Τι είναι ένα σφάλμα προγραμματισμού και πώς να εκτιμήσετε σωστά τις προθεσμίες

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Έξι τρόποι με τους οποίους μπορείτε να το κάνετε στη δουλειά και στην καθημερινότητά σας.

Τι είναι το λάθος προγραμματισμού

Τα τελευταία τρία χρόνια, έχω βάψει πέντε δωμάτια στο σπίτι μου. Ξεκίνησα με την κρεβατοκάμαρα και σχεδίασα να το χειριστώ σε μια εβδομάδα. Ωστόσο, η τελευταία πινελιά έγινε μόλις ένα μήνα αργότερα.

Νομίζεις, έχοντας ξεκινήσει το δεύτερο δωμάτιο, έχω προβλέψει ένα μήνα για να το βάψω; Αλλά όχι. Ήμουν σίγουρος: αφού είχα ήδη γεμίσει το χέρι μου, τότε σίγουρα θα τελείωνα μέχρι το Σαββατοκύριακο, μάξιμουμ - μέχρι το επόμενο. Αλλά μου πήρε πάλι ένα μήνα. Όπως με κάθε ένα από τα άλλα δωμάτια. Εκτός από την κουζίνα, χρειάστηκε ακόμη περισσότερο.

Κάθε φορά, προετοιμαζόμενη να βάψω ένα άλλο δωμάτιο, περίμενα ότι σε μια-δυο βδομάδες όλα θα ήταν έτοιμα. Η εμπειρία μου είπε ότι δεν θα το έκανα ποτέ σε λιγότερο από ένα μήνα. Ωστόσο, ήταν δύσκολο να εγκαταλείψει τη σιγουριά ότι αυτή τη φορά τα πράγματα θα πάνε σίγουρα πιο γρήγορα.

Αυτή η υπερβολική αυτοπεποίθηση που μας κάνει να υποτιμούμε τον χρόνο που χρειαζόμαστε για να λύσουμε προβλήματα έχει όνομα: λάθος προγραμματισμού. Αυτή η ιδέα εισήχθη στα τέλη της δεκαετίας του '70 από τους ψυχολόγους Daniel Kahneman και Amos Tversky.

Οι επιστήμονες εξήγησαν ότι όταν προγραμματίζουν, οι άνθρωποι συχνά αγνοούν τις προηγούμενες εμπειρίες τους. Στην περίπτωσή μου, ήταν το γεγονός ότι μου έπαιρνε ένα μήνα για να βάψω το δωμάτιο κάθε φορά. Συνήθως εστιάζουμε μόνο στο έργο που έχουμε μπροστά μας: αυτό το δωμάτιο είναι μικρό, πράγμα που σημαίνει ότι δεν θα χρειαστεί πολύς χρόνος για να το βάψετε.

Ο Daniel Kahneman μιλάει για αυτό λεπτομερώς στο βιβλίο Think Slow … Decide Fast. Υποστηρίζει ότι τα σφάλματα σχεδιασμού σχετίζονται συνήθως με δύο πράγματα:

1. Δεν εξετάζουμε πόσο καιρό μας πήρε για να ολοκληρώσουμε παρόμοιες εργασίες στο παρελθόν.
2. Υποθέτουμε ότι δεν θα αντιμετωπίσουμε επιπλοκές που προκαλούν καθυστερήσεις.

Σε τι οδηγεί η λανθασμένη εκτίμηση του χρόνου;

Σύμφωνα με το Project Management Institute, λίγο πάνω από τα μισά από όλα τα έργα ολοκληρώνονται εντός του χρονοδιαγράμματος.

Αλλά είναι ένα πράγμα να υποτιμάτε τον χρόνο που χρειάζεται για να βάψετε ένα δωμάτιο (απλώς θα σας δημιουργήσει μια μικρή ταλαιπωρία). Είναι εντελώς διαφορετικό να κάνεις το ίδιο λάθος στην αξιολόγηση εργασιακών εργασιών και έργων. Εδώ οι συνέπειες μπορεί να είναι πολύ πιο σοβαρές.

Στην καλύτερη περίπτωση, αυτό θα έχει ως αποτέλεσμα εσείς ή η ομάδα σας να χρειαστεί να εργαστείτε υπερωρίες. Στη χειρότερη - σε έλλειψη προϋπολογισμού, μικρά κέρδη, δυσαρέσκεια με τα αφεντικά και τους πελάτες.

Πώς να αξιολογήσετε σωστά τις εργασίες

Πρέπει να σταματήσετε να σχεδιάζετε, να εμπιστεύεστε μια διαίσθηση. Καλύτερα να χρησιμοποιήσετε ειδικές τεχνικές.

1. Βασιστείτε στην προηγούμενη εμπειρία

Οι ψυχολόγοι Kahneman και Tversky συνιστούν: πριν ξεκινήσετε την εργασία, δεν χρειάζεται μόνο να αξιολογήσετε τι πρέπει να κάνετε, αλλά και να υπολογίσετε πόσο χρόνο δαπανάται συνήθως σε τέτοιες εργασίες.

Για παράδειγμα, πρέπει να δημιουργήσετε μια νέα δυνατότητα για μια εφαρμογή για κινητά - μάθετε πόσο χρόνο αφιέρωσε η ομάδα σας σε μια παρόμοια εργασία. Αν θέλετε να γράψετε μια ανάρτηση ιστολογίου 4.000 λέξεων, βρείτε δεδομένα για το πόσες ώρες ή ημέρες αφιερώσατε την τελευταία φορά.

Εάν εργάζεστε μόνοι σας, ο ευκολότερος τρόπος για να συγκεντρώσετε αυτές τις πληροφορίες είναι να χρησιμοποιήσετε μια εφαρμογή παρακολούθησης χρόνου. Εφαρμόστε το με διαφορετικούς τύπους εργασιών και αργότερα χρησιμοποιήστε έτοιμες αναφορές.

Για ομαδικές δραστηριότητες, το λογισμικό διαχείρισης έργου είναι χρήσιμο. Τα περισσότερα από αυτά χρησιμοποιούν διάφορες μεθόδους συλλογής δεδομένων, για παράδειγμα, λαμβάνοντας υπόψη τον πραγματικό χρόνο εργασίας και τη δημιουργία ενός διαγράμματος Gantt.

2. Ζητήστε από κάποιον άλλο να βαθμολογήσει την εργασία σας

Το 1994, το περιοδικό της Αμερικανικής Ψυχολογικής Εταιρείας «Personality and Social Psychology» δημοσίευσε τα αποτελέσματα πέντε μελετών που διεξήχθησαν από τους Roger Buhler, Dale Griffin και Michael Ross.

Επιβεβαίωσαν ότι οι άνθρωποι συχνά κάνουν το λάθος προγραμματισμού που περιγράφουν οι Kahneman και Tversky. Αλλά κάτι άλλο ήρθε στο φως: συχνά εκτιμούμε εσφαλμένα το κόστος των δικών μας καθηκόντων, αλλά μπορούμε να προβλέψουμε πολύ καλά πόσο χρόνο θα πάρει κάποιος άλλος.

Οι ερευνητές ζήτησαν από τους συμμετέχοντες στη μελέτη να μαντέψουν πόσο χρόνο θα χρειαζόταν ένα άλλο άτομο για να ολοκληρώσει μια συγκεκριμένη εργασία. Όταν απαντούσαν, αναφέρονταν συχνότερα στην υπάρχουσα εμπειρία. Και ακόμη και όταν δεν ήταν εκεί, οι εκτιμήσεις τους ήταν πολύ πιο ορθολογικές από τα συμπεράσματα εκείνων που έπρεπε να φέρουν εις πέρας το έργο.

Αυτό συμβαίνει γιατί συνήθως είμαστε πολύ αισιόδοξοι για τις ικανότητές μας. Και πολύ πιο αντικειμενικό όταν πρόκειται για κάποιον άλλο. Έτσι, αντί να προσπαθείτε να αξιολογήσετε τις εργασίες μόνοι σας, ζητήστε από έναν φίλο ή συνάδελφο να το κάνει για εσάς.

3. Δημιουργήστε ένα χρονικό εύρος και λάβετε υπόψη την πιθανότητα καθυστερήσεων

Υπάρχουν διάσημα γνωστά - πράγματα που ξέρουμε ότι τα ξέρουμε. Υπάρχουν επίσης γνωστά άγνωστα - πράγματα που ξέρουμε ότι δεν ξέρουμε. Αλλά εξακολουθούν να υπάρχουν άγνωστα άγνωστα - αυτά είναι πράγματα που δεν γνωρίζουμε, που δεν τα γνωρίζουμε.

Ντόναλντ Ράμσφελντ Αμερικανός πολιτικός

Αυτό το απόσπασμα αναφέρεται συχνά στη διαχείριση έργου. Για να εξηγήσουν τα άγνωστα άγνωστα για τα οποία μιλάει ο Ράμσφελντ, τα στελέχη χρησιμοποιούν αυτό που αποκαλούν κώνο αβεβαιότητας. Έχει σχεδιαστεί για να εμφανίζει το εύρος του χρόνου που μπορεί να απαιτεί μια εργασία.

Όταν ξεκινάτε για πρώτη φορά να εργάζεστε σε ένα έργο, εξακολουθείτε να γνωρίζετε ελάχιστα για αυτό. Επομένως, ο πραγματικός χρόνος που απαιτείται για την ολοκλήρωσή του μπορεί να διαφέρει πολύ από την πρόβλεψη. Νομίζετε ότι η εργασία θα διαρκέσει δύο ημέρες, αλλά στην πραγματικότητα μπορεί να διαρκέσει οκτώ. Ή μόνο λίγες ώρες.

Αλλά καθώς προχωρά η διαδικασία, αυτό το εύρος συρρικνώνεται. Ωστόσο, μπορείτε να πείτε ακριβώς πόσο χρόνο χρειάζεστε στο τέλος - όταν ολοκληρωθεί το έργο.

Ωστόσο, ο κώνος της αβεβαιότητας επιτρέπει μια πιο ακριβή εκτίμηση. Εάν δεν γνωρίζετε πολλά για ένα επερχόμενο έργο, διαιρέστε τον εκτιμώμενο χρόνο εκτέλεσης με τέσσερα για να βρείτε το κάτω άκρο του εύρους και πολλαπλασιάστε με το ίδιο για να προσδιορίσετε το ανώτερο όριο. Το αποτέλεσμα θα είναι, για παράδειγμα, από 1 έως 16 ημέρες.

Εάν ένα τόσο μεγάλο εύρος δεν σας ταιριάζει, χρησιμοποιήστε μόνο το ανώτατο όριο για τη λογιστική - τότε, κατά πάσα πιθανότητα, η εργασία θα διαρκέσει 16 ημέρες. Αυτός δεν είναι ο πιο ακριβής αριθμός, αλλά είναι πιθανότατα πιο κοντά στην πραγματικότητα από την αρχική σας πρόβλεψη.

4. Βαθμολογήστε το πρόβλημα σε τρία σημεία

Αυτή η μέθοδος θα σας βοηθήσει να είστε πιο αντικειμενικοί. Για κάθε εργασία, πρέπει να δώσετε μια αξιολόγηση:

• καλύτερο σενάριο?
• στη χειρότερη περίπτωση;
• το πιθανότερο σενάριο.

Ο πρώτος αριθμός πιθανότατα θα ταιριάζει με την αρχική σας πρόβλεψη. Η αξιολόγηση του πιο πιθανού σεναρίου μπορεί να βασίζεται σε εμπειρικά δεδομένα που έχετε. Και όταν αξιολογείτε τα χειρότερα, πρέπει να λάβετε υπόψη πόσο καιρό θα πάρει εάν τα πράγματα πάνε στραβά.

Με τρεις αριθμούς υπολογίστε τον μέσο όρο. Για παράδειγμα, εάν το καλύτερο σενάριο είναι τρεις ημέρες, το πιθανό είναι πέντε ημέρες και το χειρότερο είναι εννέα, απλώς προσθέστε: 3 + 5 + 9 = 17. Στη συνέχεια, διαιρέστε αυτόν τον αριθμό με το τρία. Αποδεικνύεται κατά μέσο όρο 5, 67 ημέρες - αυτή είναι η πρόβλεψή σας για τον απαιτούμενο χρόνο.

5. Υπολογίστε το ποσοστό σφάλματος

Ο Steve Pavlina, συγγραφέας του Personal Development Course for Smart People, συνιστά να υπολογίσετε τον συντελεστή του πόσο λάθος κάνετε στον προγραμματισμό σας. Στο μέλλον, αυτός ο αριθμός μπορεί να χρησιμοποιηθεί για όλες τις εργασίες σας.

Δώστε μια εκτίμηση του χρόνου για αρκετές εργασίες που πρέπει να ολοκληρώσετε στο εγγύς μέλλον. Γράψτε τις υποθέσεις σας. Αφού ολοκληρώσετε την εργασία, σημειώστε πόσα ξοδέψατε στο τέλος.

Προσθέστε όλες τις προγραμματισμένες ώρες μαζί. Κάντε το ίδιο με το πραγματικό. Τώρα διαιρέστε όλο τον πραγματικό χρόνο με την αρχική εκτίμηση - παίρνετε την αναλογία που θέλετε.

Για παράδειγμα, υπολογίζετε ότι θα χρειαστούν 12 ώρες για να ολοκληρωθούν αρκετές εργασίες. Στο τέλος, ξοδέψαμε 15. Ποσοστό σφάλματος: 15/12 = 1,25 Αυτό σημαίνει ότι οι εργασίες σας πήραν 25% περισσότερο από ό,τι σχεδιάζατε.

Τώρα, πολλαπλασιάζετε πάντα τις αρχικές σας εκτιμήσεις με τον παράγοντα σφάλματος που προκύπτει - και θα είναι πιο ακριβείς.

6. Πραγματοποιήστε αξιολόγηση στις πιο μη παραγωγικές ώρες της ημέρας

Ο Αμερικανός αναλυτής και συγγραφέας επιχειρηματικής λογοτεχνίας Daniel Pink στο βιβλίο του Timehacking. Πώς η επιστήμη μας βοηθά να κάνουμε τα πάντα στην ώρα μας βυθίστηκε στην έρευνα σχετικά με τους χρονότυπους μας - τα εσωτερικά ρολόγια.

Μελέτησε πώς επηρεάζουν το πώς νιώθουμε κατά τη διάρκεια της ημέρας. Και ανακάλυψα ότι οι χρονότυποι δεν ελέγχουν μόνο τη σωματική και πνευματική μας δραστηριότητα, αλλά καθορίζουν επίσης ποια ώρα της ημέρας είμαστε πιο δημιουργικοί και πότε είμαστε επιρρεπείς σε θετικές και αρνητικές σκέψεις.

Η Pink επικαλείται έρευνα των Scott Golder και Michael Macy, οι οποίοι ανέλυσαν τη διάθεση των ανθρώπων στο Twitter. Διαπίστωσαν ότι οι αναρτήσεις των χρηστών συνήθως δεν είναι πολύ θετικές σε περιόδους χαμηλής παραγωγικότητας.

Για τους περισσότερους ανθρώπους, αυτή η πτώση εμφανίζεται στη μέση της ημέρας, αμέσως μετά το μεσημεριανό γεύμα. Σύμφωνα με τους Golder και Macy, είναι απίθανο να έχετε καλή διάθεση αυτό το διάστημα. Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να αποφύγετε την υπερβολική αυτοπεποίθηση και την αισιοδοξία και, ως εκ τούτου, να σχεδιάσετε πιο αποτελεσματικά.

Έτσι, η ουσία της τελευταίας μεθόδου είναι η αξιολόγηση των εργασιών ενώ βρίσκεται σε πτώση της παραγωγικότητας. Αυτό είναι περίπου έξι ώρες μετά το ξύπνημα. Αλλά μπορείτε απλώς να περιμένετε μέχρι να έρθει η αίσθηση της διασποράς και της κούρασης.

Με βάση τα αποτελέσματα της δουλειάς, ελέγξτε αν έχετε πλησιάσει την πραγματικότητα προγραμματίζοντας το χρόνο σας με αυτόν τον τρόπο.

Η ίδια η κατανόηση του σφάλματος σχεδιασμού θα σας βοηθήσει να αξιολογήσετε σωστά τις εργασίες. Ίσως να μην μπορείτε να ελέγξετε την τάση σας να υπερεκτιμάτε τις δικές σας ικανότητες. Αλλά αν συνειδητοποιήσετε πόσο επηρεάζει η υπερβολική αισιοδοξία και προσπαθήσετε να μειώσετε αυτή την επιρροή, τότε θα γίνετε πολύ καλύτεροι στη διαχείριση του χρόνου σας.