Γιατί οι λίστες εργασιών δεν λειτουργούν και τι πρέπει να κάνετε για αυτό

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Ακολουθούν μερικές συμβουλές για το πώς να μετατρέψετε το «σώμα» σας από ένα απλό σημειωματάριο σε ένα ισχυρό εργαλείο για τη λήψη αποφάσεων, τον σχεδιασμό και την ανάλυση της προόδου των εργασιών που σας ανατίθενται.

Η διαχείριση των λιστών υποχρεώσεων δεν θα μπορούσε να είναι ευκολότερη. Έγραψα τις υποθέσεις μου σε μια στήλη, και μετά το παίρνεις και το διαγράφεις όπως το κάνεις. Τι άλλο μπορείτε να σκεφτείτε;

Ωστόσο, αν κοιτάξετε τον αριθμό των διαφορετικών εφαρμογών για επιτραπέζιους υπολογιστές, κινητές συσκευές και web που εφαρμόζουν αυτήν την ιδέα, γίνεται σαφές ότι όλα δεν είναι καθόλου τόσο απλά. Παρά την ποικιλία εργαλείων και λειτουργιών, οι λίστες εργασιών εξακολουθούν να μην λειτουργούν! Ίσως απλά δεν ξέρετε πώς να τα χρησιμοποιήσετε;

Όλοι οι άνθρωποι αρχίζουν να χρησιμοποιούν διαχειριστές εργασιών τη στιγμή που νιώθουν ότι η καθημερινότητά τους μετατρέπεται σε χάος. Αρχίζουν να ξεχνούν σημαντικά πράγματα, μπερδεύουν τη σειρά των εργασιών και των αναθέσεων, απογοητεύουν τους συναδέλφους τους και αργούν στα ραντεβού. Σε μια τέτοια στιγμή, ένα άτομο επιλέγει ένα "tudushka" για το γούστο του και προσπαθεί να φέρει οργάνωση στη ζωή του. Και, κατά κανόνα, στην αρχή τα καταφέρνει. Αλλά περνάει λίγος χρόνος και οι λίστες εργασιών σταματούν να λειτουργούν και το αρχικό χάος επιστρέφει στη ζωή.

Γιατί συμβαίνει;

Το θέμα είναι ότι οι διαχειριστές εργασιών είναι απλώς ένα εργαλείο. Το οποίο πρέπει να ρυθμιστεί σωστά για να λειτουργεί καλά. Και εδώ είναι μερικές συμβουλές για το πώς να το κάνετε.

1. Μοιραστείτε

Σε καμία περίπτωση δεν πρέπει να βάζετε όλα τα μεγάλα και μικρά σας πράγματα σε μια μεγάλη, μεγάλη λίστα. Δεν υπάρχει τίποτα πιο καταθλιπτικό από το να σκέφτεσαι τη λίστα υποχρεώσεων σου με δεκάδες συμμετοχές. Σε αυτή την περίπτωση, η πιθανότητα να φτάσετε ποτέ στην ουρά της λίστας τείνει στο μηδέν. Διάφορες μελέτες παραγωγικότητας γενικά προτείνουν ότι ο αριθμός των εργασιών σας σε ένα φύλλο δεν πρέπει να υπερβαίνει τα 7-8 τεμάχια. Επομένως, διαχωρίστε τις λίστες εργασιών ανά κατηγορία, έργο, θέμα, επείγον και άλλα κριτήρια.

2. Προσθέστε προθεσμίες

Σύμφωνα με το νόμο του Πάρκινσον, η εργασία παίρνει πάντα όσο χρόνο της δίνετε. Επομένως, η διατήρηση μιας λίστας εργασιών έχει νόημα μόνο εάν γράψετε τον κατά προσέγγιση χρόνο εκτέλεσης δίπλα σε κάθε στοιχείο. Ναι, στην πραγματικότητα, μπορεί να υπάρχουν αποκλίσεις. ναι, κάποιες μέρες τα πράγματα πάνε στραβά, αλλά τις περισσότερες φορές αυτή η προσέγγιση λειτουργεί. Έχοντας ορίσει τον κατά προσέγγιση χρόνο για την ολοκλήρωση μιας συγκεκριμένης εργασίας, υποσυνείδητα θα προσπαθήσετε να ανταποκριθείτε σε αυτό και αυτό αλλάζει ριζικά τους κανόνες του παιχνιδιού. Δοκιμάστε το και θα εκπλαγείτε με το πόσο ισχυρή μπορεί να γίνει η λίστα εργασιών σας.

3. Δώστε προτεραιότητα

Αυτό το σημείο είναι απλό και ξεκάθαρο. Πραγματοποιούμε πρώτα από όλα σημαντικά θέματα, μικρά και μη επείγοντα -αν έχουμε χρόνο. Το μόνο που μένει είναι να δώσετε προτεραιότητα στη λίστα σας και να το κάνετε σωστά. Εξάλλου, υπάρχουν πολύ επείγοντα θέματα, αλλά εντελώς ασήμαντα για εσάς. Και συμβαίνει το αντίστροφο. Ως εκ τούτου, σας προσφέρουμε την ακόλουθη ιεράρχηση:

• σημαντικά και επείγοντα θέματα·
• σημαντικό αλλά όχι επείγον.
• επείγον, αλλά όχι πολύ σημαντικό.
• όχι επείγον και ασήμαντο.

4. Αξιολογήστε

Και ο τελευταίος κανόνας σε αυτήν τη λίστα, αλλά όχι λιγότερο σημαντικός, είναι η ανάγκη ανάλυσης και αξιολόγησης της εκπλήρωσης της λίστας σας. Μην επιδιώκετε να κρύψετε αμέσως και να ξεχάσετε για πάντα την ολοκληρωμένη εργασία. Προσπαθήστε να αφιερώσετε μερικές ώρες στο τέλος κάθε εβδομάδας, και ίσως ακόμη και μια ολόκληρη μέρα στο τέλος του μήνα, για να κάνετε τον απολογισμό. Σηκώστε τα διαγραμμένα στοιχεία από το αρχείο και αξιολογήστε τι σας έδωσε την υλοποίησή τους.

• Πόσο καλά και γρήγορα κάνατε τη δουλειά σας;
• Θα μπορούσε να είχε γίνει καλύτερο ή μήπως δεν άξιζε καθόλου τον κόπο;
• Πόσο έχετε προχωρήσει προς τον στόχο σας;
• Τι πρέπει να γίνει για να προχωρήσουμε ένα βήμα παραπέρα;

Αφού απαντήσετε σε αυτές και παρόμοιες ερωτήσεις, η λίστα σας θα αποκτήσει ένα εντελώς διαφορετικό νόημα για εσάς. Θα μετατραπεί από ένα απλό σημειωματάριο «για να μην ξεχάσω κάτι» σε ένα ισχυρό εργαλείο για τη λήψη αποφάσεων, τον προγραμματισμό και την ανάλυση των επιτευγμάτων.