6 κόλπα που βελτιώνουν την παραγωγικότητα καλύτερα από μια λίστα υποχρεώσεων

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Μια προσωπική δήλωση αποστολής, μια ώρα συγκέντρωσης και ένας έλεγχος προσοχής θα σας βοηθήσουν.

Μια λίστα υποχρεώσεων είναι ένας καλός τρόπος για να κρατάτε τα πράγματα σε καλό δρόμο και να μην τα ξεχνάτε. Ωστόσο, ο ίδιος μπορεί να αποσπάσει την προσοχή, γιατί μπορείτε να το αναπληρώσετε ατελείωτα με μικρές λεπτομέρειες και να μην φτάσετε ποτέ σε αυτό που είναι πραγματικά σημαντικό.

«Αν ζείτε αποκλειστικά σε μια λίστα υποχρεώσεων, θα αντιμετωπίζετε μόνο κρίσεις, χωρίς να κάνετε ό,τι είναι πιο σημαντικό για εσάς», σημειώνει ο Stephen Covey, συγγραφέας του διάσημου βιβλίου The Seven Habits of Highly Effective People. Δεν είναι απαραίτητο να απαλλαγείτε εντελώς από τη λίστα - είναι καλύτερο να τη συνδυάσετε σωστά με μία από τις ακόλουθες τεχνικές (ή όλες).

1. Προσωπική αποστολή

Η προσωπική αποστολή είναι ο μακροπρόθεσμος στόχος σας. Είναι μια ναύλωση στην οποία θα μπορείτε να πλοηγηθείτε στη ζωή. Ενσωματώστε τις αξίες και τις φιλοδοξίες σας στην αποστολή. «Δεν χρειάζεται να είναι πολύ ή στοχαστικό», λέει ο Covey. «Είναι μόνο μερικές προτάσεις που αντικατοπτρίζουν την ουσία και τις αξίες σου». Για παράδειγμα, η αποστολή σας μπορεί να είναι να βοηθήσετε άλλους ανθρώπους ή να επιτύχετε έναν συγκεκριμένο στόχο σε κάποιον τομέα.

Κάθε φορά που χρειάζεται να πάρετε μια απόφαση, η προσωπική σας αποστολή θα είναι ο οδηγός σας. Μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί στον προγραμματισμό. Προσπαθήστε να διαθέσετε τον χρόνο σας όχι μια μέρα μπροστά, αλλά μια εβδομάδα. Επιλέξτε τις προτεραιότητές σας για αυτήν την περίοδο με βάση την προσωπική σας αποστολή. Τότε οι καθημερινές σας δραστηριότητες θα σας φέρουν πιο κοντά σε σημαντικούς στόχους.

2. Έλεγχος της προσοχής

Το μειονέκτημα μιας λίστας υποχρεώσεων είναι ότι συγκεντρώνει εντελώς διαφορετικές εργασίες. Μας φαίνεται ότι μπορούμε να μετακινούμαστε από το ένα στο άλλο με τη σειρά χωρίς προβλήματα, αλλά σύμφωνα με τη συγγραφέα του βιβλίου "Attention Management" Maura Thomas (Maura Thomas), η προσοχή μας δεν είναι διατεταγμένη έτσι.

Συμβουλεύει να χωριστούν όλες οι εργασίες σε δύο κατηγορίες: χαμηλή και υψηλή προσοχή. Και κάντε τα όλη την ημέρα, ανάλογα με το πόση ενέργεια έχετε. Για παράδειγμα, η πρώτη κατηγορία μπορεί να είναι η ανάλυση αλληλογραφίας και η δεύτερη να γράφει ένα άρθρο ή να κάνει μια πρόβλεψη προϋπολογισμού. Προσαρμόζοντας τα επίπεδα εστίασης και ενέργειάς σας, θα κάνετε περισσότερα σε λιγότερο χρόνο.

3. Ένας φίλος στον οποίο πρέπει να αναφέρετε

Αυτό σου δίνει κίνητρο για να ολοκληρώσεις αυτό που έχεις προγραμματίσει για σήμερα. Εάν δεν έχετε έναν φίλο να σας βοηθήσει, η Hillary Rettig, business coach και συγγραφέας παραγωγικότητας, προτείνει το Focusmate. Θα επιλέξει έναν συνεργάτη για να συνεργαστείτε, ώστε σίγουρα να μην αποσπαστείτε.

«Το Focusmate βοηθά στην επίλυση ενός από τα μεγαλύτερα προβλήματα (και παράδοξα) της παραγωγικότητας», λέει ο Rettig. «Πολλές εργασίες απαιτούν μοναξιά για να συγκεντρωθούμε και να σκεφτούμε, αλλά την ίδια στιγμή, είμαστε απίστευτα κοινωνικά πλάσματα και δεν τα πάμε καλά με τη μοναξιά». Το πρόγραμμα αυτοματοποιεί τη διαδικασία αναζήτησης και σας δίνει πρόσβαση σε μια παγκόσμια κοινότητα ανθρώπων που θέλουν επίσης να κάνουν καλή δουλειά.

4. Απογευματινές ερωτήσεις

Ο Jones Loflin, σύμβουλος και συγγραφέας διαχείρισης χρόνου, συμβουλεύει να διατηρήσετε τον εαυτό σας με κίνητρο αξιολογώντας τον εαυτό σας. Βρείτε μερικές ερωτήσεις για να απαντήσετε στο τέλος κάθε ημέρας για να βεβαιωθείτε ότι εστιάζετε σε αυτό που πρέπει να γίνει. Και μετά αξιολογήστε πόσο καλά τα πήγατε. Για παράδειγμα, μια από τις ερωτήσεις του Loughlin είναι: «Προσπάθησα να αφιερώσω τουλάχιστον 15 λεπτά για να χτίσω μια σχέση με κάποιον;»

«Έχω ερωτήσεις για τρεις βασικούς τομείς της ζωής: τη δουλειά, την αυτο-ανάπτυξη και τις σχέσεις», λέει ο Jones. - Τα αλλάζω όπως χρειάζεται. Λατρεύω όλα τα είδη των διαγωνισμών και θέλω να έχω την υψηλότερη βαθμολογία το βράδυ, έτσι οι ερωτήσεις μου είναι στο μυαλό μου όλη την ώρα όλη την ημέρα».

Καταγράψτε τις ερωτήσεις σας με βάση ποιους τομείς της ζωής σας θέλετε να βελτιώσετε. Για παράδειγμα, «Ήμουν προσεκτικός με τους αγαπημένους μου σήμερα;», «Έχω περάσει τουλάχιστον μία ώρα προχωρώντας στο μονοπάτι προς το όνειρό μου;», «Έχω κάνει κάτι για να βελτιώσω την υγεία μου;».

5. Μια ώρα συγκέντρωσης

Προσθέστε τουλάχιστον μία τέτοια ώρα την ημέρα στο ημερολόγιό σας και κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου εστιάστε στη δουλειά που έχει μεγαλύτερη σημασία. Χωρίς περισπασμούς ή ψυχαγωγία. Ρυθμίστε ένα χρονόμετρο για να γνωρίζετε πότε λήγει η ώρα και ξεκινήστε.

Μια ώρα είναι συχνά αρκετή για να σας κάνει πολλά. Και το να προγραμματίζετε αυτόν τον χρόνο χωρίς περισπασμούς είναι πιο εύκολο από το να προσπαθείτε να εργάζεστε με κορυφαία παραγωγικότητα όλη την ημέρα. Εάν μπορείτε, αφήστε στην άκρη δύο ή τρεις ώρες συνολικής συγκέντρωσης.

6. Ξεκάθαροι στόχοι

Το να είσαι παραγωγικός σημαίνει να αφιερώνεις τον περισσότερο χρόνο σου κάνοντας πράγματα που σχετίζονται με τους πιο σημαντικούς στόχους σου. Ο σύμβουλος επιχειρηματικής στρατηγικής Hamish Mackenzie συνιστά να μην έχετε περισσότερους από τρεις βασικούς ετήσιους στόχους. Χωρίστε τον καθένα σε τρεις τριμηνιαίους και τρεις μηνιαίους υποστόχους και, στη συνέχεια, σε βήματα που δεν χρειάζονται περισσότερες από δύο ώρες για να ολοκληρωθούν.

«Στην αρχή κάθε εβδομάδας, δώστε προτεραιότητα σε αυτά τα βήματα την ημέρα - αλλά όχι περισσότερα από τρία την ημέρα», λέει ο Mackenzie. - Κάθε απόγευμα, ετοιμάστε όλα τα υλικά που χρειάζεστε για να δουλέψετε σε μια σημαντική εργασία για την επόμενη μέρα. Κάντε αυτήν την πιο σημαντική εργασία κάθε πρωί πριν αναλάβετε οτιδήποτε άλλο.»