορούν να αποφύγουν τις διακοπές εργασίας, υπάρχει 67% πιθανότητα να έχουν την εντύπωση ότι «σήμερα ήταν μια πολύ παραγωγική μέρα».

Είναι πραγματικά λογικό να εργάζεστε για μια ώρα σε μια εργασία χωρίς απόσπαση της προσοχής. Αλλά μπορεί να είναι δύσκολο, ειδικά αν λαμβάνετε συνεχώς ειδοποιήσεις ή πρέπει να απαντάτε σε ερωτήσεις συναδέλφων.

Για παράδειγμα, η τεχνική Pomodoro βοηθά στην εστίαση στην εργασία. Περιλαμβάνει 25 λεπτά σπριντ εργασίας με μικρά διαλείμματα 5 λεπτών. Μετά από πολλές τέτοιες προσεγγίσεις, μπορείτε να χαλαρώσετε πλήρως.

Αυτή η μέθοδος δεν είναι καθολική: η διάρκεια της συγκέντρωσης και το στυλ εργασίας είναι διαφορετικά για τον καθένα. Δοκιμάστε λοιπόν διαφορετικές τεχνικές διαχείρισης χρόνου και μείνετε σε αυτή που λειτουργεί για εσάς προσωπικά.

Για παράδειγμα, αν είστε πιο παραγωγικοί το πρωί, τότε αναβάλετε εργασίες που χρειάζονται περισσότερο χρόνο. Αυτό θα σας βοηθήσει να γίνετε πιο οργανωμένοι και να πετύχετε περισσότερα.