5 εύκολα βήματα για να καθαρίσετε τα εισερχόμενά σας

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Εάν έχετε βαρεθεί να τραβάτε την αλληλογραφία σας και δεν μπορείτε να δείτε τα εισερχόμενά σας χωρίς τρόμο, ίσως θα έπρεπε να δοκιμάσετε κάποια βασικά αλλά τακτικά μέτρα για να καταπολεμήσετε την αυξανόμενη ροή των επιστολών;

1. Σε οποιαδήποτε ασαφή κατάσταση, ταξινομήστε την αλληλογραφία σας

Μια ουρά σε ένα ταμείο σούπερ μάρκετ, σε βενζινάδικο, σε γιατρό ή αναμονή τρένου στην ποδιά / αεροπλάνο στο αεροδρόμιο είναι ένα καλό μέρος και χρόνος για να ταξινομήσετε την εισερχόμενη αλληλογραφία, να ταξινομήσετε και να διαγράψετε τα περιττά γράμματα. Έχετε πάψει να ενδιαφέρεστε για κάτι, δεν σας ενδιαφέρουν πλέον ορισμένες ερωτήσεις ή θέματα; Απλώς διαγράψτε email και άσχετα μηνύματα χωρίς να τα ανοίξετε! Εάν θέλετε με κάποιο τρόπο να αυτοματοποιήσετε αυτή τη διαδικασία, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε όλες τις παλιές αποστολές και τις συνδρομές στον ελεύθερο χρόνο σας.

2. Ετικέτες με λειτουργικό φορτίο

Δημιουργήστε μια συλλογή ετικετών με αυτονόητα ονόματα - και απλώς στείλτε όλα τα εισερχόμενα μηνύματα ταυτόχρονα σε διαφορετικούς φακέλους με αυτές τις ετικέτες. Ταυτόχρονα, τα εισερχόμενα γράμματα θα τείνουν συνεχώς στο μηδέν. Τι νόημα έχει να αποθηκεύονται εκεί όλες οι περιπτώσεις, οι εργασίες, οι προσκλήσεις, τα έργα ή οι προσκλήσεις, όταν για κάθε κατηγορία ή θέμα μπορείτε να δημιουργήσετε καθολικούς φακέλους με κατάλληλα ονόματα.

Επιπλέον: για τέτοιους φακέλους και συντομεύσεις, μπορείτε (και πρέπει) να εκχωρήσετε υπενθυμίσεις στο ημερολόγιο - και τότε δεν θα χαθείτε ποτέ στις προγραμματισμένες εργασίες και τις σημαντικές ημερομηνίες / συναντήσεις / εκδηλώσεις.

3. Το κουμπί αρχειοθέτησης είναι ο καλύτερός σας φίλος

Το να επισημάνετε ένα γράμμα ως αναγνωσμένο δεν είναι το ίδιο με το να το διαβάσετε πραγματικά. Το ίδιο ισχύει και για την αποθήκευση email. αν δεν είστε από τους ανθρώπους που στέλνουν όλα όσα διαβάζετε στον κάδο απορριμμάτων, μην ξεχνάτε τη δυνατότητα αρχειοθέτησης αλληλογραφίας και απόκρυψης αρχείων. Εάν έχετε συνηθίσει να υπενθυμίζετε στον εαυτό σας σημαντικά πράγματα και συναντήσεις με τη βοήθεια αναγνωσμένων, αλλά όχι κρυφών γραμμάτων, ίσως είναι καλύτερο να δοκιμάσετε εφαρμογές για τη δημιουργία λιστών εργασιών;

4. Κατά το άνοιγμα, προσέξτε να μην χάσετε χρόνο

Μια απλή υπόδειξη: ένας άγνωστος αποστολέας ή μια απροσδιόριστη γραμμή θέματος είναι το πρώτο μήνυμα ότι αυτό το γράμμα μπορεί να αγνοηθεί με ασφάλεια ή να αναβληθεί για αργότερα. Αποφασίστε εάν θα διαβάσετε ένα συγκεκριμένο email προτού το ανοίξετε. Αυτό θα εξοικονομήσει πολύ χρόνο, νεύρα και περιττά κλικ.

5. Αφήστε τις αποκλειστικές εφαρμογές να κάνουν όλη τη δουλειά για εσάς

Εάν πιστεύετε ότι εσείς οι ίδιοι δεν μπορείτε να διατηρήσετε την τάξη στα Εισερχόμενά σας, μπορείτε πάντα να μειώσετε το επίπεδο του θορύβου πληροφοριών και να αντιμετωπίσετε τη ρουτίνα αλληλογραφίας χρησιμοποιώντας ειδικές εφαρμογές. Εδώ είναι μερικές μόνο επιλογές για να διαλέξετε:

• : βοηθά στην απόκρυψη της επιστολής και την υπενθύμισή της την κατάλληλη στιγμή και να μην έχετε υπόψη όλες τις απαιτούμενες συναντήσεις / απαντήσεις / εργασίες. Και στα εισερχόμενα μηνύματα θα είναι πάντα κενά ταυτόχρονα.
• : θα σας βοηθήσει να μάθετε ποιος γράφει πιο συχνά για επαγγελματικούς λόγους και ποιος δημιουργεί απλώς θόρυβο, ποια γράμματα πρέπει να είναι κρυφά ή από ποιες αποστολές να καταργήσετε την εγγραφή σας και πολλά άλλα.
• : υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου cloud, η οποία δεν αποθηκεύει περισσότερα από 5 γράμματα στα εισερχόμενα.