Το γράφημα Gantt είναι ένα εργαλείο για όσους δεν τους αρέσει να χάνουν προθεσμίες

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2024-01-15 16:42

Θα δείτε τι να κάνετε και γιατί, και δεν θα ξεχάσετε τίποτα.

Τι είναι το διάγραμμα Gantt

Το γράφημα Gantt είναι ένα εργαλείο σχεδιασμού, διαχείρισης εργασιών που επινοήθηκε από τον Αμερικανό μηχανικό Henry Gantt. Μοιάζει με οριζόντιες ράβδους που βρίσκονται ανάμεσα σε δύο άξονες: τη λίστα των εργασιών κάθετα και τις ημερομηνίες οριζόντια.

Το διάγραμμα δείχνει όχι μόνο τις ίδιες τις εργασίες, αλλά και τη σειρά τους. Αυτό σας επιτρέπει να μην ξεχνάτε τίποτα και να κάνετε τα πάντα έγκαιρα.

Ποιος χρειάζεται ένα διάγραμμα

Εάν είστε φανατικός προγραμματισμός και αγαπάτε τα όμορφα γραφήματα, το γράφημα Gantt είναι για εσάς. Θα βοηθήσει τόσο με την έναρξη ενός ηλεκτρονικού καταστήματος όσο και στην προετοιμασία για μια εκδήλωση μεγάλης κλίμακας. Στην καθημερινή ζωή, το διάγραμμα είναι χρήσιμο για τον αυτοσχεδιασμό ενός γάμου, την ανακαίνιση ή την κατασκευή ενός σπιτιού, το ταξίδι ή την προετοιμασία για μια συνεδρία.

Για παράδειγμα, ένας ελεύθερος επαγγελματίας με γράφημα Gantt θα είναι σίγουρος ότι μπορεί να αναλάβει ένα άλλο έργο. Και η νύφη, κοιτάζοντας το πρόγραμμα, δεν θα ανησυχεί ότι δεν κάνει τίποτα.

Στην επιχείρηση, ένα γράφημα Gantt βοηθά όλους. Ο ανάδοχος ξέρει ακριβώς τι πρέπει να γίνει, για τι και πότε, το αφεντικό του ελέγχει τις προθεσμίες και ο πελάτης είναι ήρεμος αν δει σε ποιο στάδιο βρίσκεται η διαδικασία.

Το εργαλείο θα είναι επίσης χρήσιμο για την παρουσίαση του έργου. Ο πελάτης ή το αφεντικό θα δει τον όγκο και το χρονοδιάγραμμα της εργασίας και θα καταλάβει γιατί ο σχεδιασμός της ιστοσελίδας, για παράδειγμα, διαρκεί τρεις μήνες και όχι μια εβδομάδα.

Πώς να ξεκινήσετε με ένα γράφημα Gantt

Πρώτα απ 'όλα, πρέπει να δημιουργήσετε έναν πίνακα με τα δεδομένα προέλευσης. Μπορείτε να το κάνετε αυτό οπουδήποτε: ακόμα και σε ένα κομμάτι χαρτί, τουλάχιστον αμέσως στο πρόγραμμα για την κατασκευή ενός διαγράμματος.

Ο πίνακας χρειάζεται τρεις τύπους δεδομένων: το όνομα της εργασίας, την ημερομηνία έναρξης και τη διάρκεια ή την προβλεπόμενη ημερομηνία λήξης της εργασίας. Λάβετε υπόψη το χρονοδιάγραμμα, τους πόρους και τον προϋπολογισμό του έργου για να δώσετε μια ρεαλιστική ημερομηνία λήξης.

Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι εσείς οι δύο αποφασίσατε να διακοσμήσετε ξανά την κρεβατοκάμαρά σας. Ο πίνακας θα μοιάζει με αυτό:

Εάν η επισκευή γίνει από ομάδα εργασίας, τότε ο χρόνος κάθε εργασίας θα είναι διαφορετικός.

Πού και πώς να δημιουργήσετε ένα γράφημα Gantt

Υπάρχουν προγράμματα στα οποία πρέπει να δημιουργήσετε ένα διάγραμμα σε διάφορα στάδια. Και υπάρχουν εξειδικευμένα εργαλεία στα οποία αρκεί να κάνετε κλικ σε μερικά εικονίδια.

Η επιλογή του εργαλείου εξαρτάται από την κλίμακα και την αξία του έργου. Εάν κάνετε ένα διάγραμμα για τον εαυτό σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε δωρεάν λύσεις ή δοκιμαστικές εκδόσεις προγραμμάτων. Για μεγάλες εταιρείες που εργάζονται με ακριβά έργα, τα επαγγελματικά προγράμματα είναι καλύτερα κατάλληλα.

1. Microsoft Excel

• Τιμή: 5.199 ρούβλια για έναν υπολογιστή ή άδεια συνδρομής από 269 ρούβλια ανά μήνα.
• Ελεύθερη περίοδος: 1 μήνα.

Ένα από τα πιο δημοφιλή προγράμματα για εργασία με πίνακες και γραφήματα. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα πρότυπο για να δημιουργήσετε γραφήματα ξανά και ξανά.

Microsoft Excel →

2. LibreOffice Calc

Τιμή: ειναι δωρεάν.

Ένα ανάλογο του MS Excel από το The Document Foundation, μια μη κερδοσκοπική εταιρεία.

Για να δημιουργήσετε ένα γράφημα Gantt, δημιουργήστε έναν πίνακα με δεδομένα πηγής. Εισαγάγετε τα ονόματα των εργασιών, τις ημερομηνίες έναρξης και τη διάρκεια σε ημέρες στις τρεις στήλες.

Στη συνέχεια, επιλέξτε το εύρος με τιμές (δεν χρειάζεται να επιλέξετε τα ονόματα των στηλών) και ξεκινήστε τον οδηγό γραφήματος χρησιμοποιώντας το κατάλληλο εικονίδιο ή μέσω του μενού "Εισαγωγή" → "Διάγραμμα".

Επιλέξτε ένα γράφημα στοιβαγμένων ράβδων. Θα καταλήξετε με ένα διάγραμμα αντίστροφης σειράς.

Για να αναστρέψετε έναν κάθετο άξονα, κάντε κλικ σε αυτόν και επιλέξτε "Μορφοποίηση άξονα …". Στη συνέχεια, στην καρτέλα "Κλίμακα", κάντε κλικ στην επιλογή "Αντίστροφη".

Για να εμφανίσετε ημερομηνίες στον οριζόντιο άξονα, κάντε κλικ σε αυτόν και επιλέξτε "Μορφοποίηση άξονα …". Στην καρτέλα Αριθμοί, βρείτε τη μορφή ημερομηνίας που θέλετε. Στη συνέχεια, στην καρτέλα "Κλιμάκωση", καταργήστε την επιλογή των πλαισίων ελέγχου "Αυτόματη" για τα στοιχεία "Μέγιστο", "Ελάχιστο" και "Κύριο διάστημα".

Στα πεδία που εμφανίζονται, συμπληρώστε τις τιμές:

1. Το ελάχιστο είναι η ημερομηνία έναρξης της πρώτης εργασίας.
2. Το μέγιστο είναι η ημερομηνία λήξης της τελευταίας εργασίας.
3. Κύριο διάστημα. Εάν οι εργασίες είναι βραχυπρόθεσμες, τότε απαιτείται ένα μικρό διάστημα (1), ώστε οι ακριβείς ημερομηνίες έναρξης και λήξης να είναι ορατές στο γράφημα. Και αν οι εργασίες και το ίδιο το έργο είναι μακροπρόθεσμα, τότε είναι καλύτερο να επιλέξετε ένα μεγαλύτερο διάστημα, ώστε το χρονοδιάγραμμα να μην είναι πολύ μεγάλο.

Για αναγνωσιμότητα, στην καρτέλα Λεζάντα των επιλογών του άξονα Υ, ορίστε τον Προσανατολισμό κειμένου στις 90 μοίρες.

Για να διατηρήσετε μόνο την εμφάνιση των δεδομένων διάρκειας, κάντε δεξί κλικ στο χρώμα των περιττών γραμμών και επιλέξτε Μορφοποίηση σειράς δεδομένων. Στην καρτέλα "Περιοχές", επιλέξτε "Καμία" από το αναπτυσσόμενο μενού. Θα έχετε ένα πολύ βασικό διάγραμμα Gantt.

LibreOffice Calc →

3. Microsoft Project

• Τιμή: από 1.875 ρούβλια το μήνα.
• Ελεύθερη περίοδος: 1 μήνα.

Ένα εξειδικευμένο προϊόν της Microsoft για διαχείριση έργων. Είναι ενσωματωμένο με γνωστά εργαλεία της Microsoft όπως το Excel, το PowerPoint, ακόμη και το Skype για επιχειρήσεις. Υπάρχουν επιπλέον πρόσθετα.

Κατάλληλο για μεσαίες και μεγάλες εταιρείες που θέλουν όχι μόνο να οπτικοποιούν δεδομένα, αλλά και να διαχειρίζονται πλήρως έργα, χαρτοφυλάκια έργων και πόρους.

Το πρότυπο διαγράμματος είναι ενσωματωμένο στο πρόγραμμα, επομένως χρειάζεστε μια ελάχιστη προσπάθεια.

Microsoft Project →

4. OnlyOffice

• Τιμή: από 60 ρούβλια το μήνα.
• Ελεύθερη περίοδος: 1 μήνα.

Λογισμικό διαχείρισης έργου. Κατά την εγγραφή, είναι διαθέσιμες οι λειτουργίες του CRM, του διακομιστή αλληλογραφίας, της εργασίας με έγγραφα, της εταιρικής συνομιλίας και του ιστολογίου.

Το διάγραμμα δημιουργείται αυτόματα μετά την εισαγωγή όλων των εργασιών στη δομή του έργου. Οι εξαρτήσεις και οι προθεσμίες μπορούν να οριστούν απευθείας στο γράφημα με μεταφορά και απόθεση εργασιών με το ποντίκι. Η διεπαφή είναι διαισθητική, υπάρχουν συμβουλές.

OnlyOffice →

5. Έξυπνο φύλλο

• Τιμή: από 14 $ το μήνα.
• Ελεύθερη περίοδος: 1 μήνα.

Το εργαλείο είναι ακονισμένο για τη διαχείριση της συνεργασίας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πρότυπα για έργα και επαναλαμβανόμενες εργασίες. Υπάρχει ενοποίηση με εφαρμογές γραφείου από τη Microsoft, την Google και άλλες.

Κατάλληλο για μεγάλες εταιρείες με έργα μεγάλης κλίμακας και ελεύθερους επαγγελματίες που είναι έτοιμοι να συμμετάσχουν σε έργα άλλων ανθρώπων.

Η δημιουργία ενός έργου είναι σαν να δημιουργείτε μια λίστα εργασιών σε πίνακες. Μπορείτε να εισάγετε πίνακες από τα έγγραφά σας. Το γράφημα Gantt δημιουργείται κάνοντας κλικ στο αντίστοιχο εικονίδιο στην ενότητα "Προβολές".

Η διεπαφή είναι ρωσοποιημένη, αλλά οι οδηγίες βίντεο είναι στα Αγγλικά.

Έξυπνο φύλλο →

6. GanttPRO

• Τιμή: από 6, 5 δολάρια το μήνα.
• Ελεύθερη περίοδος: 14 ημέρες.

Μπορείτε να δημιουργήσετε πολλούς χώρους εργασίας και να διαχειριστείτε διαφορετικές ομάδες έργου. Μπορείτε να επεξεργαστείτε εργασίες, τις προθεσμίες και τις εξαρτήσεις τους ακριβώς πάνω στο διάγραμμα, σύροντας και αποθέτοντας στοιχεία με το ποντίκι.

Υπάρχει διαχείριση πόρων, πρόγραμμα εργασίας των εκτελεστών, ωριαίες τιμές και κόστος έργου. Μπορείτε να παρέχετε πρόσβαση μέσω αναφοράς ή να εξαγάγετε το διάγραμμα για παρουσίαση στον πελάτη.

Κατά τη δημιουργία ενός έργου, το πρόγραμμα θα προσφερθεί να συμπληρώσει ένα σύντομο ερωτηματολόγιο για την εταιρεία σας, προκειμένου να βρεθεί ένα κατάλληλο πρότυπο. Στη συνέχεια, μπορείτε να επεξεργαστείτε το πρότυπο ή να δημιουργήσετε το δικό σας.

GanttPRO →

7. Comindware

• Τιμή: από 300 ρούβλια το μήνα.
• Ελεύθερη περίοδος: κατόπιν αιτήματος του διαχειριστή.

Το Comindware είναι κατάλληλο για μεσαίες έως μεγάλες εταιρείες. Το πρόγραμμα σάς επιτρέπει να διαχειρίζεστε έργα, πόρους, επιχειρηματικές διαδικασίες. Οι επιχειρηματικές διαδικασίες μπορούν να ενσωματωθούν απευθείας σε έργα. Έχει το δικό της εταιρικό κοινωνικό δίκτυο. Μπορείτε να εισάγετε αρχεία από πίνακες, να μεταφέρετε έργα και εργασίες από το MS Project.

Comindware →

8. "Φύλλα Google"

Τιμή: ειναι δωρεάν.

Ο Οδηγός γραφήματος των Φύλλων Google δεν θα βοηθήσει εδώ. Αλλά υπάρχει μια λύση - μορφοποίηση υπό όρους.

Αφού εισαγάγετε τα αρχικά δεδομένα στον πίνακα στα δεξιά του, τοποθετήστε τις ημερομηνίες του έργου.

Επιλέξτε την περιοχή των κελιών μεταξύ των αρχικών δεδομένων και των ημερομηνιών. Εκεί θα κατασκευαστεί ένα διάγραμμα. Κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε Μορφοποίηση υπό όρους.

Από το μενού Μορφοποίηση κελιών, επιλέξτε Ο τύπος σας και πληκτρολογήστε = ΚΑΙ (E $ 1 = $ B2). Το Ε1 είναι το πρώτο κελί των ημερομηνιών του έργου. C2 - κελί με το τέλος της πρώτης εργασίας. B2 - κελί με την αρχή της πρώτης εργασίας.

Το γράφημα Gantt είναι έτοιμο. Μπορείτε να αλλάξετε ημερομηνίες και να προσθέσετε νέες εργασίες. Απλώς θυμηθείτε να προσαρμόσετε την περιοχή μορφοποίησης υπό όρους όπως απαιτείται.