7 πράγματα που αποσπούν την προσοχή στο γραφείο και πώς να τα αντιμετωπίσετε

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Αυξάνουμε την παραγωγικότητά μας και μαθαίνουμε πώς να χρησιμοποιούμε αποτελεσματικά το χρόνο στη δουλειά.

Θλιβερό αλλά αληθινό: Κατά μέσο όρο, οι άνθρωποι αναβάλλουν 4 ώρες την ημέρα. Καθισμένοι στη δουλειά, στην πραγματικότητα, χρησιμοποιούμε το Infographic: Πόσο από την εργάσιμη ημέρα σας ξοδεύετε πραγματικά δουλεύοντας; μόνο το 60% (ή ακόμα λιγότερο) του χρόνου για να ολοκληρώσετε σημαντικές εργασίες, και το υπόλοιπο κάνει ανοησίες.

Το 2008, ο Δρ Τζον Τέιλορ επινόησε τον όρο «χρονοφάγος» (δηλαδή «χρονοφάγος»). Και για να ελέγχετε τη ροή εργασίας σας, πρέπει να γνωρίζετε τον εχθρό από τη θέα.

Περισπασμοί στο γραφείο

1. Email

Ο μέσος υπάλληλος γραφείου λαμβάνει 88 μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου την ημέρα και ελέγχει τον τρόπο με τον οποίο ελέγχετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας κάνει λιγότερο παραγωγική αλληλογραφία περίπου 15 φορές κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου. Ο έλεγχος ενός λογαριασμού email είναι ένα είδος τελετουργίας με το οποίο οι περισσότεροι άνθρωποι ξεκινούν τη δουλειά τους κάθε πρωί.

Αλλά στην πραγματικότητα, αυτό είναι σκέτη αναβλητικότητα. Καθώς ξεθάβουμε τις αποθέσεις των γραμμάτων, νιώθουμε ότι κάνουμε κάτι χρήσιμο, αλλά η αλήθεια είναι ότι μας αποσπά μόνο από τα πραγματικά σημαντικά καθήκοντα.

2. Κοινωνικά δίκτυα

Όλοι χρειαζόμαστε internet στο γραφείο μας για να δουλέψουμε. Ωστόσο, οι εργαζόμενοι λατρεύουν το The State of Workplace Distractions να χρησιμοποιούν τον Ιστό και για προσωπική χρήση. Για παράδειγμα, για να κάνετε παρέα στα κοινωνικά δίκτυα.

Το 28% των εργοδοτών που ερωτήθηκαν από το CNBC.com δήλωσαν ότι απέλυσαν τους υπαλλήλους τους για κατάχρηση των μέσων κοινωνικής δικτύωσης και των διαδικτυακών αγορών κατά τις ώρες εργασίας. Έτσι, η διαδικτυακή ψυχαγωγία όχι μόνο αποσπά την προσοχή σας, αλλά μπορεί επίσης να σας κάνει να χάσετε τη δουλειά σας.

3. Διαλείμματα για καφέ

Σας αρέσει να πίνετε έναν καφέ με συναδέλφους στη μέση της εργάσιμης ημέρας; Βάζω στοίχημα το κάνεις. Τα διαλείμματα για καφέ μπορούν να σας βοηθήσουν να συνδεθείτε με τους γύρω σας και γενικά είναι απλά ευχάριστα.

Ο μέσος εργαζόμενος ξοδεύει Είναι καλό ένα διάλειμμα για τσάι στη δουλειά για την παραγωγικότητα; 24 λεπτά την ημέρα για να φτιάξετε και να πίνετε τσάι ή καφέ. Προσθέστε σε αυτό τις υποχρεωτικές συζητήσεις με άλλους εργαζόμενους, χωρίς τις οποίες κανένα τσάι δεν είναι πλήρες. Τρομερό χάσιμο χρόνου.

4. Συναντήσεις και συναντήσεις

Δουλεύοντας σε ένα γραφείο, σίγουρα θα παρακολουθείτε συνεχώς κάθε είδους συναντήσεις και διαπραγματεύσεις και θα συμμετέχετε σε πολυάριθμες συζητήσεις. Ενώ τέτοιες παρεμβάσεις είναι απαραίτητες, συχνά είναι τρομακτικά αναποτελεσματικές.

Χάνεις πολύ χρόνο στη δουλειά έχει αποδείξει ότι οι άνθρωποι ξοδεύουν περίπου 31 ώρες το μήνα σε συναντήσεις και συναντήσεις. Φανταστείτε πόσο χρήσιμο μπορείτε να κάνετε αυτό το διάστημα.

5. Συνάδελφοι

Η απομακρυσμένη εργασία έχει τα μειονεκτήματά της, αλλά εδώ είναι ένα σαφές πλεονέκτημα - σιωπή και μοναξιά. Στο γραφείο στερείς αυτή την πολυτέλεια. Οι συνάδελφοι γύρω σας είναι ένας από τους μεγαλύτερους περισπασμούς, ειδικά επειδή δεν μπορείτε να τους επηρεάσετε.

Οι συνάδελφοί σας μπορεί να είναι ενοχλητικοί με τις ατελείωτες συνομιλίες τους, τη δυνατή μουσική, τη συνομιλία στο τηλέφωνο ή τις άσχημες συνήθειές τους, όπως το μάσημα ειδών γραφείου. Τους αρέσει επίσης να σας αποσπούν την προσοχή στη μέση της δουλειάς. Για ποια κατάσταση της ροής μπορούμε να μιλήσουμε εδώ;

6. Θόρυβος

Τα επίπεδα περιβαλλοντικού θορύβου επηρεάζουν σημαντικά την παραγωγικότητά μας. Και το γραφείο είναι γεμάτο από τις πηγές του: εξοπλισμό που εκπέμπει δυνατά σήματα, ήχους δρόμου από τα παράθυρα και ομιλητικούς συναδέλφους. Ο θόρυβος στο χώρο εργασίας μπορεί να αυξήσει τα επίπεδα άγχους και να προκαλέσει άγχος, σύμφωνα με το Εθνικό Ινστιτούτο για την Ασφάλεια και την Υγεία στην Εργασία των ΗΠΑ.

7. Πείνα

Η διατροφή επηρεάζει όχι μόνο τη σωματική αλλά και την ψυχική σας υγεία. Επομένως, δεν πρέπει να λιμοκτονείτε στο χώρο εργασίας. Μπορεί να πιστεύετε ότι ένα διάλειμμα για μεσημεριανό γεύμα είναι χάσιμο πολύτιμου χρόνου, αλλά δεν το κάνετε. Η πείνα επηρεάζει αρνητικά την ικανότητά σας να συγκεντρώνεστε και να συγκεντρώνεστε, γεγονός που μειώνει την παραγωγικότητά σας.

Τρόποι αντιμετώπισης τους

1. Οργανώστε τον χώρο εργασίας σας

Η ακαταστασία στην επιφάνεια εργασίας μπορεί να προκαλέσει άγχος και να εμποδίσει την παραγωγικότητά σας. Επομένως, προσπαθήστε να παρέχετε στον εαυτό σας αποδεκτές συνθήκες εργασίας.

Οι υπάλληλοι γραφείου δημιουργούν έναν τεράστιο αριθμό αρχείων κάθε μέρα: σημειώσεις, αναφορές, παρουσιάσεις - είναι εύκολο να χαθείτε σε όλο αυτό το χάος. Οργανώστε τα όλα σε ένα σύστημα: αφιερώστε λίγο χρόνο για να οργανώσετε τα δεδομένα, αλλά στη συνέχεια θα καθοδηγηθείτε σε αυτό αμέσως. Ο γκουρού παραγωγικότητας Ντέιβιντ Άλεν, για παράδειγμα, συνιστά το σύστημά του GTD για να καθαρίσει τη γραφειοκρατία. Αλλά μπορείτε να αναπτύξετε το δικό σας - το κύριο πράγμα είναι ότι είναι βολικό για εσάς.

2. Φροντίστε την ηχομόνωση

Οι υπάλληλοι που συζητούν σημαντικά ζητήματα στο τηλέφωνο μπορεί να είναι πολύ ενοχλητικοί για τους συναδέλφους, ακόμα κι αν μιλούν πολύ ήσυχα. Επομένως, εάν έχετε το δικό σας γραφείο, παρέχετε αποδεκτή ηχομόνωση στο χώρο εργασίας και η αποτελεσματικότητα των υφισταμένων σας θα αυξηθεί σημαντικά. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ένα ειδικό απομονωμένο μέρος στο δωμάτιο για να μιλάτε στο τηλέφωνο.

Εάν είστε απλός υπάλληλος, αγοράστε ακουστικά ή ωτοασπίδες για να προστατευτείτε από τον θόρυβο γύρω σας τουλάχιστον λίγο. Και φυλάξτε τους συναδέλφους σας: φύγετε από το γραφείο όταν απαντάτε στις κλήσεις.

3. Ελέγξτε την αλληλογραφία σας λιγότερο συχνά

Ελέγξτε το email σας δύο ή τρεις φορές την ημέρα, όχι περισσότερο. Ρυθμίστε αναδυόμενες ειδοποιήσεις έτσι ώστε να μην σας αποσπούν την προσοχή ενώ εργάζεστε. Οι ερευνητές διαπίστωσαν ότι ο λιγότερο συχνός έλεγχος email μειώνει το άγχος ότι όσοι ελέγχουν τα email τους λιγότερο συχνά αγχώνονται λιγότερο.

4. Διεξαγωγή τηλεδιάσκεψης

Ενώ το 23% από τα 7 Crazy Stats About Office Productivity που ερευνήθηκαν από τον πόρο CareerBuilder των υπαλλήλων γραφείου θεωρούν τα συνέδρια χάσιμο χρόνου, εξακολουθεί να είναι αδύνατο να γίνει χωρίς μια κοινή συζήτηση για τις εργασιακές στιγμές. Για να διατηρείτε επαφή με τους συναδέλφους σας χωρίς να σας αποσπάται η προσοχή, πραγματοποιήστε τηλεδιάσκεψη. Αυτό είναι πολύ καλύτερο από τις γενικές συνελεύσεις σε κάποιο γραφείο, όπου αλλού πρέπει να πάτε, αφήνοντας τα πάντα και να περιμένετε για τα υπόλοιπα.

Στη μελέτη του Highfive WHAT REALLY HAPPENS DURING YOUR COFERENCE CALLS (INFOGRAPHIC), το 94% των ερωτηθέντων είπε ότι η αντικατάσταση των παραδοσιακών συναντήσεων με τηλεδιάσκεψη τους βοηθά να αυξήσουν την παραγωγικότητα. Κατά τη διάρκεια τέτοιων συναντήσεων, οι άνθρωποι βαριούνται λιγότερο και παραμένουν πιο συγκεντρωμένοι και αυτή η μορφή επικοινωνίας απαιτεί πολύ λιγότερο χρόνο. Δεν χρειάζεται να αφήσετε τη θέση σας για να συναντηθείτε με συναδέλφους και ταυτόχρονα μπορείτε να συνεχίσετε να εργάζεστε.

5. Παρακολουθήστε πού ξοδεύετε το χρόνο σας

Συχνά, όταν αναλαμβάνουμε μια συγκεκριμένη εργασία γραφείου, ξοδεύουμε περισσότερους πόρους σε αυτήν από ό,τι της αξίζει. Χρησιμοποιήστε εφαρμογές παρακολούθησης χρόνου για να είστε πιο παραγωγικοί. Αυτό θα σας πει πότε κάνετε ανοησίες και πότε κάνετε χρήσιμα πράγματα. Υπάρχουν πολλά δωρεάν εργαλεία εκεί έξω για να σας βοηθήσουν να το ελέγξετε αυτό.

6. Παύση κάθε 25 λεπτά

Δεν πρέπει να εργάζεστε για φθορά: είναι ασύμφορο μακροπρόθεσμα. Η υπερβολική εργασία μειώνει την εγρήγορση και την ικανότητά σας να συγκεντρώνεστε. Κάντε διαλείμματα για να ξεκουραστείτε από τη δουλειά, αλλά τα διαλείμματα είναι ελεγχόμενα - διαφορετικά κινδυνεύετε να χάσετε πολύτιμο χρόνο.

Χρησιμοποιήστε την Τεχνική Pomodoro για να αποφασίσετε πότε θα κάνετε ένα διάλειμμα. Αυτή η μέθοδος συνιστά να κάνετε ένα διάλειμμα πέντε λεπτών μετά από κάθε 25 λεπτά επίπονης εργασίας. Με αυτόν τον τρόπο θα μπορέσετε να χρησιμοποιήσετε αποτελεσματικά το χρόνο σας και να κάνετε περισσότερα. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το χρονόμετρο για να θυμάστε πότε να ξεκουράζεστε και πότε να εργάζεστε.