8 πράγματα που πρέπει να μάθετε για να είστε πιο παραγωγικοί

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Διαχειριστείτε το χρόνο σας, τονίστε τι είναι σημαντικό και μην προσπαθείτε για την τελειότητα.

Ο Thomas Oppong, ένας δημοφιλής μπλόγκερ και επιχειρηματίας, πιστεύει ότι το να είσαι παραγωγικός και το να είσαι απασχολημένος δεν είναι το ίδιο πράγμα. Μιλάει για το τι θα ήταν ωραίο να μάθεις αν θέλεις να πετύχεις τους στόχους σου.

1. Δώστε προτεραιότητα

Εάν δεν ξέρετε πού πηγαίνετε, τότε σίγουρα θα έρθετε σε λάθος μέρος.

Yogi Berra Αμερικανός παίκτης του μπέιζμπολ, παίκτης της Major League

Για να πετύχεις κάτι, πρέπει πρώτα να καταλάβεις τι ακριβώς θέλεις. Οι επιτυχημένοι και αποτελεσματικοί άνθρωποι ξέρουν τι να κάνουν και πότε και ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσουν. Αυτή η ικανότητα επηρεάζει την επιτυχία τόσο στη δουλειά όσο και στη ζωή γενικότερα.

Για να ιεραρχήσετε σωστά τις εργασίες, να προσδιορίσετε τις πιο σημαντικές εργασίες, να διαχωρίσετε τις επείγουσες από τις σημαντικές, να τις ταξινομήσετε κατά σπουδαιότητα και να προσθέσετε τον εκτιμώμενο χρόνο παράδοσης για καθεμία. Βάλτε όλα αυτά στη λίστα υποχρεώσεών σας, διατηρώντας την όσο το δυνατόν πιο σύντομη. Ονομάστε το "λίστα επιτυχίας".

Γιατί χρειάζεται αυτό, εξηγεί ο Gary Keller, συγγραφέας του Start with the Essentials! 1 Εκπληκτικά απλός νόμος της φαινομενικής επιτυχίας ":" Οι πολλές ώρες που αφιερώνετε στην ολοκλήρωση εργασιών από το σχέδιο, το τέλος της ημέρας με έναν γεμάτο κάδο απορριμμάτων και μια τέλεια καθαρισμένη επιφάνεια εργασίας δεν αυξάνουν την αποτελεσματικότητά σας και δεν έχουν καμία σχέση με την επιτυχία. Αντί για μια λίστα υποχρεώσεων, θέλετε μια λίστα επιτυχίας που βασίζεται στην προσπάθεια για εξαιρετικά αποτελέσματα.

Οι λίστες υποχρεώσεων είναι συνήθως πολύ μεγάλες. οι λίστες επιτυχίας είναι σύντομες. Ένας σε τραβάει προς όλες τις κατευθύνσεις. το άλλο είναι σε ένα οριστικό. Το πρώτο είναι ένα μπερδεμένο σύνολο ενεργειών και το δεύτερο είναι μια σαφής οδηγία. Εάν η λίστα δεν βασίζεται στην επιτυχία, είναι απίθανο να πετύχετε αυτό που θέλετε. Εάν γράψετε απολύτως τα πάντα σε αυτό, τότε θα κάνετε τα πάντα στη σειρά, εκτός από αυτό που πραγματικά χρειάζεστε."

2. Κρατήστε σημειώσεις

Μην βασίζεστε πολύ στη μνήμη σας: θα σας απογοητεύσει την πιο ακατάλληλη στιγμή. Αντίθετα, γράφετε πάντα τα πάντα.

Υπάρχουν εκατοντάδες επιλογές λήψης σημειώσεων, από κανονικά αυτοκόλλητα έως εφαρμογές όπως το Evernote, το Any.do και το Wunderlist.

Καταγράφοντας όλα όσα πρέπει να γίνουν σε μια εβδομάδα, θα έχετε μια πιο ξεκάθαρη ιδέα για το ποιες εργασίες να ξεκινήσετε πρώτα. Αυτό θα διευκολύνει την ιεράρχηση προτεραιοτήτων.

3. Διαχωρίστε το επείγον από το σημαντικό

Αυτό που φαίνεται επείγον σήμερα μπορεί να μην είναι σημαντικό αύριο. Η δουλειά σας είναι να γνωρίζετε τι χρειάζεται άμεση απάντηση και τι μπορεί να αναβληθεί. Τότε θα μπορείτε να δίνετε περισσότερη προσοχή σε κάθε εργασία και να κάνετε τα πράγματα πιο γρήγορα.

Για να έχετε ένα αποτέλεσμα, είναι σημαντικό όχι μόνο να επιλέξετε σε τι θα εστιάσετε, αλλά και να κατανοήσετε τι πρέπει να αγνοήσετε.

Peter Bregman συγγραφέας, σύμβουλος προσωπικής ανάπτυξης

Θέστε ξεκάθαρους κανόνες και όρια για να μην επιβαρύνεστε προσπαθώντας να ευχαριστήσετε τους πάντες. Απελευθερωθείτε από κάποιες υποχρεώσεις. Για παράδειγμα, αφιερώστε χρόνο στις απαντήσεις σε email ή ζητήστε από κάποιον να τις λύσει, ώστε να μπορείτε να εστιάσετε στις εργασίες σας.

Αναθέστε μέρος της εργασίας. Αυτό θα μειώσει τον φόρτο εργασίας και θα χειριστεί τα πάντα πιο γρήγορα.

4. Εστιάστε σε ένα πράγμα

Η ικανότητα εστίασης είναι μια υποτιμημένη ικανότητα. Αλλά η απλή εκτέλεση αλλάζει τα πάντα: σας κάνει να παραμένετε συγκεντρωμένοι στη δουλειά και να την κάνετε πιο γρήγορα.

Εάν ασχολείστε σκόπιμα με μία μόνο εργασία, χωρίς απόσπαση της προσοχής, η απόδοση αυξάνεται κατά 2-5 φορές.

Πρέπει να βάλετε ξεκάθαρα προτεραιότητες και να επιλέξετε μία εργασία. Αυτό θα σας βοηθήσει να πετύχετε περισσότερα σε λιγότερο χρόνο και με λιγότερο άγχος.

5. Χρησιμοποιήστε την αρχή 80/20

Πιθανότατα έχετε ακούσει για την αρχή Pareto, γνωστή και ως κανόνας 80/20. Σύμφωνα με τον ίδιο, περίπου το 80% του αποτελέσματος εξαρτάται από το 20% της δράσης. Εστιάστε λοιπόν σε μερικές μόνο εργασίες που θα σας ωφελήσουν περισσότερο.

Ίσως θέλετε να κάνετε τα πάντα ταυτόχρονα και απλά δεν μπορείτε να καταλάβετε τι να κάνετε. Στη συνέχεια, αφιερώστε ένα λεπτό και αξιολογήστε: τι είναι σημαντικό, τι είναι επείγον, τι μπορείτε να αναθέσετε και τι είναι γενικά σπατάλη ενέργειας.

Για να κάνετε περισσότερα σε λιγότερο χρόνο, παρακολουθήστε πόσο χρόνο ξοδεύετε και τι. Απάντησε τις παρακάτω ερωτήσεις. Τι σας έφερε πιο κοντά στον στόχο σας; Τι ήταν χάσιμο χρόνου; Τι θα μπορούσε να ανατεθεί;

Διαλέξτε το 20% των εργασιών σας που δίνουν το 80% του αποτελέσματος και κάντε τις μόνο. Αναθέστε τα υπόλοιπα ή απλώς διαγράψτε τα.

Χρησιμοποιήστε τον εμπειρικό κανόνα. Κάθε μέρα, ξεχωρίστε τρεις κύριες εργασίες και επικεντρωθείτε πλήρως στην ολοκλήρωσή τους για ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα.

6. Βρείτε ελεύθερο χρόνο και περάστε τον με σύνεση

Μόνο εσείς είστε υπεύθυνοι για τον χρόνο σας. Και μόνο εσείς μπορείτε να αποφασίσετε πόσο θα αφιερώσετε στη σκέψη, την ομιλία, την υποκριτική και ακόμη και τη διασκέδαση που θα σας φέρει πιο κοντά στην επιτυχία.

Δεν μπορείτε να αφήσετε άλλους ανθρώπους να καθορίσουν τα σχέδιά σας.

Warren Buffett επενδυτής και επιχειρηματίας

Εάν χρειάζεστε το 20% της προσπάθειας για να πάρετε το 80% του αποτελέσματος, τότε φανταστείτε: χρειάζεται μόνο να αφιερώσετε το 20% του χρόνου σας στη δουλειά. Επομένως, προστατέψτε το ως τον πιο πολύτιμο πόρο σας.

Οι υπερπαραγωγικοί άνθρωποι εστιάζουν στο να αξιοποιήσουν στο έπακρο κάθε δωρεάν λεπτό. Αλλά το να κατέχεις τον χρόνο σου δεν σημαίνει απλώς ότι έχεις πολύ. Πρέπει να τα ξοδέψεις αποτελεσματικά και να ξέρεις ακριβώς τι θέλεις να πετύχεις.

Θυμηθείτε, εάν δεν βάλετε προτεραιότητα στη ζωή σας, κάποιος άλλος θα το κάνει για εσάς.

Greg McKeon ψυχολόγος, blogger, συγγραφέας βιβλίων για την προσωπική ανάπτυξη

Κάθε πρόκληση που βάζετε στον εαυτό σας πρέπει να είναι εφικτή, ρεαλιστική και χρονικά περιορισμένη. Το κύριο πράγμα: θα πρέπει να παρέχει πρόοδο στους στόχους σας για την ημέρα, την εβδομάδα ή τον μήνα. Προσδιορίζοντας με σαφήνεια τις εργασίες σας, θα ξέρετε πάντα σε τι να εστιάσετε μόλις έχετε μερικές ελεύθερες ώρες.

Αναλύστε το χρόνο σας και ξαφνικά έχετε πολλά δωρεάν λεπτά για να εργαστείτε για τους στόχους της ζωής σας, να χαλαρώσετε και να ανακουφίσετε το άγχος, να περάσετε χρόνο με την οικογένεια και τους φίλους σας, να διαβάσετε ή να παίξετε αθλήματα.

Και αυτό θα είναι ένα από τα πιο σημαντικά πράγματα που μπορείτε να κάνετε.

7. Αποφύγετε την τελειομανία

Το έργο σας υποφέρει από τη συνεχή επιδίωξη της αριστείας. Αργείτε να ολοκληρώσετε κάποιες εργασίες, αναβάλλετε συνεχώς άλλες και γενικά γίνεστε λιγότερο παραγωγικοί.

Χάνεις πολύτιμο χρόνο και αυτό ενοχλεί το αφεντικό σου. Είναι ακόμη χειρότερο αν είσαι το αφεντικό του εαυτού σου, γιατί τότε η δουλειά μπορεί να μην φτάσει ποτέ στο ιδανικό.

Η τελειότητα μπορεί να καταλήξει να είναι ο εχθρός σου. Συχνά είναι απλώς μια ψευδαίσθηση: συνεχίζεις να βελτιώνεσαι σε κάτι που είναι ήδη καλό.

Larry Kim Ιδρυτής και Διευθύνων Σύμβουλος της MobileMonkey

Νικώντας την τελειομανία, θα σταματήσετε επιτέλους να σημειώνετε χρόνο, να φοβάστε τα λάθη και να καθυστερήσετε την ολοκλήρωση των εργασιών. Η αποτυχία θα είναι ο λόγος της ανάπτυξης, όχι ο φόβος. Η δουλειά θα πάει πιο γρήγορα και θα αρχίσετε να την κάνετε πιο αποτελεσματικά.

8. Αναλύστε τις προσπάθειες και τα αποτελέσματά σας

Μετρήστε τον εαυτό σας όχι μόνο με το τι έχετε επιτύχει, αλλά και με το τι θα μπορούσατε να πετύχετε αν είχατε χρησιμοποιήσει τις καλύτερες μεθόδους εργασίας.

Ελέγχετε συνεχώς την πρόοδό σας. Μετρήστε προσεκτικά το κόστος και τα αποτελέσματά σας. Αφιερώστε χρόνο για να αξιολογήσετε τι συμβαίνει και να μάθετε πώς να κάνετε ακόμα πιο χρήσιμα πράγματα. Διαφορετικά, θα πάει χαμένο - σε ενέργειες που έχουν μικρή επίδραση στην παραγωγικότητά σας.

Η θλιβερή αλήθεια είναι η εξής: ζούμε σε έναν κόσμο όπου πολλά ασήμαντα πράγματα καταβροχθίζουν τον χρόνο μας, αλλά δεν δίνουν σπουδαία αποτελέσματα. Ωστόσο, πολύ λίγα πράγματα είναι εξαιρετικά πολύτιμα.

Είναι αδύνατο να υπερεκτιμηθεί ο βαθμός ασημαντότητας οτιδήποτε.

John Maxwell συγγραφέας, δημόσιος ομιλητής, εμπειρογνώμονας ηγεσίας

Πάντα σημειώνετε πού ξοδεύετε τον χρόνο σας και εάν λαμβάνετε τα αναμενόμενα αποτελέσματα. Αυτό μπορεί να φαίνεται σαν μια άσκοπη άσκηση στην αρχή. Σύντομα όμως θα δείτε πόσο πολύτιμα είναι τέτοια δεδομένα και θα αρχίσετε να αναλύετε κάθε εβδομάδα που έχετε ζήσει.