Γιατί χάνουμε προθεσμίες και πώς να το σταματήσουμε;

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Εάν στεναχωριέστε από το γεγονός ότι δεν έχετε ποτέ χρόνο να υποβάλετε την εργασία σας εγκαίρως, τότε διαβάστε επειγόντως αυτό το άρθρο. Εξηγούμε γιατί οι χαμένες προθεσμίες δεν είναι δικό σας λάθος και σας λέμε πώς να τηρείτε τις προθεσμίες.

Λατρεύω τις προθεσμίες! Ειδικά το σφύριγμα με το οποίο σπάνε.

Συγγραφέας Ντάγκλας Άνταμς

Όλοι γνωρίζουμε πόσο σημαντικός είναι ο προγραμματισμός για αποτελεσματική εργασία. Μερικές φορές έχουμε κυριολεκτικά εμμονή μαζί του. Όταν όμως έρχεται η ώρα να αρχίσουμε να εφαρμόζουμε τη λίστα εργασιών, αρχίζουμε να τις αναβάλλουμε, αντέχοντας μέχρι την τελευταία στιγμή ή ακόμα και διαταράσσοντας εντελώς τις προθεσμίες. Αυτό συμβαίνει σε όλους σε μικρότερο ή μεγαλύτερο βαθμό. Και υπάρχει μια δικαιολογία για αυτό, που έγκειται στις ιδιαιτερότητες της σκέψης μας.

Γιατί χάνουμε προθεσμίες;

Ίσως έχετε ακούσει την ιστορία της Όπερας του Σίδνεϊ, η οποία σχεδιάστηκε να ολοκληρωθεί το 1963 με 7 εκατομμύρια δολάρια και τελικά ολοκληρώθηκε μόλις 10 χρόνια αργότερα, το 1973. Επιπλέον, ο αρχικός σχεδιασμός του θεάτρου έχει υποστεί πολλές αλλαγές και το κτίριο έχει γίνει μικρότερο, με αποτέλεσμα να δαπανηθούν 102 εκατομμύρια δολάρια!

Οι σχεδιαστές έχουν πέσει θύματα ενός ευρέως διαδεδομένου λάθους: εκτίμησαν λάθος πόσο χρόνο θα διαρκούσε μια εργασία. Έπρεπε επανειλημμένα να καθυστερήσουν τις προθεσμίες και να αλλάξουν το σχέδιο εργασίας γιατί δεν έλαβαν υπόψη τους τα προβλήματα που επηρέασαν την ταχύτητα του έργου.

Η σκέψη μας είναι δομημένη με τέτοιο τρόπο ώστε να σχεδιάζουμε όσο χρόνο και χρήμα χρειάζεται αν όλα πάνε σύμφωνα με το καλύτερο σενάριο.

Αλλά αναπόφευκτα υπάρχουν εμπόδια στο δρόμο, με αποτέλεσμα ο όγκος της εργασίας να αυξάνεται ραγδαία. Στη συνέχεια εξηγούμε τις χαμένες προθεσμίες από το γεγονός ότι έχουν προκύψει απρόβλεπτες περιστάσεις και όχι από το γεγονός ότι δεν μπορέσαμε να λάβουμε υπόψη την πιθανότητα εμφάνισής τους στο στάδιο του σχεδιασμού.

Γιατί χρειαζόμαστε προθεσμίες ούτως ή άλλως;

Οι αυστηρές προθεσμίες όχι μόνο καταρρέουν συνεχώς, αλλά προκαλούν και πολύ άγχος στους συμμετέχοντες στο έργο, οπότε ίσως είναι καλύτερα να τους αρνηθείτε; Οχι. Συχνά, η ύπαρξη προθεσμίας είναι ο μόνος λόγος για τον οποίο μια δουλειά βγαίνει από το έδαφος.

Προηγουμένως, η λέξη προθεσμία χρησιμοποιήθηκε για να περιγράψει τη γραμμή γύρω από τη φυλακή, πέρα από την οποία οι κρατούμενοι δεν μπορούσαν να μεσολαβήσουν, μέρα ή νύχτα, με τον πόνο να πάρουν αμέσως μια σφαίρα.

Τώρα οι προθεσμίες συνδέονται αποκλειστικά με την εργασία και η αποτυχία τους δεν απειλεί την εκτέλεση ολόκληρου του τμήματος. Αλλά η ουσία παραμένει η ίδια: η προθεσμία είναι ζωή ή θάνατος για την παραγωγικότητα ή το έργο σας.

Το έργο καλύπτει τον χρόνο που του διατίθεται.

ο νόμος του Πάρκινσον

Οποιαδήποτε εργασία θα διαρκέσει όσο χρόνο της αναθέσετε. Γι' αυτό μερικές φορές αναρωτιόμαστε πόσο γρήγορα μπορούμε να κάνουμε κάτι. Για τον ίδιο λόγο, βρισκόμαστε συχνά στο όριο των δυνατοτήτων τα τελευταία λεπτά να τελειώσουμε αυτό που μας αναλογούσε για αρκετές ημέρες ή και εβδομάδες.

Λαμβάνοντας υπόψη τον νόμο του Πάρκινσον, καταλαβαίνουμε ότι αν δεν ορίσουμε το χρονικό πλαίσιο για την ολοκλήρωση της εργασίας, τότε θα το κάνουμε για πάντα!

Πώς να ξεπεράσετε σταθερές προθεσμίες

Πώς να αντιμετωπίσετε τον κακό προγραμματισμό και να μετατρέψετε την παρουσία των προθεσμιών προς όφελός σας; Θα είναι πολύ δύσκολο, γιατί θα πρέπει να καταπολεμήσουμε τα συστηματικά λάθη της σκέψης μας. Αλλά γνωρίζοντας πώς οι προθεσμίες αλλάζουν τη συμπεριφορά μας μπορεί να μας βοηθήσει να είμαστε πιο παραγωγικοί.

Φωτεινό ξεκίνημα

Όταν κατανέμετε τον φόρτο εργασίας σε ένα μήνα, μια εβδομάδα, ακόμη και μια μέρα νωρίτερα, βαθμολογήστε την αρχή της περιόδου όσο το δυνατόν πιο σφιχτά και ξεφορτώστε τον υπόλοιπο χρόνο μέχρι την προθεσμία όσο το δυνατόν περισσότερο.

Εστιάστε πρώτα στις πιο δύσκολες, σημαντικές, χρονοβόρες εργασίες του έργου. Θα συνεχίσετε να τα κάνετε περισσότερο από όσο περιμένατε. Ταπεινώσου. Αλλά χάρη στο ενεργό ξεκίνημά σας, στο τέλος της περιόδου θα έχετε τον χρόνο που θα αφιερώσετε για την επίλυση απρογραμμάτιστων προβλημάτων και την ολοκλήρωση εργασιών.

Την παραμονή της προθεσμίας, δεν θα χρειαστεί να βουτήξετε κατάματα σε νέες σύνθετες εργασίες, αντιμετωπίζοντας παγίδες που ακόμα δεν γνωρίζετε.

Πρόσθετη προθεσμία

Για τον εαυτό σας, ορίστε μια προθεσμία μερικές μέρες νωρίτερα από την πραγματική. Αυτό συμβουλεύει ο έμπορος Matthew Guay της Zapier. Ιδανικό αν δεν ξέρετε πόσο χρόνο έχετε από την προσωπική σας προθεσμία μέχρι την πραγματική σας - μία ή τρεις ημέρες. Αλλά μια τέτοια κατάσταση παρουσιάζεται ελάχιστα. Εσείς, φυσικά, θα θυμάστε ακόμα πόσος χρόνος σας απομένει, οπότε θα χρειαστεί θέληση για να μην διαταραχθούν οι προθεσμίες σας.

Βρείτε κάποιο είδος ανταμοιβής για τον εαυτό σας εάν ολοκληρώσετε τη δουλειά στην προθεσμία. Ωστόσο, η ικανοποίηση από τις εργασίες που έχουν ολοκληρωθεί εγκαίρως θα είναι μια καλή ανταμοιβή.

Δημόσια δήλωση

"Ορκίζομαι επίσημα να τελειώσω το άρθρο στις πέντε το βράδυ" - πείτε το όχι στο μυαλό σας, αλλά δυνατά σε ολόκληρο το γραφείο. Τώρα η αυτοεκτίμησή σας έχει μπει στο παιχνίδι. Τι θα είναι πιο οδυνηρό για εσάς: να αναγκάσετε τον εαυτό σας να εργαστεί ενεργά ή να χάσετε προθεσμίες και να παραδεχτείτε δυνατά την αποτυχία σας;

Ο συγγραφέας Evelyn Waugh, ξεκινώντας το νέο του μυθιστόρημα, Return to Brideshead, δήλωσε δημόσια: «Ξεκινάω ένα νέο βιβλίο και θα το γράψω σε τρεις μήνες». Δεν τήρησε την προθεσμία και πολλές φορές, και πάλι δημόσια, ζήτησε αναβολή της προθεσμίας. Ωστόσο, τελείωσε το μυθιστόρημα αρκετά γρήγορα, γιατί ήξερε ότι οι αναγνώστες θυμούνται την υπόσχεσή του και περιμένουν να εκπληρωθεί.

Συνεχείς υπενθυμίσεις της προθεσμίας που πλησιάζει

Εάν αρχίσουμε να εργαζόμαστε σε ένα μεγάλο έργο, τότε το χρονικό πλαίσιο είναι συνήθως αρκετά μεγάλο. Η προθεσμία γίνεται ένα είδος αφαίρεσης - κάπου εκεί έξω, κάποια μέρα. Όσο πιο κοντά είναι, τόσο πιο ξεκάθαρα συνειδητοποιούμε ακριβώς πόσος χρόνος μας έχει απομείνει και μπορούμε να συγκρίνουμε επαρκέστερα την ποσότητα του και τον όγκο της εργασίας που απομένει.

Ορίστε στον εαυτό σας τακτικές υπενθυμίσεις που θα σας επαναφέρουν συνεχώς στην πραγματικότητα, ειδοποιώντας σας ότι η ημέρα X πλησιάζει:

• η ημερομηνία λήξης θα λήξει σε ένα μήνα.
• εβδομάδα;
• τρεις μέρες;
• ημέρα;
• 8 η ωρα.

Ναι, είναι αγχωτικό, θα είναι ενοχλητικό. Αλλά ίσως αυτός είναι ο μόνος τρόπος για να τονωθείτε;

Οποιαδήποτε επιχείρηση διαρκεί πάντα περισσότερο από το αναμενόμενο, ακόμη και με τον νόμο του Hofstadter.

Ο νόμος του Hofstadter

Αυτός ο κωμικός αναδρομικός νόμος από τον Douglas Hofstadter, Ph. D., μιλά για την αδυναμία προγραμματισμού προθεσμιών. Οι προθεσμίες γίνονται κυριολεκτικά για να ματαιώνονται. Ελπίζουμε, ωστόσο, ότι η συμβουλή μας θα σας βοηθήσει να αποφύγετε να ωθήσετε τα πράγματα σε οριακό σημείο, όπου η συνεχής αδυναμία τήρησης των προθεσμιών είναι εξαιρετικά επιζήμια για την επαγγελματική σας φήμη και σας βάζει σε κατάσταση συνεχούς άγχους.