20 αποτελεσματικές τεχνικές διαχείρισης χρόνου

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Οργάνωσε τη ζωή σου για να μη χάσεις λεπτό.

1. Κανόνας 1-3-5

Οι ώρες εργασίας σας κατά τη διάρκεια της ημέρας είναι περιορισμένες και ο κανόνας 1-3-5 σας επιτρέπει να τις ξοδέψετε πιο σοφά. Η ουσία του είναι η εξής: σε μια μέρα μπορείτε να κάνετε μόνο μια μεγάλη εργασία, τρεις μεσαίες και πέντε μικρές. Συνολικά είναι εννέα περιπτώσεις, ούτε περισσότερα ούτε λιγότερα. Ο κανόνας θα σας βοηθήσει να καθαρίσετε σταδιακά τα ερείπια, όντας έγκαιρα και χωρίς υπερβολική εργασία.

2. Ο κανόνας των τριών

Για όσους δεν είναι συντονισμένοι με τους αριθμούς ή δεν μπορούν να κάνουν εννέα πράγματα την ημέρα, ο Chris Bailey, συγγραφέας του My Productive Year, κατέληξε στον κανόνα των τριών. Λέει ότι το να κάνεις τα τρία πιο σημαντικά πράγματα κάθε μέρα αρκεί για να είσαι παραγωγικός.

Αντί να σκορπίσετε την ενέργεια και την προσοχή σας σε μερικές δεκάδες αντικείμενα σε μια λίστα ελέγχου, απλώς επιλέξτε τις τρεις πιο σημαντικές εργασίες για την ημέρα και εστιάστε σε αυτές. Επιλέξτε άλλα τρία την επόμενη μέρα και ούτω καθεξής. Αυτό θα σας κρατήσει συγκεντρωμένους. Ο ίδιος κανόνας μπορεί να εφαρμοστεί για τον καθορισμό στόχων για την εβδομάδα, τον μήνα ή το έτος.

3. Μέθοδος 10 λεπτά

Έχετε κάποια εργασία που δεν θέλετε να ξεκινήσετε; Πείτε στον εαυτό σας: «Θα το κάνω μόνο για 10 λεπτά και μετά θα πάω να ξεκουραστώ». Πιθανότατα, σε αυτό το διάστημα θα παρασυρθείτε στη δουλειά και δεν θα μπορείτε πλέον να σταματήσετε.

4. Πομοντόρο

Αυτό το σύστημα εφευρέθηκε από τον Francesco Cirillo για να διευκολύνει τον εαυτό του να προετοιμαστεί για εξετάσεις. Βοηθά στην εστίαση των ατόμων που αποσπώνται εύκολα. Είναι επίσης ένας καλός τρόπος να ελέγχετε πόσο χρόνο ξοδεύετε σε μια συγκεκριμένη εργασία.

Έτσι λειτουργεί το Pomodoro: παίρνετε ένα χρονόμετρο και το ρυθμίζετε στα 25 λεπτά. Μετά από αυτό, επικεντρωθείτε στη δουλειά σας. Όταν τελειώσουν τα 25 λεπτά, ξεκουράζεσαι για 5 λεπτά και μετά το ξανακάνεις από την αρχή. Μετά από τέσσερις κύκλους, θα έχετε ένα μεγάλο διάλειμμα για μισή ώρα.

5. Μέθοδος 90/30

Η μέθοδος 90/30 χρησιμοποιείται από τον συγγραφέα και μπλόγκερ Tony Schwartz, τον συνιδρυτή του Buffer Leo Widrich, τον κριτικό λογοτεχνίας Benjamin Che Kai Wai και τον επιχειρηματία Thomas Oppong.

Η ουσία του είναι η εξής: δουλεύεις σκληρά για 90 λεπτά, μετά ξεκουράζεσαι για μισή ώρα και μετά επαναλαμβάνεις τον κύκλο. Σε αυτήν την περίπτωση, τα πρώτα 90 λεπτά αφιερώνετε στην πιο σημαντική εργασία που πρέπει να κάνετε μέσα στην ημέρα και τα επόμενα τμήματα αφιερώνετε σε λιγότερο σημαντικά πράγματα.

Σύμφωνα με έρευνα του The Enchanted World of Sleep από τον ειδικό του Yale, Peretz Lafee, τα 90 λεπτά είναι ο βέλτιστος χρόνος για ένα άτομο να επικεντρωθεί αποτελεσματικά σε μια εργασία. Και μισή ώρα είναι αρκετή για πλήρη ξεκούραση, κάτι που επιβεβαιώνει η έρευνα του Sleep and Wakefulness από τον νευροφυσιολόγο Nathan Kleitman.

6. Μέθοδος 52/17

Αυτή είναι μια ιδιωτική έκδοση της προηγούμενης μεθόδου. Δεν διαφέρει παρά μόνο σε αριθμούς: δουλεύεις 52 λεπτά και μετά ξεκουράζεσαι για 17 λεπτά. Σύμφωνα με το πείραμα The Rule of 52 and 17: It’s Random, but it Ups Your Productivity, που διεξήχθη από την υπηρεσία απασχόλησης The Muse χρησιμοποιώντας την εφαρμογή DeskTime, αυτές οι χρονικές περίοδοι σας βοηθούν να παραμείνετε παραγωγικοί και να αποφύγετε την υπερβολική εργασία. Επομένως, χρησιμοποιήστε τη μέθοδο 52/17 εάν αισθάνεστε ότι δεν έχετε τη δύναμη να δουλέψετε για 90 λεπτά στη σειρά.

7. Τρώγοντας βατράχους

Η μέθοδος εφευρέθηκε από τον Eat That Frog: Brian Tracy Explains The Truth About Frogs ο κινητήριος ομιλητής και συγγραφέας αυτοβοήθειας Brian Tracy. Ονομάζει «βατράχους» δυσάρεστες και δύσκολες εργασίες που πρέπει να ολοκληρώσετε, παρά την απροθυμία σας. Κάντε ένα πράγμα σωστά από την αρχή της ημέρας - φάτε τον βάτραχο. Και τότε θα είναι πιο εύκολο για εσάς: θα πετάξετε αυτή την πέτρα από την ψυχή σας και θα εξασφαλίσετε στον εαυτό σας μια καλή διάθεση για όλη την ημέρα.

8. Μπλοκ χρόνου

Ένα δυσάρεστο πράγμα σχετικά με τις λίστες υποχρεώσεων είναι ότι δεν σας δίνουν μια ιδέα για το πόσο χρόνο διαρκεί μια εργασία. Τα «Αγοράστε ψωμί» και «Τέλος αναφοράς» καταλαμβάνουν μία γραμμή στη λίστα, αλλά αυτές οι εργασίες είναι ασύγκριτες σε πολυπλοκότητα και σημασία.

Ένα ημερολόγιο είναι πολύ καλύτερο από μια λίστα υποχρεώσεων: σας επιτρέπει να ελέγχετε οπτικά την ώρα. Βλέπεις ένα μεγάλο μπλοκ και συνειδητοποιείς ότι το έργο δεν είναι εύκολο. Επομένως, δοκιμάστε την τεχνική των "time blocks": βάλτε τα στο ημερολόγιο και διαθέστε χρόνο για το καθένα ανάλογα με την πολυπλοκότητα της εργασίας. Και ενώ κάνετε αυτό ή εκείνο το έργο, μην αποσπάτε την προσοχή από άλλους.

9. GTD

Το GTD (Getting Things Done) είναι ένα σύστημα παραγωγικότητας που εφευρέθηκε από τον business coach David Allen. Οι βασικές αρχές του είναι οι εξής:

1. Γράψτε όλες τις πράξεις και τις ιδέες σας σε ένα μέρος, το λεγόμενο Inbox.
2. Ταξινομήστε περιοδικά το περιεχόμενο των Εισερχομένων σας δίνοντας προτεραιότητα και χρονομέτρηση εργασιών. Τοποθετήστε σημειώσεις σε φακέλους σύμφωνα με το περιεχόμενό τους - "Εργασία", "Σπίτι", "Αγορές" και ούτω καθεξής.
3. Πραγματοποιήστε αναθεωρήσεις - πετάξτε τις περιττές σημειώσεις, διαγράψτε ολοκληρωμένες υποθέσεις, μετακινήστε υλικά που έχουν χάσει τη συνάφειά τους στο αρχείο.
4. Όταν όλα είναι προγραμματισμένα, προχωρήστε στην εκτέλεση. Εργασίες που μπορούν να ολοκληρωθούν σε λίγα λεπτά, λύνονται αμέσως. Άλλα μπορούν να ανατεθούν ή να τοποθετηθούν σε ένα ημερολόγιο.

Μπορείτε να μάθετε όλες τις περιπλοκές του GTD στον οδηγό μας.

10. ZTD

Ο Leo Babauta, συγγραφέας του ιστολογίου παραγωγικότητας Zenhabits, πιστεύει ότι το σύστημα GTD του David Allen είναι πολύ περίπλοκο και απαιτεί υπερβολική προσπάθεια. Προσφέρει το σύστημα Zen to Done του. Για να το ακολουθήσετε, πρέπει να αναπτύξετε 10 απλές συνήθειες.

1. Συλλέξτε όλες τις πληροφορίες στα Εισερχόμενα.
2. Επεξεργαστείτε όλες τις εγγραφές χωρίς να τις αφήσετε στο πίσω μέρος.
3. Σχεδιάστε τους κύριους στόχους σας για κάθε μέρα και τους μεγαλύτερους στόχους σας για την εβδομάδα.
4. Εστιάστε μόνο σε ένα πράγμα τη φορά, χωρίς να σκορπίσετε την προσοχή σας.
5. Δημιουργήστε απλές, σύντομες λίστες υποχρεώσεων.
6. Οργανώστε τις σημειώσεις σας σε κατηγορίες με βάση το περιεχόμενό τους, όπως στο αρχικό GTD.
7. Επανεξετάζετε τις σημειώσεις σας τακτικά και απαλλαγείτε από περιττά πράγματα.
8. Απλοποιώ. Μειώστε τη λίστα των εργασιών και των στόχων σας, γράψτε σύντομες και σαφείς.
9. Για να συντονιστείτε στη δουλειά, διατηρήστε μια συγκεκριμένη καθημερινή ρουτίνα ανά πάσα στιγμή.
10. Κάνε αυτό που πραγματικά θέλεις να κάνεις.

11. Kanban

Ιαπωνική μέθοδος παραγωγικότητας που σας βοηθά να παρακολουθείτε τι κάνετε, τι έχετε ήδη κάνει και τι πρέπει να κάνετε στο μέλλον. Το Kanban απεικονίζει οπτικά τη ροή εργασίας.

Παίρνετε έναν πίνακα με αυτοκόλλητα (ή εγγραφείτε για έναν διαχειριστή υποχρεώσεων όπως το Trello) και σχεδιάζετε τρεις στήλες πάνω του: Να κάνω, Κάνω, Έγινε. Στη συνέχεια, γράψτε τις υποθέσεις σας σε αυτοκόλλητες σημειώσεις και τοποθετήστε τις στην κατάλληλη στήλη ανάλογα με το τι κάνετε και τι έχετε ήδη κάνει.

12. Ο κανόνας των δύο λεπτών

Αυτός ο κανόνας είναι αναπόσπαστο μέρος του GTD, αλλά μπορεί να χρησιμοποιηθεί ακόμα κι αν δεν είστε λάτρης της τεχνικής του Allen. Εάν η εργασία διαρκεί λιγότερο από δύο λεπτά, κάντε την αμέσως. Έτσι ξεφορτώνετε τον εγκέφαλό σας, γιατί δεν χρειάζεται να θυμάστε πια αυτήν την υπόθεση.

13. Μηδενικά Εισερχόμενα

Το Zero Inbox επινοήθηκε από τον συγγραφέα και ειδικό των ερμηνειών Merlin Mann και λειτουργεί καλά με το GTD. Ο Mann το εφάρμοσε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά μπορείτε να χειριστείτε υποθέσεις, έγγραφα, σημειώσεις και άλλες πληροφορίες με τον ίδιο τρόπο. Όπως υποδηλώνει το όνομα, ο στόχος αυτής της τεχνικής είναι να κρατήσει τα Εισερχόμενά σας άδεια.

Στο αρχικό σύστημα GTD, τα Εισερχόμενα συνέχιζαν να συσσωρεύουν ένα σωρό καταχωρίσεις. Πρέπει να αφιερώσετε χρόνο για να τα λύσετε και είναι εύκολο να παραβλέψετε κάτι σημαντικό σε ένα γεμάτο Inbox. Ο Mann συνιστά την αποσυναρμολόγηση του περιεχομένου αμέσως μόλις φτάσει. Ανοίγετε ένα Inbox και αποφασίζετε τι να κάνετε με κάθε στοιχείο: διαγραφή, ανάθεση, απάντηση, αναβολή ή ολοκλήρωση. Μην το κλείσετε μέχρι να εκτελέσετε μία από τις καθορισμένες ενέργειες με όλα τα στοιχεία.

Επιπλέον, τα αυτόματα φίλτρα στην αλληλογραφία, οι έξυπνοι φάκελοι και τα προγράμματα ταξινόμησης εγγράφων θα σας βοηθήσουν να εξοικονομήσετε χρόνο.

14. Φρέσκο ή τηγανητό

Fresh or Fried μεταφράζεται σε "Fresh or Fried". Αυτή η φιλοσοφία δημιουργήθηκε από το Dominate Your Day With the "Fresh or Fried" Prioritization System από την blogger Stephanie Lee. Σύμφωνα με αυτήν, όταν ξυπνάς το πρωί, ο εγκέφαλός σου είναι «φρέσκος», αλλά όσο προχωρά η μέρα «τηγανίζει». Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να προσδιορίσετε την ώρα της κορύφωσης της παραγωγικότητάς σας και να έχετε χρόνο να κάνετε όλα τα πιο σημαντικά πράγματα σε μια μέρα κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου. Ετσι δουλεύει.

1. Στο τέλος της ημέρας, όταν είστε ήδη κουρασμένοι, αφιερώστε 15 λεπτά για να δημιουργήσετε μια λίστα υποχρεώσεων για αύριο.
2. Μετακινήστε τις πιο σημαντικές εργασίες στην αρχή της ημέρας, στην ενότητα Fresh. Εκεί στέλνονται πράγματα που δεν σας αρέσουν - τα ίδια τα «βατράχια». Πρέπει να γίνουν όσο έχετε ακόμα δύναμη.
3. Λιγότερο επείγοντα, λιγότερο δύσκολα και πιο ευχάριστα πράγματα πηγαίνετε στο τμήμα Fried - δηλαδή το απόγευμα, ανάλογα με το πρόγραμμά σας. Θα φορτώσουν λιγότερο τον εγκέφαλό σου.
4. Ακολουθήστε τη λίστα σας το επόμενο πρωί. Στη συνέχεια, συνθέστε ένα νέο το βράδυ.

Η Stephanie συνιστά το FoF σε άτομα που ανακαλύπτουν κάθε βράδυ ότι είναι εντελώς εξαντλημένα, αλλά δεν είχαν χρόνο, παρόλο που δούλευαν όλη μέρα.

15. Μέθοδος παγόβουνου

Η Ramita Sethi, συγγραφέας του I Will Teach You to Be Rich, χρησιμοποιεί αυτή τη μέθοδο για να αποθηκεύσει πληροφορίες για αργότερα. Λειτουργεί ως εξής: αποθηκεύετε όλα τα email, τις σημειώσεις, τα άρθρα, τις λίστες σε ένα μέρος - για παράδειγμα, σε μια υπηρεσία λήψης σημειώσεων όπως το Evernote ή το Notion ή ως έγγραφα. Στη συνέχεια, διανείμετε αυτά τα υλικά χρησιμοποιώντας ετικέτες, φακέλους και κατηγορίες - όπως θέλετε.

Ελέγξτε αυτές τις πληροφορίες κάθε 4-6 εβδομάδες και σκεφτείτε εάν μπορούν να εφαρμοστούν στην πράξη. Αν κάτι είναι άχρηστο, πετάξτε το ή αρχειοθετήστε το. Αυτό σας επιτρέπει να δημιουργήσετε τη δική σας βάση γνώσεων.

16. Αυτόματη εστίαση

Η αυτόματη εστίαση επινοήθηκε από το The Autofocus Time Management System από τον ειδικό επιδόσεων Mark Forster. Αυτό το σύστημα προγραμματισμού είναι κατάλληλο για δημιουργικούς ανθρώπους που δυσκολεύονται να ακολουθήσουν το GTD.

Γράψτε όλες τις δραστηριότητές σας σε ένα σημειωματάριο χωρίς καμία σειρά. Στη συνέχεια, διαβάστε τη λίστα, επιλέξτε αυτά που πρέπει να γίνουν το συντομότερο δυνατό και ξεχωρίστε τα. Όταν επιλυθούν οι επείγουσες εργασίες, προχωρήστε με αυτές που σας αρέσουν περισσότερο τώρα. Εάν δεν έχετε ολοκληρώσει κάτι - μετακινήστε το στο τέλος της λίστας, θα επιστρέψετε σε αυτό αργότερα. Και επαναλάβετε αυτά τα βήματα μέρα με τη μέρα.

17. Μήτρα Αϊζενχάουερ

Αυτό το σχέδιο δημιουργήθηκε από τον Αμερικανό Πρόεδρο Dwight D. Eisenhower. Η μήτρα έχει τέσσερις ενότητες για εργασίες: Μη επείγουσα και μη σημαντική, επείγουσα αλλά μη σημαντική, σημαντική και μη επείγουσα και επείγουσα και σημαντική. Χωρίστε τις εργασίες σας σε ενότητες και μπορείτε να μάθετε σε τι ξοδεύετε τον περισσότερο χρόνο και σε ποιες εργασίες πρέπει να δίνετε μεγαλύτερη προσοχή.

18. Μέθοδος 4D

Το 4D εφευρέθηκε από τον Edward Ray, έναν συγγραφέα και σύμβουλο με κίνητρα. Η μέθοδος προορίζεται να βοηθήσει τους ανθρώπους που τρομάζουν στη θέα της λίστας υποχρεώσεών τους και δεν ξέρουν πώς να προσεγγίσουν όλα τα συσσωρευμένα αντικείμενα.

Ο Ρέι υποστηρίζει ότι χρειάζεται να απομνημονεύσετε μόνο τέσσερις λέξεις για το γράμμα D και τότε δεν θα χάσετε την καρδιά σας μπροστά σε βουνά δουλειάς. Εδώ είναι:

• Do - Εάν σας έχει ανατεθεί μια εργασία, είναι καλύτερο να την κάνετε τώρα και να τη διαγράψετε από τη λίστα.
• Αντιπρόσωπος - όταν δεν μπορείτε ή δεν έχετε χρόνο να εκτελέσετε κάτι, αλλά έχετε έναν σχετικά δωρεάν βοηθό, μεταφέρετε την εργασία σε αυτόν.
• Διαγραφή - Μερικά πράγματα δεν είναι τόσο σημαντικά. Απορρίψτε τα αφαιρώντας τα οριστικά από τη λίστα υποχρεώσεων. Αν προσπαθήσουν να σας επιβάλουν περιττές ευθύνες, μάθετε να λέτε «όχι» ευγενικά.
• Καθυστέρηση - Όταν μια εργασία είναι πολύ μεγάλη ή δεν απαιτεί άμεση εκτέλεση, μπορεί να αναβληθεί. Πρέπει όμως οπωσδήποτε να της βάλεις ξεκάθαρες προθεσμίες, αλλιώς θα παραμείνει νεκρό βάρος.

Επιλέξτε μια εργασία, κάντε μια ενέργεια 4D με αυτήν και, στη συνέχεια, προχωρήστε στην επόμενη.

19. Χρονομέτρηση

Συνήθως, οι άνθρωποι που προσπαθούν να είναι παραγωγικοί παρακολουθούν τον χρόνο που ξοδεύουν σε σημαντικά πράγματα και ξεχνούν τελείως τις περιόδους κατά τις οποίες κάνουν ανοησίες. Αυτό το πρόβλημα λύνεται με την τεχνική "Timing", η οποία εφευρέθηκε από τον ειδικό στον τομέα της διαχείρισης χρόνου Gleb Arkhangelsky. Σας επιτρέπει να καταλάβετε πού ξοδεύετε τον χρόνο σας, σας διδάσκει να είστε πιο προσεκτικοί σε αυτό που κάνετε και να αποσπάτε λιγότερο την προσοχή σας.

Πάρτε ένα σημειωματάριο και σημειώστε όλες τις ενέργειές σας και πόσο τις κάνατε, με ακρίβεια 5-10 λεπτών. Καταγράψτε εργασιακές στιγμές, διαπραγματεύσεις, συναντήσεις, ακόμα και χρόνο που αφιερώνετε στο YouTube και σε παιχνίδια. Αφιερώστε μερικές εβδομάδες για αυτό. Στη συνέχεια, ξεφυλλίστε το σημειωματάριο, αναγνωρίστε τους «χρονοφάγους» σας με την όρασή σας και βγάλτε συμπεράσματα. Ίσως πρέπει να παρακολουθείτε λιγότερο αστεία βίντεο ή να αφιερώνετε λιγότερο χρόνο πίνοντας καφέ ή εχθρός σας είναι οι τηλεφωνικές κλήσεις.

20. Μέθοδος Tim Ferriss

Ο Timothy Ferriss είναι ένας γκουρού παραγωγικότητας που βρήκε τη δική του μέθοδο οργάνωσης της εργασίας με δύο κανόνες. Ο πρώτος είναι ο κανόνας 80/20, ή η αρχή Pareto, που δηλώνει ότι το 80% της δουλειάς μας μπορεί να γίνει στο 20% του χρόνου. Το υπόλοιπο 20% θα πάρει το 80% του χρόνου. Ο δεύτερος είναι ο νόμος του Πάρκινσον: η εργασία γεμίζει όλο τον χρόνο που της αναλογεί.

Η συνέπεια αυτού, λέει ο Ferriss, είναι ότι δεν χρειάζεται να εργαστείτε σκληρότερα για να κάνετε τα πάντα - πρέπει να εστιάσετε καλύτερα. Σας αφήνουμε να εργάζεστε με πλήρη αφοσίωση μόνο το 20% του χρόνου εργασίας, αλλά μπορείτε να επαναλάβετε όλα τα πραγματικά σημαντικά πράγματα. Και το υπόλοιπο 80% μπορεί να αφιερωθεί σε απλή ρουτίνα, ώστε να μπορείτε να εστιάσετε σε εργασίες προτεραιότητας και να αποφύγετε την υπερβολική εργασία.