Η Μέθοδος Ivy Lee: Πώς να δημιουργήσετε μια λίστα υποχρεώσεων για να κορυφώσετε την παραγωγικότητα

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Τον περασμένο αιώνα, ο Ivy Lee είχε τη φήμη του ειδικού στην παραγωγικότητα. Η μέθοδος προγραμματισμού εργασιών που αναπτύχθηκε από αυτόν έχει αποδειχθεί καλά στην πράξη και έφερε στον συγγραφέα ένα εφάπαξ ποσό.

Μέχρι το 1918, ο Charles Michael Schwab είχε γίνει ένας από τους πλουσιότερους ανθρώπους στον κόσμο. Ήταν επικεφαλής της Bethlehem Steel, τότε της μεγαλύτερης ναυπηγικής και της δεύτερης μεγαλύτερης εταιρείας χάλυβα στις Ηνωμένες Πολιτείες. Ο διάσημος εφευρέτης Τόμας Έντισον τον αποκάλεσε κάποτε «ο κύριος επιχειρηματίας». Ο Schwab πάντα προσπαθούσε να είναι μπροστά από τους ανταγωνιστές του.

Μια μέρα εκείνη τη χρονιά, ένας επιχειρηματίας στράφηκε στον σύμβουλο Ivy Ledbetter Lee για να βελτιώσει την αποτελεσματικότητα της ομάδας του και να βρει τον καλύτερο τρόπο επιχειρηματικής δραστηριότητας. Ο Lee ήταν ο ίδιος ένας επιτυχημένος επιχειρηματίας και πρωτοπόρος στις δημόσιες σχέσεις.

Ο Schwab έφερε έναν σύμβουλο στο γραφείο του και ρώτησε τι θα βοηθούσε στη βελτίωση των αποτελεσμάτων της εργασίας. Σε απάντηση, ο Lee ζήτησε άδεια να μιλήσει με καθέναν από τους μάνατζερ του Schwab για 15 λεπτά. Και όσον αφορά την πληρωμή, ο καλεσμένος αρνήθηκε να πάρει τα χρήματα αμέσως: «Σε τρεις μήνες, μπορείτε να μου στείλετε μια επιταγή για όποιο ποσό σας αξίζει».

Η προσέγγιση του Ivy Lee στη διαχείριση υποθέσεων

Κατά τη διάρκεια συνομιλιών διάρκειας 15 λεπτών με τους διευθυντές, ο σύμβουλος μοιράστηκε τον απλούστερο τρόπο μεγιστοποίησης της παραγωγικότητας:

1. Στο τέλος κάθε εργάσιμης ημέρας, γράψτε τα έξι πιο σημαντικά πράγματα που πρέπει να κάνετε για την επόμενη μέρα. Μην υπερβαίνετε αυτό το ποσό.
2. Τακτοποιήστε τις σημειώσεις σας με σειρά σπουδαιότητας.
3. Στην αρχή κάθε εργάσιμης ημέρας, επικεντρωθείτε στο πρώτο στοιχείο της λίστας. Ολοκληρώστε αυτό που ξεκινήσατε, μόνο μετά προχωρήστε στο επόμενο στοιχείο.
4. Κάντε το ίδιο για την υπόλοιπη λίστα υποχρεώσεων. Στο τέλος της ημέρας, μεταφέρετε τις ημιτελείς εργασίες σας σε μια νέα λίστα έξι υποχρεώσεων για την επόμενη μέρα.
5. Επαναλάβετε αυτή τη διαδικασία καθημερινά.

Η στρατηγική φαινόταν πολύ απλή, αλλά ο Schwab και η ομάδα του αποφάσισαν να το δοκιμάσουν. Τρεις μήνες αργότερα, ο επιχειρηματίας εντυπωσιάστηκε τόσο πολύ με το αποτέλεσμα που κάλεσε τον Ivy Lee πίσω στο γραφείο και του έγραψε μια επιταγή 25.000 δολαρίων. Το σύγχρονο ισοδύναμο αυτού του ποσού είναι 400.000 $.

Γιατί μια τόσο απλή μέθοδος λειτουργεί

Απλοποιεί τη διαχείριση υποθέσεων όσο το δυνατόν περισσότερο

Οι κριτικοί αποκαλούν τέτοιες στρατηγικές πολύ επιφανειακές και δεν λαμβάνουν υπόψη όλες τις λεπτότητες της ζωής. Κι αν συμβεί κάτι απρογραμμάτιστο; Δεν είναι καλύτερο να επωφεληθείτε από εργαλεία υψηλής τεχνολογίας; Αλλά η πολυπλοκότητα των αποφάσεων είναι ακριβώς αυτό που συχνά περιπλέκει τη ροή εργασίας. Φυσικά, οι εκπλήξεις είναι αναπόφευκτες. Απλώς αγνοήστε τα αν είναι δυνατόν και αν όχι, αντιμετωπίστε τα και επιστρέψτε στη λίστα προτεραιοτήτων σας όσο το δυνατόν νωρίτερα. Χρησιμοποιήστε απλούς κανόνες για να λύσετε σύνθετα προβλήματα.

Σε κάνει να παίρνεις τις σωστές αποφάσεις

Δεν υπάρχει σχεδόν καθόλου μαγεία στον αριθμό 6. Μπορεί επίσης να συγκεντρώνεστε σε πέντε εργασίες κάθε μέρα. Ο καθένας πρέπει να καθορίσει το όριο των δυνατοτήτων του και να το λάβει υπόψη του. Όταν ένας άνθρωπος κατακλύζεται από πολλές ιδέες, το καλύτερο που μπορεί να κάνει είναι να επιλέξει το κύριο πράγμα και να αφήσει όλα τα άλλα στην άκρη. Η αυτοσυγκράτηση μπορεί να είναι ευεργετική. Αν δεν εστιάσετε σε ένα πράγμα, θα αποσπαστείτε από τα πάντα.

Βοηθά να ξεκινήσετε

Το μεγαλύτερο εμπόδιο στον στόχο σου είναι η αρχή. Μπορεί να σας είναι δύσκολο να απομακρυνθείτε από τον καναπέ. Αν όμως ξεκινήσετε να τρέχετε, θα είναι πολύ πιο εύκολο να ολοκληρώσετε την προπόνηση. Η μέθοδος του Lee σας αναγκάζει να ταυτιστείτε με τις εργασίες το βράδυ πριν από την ολοκλήρωσή τους, κάτι που σας βοηθά να προετοιμαστείτε για την αρχή της εργάσιμης ημέρας εκ των προτέρων. Το αποτέλεσμα της εργασίας εξαρτάται από την ικανότητα εκκίνησης.

Σε μαθαίνει να είσαι συνεπής

Η σύγχρονη κοινωνία λατρεύει το multitasking. Σε αντίθεση με τον δημοφιλή μύθο, το να είσαι πιο απασχολημένος δεν σημαίνει να γίνεσαι καλύτερος. Αντίθετα, λιγότερες προτεραιότητες αυξάνουν την παραγωγικότητα. Αν ακολουθήσετε τους ειδικούς σε οποιονδήποτε τομέα: αθλητές, καλλιτέχνες, επιστήμονες, εκπαιδευτικούς ή μάνατζερ, θα δείτε το κοινό χαρακτηριστικό τους - εστίαση στα σημαντικά. Αυτό είναι εύκολο να εξηγηθεί. Δεν μπορείς να πετύχεις σε ένα πράγμα αν σε αποσπούν συνεχώς 10 άλλα πράγματα. Η μαεστρία απαιτεί συνέπεια και συγκέντρωση στα βασικά.

Έτσι, για να είστε παραγωγικοί, χρειάζεται μόνο να κάνετε τα πράγματα που είναι πραγματικά σημαντικά και με τη σωστή σειρά.