"0 εισερχόμενα" - ένα σαφές σύστημα για τη διατήρηση μηδενικών εισερχομένων

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Διαβάζοντας αυτό το άρθρο, θα γίνετε ο βασιλιάς των email. Τίμια.

Για πολλούς, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο εξακολουθεί να είναι ένα αδιαμφισβήτητο εργαλείο εργασίας και καθημερινή ταλαιπωρία. Κάποιος έχει επτά εισερχόμενα γράμματα και θα τα διευθετήσει γρήγορα τώρα. Κάποιος έχει 46 εισερχόμενα, αλλά θα τα γκανίσει και σε μια μέρα, γιατί το έχει συνηθίσει. Για κάθε άτομο, υπάρχει ένα συγκεκριμένο όριο για τον αριθμό των εισερχόμενων email ανά ημέρα, το οποίο μπορεί να αντιμετωπίσει χωρίς να καθυστερήσει την επεξεργασία την επόμενη μέρα και, κατά συνέπεια, χωρίς να δημιουργήσει μπλοκαρίσματα στο e-mail box. Μπορείτε να ονομάσετε αυτό το όριο "φυσικό".

Εάν υπάρχουν περισσότερα email από αυτά που μπορεί να επεξεργαστεί ένα άτομο, τότε πρέπει να αλλάξετε την προσέγγισή σας στη διαχείριση email. Αυτό θα αυξήσει το όριο στην τιμή που απαιτείται σε μια συγκεκριμένη περίπτωση. Θέλετε να διαχειριστείτε 100 email την ημέρα; Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να κάνετε 100, απλώς χρησιμοποιήστε τη σωστή μεθοδολογία όταν εργάζεστε με την αλληλογραφία. Ποιό απ'όλα? Ας τα πούμε τώρα.

Η μόνη ένδειξη ότι ένα άτομο μπορεί να χειριστεί την αλληλογραφία είναι μηδενική εισερχόμενη αλληλογραφία στο τέλος της εργάσιμης ημέρας. Η βασική αρχή της ικανής επεξεργασίας των εισερχόμενων μηνυμάτων είναι η κατανόηση του είδους της επιστολής που έχετε μπροστά σας. Πρώτα πρέπει να μάθετε πώς να ταξινομείτε ξεκάθαρα τα γράμματα και να ξέρετε τι να κάνετε με κάθε τύπο.

Όλα τα εισερχόμενα email μπορούν να χωριστούν σε επτά κατηγορίες:

1. Δεν χρειάζεται να απαντήσετε, δεν χρειάζεται να διαβάσετε. Υπάρχουν δύο τρόποι για τέτοιες επιστολές: αρχειοθέτηση ή διαγραφή. Εάν λάβετε άλλο ενημερωτικό δελτίο που δεν έχετε διαβάσει ποτέ, κάντε τη χάρη στον εαυτό σας - καταργήστε την εγγραφή σας. Μία ενέργεια με αντάλλαγμα να απαλλαγούμε από δεκάδες τέτοια email στο μέλλον. Θέλουμε να μάθουμε πώς να αντιμετωπίζουμε τη ροή των γραμμάτων σε μια μέρα; Λιγότερη ροή είναι πιο εύκολο να χειριστείτε. Μην φοβάστε να χάσετε κάτι σημαντικό. Οι πραγματικά απαραίτητες πληροφορίες θα σας φτάσουν με διαφορετικό τρόπο και θα εμφανιστούν μπροστά σας τουλάχιστον άλλη μια φορά.
2. Με συνημμένα αρχεία. Αυτές μπορεί να είναι ειδοποιήσεις σχετικά με την ανάγκη πληρωμής για κάτι ή πληροφορίες για τρέχουσα ή μελλοντική εργασία. Είναι χρήσιμο να δημιουργείτε ξεχωριστούς φακέλους για τέτοια γράμματα, αλλά χωρίς φανατισμό. Πάρα πολλοί φάκελοι; Απλοποιώ. Για να βρείτε κάτι που χρειάζεστε αργότερα, δεν χρειάζεστε χίλιους φακέλους, αλλά τη δυνατότητα χρήσης των λειτουργιών αναζήτησης του mailer.
3. Απαντήστε κατά βούληση. Η απάντηση φαίνεται να είναι προαιρετική, αλλά μερικές φορές η ευγένεια είναι χρήσιμη. Εδώ, ενεργήστε αποκλειστικά σύμφωνα με την κατάσταση.
4. Με περιθώριο χρόνου εξοικείωσης. Ενδιαφέρον για ανάγνωση, αλλά όχι απαραίτητο. Προσπαθήστε να κατηγοριοποιήσετε όσο το δυνατόν περισσότερα email σε αυτήν και στην προηγούμενη κατηγορία. Αυτό είναι το κλειδί για την αποτελεσματική διαχείριση αλληλογραφίας.
5. Πρέπει να απαντήσω σήμερα. Όλα είναι απλά εδώ: πάρτε και απαντήστε είτε τώρα, αν κάτι είναι πολύ επείγον, είτε στο τέλος της εργάσιμης ημέρας.
6. Πρέπει να απαντήσω, αλλά όχι σήμερα. Η ομορφιά του email είναι ότι δεν είναι συνομιλία ή τηλέφωνο. Κανείς δεν περιμένει και δεν πρέπει να περιμένει μια άμεση απάντηση μέσω email, εάν αυτό δεν αναφέρεται στην κεφαλίδα της επιστολής. Εάν μια συγκεκριμένη ημέρα ορίζεται ως η προθεσμία για μια απάντηση ή εσείς οι ίδιοι γνωρίζετε και καταλαβαίνετε πόσο χρόνο χρειάζεστε για να δώσετε μια απάντηση, τότε τοποθετήστε τέτοια γράμματα στον κατάλληλο φάκελο. Για παράδειγμα, "Απάντηση τη Δευτέρα", "Απάντηση την Τρίτη" και ούτω καθεξής. Τώρα δημιουργήστε στον εαυτό σας μια λίστα ελέγχου, η οποία περιέχει το στοιχείο "Το πρωί, η επεξεργασία αλληλογραφίας αναβλήθηκε για σήμερα". Υπάρχουν επίσης εξειδικευμένα εργαλεία αυτοματισμού για τέτοιους σκοπούς: για το Gmail και.
7. Ακατανόητο γράμμα. Υπάρχουν γράμματα που είναι δύσκολο να κατηγοριοποιηθούν. Μην βασανίζεστε με αντανακλάσεις και συμφωνείτε με τον εαυτό σας να ταξινομήσετε τέτοια γράμματα σε μία από τις κατηγορίες που αναφέρονται παραπάνω.

Με βάση αυτήν την ταξινόμηση, χρειαζόμαστε φακέλους για τις κατηγορίες 2, 3, 4 και 6.

Κανόνες για την αποτελεσματική επεξεργασία email

• Αφιερώστε 30 λεπτά στο τέλος της εργάσιμης ημέρας σας για να μηδενίσετε τα εισερχόμενά σας. Αυτό είναι πιο αποτελεσματικό από το να προσπαθείς να απαντάς άμεσα σε κάθε email. Οι άνθρωποι δεν κάνουν πολλαπλές εργασίες. Λιγότεροι περισπασμοί και εναλλαγή, περισσότερη αποτελεσματικότητα.
• Τι να κάνετε με τα επείγοντα email; Ορίστε στον εαυτό σας ένα διάστημα στο οποίο ελέγχετε τα εισερχόμενά σας κατά τη διάρκεια της ημέρας. Για παράδειγμα, μία φορά την ώρα. Ελέγξτε τα εισερχόμενά σας για επείγοντα σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και, εάν δεν υπάρχουν, επιστρέψτε στη δουλειά. Θυμηθείτε το πλεονέκτημα της αλληλογραφίας: δεν είναι μέσο άμεσης επικοινωνίας. Είναι πιθανό το πρόβλημα που αναφέρεται σε ένα από τα μη επείγοντα email να επιλυθεί χωρίς τη συμμετοχή σας μέχρι το τέλος της ημέρας ή μέχρι το τέλος της ημέρας θα λάβετε περισσότερες πληροφορίες, οι οποίες θα σας επιτρέψουν να λύσετε το πρόβλημα πιο γρήγορα και πιο αποτελεσματικά.
• Όποτε δεν ελέγχετε την αλληλογραφία σας, κρατήστε το ταχυδρομείο κλειστό. Απενεργοποίησε τις ειδοποιήσεις. Αποθηκεύστε τον εαυτό σας από την αποσπώντας την προσοχή του αριθμού των εισερχόμενων γραμμάτων. Τώρα έχετε άλλη δουλειά και δεν έχει έρθει ακόμα η ώρα για το ταχυδρομείο. Σε στιγμές αμφιβολίας για την ορθότητα αυτής της προσέγγισης, θυμηθείτε: δεν βρίσκεστε σε πυρηνικό εργοστάσιο, αλλά ακόμα κι αν ήσασταν εκεί, δεν θα είχατε ενημερωθεί για την υπερθέρμανση του αντιδραστήρα ούτως ή άλλως μέσω email.
• Χρησιμοποιήστε την παρόρμησή σας να ολοκληρώσετε την εργάσιμη ημέρα σας εγκαίρως για να επιταχύνετε την επεξεργασία της αλληλογραφίας. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο συνιστάται να αποσυναρμολογήσετε τα εισερχόμενα στο μηδέν στο τέλος της ημέρας. Έχετε 30 λεπτά και θέλετε να το τελειώσετε γρήγορα. Βασικά, αποδεικνύεται ότι είναι ένα είδος παιχνιδιού, αλλά μπορείτε επίσης να παιχνιδοποιήσετε σκόπιμα την επεξεργασία του email.
• Να είστε σύντομοι και επί της ουσίας.
• Να είστε θετικοί και φιλικοί. Τα email μπορούν να δημιουργήσουν και να καταστρέψουν σχέσεις. Αντί να λύνουν πραγματικά σημαντικά ζητήματα, οι άνθρωποι μερικές φορές διολισθαίνουν σε προσπάθειες να αποκαλέσουν τον αντίπαλο ηλίθιο όσο το δυνατόν πιο ευαίσθητα και κρυφά, και ολόκληρο το κείμενο βασίζεται σε αυτό. Δεν υπάρχει τίποτα περίεργο στο να εκφράσετε τη θετική σας στάση στον παραλήπτη με μια μικρή ευχάριστη φράση στο σώμα της επιστολής. Η φιλικότητα σας θα επιστρέψει σε εσάς και η αλληλογραφία σας θα γίνει πολύ πιο ουσιαστική και αποτελεσματική.
• Πρέπει να γράψετε γράμματα με την αντίστροφη σειρά. Και μόνο έτσι. Φαίνεται ότι είναι πιο λογικό να ξεκινάμε με παλαιότερα γράμματα, αλλά ο στόχος μας είναι μηδενικά εισερχόμενα, πράγμα που σημαίνει ότι μέχρι το τέλος της εργάσιμης ημέρας θα φτάσουμε ακόμη και στο πρώτο γράμμα που λάβαμε. Εάν αφεθείτε στον εαυτό σας και αρχίσετε να αφήνετε τα τελευταία γράμματα που λάβατε σήμερα για αύριο, τότε η όλη τεχνική σταματά να λειτουργεί. Γιατί θα θέλατε να μάθετε καθόλου καλή αλληλογραφία εάν δεν ακολουθείτε έναν θεμελιώδη κανόνα; Συνέχισε να δουλεύεις όπως πριν και να υποφέρεις.
• Ανοίξτε μόνο τα γράμματα που χρειάζεστε, στέλνοντας τα υπόλοιπα στο αρχείο ή για διαγραφή. Χρησιμοποιούμε υπερβολικά τις συνδρομές σε περιττά πράγματα (η συνδρομή στο Lifehacker, αντίθετα, είναι πολύ απαραίτητη) και ως αποτέλεσμα λαμβάνουμε περισσότερες πληροφορίες από όσες μπορούμε να διαβάσουμε. Πώς να ξεχωρίσετε τα γράμματα που θέλετε; Υπάρχει ένας απλός, αλλά πολύ αποτελεσματικός κανόνας: ανοίξτε μόνο εκείνες τις επιστολές που απευθύνονται σε ένα συγκεκριμένο άτομο προσωπικά σε εσάς. Τα υπόλοιπα - σε μία από τις κατηγορίες που περιγράφονται στην αρχή του άρθρου σύμφωνα με την κατάσταση.
• Δημιουργία προτύπων. Συχνά, οι απαντήσεις στα email είναι αρκετά τυπικές, δηλαδή γράφετε το ίδιο πράγμα. Έχετε παρατηρήσει ότι γράφετε συχνά αυτή τη φράση; Δημιουργήστε ένα πρότυπο για γρήγορη αντιγραφή-επικόλληση ή δημιουργήστε το στην ίδια την υπηρεσία αλληλογραφίας.
• Εάν το ταχυδρομείο έχει υποβληθεί σε επεξεργασία και υπάρχει ακόμα χρόνος, τότε πρέπει να το χρησιμοποιήσετε ορθολογικά. Πηγαίνουμε στην κατηγορία των γραμμάτων νούμερο 3, 4 και 6 και βάζουμε τα πράγματα σε μια σειρά εκεί.

Αυτό το σεμινάριο, το οποίο βασίζεται στη σωστή ταξινόμηση, όπως μπορείτε να δείτε, είναι μια εξαιρετική προσθήκη στις πιο γενικές συμβουλές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τον CEO του LinkedIn, Jeff Weiner. Επίσης, μην χάσετε τις 10 συμβουλές email του Leo Babauta. Στην πραγματικότητα, υπάρχουν πολλοί επιπλέον τρόποι για να αξιοποιήσετε στο έπακρο το email σας. Δοκιμάστε τις τεχνικές που ισχύουν για εσάς, αναλύστε τα αποτελέσματα και μην ξεχάσετε να αφήσετε στα σχόλια τις δικές σας συμβουλές για τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας της εργασίας με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.