Γιατί δεν υπάρχει αρκετός χρόνος και ενέργεια για τα πιο σημαντικά πράγματα και τι να κάνετε για αυτό

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Η παγίδα του επείγοντος φταίει. Καταλαβαίνουμε πώς λειτουργεί και πώς να μην μπούμε σε αυτό.

Πόσες φορές στο τέλος μιας δύσκολης, πολυάσχολης μέρας έχετε συνειδητοποιήσει ότι φαινόσασταν να γυρνάτε σαν σκίουρος σε τροχό για πολλές ώρες και να λύνετε πολλά προβλήματα, αλλά δεν αφιερώσατε χρόνο σε πραγματικά σημαντικά έργα; Πόσες φορές έχετε υποσχεθεί στον εαυτό σας ότι θα ασχοληθείτε με προσωπικά θέματα που έχουν νόημα για εσάς: αθλητισμό, δημιουργικότητα, μελέτη, αλλά δεν μπορούσατε καν να τα ξεκινήσετε για μήνες; Εάν αυτό σας έχει συμβεί, τότε, όπως οι περισσότεροι άνθρωποι, έχετε πέσει στην παγίδα του επείγοντος.

Ποια είναι η παγίδα του επείγοντος

Έρευνα από τη Σχολή Επιχειρήσεων του Πανεπιστημίου Johns Hopkins έχει δείξει ότι τις περισσότερες φορές εγκαταλείπουμε ενδιαφέρουσες και σημαντικές εργασίες υπέρ των επειγόντων. Και κυριολεκτικά έχουμε προδιάθεση να αναβάλλουμε σημαντικά έργα για αργότερα, πρώτα απ' όλα, αναλαμβάνοντας αυτά που, όπως μας φαίνεται, πρέπει να γίνουν αυτή τη στιγμή.

Αυτό ονομάζεται παγίδα επείγουσας ανάγκης. Μας οδηγεί σε άγχος, συναισθηματική εξάντληση και, παραδόξως, απώλεια χρημάτων. Οι ερευνητές ανακάλυψαν ότι τείνουμε να αναλαμβάνουμε μια εργασία που φαίνεται πιο επείγουσα, ακόμα κι αν πληρώνουμε λιγότερα για αυτήν από ό,τι για μια εργασία με πιο ήπια προθεσμία. Αυτό συμβαίνει για διάφορους λόγους.

Γιατί πέφτουμε στην παγίδα του επείγοντος

1. Υποφέρουμε αν δεν μπορούμε να ολοκληρώσουμε την εργασία

Αυτό ανακαλύφθηκε το 1927, και στη συνέχεια επιβεβαιώθηκε περισσότερες από μία φορές: οι άνθρωποι αισθάνονται άβολα αν υπάρχει μια ημιτελής δουλειά που κρέμεται από πάνω τους. Αυτό το χαρακτηριστικό της σκέψης ονομάστηκε φαινόμενο Zeigarnik. Και επειδή οι επείγουσες εργασίες, κατά κανόνα, είναι αρκετά μικρές και δεν απαιτούν πολύ χρόνο, δεν μπορούμε να τις αναβάλουμε, γιατί τότε το επόμενο στοιχείο στη λίστα υποχρεώσεων δεν θα διαγραφεί. Και πιάνουμε αυτές τις μικρές εργασίες, τις λύνουμε μία προς μία και δεν μπορούμε να σταματήσουμε. Όπως και με ένα πακέτο πατατάκια: μέχρι να φας τα πάντα, δεν θα ηρεμήσεις.

2. Είμαστε κολλημένοι σε ένα τούνελ και δεν βλέπουμε τίποτα τριγύρω

Δηλαδή, βρισκόμαστε τόσο συγκλονισμένοι από βραχυπρόθεσμες υποθέσεις που κυριολεκτικά δεν μπορούμε να εκπνεύσουμε, να δούμε το πρόγραμμά μας από έξω και να αξιολογήσουμε τι είναι πραγματικά σημαντικό και τι όχι. Αυτή η κατάσταση μπορεί να συγκριθεί με την όραση τούνελ: δεν βλέπουμε την πλήρη εικόνα, αλλά μόνο ένα θραύσμα που βρίσκεται στο κέντρο της προσοχής μας αυτή τη στιγμή.

3. Δεν μπορούμε να οργανώσουμε σωστά την εργάσιμη ημέρα

Εάν οι διεργασίες δεν διορθωθούν λόγω υπαιτιότητας σας ή λόγω υπαιτιότητας της διοίκησης, οι εργασίες ρουτίνας αρχίζουν να καταναλώνουν κυριολεκτικά χρόνο και προσπάθεια. Ας υποθέσουμε ότι είστε πολύ τεμπέλης για να δημιουργήσετε πρότυπα για έγγραφα και επιστολές - και κάθε φορά που ξοδεύετε πολλές πολύτιμες ώρες δουλεύοντας με την τεκμηρίωση ή την εισερχόμενη αλληλογραφία. Ή ο διαχειριστής του έργου σας δεν έχει συμφωνήσει με τον πελάτη να κάνει όλες τις αλλαγές ταυτόχρονα και πρέπει να αποσπαστείτε από νέα σχόλια αμέτρητες φορές.

4. Μας φαίνεται ότι αν αγνοήσουμε μια επείγουσα εργασία, θα συμβεί καταστροφή

Θα έρθει ένας κακός αρχηγός ή πελάτης και θα βρίζει πολλά, θα στερηθείτε χρήματα, θα πέσει ο ουρανός στη γη, θα πεθάνουμε όλοι.

Όλες αυτές οι ειδοποιήσεις για νέα μηνύματα, κλήσεις, επεξεργασίες, πρόσθετες μικρές παραγγελίες δημιουργούν την ψευδαίσθηση ότι δεν μπορούν να αναβληθούν. Αν και, στην πραγματικότητα, δεν υπάρχουν τόσα πολλά πραγματικά καίρια καθήκοντα.

Πώς να αποφύγετε να παγιδευτείτε στην επείγουσα ανάγκη

1. Ξεκινήστε τη μέρα σας με σημαντικές και μη επείγουσες εργασίες

Τα κλασικά βιβλία διαχείρισης χρόνου λένε ότι το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι «φάτε τον βάτραχο». Δηλαδή, να καταργήσουμε ένα μικρό και όχι πολύ ευχάριστο έργο. Υπάρχει λογική σε αυτή την προσέγγιση: αφού κάνουμε μια δύσκολη κλήση ή απαντάμε σε βαρετά γράμματα, νιώθουμε νικητές και στην άνοδο αναλαμβάνουμε άλλα πράγματα.

Υπάρχει όμως ο κίνδυνος να ακολουθήσει ο πρώτος «βάτραχος» ο δεύτερος, μετά ο τρίτος, ο τέταρτος… Και τώρα είναι βράδυ, τα «βατράχια» έχουν φαγωθεί αμέτρητα, αλλά τα χέρια δεν έχουν φτάσει στο πραγματικά σημαντικό καθήκοντα. Επομένως, μπορείτε να δοκιμάσετε το αντίθετο: ξεκινήστε τη μέρα με ό,τι είναι πιο σημαντικό, αλλά όχι επείγον, και μόνο τότε προχωρήστε σε όλο αυτό το σωρό μικρές εργασίες.

2. Μάθετε να κάνετε ένα διάλειμμα

Μην βιαστείτε να απαντήσετε αμέσως σε νέα μηνύματα και πραγματοποιήστε τυχόν μικρές εργασίες και αιτήματα. Εισπνεύστε και εκπνεύστε και εκτιμήστε πόσο επείγον είναι πραγματικά. Εάν η εργασία υποφέρει, αναβάλετέ την δίνοντας προτεραιότητα στο μεγαλύτερο και πιο πολύτιμο έργο.

3. Προσπαθήστε να εργαστείτε σε μπλοκ

Ας πούμε 40 λεπτά για σημαντικές εργασίες και 15 λεπτά για επείγουσες εργασίες. Ρυθμίστε ένα χρονόμετρο έτσι ώστε η μικρή ρουτίνα να μην σας ρουφάει πολύ και μόλις ακουστεί ένα μπιπ, επιστρέψτε στα μεγάλα πράγματα. Πιθανότατα, μια κλήση ή μια επιστολή θα μπορεί να περιμένει για τα επόμενα 40 λεπτά.

4. Συνδυάστε πράγματα

Πολλά μικρά πράγματα μπορούν να γίνουν ενώ οδηγείτε το μετρό, στέκεστε στην ουρά στο ταχυδρομείο, περιμένοντας ένα παιδί από ένα μάθημα σχεδίου. Είναι απίθανο να είναι δυνατή η συμμετοχή σε μια διατριβή, ένα βιβλίο, μια έκθεση ή ένα σχέδιο σε τέτοιες στιγμές, αλλά είναι πολύ πιθανό να απαντήσετε γρήγορα σε μηνύματα, να συμπληρώσετε κάποιες φόρμες, να κάνετε μικρές επεξεργασίες.

5. Να θυμάστε ότι οι επείγουσες εργασίες δεν θα τελειώσουν ποτέ

Είναι πολύ μεγάλο λάθος να πιστεύετε ότι τώρα θα καθαρίσετε γρήγορα όλη αυτή τη ρουτίνα: κλείστε ραντεβού με έναν γιατρό, απαντήστε σε γράμματα, παραγγείλετε καινούργια αθλητικά παπούτσια στο παιδί σας, συμπληρώστε ένα δελτίο αναφοράς - και μετά, με ανάλαφρη καρδιά, θα αναλάβει σημαντικές εργασίες και προσωπικά έργα: ενημερώστε το χαρτοφυλάκιο και το βιογραφικό σας, διαβάστε ένα βιβλίο σε μια ξένη γλώσσα, αναζητήστε πληροφορίες για έρευνα. Αλίμονο, δεν θα είναι έτσι. Μικρά πράγματα θα συνεχίσουν να πέφτουν πάνω σου μέχρι να τα πάρεις τον έλεγχο.