10 συμβουλές για να γίνετε προχωρημένος χρήστης του Gmail

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Οι περισσότεροι από εσάς είστε βέβαιοι ότι γνωρίζετε πώς να χρησιμοποιείτε την αλληλογραφία και γνωρίζετε καλά όλες τις δυνατότητες του Gmail. Ίσως όμως να μην γνωρίζετε μερικά μυστικά που μπορούν να σας εξοικονομήσουν χρόνο και να κάνουν το email σας πιο εύκολο.

1. Συμπεριλάβετε πρόσθετους φακέλους

Πολλοί άνθρωποι χρησιμοποιούν πολλά γραμματοκιβώτια ταυτόχρονα για να διακρίνουν μεταξύ εργασίας και προσωπικής αλληλογραφίας. Σε αυτήν την περίπτωση, είναι βολικό να ελέγξετε όλους τους λογαριασμούς σας από μία διεπαφή. Η λειτουργία "Πρόσθετοι φάκελοι" θα σας βοηθήσει να το κάνετε αυτό, η οποία θα εμφανίσει αλληλογραφία από κάθε συνδεδεμένο γραμματοκιβώτιο σε ξεχωριστό φάκελο στα "Εισερχόμενα". Μπορείτε να ενεργοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα στις ρυθμίσεις του Gmail στην ενότητα "Εργαστήριο".

2. Χρησιμοποιήστε το Boomerang για να καθυστερήσετε την αποστολή email

Εάν εργάζεστε με άτομα σε διαφορετικές ζώνες ώρας, τότε το Boomerang μπορεί να σας βοηθήσει να στείλετε email ακριβώς τη στιγμή που διαβάζονται. Απλώς γράφετε το μήνυμά σας και μετά προσδιορίζετε την ώρα που στάλθηκε και αυτή η έξυπνη επέκταση κάνει τα υπόλοιπα.

3. Κάντε μια αναθεώρηση του "Lab" Gmail

Το "Εργαστήριο" είναι μια ειδική ενότητα στις ρυθμίσεις της υπηρεσίας αλληλογραφίας Gmail. Εδώ συλλέγονται πειραματικά χαρακτηριστικά που βρίσκονται ακόμη υπό δοκιμή. Θα πρέπει οπωσδήποτε να μελετήσετε προσεκτικά όλες τις διαθέσιμες δυνατότητες εδώ, γιατί ανάμεσά τους υπάρχουν πολλές πραγματικά χρήσιμες.

4. Μετατρέψτε τα γράμματα σε κάρτες με το Sortd

Εάν έχετε χρησιμοποιήσει ποτέ το Trello, ξέρετε πόσο βολικό είναι. Όλες οι πληροφορίες σε αυτό καταγράφονται με τη μορφή ξεχωριστών καρτών, οι οποίες είναι οργανωμένες σε πολλές θεματικές στήλες. Η επέκταση Sortd φέρνει την ίδια οργάνωση χώρου εργασίας στο Gmail.

5. Χρησιμοποιήστε πρόσθετες ταχυδρομικές διευθύνσεις

Εάν χρειάζεστε μια διεύθυνση για να εγγραφείτε σε οποιαδήποτε υπηρεσία ή ενημερωτικό δελτίο, τότε μπορείτε να χρησιμοποιήσετε όχι την κύρια διεύθυνση email σας, αλλά παράγωγα από αυτήν. Το γεγονός είναι ότι το Gmail σάς επιτρέπει να προσθέτετε οποιαδήποτε λέξη με "+" στη διεύθυνση αλληλογραφίας του και να τη χρησιμοποιείτε για να λαμβάνετε αλληλογραφία. Έτσι, μπορείτε να διαιρέσετε τα email σε επαγγελματικά και προσωπικά ή να δημιουργήσετε αποτελεσματική προστασία από ανεπιθύμητα μηνύματα.

6. Μάθετε συντομεύσεις πληκτρολογίου

Όπως πολλά άλλα προϊόντα Google, το Gmail διαθέτει πολλές συντομεύσεις πληκτρολογίου για να σας βοηθήσουν να κάνετε την εργασία σας πολύ πιο γρήγορα. Μπορείτε να τα δείτε όλα πατώντας απλά το πλήκτρο ερωτηματικού στο πληκτρολόγιό σας. Επιλέξτε μερικές από τις λειτουργίες που χρησιμοποιείτε περισσότερο και προσπαθήστε να απομνημονεύσετε τις κατάλληλες συντομεύσεις πληκτρολογίου. Το αποτέλεσμα θα ξεπεράσει όλες τις προσδοκίες σας.

7. Ενεργοποιήστε την ακύρωση αποστολής της επιστολής

Μερικές φορές συμβαίνει ότι αμέσως μετά το κλικ στο κουμπί αποστολής μηνύματος, θυμάστε με τρόμο ότι ξεχάσατε να υποδείξετε σημαντικές πληροφορίες ή να επισυνάψετε ένα αρχείο. Για να αποφύγετε τέτοιες καταστάσεις, το Gmail διαθέτει τη δυνατότητα "Αναίρεση αποστολής". Ενεργοποιήστε το στις επιλογές υπηρεσίας και καθορίστε για πόσα δευτερόλεπτα θα καθυστερήσει η αποστολή της επιστολής.

8. Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία "Ignore"

Αυτή η δυνατότητα είναι χρήσιμη εάν πρέπει να κάνετε προσωρινή σίγαση ενός υπερβολικά ενεργού ανταποκριτή. Αφού κάνετε κλικ σε αυτό, όλα τα γράμματα από αυτήν την επαφή δεν εμφανίζονται πλέον στο φάκελο Εισερχόμενα, αλλά μπορείτε να τα βρείτε και να τα προβάλετε ανά πάσα στιγμή πληκτρολογώντας ετικέτα: σίγαση στη γραμμή αναζήτησης. Εάν θέλετε, μπορείτε να ξεμπλοκάρετε ξανά τον χρήστη.

9. Προετοιμάστε πρότυπα απόκρισης

Η πειραματική δυνατότητα "Πρότυπα απαντήσεων" σάς επιτρέπει να απαντάτε γρήγορα σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας προκατασκευασμένα πρότυπα. Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο εάν λάβετε πολλές επιστολές στις οποίες πρέπει να δώσετε περίπου την ίδια επίσημη απάντηση. Μπορείτε να βρείτε και να ενεργοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα στην ενότητα Εργαστήριο των ρυθμίσεων του Gmail.

10. Δοκιμάστε το Inbox

Η νέα υπηρεσία της Google έχει σχεδιαστεί για να αλλάξει εντελώς τη συνήθη μορφή αλληλογραφίας. Το Inbox έχει μια απλούστερη και πιο φιλική προς το χρήστη διεπαφή, καθώς και μια σειρά από προηγμένες λειτουργίες που σας επιτρέπουν να αυτοματοποιείτε την αλληλογραφία σας. Μεταξύ των πιο δημοφιλών είναι η δυνατότητα απόκρυψης γραμμάτων για μια καθορισμένη χρονική περίοδο και οι αυτόματες απαντήσεις που δημιουργούνται με χρήση τεχνητής νοημοσύνης.