Γιατί οι λίστες υποχρεώσεων δεν λειτουργούν πάντα;

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Οι λίστες υποχρεώσεων είναι πολύ χρήσιμες. Σας βοηθούν να διαχειρίζεστε τον χρόνο σας ορθολογικά, να μην θυμάστε τίποτα και να πετύχετε μεγαλύτερη επιτυχία στον επαγγελματικό και προσωπικό σας τομέα.

Αλλά πολλοί είναι πεπεισμένοι ότι όλες αυτές οι λίστες υποχρεώσεων είναι χάσιμο χρόνου, δεν λειτουργούν.

Ας προσπαθήσουμε να καταλάβουμε από πού προέρχονται αυτές οι κρίσεις και γιατί οι λίστες υποχρεώσεων δεν είναι πάντα αποτελεσματικές.

Υπάρχουν τουλάχιστον 5 λόγοι για αυτό.

1. Δομική αναβλητικότητα

Οι αναβλητικοί είναι άνθρωποι που χρονοτριβούν. Αλλά δεν είναι όλοι οι αναβλητικοί νωθροί. Υπάρχουν εκείνοι που κάνουν οτιδήποτε, απλώς για να μην κάνουν αυτό που είναι πραγματικά σημαντικό.

Οι λίστες υποχρεώσεών τους είναι συνήθως πολύ μεγάλες και συχνά έχουν εργασίες όπως «να γράψουν ένα άρθρο» και «να ακονίσουν ένα μολύβι», «να γράψουν ένα επιχειρηματικό σχέδιο» και «να βγάλουν τα σκουπίδια». Μαντέψτε τι είναι πιο πρόθυμοι να πάρουν;

Αυτό αποκαλεί ο καθηγητής φιλοσοφίας του Πανεπιστημίου Στάνφορντ Τζον Πέρι «Δομημένη αναβλητικότητα». Το άτομο σημειώνει τα κουτάκια και φαίνεται να είναι ικανοποιημένο, αλλά στην πραγματικότητα, το σύστημα υποχρεώσεών του δεν λειτουργεί, αφού δεν προχωρά στην επίλυση πραγματικά σημαντικών προβλημάτων.

2. Το παράδοξο της επιλογής

Η Sheena Iyengar μελετά το πρόβλημα της επιλογής: πώς και γιατί ένα άτομο κάνει μια συγκεκριμένη επιλογή. Σε μια από τις μελέτες της, διαπίστωσε ότι ο ανθρώπινος εγκέφαλος είναι σε θέση να αντιληφθεί μόνο 7 επιλογές.

Όταν υπάρχουν 58 αντικείμενα στη λίστα εργασιών για την ημέρα, ένα άτομο πέφτει συχνά σε λήθαργο - τι να αναλάβει και αν να αναλάβει καθόλου; Εάν θέλετε η λίστα υποχρεώσεων σας να λειτουργεί, προσπαθήστε να συμπεριλάβετε όχι περισσότερες από 7 εργασίες για κάθε μέρα.

3. Ευέλικτη προτεραιότητα

"Πρώτα από όλα", "επείγον", "περιμένετε" - σχεδόν όλες οι μέθοδοι εκκρεμότητας διδάσκουν να επισημαίνετε εργασίες με παρόμοιες ετικέτες. Αυτό είναι σίγουρα σωστό. Υπάρχει όμως ένα «ΑΛΛΑ».

Μερικοί άνθρωποι είναι τόσο σχολαστικοί όσον αφορά την ταξινόμηση των εργασιών κατά προτεραιότητα που ξεχνούν ότι η «αναμονή» σε μια στιγμή μπορεί να γίνει «υψίστης σημασίας». Ας δώσουμε ένα παράδειγμα.

Έχετε προγραμματίσει δύο πολύ σημαντικές συναντήσεις, καθώς και μια επίσκεψη στο πρατήριο (το βράδυ, αν υπάρχει αρκετός χρόνος). Αλλά στο δρόμο για τις διαπραγματεύσεις, το αυτοκίνητο χάλασε. Κατώτατη γραμμή: περάσατε όλη την ημέρα στην υπηρεσία, δεν πήγατε σε καμία από τις συναντήσεις και απογοητευτήκατε από τον προγραμματισμό των υποχρεώσεων.

Θυμηθείτε: η προτεραιότητα των εργασιών μπορεί να αλλάξει. Και αυτό δεν σημαίνει ότι οι λίστες υποχρεώσεων δεν λειτουργούν.

4. Άπειρο περιπτώσεων

Όπως ήδη αναφέρθηκε, είναι δύσκολο για ένα άτομο να επιλέξει από περισσότερες από 7 περιπτώσεις, αλλά δεν είναι ο μόνος λόγος για τον οποίο δεν αξίζει να κρατήσει μια ατελείωτη λίστα υποχρεώσεων.

Όταν ένα άτομο βλέπει μια τεράστια λίστα νέων και νέων εργασιών, έχει την εντύπωση ότι τα πράγματα είναι ατελείωτα. Η ρουτίνα αρχίζει να συνθλίβει, εμφανίζονται παρακμιακές σκέψεις, οι οποίες, με τη σειρά τους, οδηγούν σε απροθυμία να κάνουμε οτιδήποτε.

Για να μην συμβεί αυτό, κρατήστε αρκετές λίστες υποχρεώσεων. Για παράδειγμα, μια ημερήσια λίστα υποχρεώσεων, υποχρεώσεις για ένα μήνα, υποχρεώσεις που ονομάζονται «Εργασία» ή «Επισκευή». Δομήστε τις υποθέσεις σας και τότε θα σας είναι πιο εύκολο να ακολουθήσετε το προγραμματισμένο σχέδιο.

5. Προθέσεις, όχι υποχρεώσεις

Αλλά ίσως ο κύριος λόγος για τον οποίο οι λίστες υποχρεώσεων δεν λειτουργούν είναι ο εαυτός σας. Πολλοί άνθρωποι δεν κατανοούν σωστά τη φιλοσοφία αυτής της τεχνικής, γράφοντας και αριθμώντας όχι τις υποχρεώσεις τους, αλλά μόνο τις προθέσεις, τις αφηρημένες επιθυμίες να κάνουν κάτι.

Εάν αντιμετωπίζετε τα στοιχεία στη λίστα υποχρεώσεων σας ως προθέσεις και δεν αναλαμβάνετε την ευθύνη για την ολοκλήρωσή τους, οι υποχρεώσεις δεν θα λειτουργήσουν ποτέ για εσάς.

Διατηρείτε μια λίστα υποχρεώσεων; Τι συμβουλές μπορείτε να δώσετε σε όσους πιστεύουν ότι οι λίστες δεν λειτουργούν;