Πώς να βάλετε τα πράγματα σε τάξη και να συμβαδίσετε με τα πάντα: ένας πλήρης οδηγός για το σύστημα GTD

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Από τη θεωρία στο πρότυπο για να βοηθήσει στο σχεδιασμό οποιουδήποτε έργου.

Γιατί το GTD είναι καλό;

Το πρόβλημα με τις υπηρεσίες παραγωγικότητας είναι ότι ο καθένας τοποθετεί τον εαυτό του ως ένα μέρος όπου μπορεί να λύσει όλα τα προβλήματα, να αποθηκεύσει πληροφορίες, να επικοινωνήσει. Οι περισσότερες υπηρεσίες σας ζητούν να δώσετε προτεραιότητες και να ενεργήσετε σύμφωνα με αυτές.

Λίγοι όμως μπορούν να επικεντρωθούν στην εκτέλεση σημαντικών εργασιών και να μην δώσουν προσοχή σε όλα τα μικρά πράγματα: επείγουσες εργασίες, αιτήματα από συναδέλφους, φίλους ή γνωστούς. Όταν υπάρχουν πολλές εργασίες, είναι δύσκολο να τις αντιμετωπίσεις. Επομένως, στην πράξη, πρέπει να χρησιμοποιήσετε πολλές υπηρεσίες για τη διαχείριση υποθέσεων. Όταν υπάρχουν πολλά πράγματα να κάνουμε, αρχίζουμε να μπερδευόμαστε σε αυτές τις υπηρεσίες και τις λίστες και τελικά σταματάμε να τις χρησιμοποιούμε.

Η μεθοδολογία Getting Things Done (GTD) παρέχει ένα καθολικό σχέδιο για τη δημιουργία ενός ενιαίου συστήματος στο οποίο μπορείτε να λύσετε οποιοδήποτε πρόβλημα. Θα μπορείτε να χαλαρώσετε και να μην ανησυχείτε, καθώς θα είστε σίγουροι ότι δεν θα ξεχάσετε τίποτα. Την κατάλληλη στιγμή, το σύστημα θα προτρέψει τι πρέπει να γίνει και σε τι πρέπει να επικεντρωθεί.

Γιατί λοιπόν τόσοι πολλοί λειτουργούν αντιπαραγωγικά;

Οι άνθρωποι αρχίζουν να εργάζονται αντιπαραγωγικά όταν υπάρχουν πολλά έργα, υποθέσεις και εργασίες. Είναι δύσκολο να τα κρατήσουν όλα αυτά στο κεφάλι τους, πόσο μάλλον να δώσουν προτεραιότητα. Επομένως, είτε δεν γίνεται απολύτως τίποτα, είτε γίνεται ό,τι πιο εύκολο, και τα σημαντικά θέματα αναβάλλονται για αργότερα. Ένα άλλο πρόβλημα εμφανίζεται: όταν επείγουσες εργασίες έπρεπε να επιλυθούν χθες.

Επιπλέον, το άτομο αρχίζει να κουράζεται πιο γρήγορα, γίνεται ευερέθιστο. Τρέχει συνεχώς σαν σκίουρος στον τροχό της ρουτίνας και πραγματικά σημαντικά, νομισματικά και στρατηγικά έργα μένουν στο περιθώριο.

Το σύστημα Getting Things Done, που περιγράφεται από τον David Allen σε ένα βιβλίο που εκδόθηκε το 2001 και έγινε παγκόσμιο μπεστ σέλερ, θα βοηθήσει στην αντιμετώπιση αυτής της κατάστασης.

Πείτε μου για τις βασικές έννοιες GTD που πρέπει να γνωρίζετε

Ρουτίνα - αυτές είναι οι πράξεις, οι σκέψεις και οι ανησυχίες που ενοχλούν, αποσπούν την προσοχή και σπαταλούν ενέργεια. Μέχρι να μεταφραστεί η ρουτίνα σε εργασίες, δεν μπορεί να ελεγχθεί. Ο προβληματισμός για τα ίδια προβλήματα πολλές φορές είναι μια αναποτελεσματική χρήση δημιουργικής ενέργειας που δημιουργεί απογοήτευση και άγχος.

Ο στόχος του GTD είναι να απελευθερώσει το κεφάλι σας από τη ρουτίνα και να απομακρύνει το εσωτερικό άγχος.

Ανθρώπινη λειτουργική μνήμη- η περιοχή του εγκεφάλου όπου βρίσκεται η βραχυπρόθεσμη μνήμη. Εδώ συνήθως βάζουμε τρέχουσες ημιτελείς εργασίες, υποσχέσεις σε άλλους ανθρώπους και άλλες σκέψεις που μας ενοχλούν. Δυστυχώς, υπάρχει ένα όριο στην ποσότητα της ρουτίνας που μπορείτε να αποθηκεύσετε προκειμένου ο εγκέφαλός σας να λειτουργεί σωστά. Εάν η μνήμη RAM σας είναι γεμάτη, αποσπάτε την προσοχή σας από μικρές εργασίες και ξεχνάτε τους στόχους σας, γεγονός που οδηγεί σε άγχος.

Εργαλεία συλλογής πληροφοριών- πού πηγαίνουν οι πληροφορίες και πού καταγράφετε τι πρέπει να γίνει. Για παράδειγμα:

• διοργανωτές·
• τετράδια;
• ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ;
• Ημερολόγιο;
• μαγνητόφωνο, συσκευή εγγραφής φωνής.

Καλάθι "Εισερχόμενα"- ένα ενιαίο χώρο αποθήκευσης για τη ρουτίνα που μετατρέπετε σε εργασίες και εργασίες. Ένας από τους πιο σημαντικούς κανόνες για την εργασία με τα Εισερχόμενά σας είναι να τα καθαρίζετε τακτικά.

Απλές ενέργειες - ενέργειες ενός βήματος που χρειάζονται λιγότερο από δύο λεπτά για να ολοκληρωθούν. Στην πράξη, είναι πιο βολικό να αφιερώνετε πέντε λεπτά για τέτοια θέματα.

Εργο - μια εργασία που απαιτεί περισσότερα από ένα βήματα για να ολοκληρωθεί. Είναι απαραίτητο να αφήσετε μια υπενθύμιση για το έργο και να περιγράψετε τα πρώτα βήματα για την υλοποίησή του. Ως αποτέλεσμα, το έργο μετατρέπεται σε μια απλή ενέργεια που μπορεί να ολοκληρωθεί στα επόμενα πέντε λεπτά και να πάρει το τελικό αποτέλεσμα.

Το έργο πρέπει να έχει έναν σύνδεσμο προς μια κάρτα ή ένα αρχείο, το οποίο να περιγράφει τις λεπτομέρειες: υπεύθυνος, προθεσμίες, κατηγορία (για παράδειγμα, "Μάρκετινγκ", "Νομικά", "Ανάπτυξη"), συνδέσμους προς μικρότερες κάρτες με εργασίες. Αυτή η δομή είναι βολική για οργάνωση στο Trello.

Λίστα περιβάλλοντος - μια λίστα εργασιών που είναι βολικό να εκτελεστούν υπό ορισμένες συνθήκες. Για παράδειγμα, στη λίστα με τα συμφραζόμενα "Αγορές" θα υπάρχει μια λίστα με πράγματα και προϊόντα που πρέπει να αγοραστούν στο κατάστημα. Η λίστα κλήσεων μπορεί να περιέχει μια λίστα με κλήσεις που πρέπει να πραγματοποιήσετε όταν είστε ελεύθεροι.

Είναι βολικό να δημιουργείτε μεμονωμένες λίστες με βάση τα συμφραζόμενα για τα άτομα με τα οποία εργάζεστε και επικοινωνείτε. Όταν συναντάτε ένα συγκεκριμένο άτομο, μπορείτε να ανοίξετε γρήγορα τη λίστα και να επιλύσετε τα απαραίτητα ζητήματα.

Πώς μπορώ να χρησιμοποιήσω το ημερολόγιο;

Τα ακόλουθα πρέπει να εισαχθούν στο ημερολόγιο:

• ενέργειες που πρέπει να εκτελούνται σε μια συγκεκριμένη χρονική στιγμή (συνεδριάσεις, επαγγελματικές συναντήσεις, σεμινάρια).
• ενέργειες που πρέπει να γίνουν σε μια συγκεκριμένη ημέρα (ολοκλήρωση του έργου έως μια συγκεκριμένη ημερομηνία, συμμετοχή στο συνέδριο)·
• πληροφορίες για συγκεκριμένες ημερομηνίες (επέτειους, γενέθλια, αργίες).

Χρησιμοποιώ το Ημερολόγιο Google για να παρακολουθώ όλα αυτά τα πράγματα. Αυτή η υπηρεσία είναι βολική γιατί:

• προσβάσιμο τόσο από το τηλέφωνο όσο και από τον υπολογιστή.
• πολλά ημερολόγια μπορούν να εμφανιστούν σε μία οθόνη ταυτόχρονα.
• υπάρχουν υπενθυμίσεις στο smartphone.

Εάν προσθέσατε κάτι στο ημερολόγιο, είτε το κάνετε είτε το αναβάλλετε σε άλλη ημερομηνία. Δεν χρειάζεται να γεμίζετε το ημερολόγιο με μια λίστα υποχρεώσεων που επαναπρογραμματίζεται τακτικά από μέρα σε μέρα. Υπάρχουν ξεχωριστές λύσεις για τέτοιες λίστες.

Εάν χρειάζεται να καλείτε τακτικά πελάτες, προμηθευτές ή εργολάβους σε μια συγκεκριμένη ώρα, είναι καλύτερο να χρησιμοποιήσετε ένα σύστημα CRM για αυτό.

Ποιες λίστες πρέπει να δημιουργήσετε;

Λίστες ενεργειών προτεραιότητας

Σύνταξη εβδομαδιαίας αναφοράς, εξέταση του ιστότοπου ενός ανταγωνιστή, εκκαθάριση των εισερχομένων στο γραμματοκιβώτιό σας, κατάρτιση τεχνικής εργασίας για σχεδιαστές - όλες αυτές οι ενέργειες διαρκούν περισσότερο από δύο λεπτά, αλλά δεν μπορούν να ανατεθούν σε κανέναν. Τέτοια πράγματα τα βάζουμε στους καταλόγους των δράσεων προτεραιότητας και τα πραγματοποιούμε μέσα στην ημέρα.

Κανόνες εργασίας με τέτοιες λίστες:

• Δεν πρέπει να υπάρχουν πολλές λίστες, δύο ή τρεις είναι αρκετές. Για παράδειγμα, Προσωπικά, Εργασιακά, Οικογενειακά. Εάν έχετε μια εργασία από τη λίστα για μια συγκεκριμένη ημέρα, ορίστε μια υπενθύμιση στο ημερολόγιό σας.
• Είναι βολικό να επισημάνετε εργασίες σε αυτήν τη λίστα με βάση το πλαίσιο: "Στο δρόμο", "Στον υπολογιστή", "Ανάγνωση", "Αγορά", "Υποσχέσεις". Οι εργασίες μπορούν να έχουν μία ή περισσότερες ετικέτες. Για παράδειγμα, η εργασία "Walk the Dog" θα αναφέρεται στο έργο "Personal" και στην ετικέτα "Promises".
• Πριν προσθέσετε μια εργασία στη λίστα, σκεφτείτε αν χρειάζεται να την κάνετε καθόλου. Εάν η απάντηση είναι ναι, αποφασίστε εάν χρειάζεται να ολοκληρώσετε προσωπικά την υπόθεση. Μετά από όλα, μπορείτε να στείλετε ένα φωνητικό μήνυμα σε έναν υφιστάμενο και να του αναθέσετε. Οι εργασίες που έχετε αναθέσει θα φέρουν την ετικέτα "Ανατεθέν". Θα περιέχει περιπτώσεις τόσο από τη λίστα εργασίας όσο και από την προσωπική λίστα.
• Ελέγχετε τακτικά τις λίστες. Κάντε αυτό όταν έχετε ένα ελεύθερο λεπτό. Μετακινήστε τις εργασίες που πρέπει να γίνουν πρώτα.
• Καθαρίστε τις λίστες υποχρεώσεων σας τουλάχιστον μία φορά το μήνα.

Λίστα "Κάποια μέρα"

Αυτή η λίστα θα περιλαμβάνει πράγματα που δεν απαιτούν ενεργή δράση. Μπορεί να είναι:

• βιβλία, δίσκοι, εκπαιδευτικά βίντεο που θέλετε να αγοράσετε.
• χρήσιμες δεξιότητες που θέλετε να κατακτήσετε.
• μέρη που θέλετε να επισκεφτείτε.
• πράγματα που θέλετε να αγοράσετε.

Πρέπει να εξετάζετε περιοδικά αυτήν τη λίστα, να κρατάτε σημειώσεις και να τις μετατρέπετε σε στόχους στους οποίους θα πραγματοποιηθεί η εργασία.

Πώς αποθηκεύετε πληροφορίες αναφοράς που θα είναι χρήσιμες στο μέλλον;

Αυτές οι πληροφορίες δεν απαιτούν καμία ενέργεια. Τα κύρια κριτήρια για την αποθήκευση αυτών των πληροφοριών:

• Βολική αναζήτηση με τίτλους, ετικέτες, σύντομες περιγραφές.
• Ευκολία τοποθέτησης πληροφοριών στο αποθετήριο.
• Διαισθητική δομή αποθήκευσης πληροφοριών. Όταν έρχονται νέα δεδομένα, πρέπει να επιλέξετε γρήγορα την κατηγορία και την υποκατηγορία όπου θα τα τοποθετήσετε.
• Διαθεσιμότητα αποθήκευσης από οποιαδήποτε συσκευή.

Υπάρχουν υποχρεωτικά τελετουργικά GTD;

Ναι, υπάρχουν αρκετά από αυτά.

Συλλογή όλων των πληροφοριών στο καλάθι "Εισερχόμενα"

Υπάρχουν πολλά εργαλεία για τη συλλογή πληροφοριών. Αλλά όλα αυτά θα πρέπει να κυλήσουν σε ένα μέρος, με το οποίο θα συνεχίσετε να εργάζεστε.

Άδειασμα του Κάδου Απορριμμάτων Εισερχομένων

Μία ή δύο φορές την εβδομάδα, θα πρέπει να ελέγχετε τη λίστα Εισερχόμενα και να ταξινομείτε τα συσσωρευμένα κατά φακέλους ή συντομεύσεις. Αυτό το τελετουργικό θα πρέπει να γίνει συνήθεια, που διαμορφώνεται από έναν κατανοητό αλγόριθμο ενεργειών και τη συστηματική επανάληψη τους.

Θα πρέπει να έχετε ένα απλό, βήμα προς βήμα σχέδιο για τον τρόπο με τον οποίο καθαρίζετε το σύστημα των υποχρεώσεων σας κάθε εβδομάδα. Δημιουργήστε ένα ημερολόγιο στο οποίο θα σημειώνετε τις ημέρες που αντιμετωπίστηκαν οι υποθέσεις. Δώστε στον εαυτό σας ένα βραβείο εάν, για παράδειγμα, σε 30 ημέρες τουλάχιστον 20, αδειάσετε τα Εισερχόμενά σας και διαγράψετε ημέρες στο ημερολόγιό σας.

Αναθεώρηση της λίστας ενεργειών προτεραιότητας και της λίστας «Κάποτε», ιεράρχηση προτεραιοτήτων

Όταν αναθεωρείτε λίστες, είναι σημαντικό να δίνετε σωστά προτεραιότητες και να είστε ρεαλιστές σχετικά με τα δυνατά σας σημεία. Αυτό είναι απαραίτητο για να μην υπερφορτώνετε τον εαυτό σας με συντριπτικά καθήκοντα και να μην υποφέρετε από τη συνειδητοποίηση της αναποτελεσματικότητάς σας.

Καταστρέφοντας τα περιττά καλάθια

Συχνά, κατά την επικοινωνία με συναδέλφους και συνεργάτες, εμφανίζονται νέα γραμματοκιβώτια, έγγραφα και λίστες.

Ο στόχος σας είναι να αυτοματοποιήσετε τα πάντα όσο το δυνατόν περισσότερο, ώστε τα δεδομένα να ρέουν στο φάκελο Εισερχόμενα.

Μπορεί να είναι είτε γραμματοκιβώτιο είτε ηλεκτρονικός προγραμματιστής. Για αυτοματισμό και ανακατεύθυνση πληροφοριών, οι υπηρεσίες IFTTT και Zapier είναι κατάλληλες. Θα πρέπει να υπάρχουν λιγότερα καλάθια για τη συλλογή πληροφοριών.

Πώς να εργαστείτε με το καλάθι των Εισερχομένων και να ταξινομήσετε τις συσσωρευμένες θήκες;

Αρχικά, εξαγάγετε την εργασία, την υπόθεση ή τις πληροφορίες από τα εισερχόμενά σας και απαντήστε στην ερώτηση, «Τι είναι αυτό; Χρειάζεται πραγματικά να κάνεις κάτι;»

Εάν δεν χρειάζεται να κάνετε τίποτα, έχετε δύο επιλογές. Αν είναι σκουπίδια που δεν είναι πλέον χρήσιμα, τα πετάτε. Αν είναι χρήσιμες πληροφορίες, βάλτε τις στο αρχείο. Θα πρέπει να είναι δομημένο κατά κατηγορία και ετικέτα, ώστε να είναι εύκολο να βρείτε αυτό που ψάχνετε.

Εάν πρέπει να κάνετε κάτι με τις πληροφορίες, υπάρχουν τρεις επιλογές:

1. Συμπληρώστε τα απαιτούμενα. Εάν η ενέργεια είναι σημαντική και δεν θα διαρκέσει περισσότερο από 2-5 λεπτά.

2. Ανάθεση σε κάποιον. Εάν η ενέργεια διαρκεί περισσότερο από δύο λεπτά, σκεφτείτε εάν μπορείτε να την αναθέσετε σε κάποιον.

Κατά την ανάθεση σε κάποιον, πρέπει να γράφονται τα εξής:

• τελικό αποτέλεσμα;
• σχέδιο εργασίας (διαδρομή προς τον στόχο).
• η προθεσμία για την ολοκλήρωση της εργασίας·
• την ημερομηνία ελέγχου και το αποτέλεσμα που πρέπει να είναι έτοιμο για αυτόν (ενδιάμεσο ή τελικό).

3. Αναβολή για το μέλλον. Με αυτόν τον τρόπο, υποδείξτε:

• επιθυμητό αποτέλεσμα;
• την πλησιέστερη επόμενη ενέργεια που πρέπει να γίνει. Θυμηθείτε: είναι αδύνατο να ολοκληρώσετε το έργο στο σύνολό του, μπορείτε μόνο να κάνετε συγκεκριμένα απλά βήματα που θα σας φέρουν πιο κοντά στο τελικό αποτέλεσμα.
• προθεσμία. Εάν δεν υπάρχει ακριβές χρονικό πλαίσιο, προσθέστε την ενέργεια στη λίστα "Κάποια μέρα".

Μπορείτε να στείλετε μηνύματα στον εαυτό σας για να τα λάβετε την καθορισμένη ημέρα. Για αυτό, είναι κατάλληλο τόσο το «Ημερολόγιο Google» με υπενθύμιση τη σωστή ημέρα, όσο και η εφαρμογή αλληλογραφίας Boomerang, η οποία θα σας στείλει ένα email μια συγκεκριμένη ώρα.

Πώς να προγραμματίσετε την εργασία σας;

Όλες οι εργασίες μπορούν να χωριστούν σε τρία βήματα:

1. Εφαρμογή του προγραμματισμένου εκ των προτέρων. Μπορεί να είναι τόσο στρατηγικά σημαντικά πράγματα που σας φέρνουν πιο κοντά στον στόχο σας ή μια ρουτίνα που απλά πρέπει να κάνετε.
2. Εκτέλεση εργασίας όπως εμφανίζεται απροσδόκητα. Αυτό είναι όταν έρχονται εργασίες από συναδέλφους, διευθυντές, επιστολές από πελάτες κατά τη διάρκεια της ημέρας.
3. Σχεδιασμός για περαιτέρω εργασίες: κατάρτιση και αναθεώρηση λιστών, καθορισμός προτεραιοτήτων. Αυτό το σημείο δεν πρέπει να σας πάρει πολύ χρόνο για να κάνετε προγραμματισμό για χάρη του προγραμματισμού.

Η πρακτική του σχεδιασμού υποθέσεων και εργασιών (memo book) περιγράφεται στο βιβλίο του David Allen.

David Allen Personal Performance and Time Management Consultant, συγγραφέας της GTD Productivity Methodology

Για ένα αναμνηστικό βιβλίο, χρειάζεστε 43 φακέλους: 31 σημειώνονται με αριθμούς από το 1 έως το 31, άλλοι 12 με το όνομα των μηνών. Οι ημερήσιοι φάκελοι τοποθετούνται μπροστά από αύριο. Πίσω από τον φάκελο με τον αριθμό 31 βρίσκεται ο φάκελος για τον επόμενο μήνα και πίσω του βρίσκονται οι φάκελοι με τους υπόλοιπους μήνες.

Τα περιεχόμενα του φακέλου για την επόμενη μέρα μεταφέρονται καθημερινά στον κάδο απορριμμάτων και, στη συνέχεια, ο φάκελος τοποθετείται πίσω από τον τελευταίο από τους ημερήσιους φακέλους (σαν να μεταφέρεται στον επόμενο μήνα). Όταν ελευθερώνετε το φάκελο 31 για τον τρέχοντα μήνα, θα υπάρχει ένας φάκελος με το όνομα του νέου μήνα πίσω του, ακολουθούμενος από φακέλους με τις ημέρες του νέου μήνα. Ομοίως, ο φάκελος με τον τρέχοντα μήνα που έχει περάσει μεταφέρεται στο επόμενο έτος.

Σε έναν συγκεκριμένο φάκελο, πρέπει να αποθηκεύσετε έγγραφα που απαιτούν συγκεκριμένες ενέργειες (μια φόρμα που πρέπει να συμπληρωθεί, μια επιστολή για αποστολή).

Για να λειτουργήσει το σύστημα, πρέπει να ενημερώνεται καθημερινά. Εάν ξεχάσετε να ενημερώσετε τον φάκελο του αύριο, δεν μπορείτε να εμπιστευτείτε το σύστημα. Θα χαθούν σημαντικές πληροφορίες, οι οποίες θα πρέπει να αντιμετωπιστούν με άλλους τρόπους.

Εάν φεύγετε για αρκετές ημέρες, τότε πριν φύγετε πρέπει να ελέγξετε τους φακέλους για τις ημέρες κατά τις οποίες θα λείπετε.

Πώς να το οργανώσετε στην πράξη, λαμβάνοντας υπόψη τα σύγχρονα συστήματα σχεδιασμού:

1. Αντί για ένα αξέχαστο βιβλίο, χρησιμοποιήστε έναν διοργανωτή με λίστες υποχρεώσεων για κάθε μέρα και εισαγάγετε εργασίες για την τρέχουσα ημέρα σε αυτό. Οι συναντήσεις και οι υποθέσεις που συνδέονται με την ώρα θα πρέπει να καταγράφονται πρώτα και θα πρέπει να ορίζονται υπενθυμίσεις έτσι ώστε το σύστημα να τις ειδοποιεί εκ των προτέρων.
2. Δημιουργήστε ένα αρχείο με λίστα υποχρεώσεων για ένα μήνα. Αυτή είναι μια λίστα με αυτά που θέλετε να κάνετε κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου. Του προσθέτεις περιπτώσεις κατά τη διάρκεια ολόκληρου του μήνα. Η αναθεώρηση των εργασιών θα πρέπει να γίνεται μία φορά την εβδομάδα. Όταν σχεδιάζετε τις πιο σημαντικές εργασίες σας, διασκορπίστε κάθε εβδομάδα για να κατανοήσετε τις προτεραιότητές σας. Θα τα εκτελέσετε στην πρώτη θέση, διαφορετικά όλη η ώρα θα πηγαίνετε σε μικρά και επείγοντα θέματα.
3. Δημιουργήστε ένα αρχείο με σχέδια για το έτος. Θα πρέπει να επανεξετάζεται μία φορά το μήνα. Οι υποθέσεις από αυτό το αρχείο μεταφέρονται σε μηνιαία προγράμματα.
4. Κάντε σχέδια για τη χρονιά με βάση μακροπρόθεσμους στόχους για 3-5 χρόνια. Είναι καλύτερα να συνταγογραφείτε αυτά τα πράγματα είτε στο τέλος του χρόνου, είτε κατά τη διάρκεια των διακοπών, όταν το κεφάλι δεν είναι φορτωμένο με καθημερινές εργασίες.

Αυτά τα τέσσερα σημεία είναι αυτό που ο David Allen ονομάζει σύστημα φυσικού σχεδιασμού. Αυτό το σύστημα σας επιτρέπει να προχωρήσετε προς στόχους που είναι σημαντικοί για εσάς και να μην χάνετε χρόνο στη ρουτίνα.

Υπάρχει ένα ενιαίο σχέδιο που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τον προγραμματισμό οποιουδήποτε έργου;

Α, καλά. Ο Ντέιβιντ Άλεν το ονομάζει Μοντέλο Φυσικού Σχεδιασμού. Αποτελείται από πολλά βήματα.

Βήμα 1. Στόχος και εικόνα του ιδανικού αποτελέσματος

Καθορίστε έναν στόχο ή ιδανικό τελικό αποτέλεσμα, φανταστείτε ότι το έχετε πετύχει.

Περιγράψτε το με όλα τα κριτήρια επιτυχίας (χρήματα, άνθρωποι, αναγνώριση). Όσο περισσότερες λεπτομέρειες περιγράφετε το τελικό αποτέλεσμα, τόσο ισχυρότερο θα είναι το κίνητρο, ειδικά τις στιγμές που χρειάζεται να εκτελέσετε συγκεκριμένες ενέργειες, αλλά δεν υπάρχει χρόνος για αυτό.

Βήμα 2. Αρχές

Περιγράψτε τις αρχές που θα ακολουθήσετε καθώς θα πετύχετε τον στόχο σας. Για παράδειγμα: "Θα δώσω στους ανθρώπους πλήρη ελευθερία δράσης εάν … (παραμείνουν εντός του προϋπολογισμού, ολοκληρώσουν το έργο πριν από μια συγκεκριμένη προθεσμία)." Αναρωτηθείτε: «Ποιες ενέργειες μπορούν να επηρεάσουν τις δραστηριότητές μου; Πώς μπορώ να τα αποτρέψω;»

Οι αρχές είναι σαφείς και παρέχουν μια αξιόπιστη κατευθυντήρια γραμμή για τη διαχείριση των δραστηριοτήτων.

Βήμα 3. Καταιγισμός ιδεών

Καταιγισμός ιδεών σημειώνοντας όλες τις διαφορετικές ιδέες που έρχονται στο μυαλό.

Βασικές αρχές του καταιγισμού ιδεών:

• μην κρίνεις;
• μην αμφισβητείς?
• δεν αξιολογούν?
• μην κριτικάρεις?
• σκεφτείτε την ποσότητα, όχι την ποιότητα.
• παράπλευρη ανάλυση και οργάνωση.

Βήμα 4. Σχέδιο έργου με τη μορφή λίστας

Οργανώστε τα αποτελέσματα του καταιγισμού ιδεών σας σε μια λίστα υποχρεώσεων. Ξεκινήστε να σχεδιάζετε στο τέλος και επιστρέψτε. Αυτό θα σας διευκολύνει να σχεδιάσετε και να προσδιορίσετε το πρώτο βήμα προς τον στόχο σας. Ένα παράδειγμα σχεδιασμού από το τέλος:

Σκοπός (ιδανικό αποτέλεσμα): Μπορώ να μιλάω ισπανικά και να καταλαβαίνω τους ανθρώπους.

Γιατί είναι αυτό: Θέλω να επικοινωνώ χωρίς τη συμμετοχή μεταφραστών κατά τις επαγγελματικές διαπραγματεύσεις με Ισπανούς συνεργάτες και να επικοινωνώ ελεύθερα με άλλους ενώ βρίσκομαι σε διακοπές στην Ισπανία.

Βήματα προς τον στόχο:

• Ένα βήμα πριν την επίτευξη του στόχου: Βρήκα έναν μητρικό ομιλητή των Ισπανών και του μιλάω δύο φορές την εβδομάδα.
• Ένα βήμα πριν: Πέρασα τις εξετάσεις γλωσσομάθειας Β1.
• Ένα βήμα πριν: Πέρασα το τεστ επάρκειας Α1.
• Ένα βήμα πριν από αυτό: Παρακολούθησα μαθήματα Ισπανικών οκτώ φορές μέσα σε ένα μήνα και ολοκλήρωσα όλες τις εργασίες μου.
• Ένα βήμα πριν από αυτό: Εγγράφηκα σε ένα μάθημα Ισπανικών και πλήρωσα για ένα μήνα σπουδών.
• Ένα βήμα πριν: Μάζεψα πληροφορίες για μαθήματα Ισπανικών και έφτιαξα έναν συγκριτικό πίνακα.
• Πρώτο βήμα: Έχω προγραμματίσει μια ώρα στο ημερολόγιο όταν συλλέγω πληροφορίες για τα μαθήματα Ισπανικών.

Όταν μια ομάδα εργάζεται σε μια εργασία και χρειάζεται να οργανώσει ολόκληρο το σχέδιο σε ένα μέρος, είναι βολικό να χρησιμοποιήσετε ένα γράφημα Gantt. Η πρώτη στήλη σε αυτό είναι τα στάδια στο δρόμο προς τον στόχο, η δεύτερη στήλη είναι οι υπεύθυνοι. Περαιτέρω θα υπάρχουν στήλες με χρονική περίοδο. Τα κελιά θα περιέχουν την κατάσταση ενός συγκεκριμένου σταδίου, για παράδειγμα, "Σχεδιασμένο", "Σε εξέλιξη", "Ολοκληρώθηκε", "Αναβολή".

Το GTD και το σύστημα φυσικού σχεδιασμού μπορεί να φαίνονται τρομακτικά. Αλλά όταν το προσαρμόσετε για τον εαυτό σας και αρχίσετε να το χρησιμοποιείτε τακτικά, θα νιώσετε ότι όλα είναι πολύ πιο εύκολα από ό,τι φαινόταν με την πρώτη ματιά.