Πώς να καθαρίσετε γρήγορα και εύκολα τα εισερχόμενά σας στο Gmail

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Το πρόβλημα του ολοένα αυξανόμενου αριθμού μη αναγνωσμένων μηνυμάτων στα εισερχόμενα προβληματίζει τεράστιο αριθμό χρηστών. Για την επίλυσή του έχουν δημιουργηθεί δεκάδες επεκτάσεις και έχουν γραφτεί πολλά άρθρα για τη μεθοδολογία χρήσης του Gmail. Ωστόσο, δεν είναι καθόλου απαραίτητο να εφεύρουμε κάτι νέο εάν υπάρχουν αποδεδειγμένα εργαλεία εργασίας. Σε αυτό το άρθρο, θα σας δείξω πώς να αντιμετωπίζετε την επισκεψιμότητα μέσω email χρησιμοποιώντας το σύστημα συντομεύσεων Gmail.

Οι ετικέτες Gmail είναι προσαρμοσμένες ετικέτες που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να κατηγοριοποιήσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ταυτόχρονα, σε αντίθεση με τους φακέλους, ένα γράμμα μπορεί να έχει πολλές ετικέτες, δηλαδή ένα γράμμα μπορεί να είναι ταυτόχρονα σε πολλές κατηγορίες.

Ένας από τους λόγους της σταδιακής υπερχείλισης των εισερχομένων είναι ότι πολλοί χρήστες το χρησιμοποιούν για να αποθηκεύουν όλα τα μηνύματα που πέφτουν στα εισερχόμενά τους. Ταυτόχρονα, η ανάλυση της αλληλογραφίας ξεκινά με τα πιο πρόσφατα γράμματα, έτσι τα μηνύματα που βρίσκονται στο κάτω μέρος του γραμματοκιβωτίου σας μπορεί να μην φτάσουν ποτέ στα μάτια σας.

Το σύστημα ετικετών που χρησιμοποιώ μου επιτρέπει να επεξεργάζομαι τα γράμματα όχι σύμφωνα με την ώρα άφιξής τους, αλλά σύμφωνα με τη σημασία τους. Μπορείτε εύκολα να ταξινομήσετε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε κατηγορίες επιδιωκόμενων ενεργειών και να αφιερώσετε τον χρόνο σας σε πραγματικά σημαντικά πράγματα και όχι σε σκουπίδια διαφήμισης. Για να γίνει αυτό, χρειάζεται μόνο να δημιουργήσετε πέντε νέες ετικέτες.

• "!Επειγόντως!". Οι επιστολές που απαιτούν επείγουσα δράση εμπίπτουν σε αυτήν την κατηγορία. Αυτή η ετικέτα απαιτεί καταρχήν προσοχή, καθώς τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που επισημαίνονται με αυτήν πρέπει να υποβάλλονται σε άμεση επεξεργασία.
• "Σχεδιασμένος." Σημειώστε με αυτήν την ετικέτα εκείνα τα γράμματα που απαιτούν από εσάς να ενεργήσετε στο άμεσο μέλλον και έχουν μια συγκεκριμένη ημερομηνία. Για παράδειγμα, μια υπενθύμιση να πληρώσετε για τη φιλοξενία σύντομα ή μια ειδοποίηση για μια μελλοντική συνάντηση.
• "Απαντώ". Αυτή η κατηγορία θα συγκεντρώσει όλα τα email στα οποία θέλετε να απαντήσετε, αλλά δεν υπάρχει χρονικό όριο για την απάντησή σας. Προφανώς, αυτή η αλληλογραφία θα υποβληθεί σε επεξεργασία όσο ο χρόνος είναι διαθέσιμος.
• "Αναμονή". Μερικές φορές υπάρχουν περιπτώσεις όπου μια επιχείρηση ή έργο που συζητήσατε στην αλληλογραφία αλληλογραφίας σας, όπως λένε, παγώνει. Δηλαδή, έχετε κάνει ό,τι εξαρτάται από εσάς από την πλευρά σας, και τώρα απλά περιμένετε μια απάντηση ή την επόμενη παραγγελία. Επιστολές που δεν απαιτούν ενεργή συμμετοχή από εσάς αυτή τη στιγμή, αλλά εξακολουθούν να είναι σημαντικές, σημειώνουμε με αυτήν την ετικέτα.
• "Εκανε". Αυτή είναι μια ετικέτα για ολοκληρωμένες υποθέσεις και επιλυμένα ζητήματα. Κατ 'αρχήν, θα ήταν δυνατό να αρχειοθετήσετε αμέσως μια τέτοια αλληλογραφία, αλλά είναι ακόμα καλύτερο να την τοποθετήσετε προσωρινά σε ξεχωριστό μπαμπά. Αυτό θα σας επιτρέψει να απολαύσετε την αυτοεκτίμησή σας στο τέλος της εργάσιμης εβδομάδας και θα χρησιμεύσει επίσης ως υλικό για την ανάλυση της παραγωγικότητάς σας.

Έτσι, η αρχική ανάλυση της αλληλογραφίας στο Gmail καταλήγει σε μια γρήγορη ματιά στις κεφαλίδες ή στο περιεχόμενο και στην κατηγοριοποίηση όλων των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Θα σας πάρει μια τάξη μεγέθους λιγότερο χρόνο από τη διαδοχική επεξεργασία κάθε γράμματος, οπότε πολύ σύντομα τα εισερχόμενά σας θα είναι εντελώς άδεια.

Μόλις συμβεί αυτό, μπορείτε να πλοηγηθείτε στο "! Επείγον!" και αντιμετωπίστε εκείνα τα γράμματα που έχουν πραγματικά τη μεγαλύτερη σημασία. Όταν έχουμε ασχοληθεί με αυτήν την κατηγορία προτεραιότητας, τότε πηγαίνουμε στην κατηγορία των προηγουμένως προγραμματισμένων εργασιών και εκτελούμε αυτές που πρόκειται να λήξουν. Εάν μετά από αυτό έχετε ακόμα χρόνο, ανοίξτε το φάκελο με δευτερεύοντα γράμματα που περιμένουν απάντηση. Αυτή η διαδικασία, κατά κανόνα, δεν απαιτεί μεγάλη προσπάθεια και ιδιαίτερη προσοχή, επομένως μπορεί να πραγματοποιηθεί στο τέλος της εργάσιμης ημέρας. Λοιπόν, τα γράμματα με την ένδειξη "Τέλος" μπορούν να θαυμαστούν μία φορά την εβδομάδα κατά τη σύνοψη των αποτελεσμάτων.

Έτσι, με τη βοήθεια αυτών των απλών βημάτων, μπορείτε πάντα να δίνετε αρκετή προσοχή σε σημαντικά πράγματα και να μην τη σπαταλάτε σε άδεια αλληλογραφία. Το γραμματοκιβώτιό σας θα είναι πάντα άδειο και δεν θα χάσετε ποτέ ξανά ούτε ένα γράμμα μέσα στο χάος και τη σύγχυση χιλιάδων αόρατων γραμμάτων.

Χρησιμοποιείτε ετικέτες Gmail για να ταξινομήσετε την αλληλογραφία σας;