Πώς να σταματήσετε να υποφέρετε από τις προθεσμίες που πλησιάζουν

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Παράδοξο: αν φοβάστε ότι δεν θα μπορέσετε να ολοκληρώσετε την εργασία εγκαίρως, συντομεύστε την προθεσμία.

Οι προθεσμίες είναι μια από τις πιο κοινές αιτίες άγχους στον εργασιακό χώρο, σύμφωνα με δημοσκόπηση του CareerCast.

Αλλά αν σταματήσετε να παίρνετε τις προθεσμίες αρνητικά, θα γλυτώσετε πολλά νεύρα. Ακολουθούν μερικά αποτελεσματικά κόλπα που θα σας βοηθήσουν να ξεκινήσετε πιο γρήγορα.

1. Ορίστε πολλές ημερομηνίες αντί για μία

Οι οικονομολόγοι Dan Ariely και Klaus Wertenbroch διεξήγαγαν έρευνα προσπαθώντας να ανακαλύψουν πώς οι άνθρωποι διαχειρίζονται τον προγραμματισμό των εργασιών τους και αποφεύγουν την αναβλητικότητα. Τα θέματα χωρίστηκαν σε τρεις ομάδες, με δεδομένη την εργασία τους, χωρίστηκαν σε τρεις εργασίες και έθεσαν διαφορετικά χρονικά πλαίσια:

1. Η πρώτη ομάδα έλαβε οδηγίες να ολοκληρώνει μία εργασία την εβδομάδα και να αναφέρει την πρόοδο κάθε 7 ημέρες.
2. Στη δεύτερη ομάδα δόθηκαν τρεις εβδομάδες για όλες τις εργασίες.
3. Η τρίτη ομάδα έθεσε προθεσμίες κατά την κρίση της.

Ως αποτέλεσμα, η πρώτη ομάδα, η οποία αναγκαζόταν να αναφέρει τις εργασίες σε εβδομαδιαία βάση, έκανε πολύ καλύτερη δουλειά - οι άνθρωποι έκαναν λιγότερα λάθη και τήρησαν τις προθεσμίες με μεγαλύτερη ακρίβεια.

Η έρευνα δείχνει ότι ο καλύτερος τρόπος για να ορίσετε τις πιο ρεαλιστικές και λιγότερο αγχωτικές προθεσμίες είναι να χωρίσετε τα μεγάλα έργα σε μικρότερες εργασίες, με διαφορετική προθεσμία για το καθένα.

Για παράδειγμα, το έργο της «υποβολής ενός έργου στον πελάτη έως τις 15 Αυγούστου» μπορεί να είναι πολύ αγχωτικό για εσάς - φαίνεται πολύ τρομακτικό. Αλλά οι επιλογές "κάντε ένα σκίτσο έως την 1η Ιουλίου", "δημιουργήστε μια διάταξη έως τις 15 Ιουλίου", "δημιουργήστε ένα πρωτότυπο έως τις 31 Ιουλίου" φαίνονται πολύ πιο απλές και πιο προσιτές - έχετε συγκεκριμένες προθεσμίες και συγκεκριμένες ενέργειες που πρέπει να κάνετε.

Επιπλέον, ο ομοιόμορφος προγραμματισμός των χρονοδιαγραμμάτων σας επιτρέπει να αισθάνεστε πρόοδο, κάτι που σας παρακινεί περαιτέρω. Ένα παράδειγμα από το ζωικό βασίλειο: Ο ψυχολόγος Clark Hull ερεύνησε πώς οι αρουραίοι περιηγούνται στους λαβύρινθους αναζητώντας τροφή. Διαπίστωσε ότι τα ζώα που είχαν ήδη βρει μια ανταμοιβή κατέβαλαν περισσότερη προσπάθεια για να συνεχίσουν την αναζήτηση. Ο Hull ονόμασε αυτή τη συμπεριφορά υπόθεση κλίσης στόχου.

Εάν παρατηρείτε οπτικά την πρόοδο στη δουλειά, τότε θα έχετε ένα επιπλέον κίνητρο για να μην χαλαρώσετε τις προσπάθειές σας. Με απλά λόγια, καθώς διαγράφετε όλο και περισσότερα στοιχεία καθώς μετακινείστε προς τα κάτω στη λίστα υποχρεώσεων σας, σας παρακινεί να ολοκληρώσετε τη δουλειά νωρίτερα. Υπάρχει ένας τεράστιος αριθμός διαχειριστών εργασιών που σας επιτρέπουν να παρακολουθείτε την πρόοδο - επιλέξτε οποιοδήποτε.

2. Βρείτε το ιδανικό σας επίπεδο άγχους

Έχουμε συνηθίσει να πιστεύουμε ότι το άγχος είναι κάτι αναμφισβήτητα κακό και, ιδανικά, πρέπει να αποφεύγεται με κάθε δυνατό τρόπο. Δεν είναι όμως έτσι. Σε μικρές ποσότητες, το άγχος μπορεί να μας παρακινήσει.

Ο νόμος Yerkes-Dodson, που διατυπώθηκε από τους ψυχολόγους Robert Yerkes και John Dodson το 1908, δηλώνει ότι όσο πιο ψυχικά πιεσμένο είναι ένα άτομο, τόσο πιο αποτελεσματικά εργάζεται. Αλλά αφού φτάσει σε ένα ορισμένο όριο αυτής της κατάστασης, η παραγωγικότητα μειώνεται και το άτομο εγκαταλείπει.

Όταν είμαστε αγχωμένοι, η αδρεναλίνη ανεβαίνει στο σώμα, κάτι που μας κάνει πιο εγρήγορους, οξύνει τις αισθήσεις μας και μας δίνει δύναμη. Το άγχος είναι ένα είδος ντόπινγκ που μας δίνει μια προσωρινή ώθηση τόσο στη σωματική όσο και στην πνευματική ενέργεια.

Πώς να επιλέξετε το ιδανικό επίπεδο άγχους;

• Τα σύνθετα έργα απαιτούν χαμηλό επίπεδο έντασης. Αυτοί οι ίδιοι προκαλούν ενθουσιασμό, δεν χρειάζεται να κουραστείτε πέρα από αυτό.
• Τα προβλήματα μέτριας δυσκολίας απαιτούν μέτρια επίπεδα άγχους.
• Ένα υψηλό επίπεδο είναι εξαιρετικό για απλές εργασίες για να σας παρακινήσει να το κάνετε σωστά.

Θέστε σύντομες προθεσμίες για απλές εργασίες, μην τις αναβάλλετε για αργότερα. Το να πλησιάσετε την προθεσμία θα αυξήσει το επίπεδο άγχους σας - θα σας τονώσει.

3. Μειώστε τις προθεσμίες εκ των προτέρων

Εάν δυσκολεύεστε να τηρήσετε την προθεσμία αλλά έχετε προβλήματα με τα κίνητρα, ο καθορισμός μικρότερων προθεσμιών μπορεί να σας βοηθήσει.

Σε μια μελέτη που δημοσιεύτηκε στο περιοδικό Consumer Research το 2018, οι πειραματιστές ζήτησαν από πολλούς ανθρώπους να συμπληρώσουν μια έρευνα. Μια ομάδα δόθηκε μια εβδομάδα για αυτό, η δεύτερη - δύο εβδομάδες.

Μαντέψτε ποια ομάδα ολοκλήρωσε την έρευνα εγκαίρως; Αυτός με λιγότερο χρόνο.

Σε ένα άλλο πείραμα, οι ίδιοι ερευνητές έδωσαν σε μια ομάδα μαθητών την επιλογή: είτε να ολοκληρώσουν μια πιο επείγουσα εργασία και να λάβουν τρεις σοκολάτες, είτε να κάνουν μια λιγότερο φλεγόμενη δουλειά και να λάβουν πέντε σοκολάτες ως ανταμοιβή. Και οι περισσότεροι μαθητές προτίμησαν την πρώτη επιλογή, αν και η ανταμοιβή εκεί ήταν μικρότερη.

Οι ερευνητές κατέληξαν στο συμπέρασμα ότι υπάρχει το λεγόμενο φαινόμενο επείγουσας ανάγκης: μας ενδιαφέρει να ολοκληρώσουμε τις εργασίες σύντομα, ακόμα κι αν έχουμε λιγότερα οφέλη από αυτό. Τα επείγοντα θέματα, όπως γράφουν οι πειραματιστές, έχουν μεγάλη απήχηση.

Η ανάληψη μιας εργασίας με μεγάλη προθεσμία δεν είναι εύκολη, γιατί πιστεύουμε ότι τέτοιες εργασίες είναι πιο δύσκολες επειδή απαιτούν περισσότερο χρόνο. Τείνουμε να αναβάλλουμε πράγματα που θεωρούμε χρονοβόρα, αλλά ο καθορισμός μικρότερων προθεσμιών μας παρακινεί να ολοκληρώσουμε τη δουλειά όσο το δυνατόν γρηγορότερα.

4. Μοιραστείτε τους στόχους και την πρόοδό σας με συναδέλφους

Το 2015, η American Talent Development Association (ATD) διεξήγαγε μια μελέτη και διαπίστωσε ότι εάν αναφέρετε την πρόοδό σας στην εργασία σας σε άλλο άτομο (αφεντικό, συνάδελφο ή απλώς φίλο), οι πιθανότητές σας να ολοκληρώσετε αυτό που ξεκινήσατε αυξάνονται κατά 65%. Αυξάνονται επίσης κατά 95% εάν κάνετε τακτικές αναφορές για τα επιτεύγματά σας στην ομάδα.

Αυτά τα ευρήματα συνάδουν με την έρευνα των Dan Ariely και Klaus Wertenbroch, τους οποίους αναφέραμε προηγουμένως. Διαπίστωσαν ότι οι εργαζόμενοι στους οποίους είχαν οριστεί προθεσμίες από άλλα άτομα ολοκλήρωσαν τις εργασίες τους πιο γρήγορα και πιο αποτελεσματικά από εκείνους που σχεδίαζαν τον δικό τους χρόνο.

Αφήστε κάποιον άλλο να σας ορίσει τις προθεσμίες και εσείς να τις ακολουθήσετε και να αναφέρετε την πρόοδο. Αν δεν έχετε αρχηγό, βρείτε έναν σύντροφο που θα σας ελέγχει.

5. Κάντε τις προθεσμίες τήρησης παιχνίδι

Στην ομιλία του στο TED, ο ψυχολόγος Mihai Csikszentmihalyi περιέγραψε τη ροή ως το μυστικό της ευτυχίας. Το Flow είναι μια κατάσταση όπου είστε τόσο συγκεντρωμένοι και παθιασμένοι με τη δουλειά σας που δεν παρατηρείτε καν πόσο κυλάει ο χρόνος.

Όταν βρισκόμαστε σε μια κατάσταση ροής (λέγεται και περίοδος μέγιστης γνωστικής αποτελεσματικότητας), αλλάζει ακόμη και η εγκεφαλική μας δραστηριότητα. Στον προμετωπιαίο φλοιό, η συγκέντρωση της οξυγονωμένης αιμοσφαιρίνης αυξάνεται και η αποτελεσματικότητα του εγκεφάλου αυξάνεται. Όταν βαριόμαστε, αυτό δεν συμβαίνει και είναι πιο δύσκολο για εμάς να συγκεντρωθούμε στο έργο που έχουμε.

Επομένως, αξίζει να εφαρμόσετε την αρχή του gamification, ειδικά σε εκείνες τις περιπτώσεις που σας φαίνονται χωρίς ενδιαφέρον. Οι βαρετές εργασίες δεν ευνοούν την τήρηση των προθεσμιών. Μετατρέποντας την εργασία σας σε παιχνίδι, θα την κάνετε πιο διασκεδαστική και θα αυξήσετε το κίνητρό σας να ολοκληρώσετε τα πάντα στην ώρα τους.

Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να παίξετε βαρετές εργασίες. Για παράδειγμα, μπορείτε να ανταγωνιστείτε τους συνομηλίκους σας για να ξυπνήσετε το πνεύμα του ενθουσιασμού. Ή εγκαταστήστε κάποια εξειδικευμένη εφαρμογή (για παράδειγμα, Habitica) που θα σας δώσει ένα επίτευγμα για κάθε ολοκληρωμένη εργασία.

Δοκιμάστε όλες αυτές τις μεθόδους και η προθεσμία που πλησιάζει δεν θα σας προκαλεί πλέον πανικό.