Πώς να αυτοματοποιήσετε την εργασία με την αλληλογραφία και να μην υποφέρετε από εκατοντάδες εισερχόμενα μηνύματα

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Αυτά τα εργαλεία θα σας βοηθήσουν να προσαρμόσετε το πρόγραμμα-πελάτη email σας όσο πιο βολικά γίνεται.

Υπάρχουν πάρα πολλά γράμματα

Στατιστικά, ο μέσος υπάλληλος γραφείου ξοδεύει περίπου 47.000 ώρες email κατά τη διάρκεια της καριέρας του. Μπορεί να φαίνεται απλώς ένα ενοχλητικό χάσιμο χρόνου, αλλά στην πραγματικότητα είναι πολύ περισσότερο.

Οι άνθρωποι αγχώνονται πολύ όταν έρχονται αντιμέτωποι με φαινομενικά συντριπτικά καθήκοντα. Όπως, για παράδειγμα, ένα γεμάτο γραμματοκιβώτιο.

Η υπερφόρτωση email συχνά σας κάνει να νιώθετε ότι έχετε μια εργασία στο χέρι, αλλά δεν υπάρχει αρκετός χρόνος ή πόροι για να ξεκινήσετε. Απλά κοιτάζοντας τη μάζα των νέων εισερχόμενων μπορεί να προκαλέσει υψηλή αρτηριακή πίεση, καρδιακό ρυθμό και επίπεδα κορτιζόλης (ορμόνη του στρες).

Τι να κάνετε για αυτό

Εάν χρησιμοποιείτε email στο Outlook, στο Yahoo, στο Thunderbird ή σε άλλη υπηρεσία, υπάρχουν πολλοί πόροι για την αυτοματοποίηση της ροής των email σας. Το InboxZero, το Mailstrom και το Unified Inbox λειτουργούν με τα περισσότερα προγράμματα-πελάτες email.

InboxZero

Είναι ένα δωρεάν πρόγραμμα για Android, iOS, macOS και Windows. Οι πελάτες κινητής τηλεφωνίας είναι διαθέσιμοι μόνο σε ορισμένες ευρωπαϊκές χώρες, αλλά όλοι μπορούν να κατεβάσουν την έκδοση για υπολογιστή. Το InboxZero σάς βοηθά να διαχειριστείτε σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να απαλλαγείτε από αυτά που δεν έχουν μεγάλη σημασία. Ένα από τα πιο εκπληκτικά χαρακτηριστικά αυτής της πλατφόρμας είναι η "Λειτουργία ανάπαυσης", η οποία σας επιτρέπει να στέλνετε αυτόματα στις επαφές σας ένα email που υποδεικνύει την ώρα που δεν είστε διαθέσιμοι και πότε μπορούν να επικοινωνήσουν μαζί σας την επόμενη φορά.

Mailstrom

Αυτή η υπηρεσία σάς επιτρέπει να αναλύετε τα περιεχόμενα του γραμματοκιβωτίου σας και να ταξινομείτε τα μηνύματα με οποιοδήποτε κριτήριο. Ομοίως, μπορείτε να απαντήσετε αμέσως σε μια ομάδα γραμμάτων που ενώνονται από ένα κοινό θέμα, αποστολέα, ώρα ή άλλη παράμετρο. Οι χρήστες αγαπούν αυτήν την πλατφόρμα για τη δυνατότητα ταυτόχρονης εργασίας με δεκάδες ή και εκατοντάδες email.

Mailbird

Πολλοί άνθρωποι χρησιμοποιούν περισσότερους από έναν λογαριασμούς email κάθε μέρα. Αυτό μπορεί να είναι εργασιακό και προσωπικό email, ή ακόμα και δύο ή τρεις λογαριασμοί εργασίας. Το καλύτερο εργαλείο για τη διαχείριση πολλαπλών γραμματοκιβωτίων ταυτόχρονα είναι η υπηρεσία Mailbird για Windows. Σας επιτρέπει να βλέπετε όλα τα ληφθέντα email σε ένα μέρος.

Επεκτάσεις και φίλτρα για το Gmail

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ειδικές επεκτάσεις και φίλτρα που μπορούν να βελτιώσουν τον έλεγχο ροής των εισερχόμενων email. Μερικά από τα καλύτερα είναι τα SaneBox, Unroll. Me και BatchedInbox.

SaneBox

Το SaneBox έχει σχεδιαστεί για να ταξινομεί τα email σας με σειρά σπουδαιότητας. Η επέκταση αφήνει τα μηνύματα που θέλετε στα κύρια εισερχόμενά σας και ταξινομεί όλα τα δευτερεύοντα εισερχόμενα σε ξεχωριστό φάκελο. Μετά από αυτά τα βήματα, θα λάβετε ένα email που θα εξηγεί τι ακριβώς έγινε ανακατεύθυνση.

Ξετυλίγω. Εγώ

Παρά το σκάνδαλο διαρροής δεδομένων χρήστη, το Unroll. Me εξακολουθεί να είναι ένα αρκετά δημοφιλές σύστημα διαχείρισης γραμματοκιβωτίων. Το κύριο χαρακτηριστικό του έγκειται στην ενοποίηση όλων των συνδρομών σας σε μια ημερήσια σύνοψη. Αυτή η ομαδοποίηση εξοικονομεί χρόνο και ταυτόχρονα δεν χάνει τίποτα από τα μάτια του. Εάν είναι απαραίτητο, μπορείτε να διαγραφείτε από περιττές αποστολές με ένα κλικ.

Παύση εισερχομένων

Αυτή η επέκταση σάς επιτρέπει να αποφασίζετε πότε θα λαμβάνετε μηνύματα και πότε όχι. Όταν είναι ενεργοποιημένη η παύση, μπορείτε να ρυθμίσετε την επικοινωνία με έναν τηλεφωνητή, έτσι ώστε όλες οι επαφές σας να γνωρίζουν την ενεργοποίηση του προγράμματος λήψης αλληλογραφίας. Εάν είναι απαραίτητο, μπορείτε να διαμορφώσετε την εμφάνιση των γραμμάτων σε ένα χρονοδιάγραμμα.

Φίλτρα

Μην ξεχνάτε τα φίλτρα ανεπιθύμητης αλληλογραφίας της Google, τα οποία σας επιτρέπουν να αυτοματοποιείτε την εκχώρηση συντομεύσεων, την αρχειοθέτηση επιστολών, τη διαγραφή τους, την προώθηση και άλλες ενέργειες. μέσω του αναπτυσσόμενου μενού στη γραμμή αναζήτησης του Gmail. Αφού κάνετε κλικ στο βέλος που δείχνει προς τα κάτω, θα πρέπει να καθορίσετε τα κριτήρια, να ελέγξετε την ακρίβειά τους κάνοντας αναζήτηση και, στη συνέχεια, να κάνετε κλικ στον σύνδεσμο για τη δημιουργία ενός φίλτρου, ο οποίος εμφανίζεται κάτω δεξιά στο ίδιο αναπτυσσόμενο μενού.

Κάθε μία από αυτές τις λύσεις λειτουργεί ανεξάρτητα από άλλα εργαλεία, επιτρέποντάς σας να συλλέγετε, να αναλύετε και να ταξινομείτε έξυπνα τις δέσμες των εισερχόμενων γραμμάτων. Η μέγιστη απόδοση μπορεί να επιτευχθεί μόνο με το συνδυασμό πολλών από αυτές τις υπηρεσίες.