15 εύχρηστα εργαλεία για απομακρυσμένη ομαδική εργασία

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Στο πλαίσιο της κατάστασης με τον κορωνοϊό, αυτές οι υπηρεσίες είναι ιδιαίτερα σημαντικές.

1. Messenger που λειτουργεί: Telegram

• Πλατφόρμες: web, Windows, macOS, Linux, Android, iOS.
• Εναλλακτικές: Slack, Skype, Flock,.

Παρά τον αποκλεισμό, το Telegram παραμένει ένα από τα πιο δημοφιλή messenger στη Ρωσία. Χρησιμοποιείται ενεργά τόσο για καθημερινή επικοινωνία όσο και για επαγγελματική επικοινωνία μεταξύ των εργαζομένων.

Το Telegram είναι γρήγορο, βολικό και απλό. Η υπηρεσία δεν υποστηρίζει τηλεδιάσκεψη και κάποιες άλλες χρήσιμες λειτουργίες που είναι διαθέσιμες σε εταιρικούς messenger όπως το Slack, αλλά μπορείτε να τη χρησιμοποιήσετε εντελώς δωρεάν.

Τηλεγράφημα →

2. Σουίτα γραφείου: "Φύλλα Google", "Έγγραφα" και "Παρουσιάσεις"

• Πλατφόρμες: web, Android, iOS.
• Εναλλακτικές: Office 365, Quip, Apple iWork.

Η Google προσφέρει μια πλατφορμική, πλούσια σε δυνατότητες και δωρεάν σουίτα υπηρεσιών για εργασία με δημοφιλείς μορφές αρχείων γραφείου. Με αυτό, μπορείτε να δημιουργήσετε και να επεξεργαστείτε έγγραφα κειμένου, υπολογιστικά φύλλα και παρουσιάσεις - τόσο ανεξάρτητα όσο και μαζί με συναδέλφους.

Κάθε χρήστης έχει 15 GB διαθέσιμου χώρου στο δίσκο για την αποθήκευση αρχείων στους διακομιστές της Google. Για επιπλέον αποθηκευτικό χώρο, μπορείτε να αγοράσετε μια συνδρομή G Suite επί πληρωμή. Περιλαμβάνει επίσης υπηρεσίες υποστήριξης 24/7, υπηρεσία εταιρικού ταχυδρομείου και πρόσθετες λειτουργίες προστασίας δεδομένων. Οι τιμές ξεκινούν από 6 $ ανά μήνα ανά άτομο.

Φύλλα Google Google LLC

Δεν βρέθηκε εφαρμογή

3. Υπηρεσία για σημειώσεις: OneNote

• Πλατφόρμες: web, Windows, macOS, Android, iOS.
• Εναλλακτικές: Evernote, Έννοια.

Τα Έγγραφα Google και παρόμοιες υπηρεσίες δεν είναι κατάλληλες για μικρές σημειώσεις. Τα τελευταία είναι πιο βολικά για αποθήκευση σε φορητούς υπολογιστές cloud όπως το OneNote. Αυτό το προϊόν της Microsoft έχει μια διαισθητική διεπαφή που μοιάζει με πραγματικό φορητό υπολογιστή. Η απλή και σαφής δομή της υπηρεσίας θα επιτρέψει σε εσάς και τους συναδέλφους σας να βρείτε γρήγορα τις σημειώσεις που χρειάζεστε ανάμεσα σε εκατοντάδες άλλες.

Άλλα πλεονεκτήματα του OneNote περιλαμβάνουν εκτεταμένες δυνατότητες επεξεργασίας κειμένου και υποστήριξη για όλα τα είδη συνημμένων, από σχόλια ήχου έως βίντεο. Επιπλέον, η υπηρεσία μπορεί να χρησιμοποιηθεί δωρεάν. Σε αυτή την περίπτωση, σε κάθε χρήστη παρέχονται 5 GB για την αποθήκευση σημειώσεων στο cloud. Ολόκληρη η ομάδα λαμβάνει 1 TB κοινόχρηστου χώρου για το OneNote και άλλες υπηρεσίες της Microsoft όταν αγοράζει μια εταιρική συνδρομή επί πληρωμή στο Office 365 Business.

Microsoft OneNote: Οργανωμένες ιδέες και σημειώσεις Microsoft Corporation

Microsoft OneNote Microsoft Corporation

OneNote →

4. Task manager: Todoist

• Πλατφόρμες: web, Windows, macOS, Linux, Android, iOS.
• Εναλλακτικές: TickTick, Notion, Any.do.

Για να διαχειριστεί αποτελεσματικά μια απομακρυσμένη ομάδα, ένας ηγέτης χρειάζεται ένα βολικό εργαλείο για την ανάθεση εργασιών. Το Todoist είναι ένα από τα καλύτερα σε αυτή την κατηγορία. Σας επιτρέπει να προσθέτετε γρήγορα εργασίες, να τις οργανώνετε κατά λίστες και προτεραιότητα, να εκχωρείτε χρόνους και να επισυνάπτετε εκτελεστές.

Με τις ετικέτες και τα φίλτρα, ένας μεγάλος αριθμός εργασιών είναι εύκολος στην πλοήγηση. Και το ιστορικό δραστηριότητας βοηθά τον διευθυντή να παρακολουθεί στενά την πρόοδο της εργασίας.

Σε δωρεάν λειτουργία, μπορείτε να προσθέσετε έως και 80 έργα και έως και 5 υπαλλήλους σε καθένα από αυτά. Για να καταργήσετε τους περιορισμούς, καθώς και να ξεμπλοκάρετε ειδοποιήσεις, ετικέτες και άλλες προηγμένες λειτουργίες, θα πρέπει να εγγραφείτε σε μια συνδρομή επί πληρωμή. Το κόστος ξεκινά από 229 ρούβλια ανά μήνα ανά άτομο.

Todoist: Doist To-Do List & Tasks

Todoist: Doist Inc. Λίστα εκκρεμοτήτων και Λίστα εκκρεμοτήτων

Todoist →

5. Υπεύθυνος έργου: Asana

• Πλατφόρμες: web, Android, iOS.
• Εναλλακτικές: Bitrix24, Basecamp, ProofHub, Podio.

Οι διαχειριστές εργασιών είναι ιδανικοί για γρήγορες αναθέσεις, αλλά όχι πάντα καλοί για τη διαχείριση πολύπλοκων ροών εργασίας. Για μια πιο στρατηγική προσέγγιση στις επιχειρήσεις, χρησιμοποιούν προγράμματα όπως το Asana. Αυτή η υπηρεσία σάς επιτρέπει να σχεδιάζετε και να δομείτε τη ροή εργασιών σας με διάφορους τρόπους. Κάθε εργαζόμενος βλέπει ξεκάθαρα τις ευθύνες και τους όρους εργασίας του. Και ο διαχειριστής μπορεί εύκολα να παρακολουθεί την πρόοδο και να παρατηρεί τη συνολική εικόνα του έργου.

Η δωρεάν έκδοση του Asana έχει σχεδιαστεί για ομάδες έως 15 ατόμων και δεν διαθέτει ορισμένες δυνατότητες. Για παράδειγμα, η προβολή "Χρονολόγιο" και η σύνθετη αναζήτηση εργασιών δεν είναι διαθέσιμα σε αυτήν. Οι συνδρομές επί πληρωμή ξεκινούν από 11 $ το μήνα ανά χρήστη. Όσο πιο ακριβό είναι το επιλεγμένο πρόγραμμα, τόσο περισσότερες δυνατότητες παρέχει.

Asana: Ο διευθυντής της εργασίας σας Asana, Inc.

Δεν βρέθηκε εφαρμογή

6. Πίνακες Kanban: Trello

• Πλατφόρμες: web, Windows, macOS, Android, iOS.
• Εναλλακτικές: MeisterTask, Blossom.

Το Kanban είναι μια δημοφιλής μεθοδολογία διαχείρισης έργων. Κάθε εργασία σε αυτό περνά από ορισμένα στάδια: για παράδειγμα, "Σε σχέδια", "Σε εξέλιξη" και "Ολοκληρώθηκε". Συνήθως απεικονίζονται ως πίνακες, μεταξύ των οποίων μετακινούνται οι κάρτες εργασιών. Αποδεικνύεται μια πολύ οπτική απεικόνιση της ροής εργασίας, τόσο πολλές υπηρεσίες διαχείρισης έργων χρησιμοποιούν στοιχεία kanban στον έναν ή τον άλλο βαθμό.

Αυτή η μεθοδολογία εφαρμόζεται ίσως καλύτερα στο Trello. Οι προγραμματιστές έχουν ανυψώσει την απλότητα και τη σαφήνεια στο απόλυτο, επομένως η υπηρεσία μπορεί να μην είναι αρκετά λειτουργική για πολύπλοκα έργα. Αλλά η ροή των εργασιών σε αυτό φαίνεται τόσο μινιμαλιστική που ακόμη και ένα παιδί μπορεί να το καταλάβει.

Επιπλέον, η δωρεάν έκδοση του Trello δεν έχει σκληρά κεφαλαία. Θα πρέπει να πληρώσετε μόνο εάν χρειάζεστε πρόσθετες επιλογές σχεδίασης, περισσότερους από 10 πίνακες για μια ομάδα, καθώς και εργαλεία για αυτοματοποιημένη εργασία με εργασίες. Οι τιμές συνδρομής ξεκινούν από 10 $ ανά μήνα ανά άτομο.

Trello Trello, Inc.

Trello Trello, Inc.

Trello →

7. Mind Map Editor: MindMeister

• Πλατφόρμες: web, Android, iOS.
• Εναλλακτικές: Mindomo, MindMup.

Ο νοητικός χάρτης είναι μια σχηματική αναπαράσταση διαδικασιών ή ιδεών που απλοποιεί την αντίληψη των πληροφοριών. Σε αυτή τη μορφή, μπορείτε να φανταστείτε οτιδήποτε: από μια στρατηγική ανάπτυξης έργου έως τα αποτελέσματα μιας συνεδρίας καταιγισμού ιδεών. Για να εργαστείτε συλλογικά με χάρτες μυαλού, χρειάζεστε έναν ειδικό επεξεργαστή.

Το MindMeister είναι μια καλή επιλογή. Προσφέρει τόνους προτύπων και εύχρηστα εργαλεία οπτικοποίησης δεδομένων. Με τη βοήθειά του, μπορείτε να σχεδιάσετε γρήγορα νοητικούς χάρτες οποιασδήποτε πολυπλοκότητας.

Σε δωρεάν λειτουργία, το MindMeister σάς επιτρέπει να αποθηκεύσετε έως και τρεις χάρτες μυαλού. Με τη σύνδεση στο τιμολόγιο PRO, μπορείτε να εργαστείτε με απεριόριστο αριθμό αντικειμένων, να τα αποθηκεύσετε σε δημοφιλείς μορφές γραφείου και επίσης να λάβετε λειτουργίες για τη διαχείριση ομάδας. Το κόστος είναι 8, 25 $ ανά χρήστη ανά μήνα.

MindMeister MeisterLabs

χαρτογράφηση μυαλού - MindMeister MeisterLabs

MindMeister →

8. Αποθήκευση στο cloud: "Google Drive"

• Πλατφόρμες: web, Windows, macOS, Android, iOS.
• Εναλλακτικές: Yandex. Disk, Dropbox, OneDrive.

Είναι δύσκολο να φανταστεί κανείς απομακρυσμένη ομαδική εργασία χωρίς σύννεφο για την αποθήκευση κοινόχρηστων δεδομένων. Δεκάδες τέτοιες υπηρεσίες είναι στη διάθεσή σας, αλλά μια από τις καλύτερες είναι το Google Drive. Προσφέρει γενναιόδωρα 15 GB δωρεάν αποθηκευτικού χώρου, είναι ενσωματωμένο με άλλα προϊόντα Google και είναι διαθέσιμο σε μια φιλική προς το χρήστη διεπαφή.

Για να επεκτείνετε τον όγκο, μπορείτε να εγγραφείτε στην προαναφερθείσα συνδρομή G Suite ή να εγγραφείτε μόνο στο επί πληρωμή πρόγραμμα Google Drive: για 139 ρούβλια το μήνα, η εταιρεία παρέχει στον χρήστη 100 GB χώρου στο cloud.

Google Drive Google LLC

Δεν βρέθηκε εφαρμογή

Google Drive →

9. Υπηρεσία για τηλεδιάσκεψη: Ζουμ

• Πλατφόρμες: web, Android, iOS.
• Εναλλακτικές: Skype για επιχειρήσεις, Slack, Hangouts Meet.

Οι βιντεοσυναντήσεις δημιουργούν όχι μόνο στενή συναισθηματική επαφή μεταξύ των εργαζομένων, αλλά και αποτελεσματικές συνθήκες επικοινωνίας. Βλέποντας και ακούγοντας τους συναδέλφους σας, μπορείτε να αλληλεπιδράσετε μαζί τους τόσο παραγωγικά σαν να βρίσκεστε στο ίδιο τραπέζι. Δεν αποτελεί έκπληξη το γεγονός ότι οι υπηρεσίες τηλεδιάσκεψης είναι τόσο δημοφιλείς.

Το Zoom είναι ένας από τους ηγέτες της αγοράς. Όχι μόνο οργανώνει ασφαλή επικοινωνία βίντεο, αλλά σας επιτρέπει επίσης να μοιράζεστε την οθόνη με τους συμμετέχοντες στη διάσκεψη, να μεταφέρετε αρχεία και να αποθηκεύετε εγγραφές συνομιλιών.

Στη δωρεάν έκδοση, μπορείτε να προσκαλέσετε έως και 100 άτομα σε μια βιντεοσύσκεψη και η διάρκειά της θα είναι το πολύ 40 λεπτά. Για να καταργήσετε τους περιορισμούς, πρέπει να εγγραφείτε σε μια συνδρομή επί πληρωμή - από 15 $ το μήνα από τον διοργανωτή.

ZOOM Cloud Meetings zoom.us

ZOOM Cloud Meetings Ζουμ

Ζουμ →

10. Διαχειριστής στιγμιότυπου οθόνης: LightShot

• Πλατφόρμες: Windows, macOS.
• Εναλλακτικές: Gyazo, Nimbus Capture.

Όταν εργάζεστε από απόσταση, ένα στιγμιότυπο οθόνης μπορεί να αντικαταστήσει χίλιες λέξεις. Επομένως, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα εύχρηστο εργαλείο για τη λήψη στιγμιότυπων οθόνης. Η υπηρεσία cloud LightShot ταιριάζει σε αυτήν την περιγραφή. Διατίθεται δωρεάν και σας επιτρέπει να τραβάτε φωτογραφίες από μια επιλεγμένη περιοχή της οθόνης με δύο κλικ.

Έχοντας δημιουργήσει μια εικόνα, μπορείτε να τη στείλετε αμέσως στους συναδέλφους σας - μέσω ενός συνδέσμου μέσω του διακομιστή LightShot ή χρησιμοποιώντας οποιοδήποτε messenger.

LightShot →

11. Time Tracker: Επίκαιρο

• Πλατφόρμες: web, Windows, macOS, Android, iOS.
• Εναλλακτικές: Toggl, RescueTime, Harvest.

Τα προγράμματα παρακολούθησης χρόνου βοηθούν να παρακολουθείτε πόσο χρόνο αφιερώνει η ομάδα σας σε συγκεκριμένες εργασίες. Το Timely το κάνει αυτόματα. Αρχικά, πρέπει να συνδέσετε σε αυτό τις υπηρεσίες στις οποίες εργάζονται οι εργαζόμενοι. Αυτά μπορεί να είναι τα ίδια Trello, Asana ή Todoist. Μόλις ενσωματωθεί, το Timely θα αρχίσει να αναλύει τις δραστηριότητες εργασιών και να εμφανίζει τα αποτελέσματα των συναδέλφων σε ένα χρονοδιάγραμμα.

Η υπηρεσία λειτουργεί με συνδρομή από 49 $ το μήνα.

Έγκαιρη: Εφαρμογή παρακολούθησης χρόνου & Μνήμη παρακολούθησης ωρών με χρέωση AS

Έγκαιρη αυτόματη μνήμη παρακολούθησης χρόνου AS

Επίκαιρο →

12. World Clock: World Time Buddy

• Πλατφόρμες: web, Android, iOS.
• Εναλλακτικές: Yandex. Vremya, 24 ζώνες ώρας.

Όταν οι εργαζόμενοι εργάζονται σε διαφορετικές ζώνες ώρας, υπηρεσίες όπως το World Time Buddy διευκολύνουν τα πράγματα. Αυτό είναι ένα βολικό ρολόι που δείχνει την ώρα σε όλους τους επιλεγμένους οικισμούς σε μία οθόνη.

Μπορείτε να προσθέσετε έως και τέσσερις τοποθεσίες δωρεάν. Για περισσότερα, η υπηρεσία ζητά να εγγραφείτε για 3 $ το μήνα.

Time Buddy - Clock & Converter Heloka, LLC

Time Buddy - Easy Time Zones Helloka

World Time Buddy →

13. Υπηρεσία για εργασία με PDF: Acrobat Pro DC

• Πλατφόρμες: web, Windows, macOS, Android, iOS.
• Εναλλακτικές: Soda PDF, PhantomPDF.

Εάν η ομάδα σας ασχολείται πολύ με το PDF, ένα συνεργατικό πρόγραμμα επεξεργασίας μπορεί να σας εξοικονομήσει τόνους χρόνου και προσπάθειας. Το Acrobat Pro DC είναι εξαιρετικό για αυτόν τον ρόλο. Είναι ένα εργαλείο που βασίζεται σε σύννεφο που επιτρέπει σε οποιονδήποτε έχει πρόσβαση στο αρχείο να προβάλλει και να σχολιάζει έγγραφα PDF.

Το Acrobat Pro DC είναι μια πληρωμένη υπηρεσία. Η τιμή συνδρομής είναι 1.610 ρούβλια το μήνα ή 11.592 ρούβλια ανά έτος.

Adobe Acrobat Reader για PDF Adobe

Adobe Acrobat Reader για PDF Adobe Inc.

Acrobat Pro DC →

14. Password Manager: LastPass

• Πλατφόρμες: web, Windows, macOS, Linux, Android, iOS.
• Εναλλακτικές: Dashlane, Hypervault, Keeper,.

Η ομάδα εργασίας μπορεί να χρησιμοποιήσει δεκάδες διαφορετικές υπηρεσίες. Στην ιδανική περίπτωση, όλοι χρειάζονται έναν ισχυρό, μοναδικό κωδικό πρόσβασης. Ευτυχώς, υπάρχουν ειδικά εργαλεία για να διευκολύνουν τους χρήστες να δημιουργούν και να αποθηκεύουν τέτοιους συνδυασμούς.

Ένα από τα πιο διάσημα είναι η υπηρεσία LastPass. Δημιουργεί σύνθετους κωδικούς πρόσβασης, τους αποθηκεύει σε ένα ασφαλές cloud safe και τους εισάγει αυτόματα όταν συνδέεστε στους αντίστοιχους λογαριασμούς. Με την εγκατάσταση της εφαρμογής LastPass στις συσκευές τους, όλα τα μέλη της ομάδας θα έχουν πρόσβαση σε κοινόχρηστους κωδικούς πρόσβασης. Ταυτόχρονα, ο διαχειριστής μπορεί να επιλέξει ποια διαπιστευτήρια βλέπει κάθε χρήστης.

Για να χρησιμοποιήσετε το LastPass για μια ομάδα, πρέπει να αγοράσετε μια άδεια. Το κόστος εξαρτάται από τον αριθμό των συμμετεχόντων.

LastPass Password Manager LogMeIn, Inc.

LastPass Password Manager LogMeIn, Inc.

LastPass →

15. Υπηρεσία Αυτοματισμού: Zapier

• Πλατφόρμες: ιστός.
• Εναλλακτικές: Power Automate, IFTTT.

Η πλατφόρμα Zapier βοηθά στην αυτοματοποίηση των λειτουργιών ρουτίνας. Συνδέεται με τις υπηρεσίες που χρησιμοποιείτε για εργασία και σας επιτρέπει να διαμορφώνετε διάφορα σενάρια για την αλληλεπίδρασή τους. Για παράδειγμα, μπορείτε να συνδέσετε το Gmail και το Trello έτσι ώστε το σύστημα να μετατρέπει αυτόματα τα εισερχόμενα email σε νέες εργασίες.

Το Zapier υποστηρίζει χιλιάδες υπηρεσίες και προσφέρει μια μεγάλη ποικιλία σεναρίων αυτοματισμού. Μπορούν να βελτιστοποιήσουν σημαντικά την εργασία σας και επομένως τα ποσοστά δεν είναι τα χαμηλότερα. Οι συνδρομές των ομάδων ξεκινούν από 299 $ το μήνα.

Ζάπιερ →

Αυτό το υλικό δημοσιεύτηκε για πρώτη φορά τον Δεκέμβριο του 2014. Τον Μάρτιο του 2020, ενημερώσαμε το κείμενο.