Πώς να μην είστε σκλάβος του email: 7 συμβουλές από τον επικεφαλής του LinkedIn

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Ένας τεράστιος αριθμός ανθρώπων αντιμετωπίζει το ίδιο πρόβλημα καθημερινά: το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, που έχει σχεδιαστεί για τον εξορθολογισμό και την οργάνωση των διαδικασιών εργασίας και επικοινωνίας, συχνά μετατρέπεται σε φαύλο επόπτη, αναγκάζοντάς σας να παρακολουθείτε τα εισερχόμενα άτομα, σαν να εργάζεστε σε έναν μεταφορικό ιμάντα. Μόλις αποσπαστείτε, οι συνεχώς συσσωρευόμενες πληροφορίες μετατρέπουν γρήγορα ένα τακτοποιημένο και καθαρό γραμματοκιβώτιο σε χωματερή, που θα γίνεται πιο δύσκολο να καθαριστεί όσο περισσότερο δεν επιστρέφετε στο ταχυδρομείο.

Σήμερα σας παρουσιάζουμε μερικές απλές συμβουλές για τη διαχείριση των αλληλεπιδράσεων μέσω email από τον Jeff Weiner, CEO του LinkedIn. Αυτός ο άνθρωπος που έχει υπηρεσία αναγκάζεται να διατηρεί επαφή με εκατοντάδες ανθρώπους καθημερινά και έχει αρκετά κόλπα που του επιτρέπουν να μην πνιγεί σε αυτή τη χιονοστιβάδα πληροφοριών.

Τα εισερχόμενά μου έχουν γίνει ουσιαστικά ο κεντρικός κόμβος της ροής εργασίας μου - επικοινωνώ τακτικά με περισσότερους από 4.300 υπαλλήλους σε 26 πόλεις σε όλο τον κόσμο μέσω ταχυδρομείου. Αυτό δεν σημαίνει ότι ήμουν πάντα λάτρης του email ή ότι δεν είχα καταστάσεις όπου η δουλειά μου με το ταχυδρομείο έμοιαζε με τη δουλειά του Σισύφου.

Τέλος πάντων, με τα χρόνια έχω αναπτύξει αρκετές πρακτικές οδηγίες που μου επέτρεψαν να περάσω από την έννοια του "η αλληλογραφία με ελέγχει" στην έννοια "ελέγχω την αλληλογραφία".

1. Θέλετε να λαμβάνετε λιγότερα μηνύματα - στείλτε λιγότερα μηνύματα

Αυτή η συμβουλή φαίνεται γελοία απλή, ειδικά στο πλαίσιο ενός τόσο συνηθισμένου προβλήματος, αλλά για μένα, θεωρώ ότι είναι ο χρυσός κανόνας για την επιτυχημένη διαχείριση email.

Αυτό το συμπέρασμα κατέληξα κατά τη διάρκεια της εργασίας μου σε μια προηγούμενη εταιρεία, όπου δύο από τα άτομα που συνδέονταν πιο στενά μαζί μου έφυγαν από την εταιρεία. Επικοινωνούσαν πολύ αποτελεσματικά με τους ανθρώπους, δούλεψαν σκληρά και, όπως αποδείχθηκε, έστειλαν πολλά mail. Όσο δούλευαν για την εταιρεία, ο όγκος της αλληλογραφίας που ερχόταν μέσω e-mail φαινόταν απολύτως φυσιολογικός, ωστόσο, μετά την αποχώρησή τους, διαπίστωσα ότι η επισκεψιμότητα στην αλληλογραφία μου μειώθηκε κατά περίπου 20-30%.

Όλη αυτή η δραστηριότητα στο ταχυδρομείο δεν ήταν μόνο οι επιστολές τους: υπήρχαν οι απαντήσεις μου σε αυτούς, αλλά υπήρχαν και επιστολές και απαντήσεις από όλους τους παραλήπτες που επισυνάπτονταν στην αλληλογραφία. Συχνά αυτά τα μηνύματα δεν απαιτούσαν την υποχρεωτική συμμετοχή μου στη συζήτηση.

Από εκείνη τη στιγμή έθεσα στον εαυτό μου έναν ξεκάθαρο όρο - να μην γράφω άσκοπα. Το αποτέλεσμα: λιγότερα μηνύματα αλληλογραφίας και περισσότερες παραγγελίες εισερχομένων χωρίς συμβιβασμούς στις εργασιακές δραστηριότητες. Από τότε προσπάθησα να μην παρεκκλίνω από αυτόν τον κανόνα.

2. Επισημάνετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε εκκρεμότητα ως μη αναγνωσμένα

Η επισήμανση ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως μη αναγνωσμένου έχει αλλάξει ριζικά τον τρόπο με τον οποίο εργάζομαι με την αλληλογραφία. Αρκεί να περάσω γρήγορα τις εισερχόμενες επιστολές, να απαντήσω αμέσως στα πιο επείγοντα και να διαγράψω τα περιττά. Τα ίδια γράμματα που πρέπει να επιστρέψω αργότερα, αν υπάρχει χρόνος, σημειώνω ως αδιάβαστα. Αυτό εξαλείφει τον φόβο ότι ένα σημαντικό γράμμα, που διαβάστηκε και έμεινε αναπάντητο, θα ξεχαστεί και θα θαφτεί στα έγκατα του γραμματοκιβωτίου. Η ίδια προσέγγιση μας επιτρέπει να εφαρμόσουμε ένα είδος λίστας εκκρεμοτήτων, στην οποία θα πρέπει να επιστρέψω αργότερα.

Προσπαθώ να τελειώνω κάθε εργάσιμη μέρα με ένα ελάχιστο τέτοιο γράμμα σε εκκρεμότητα, και ιδανικά δεν θα έπρεπε να είναι καθόλου. Εάν αυτή τη μέρα δεν έχω χρόνο να επιστρέψω σε αυτούς, τότε θα ξεκινήσω μαζί τους το επόμενο εργάσιμο πρωί.

3. Καθιερώστε ένα σαφές πρόγραμμα αλληλογραφίας

Τα τελευταία χρόνια, η ζωή μου τις εργάσιμες μέρες κυλούσε σύμφωνα με ένα αρκετά σαφές πρόγραμμα. Ξύπνα στις 5:00-5:30 το πρωί, μία ώρα στο ταχυδρομείο, διάβασμα ειδήσεων, πρωινό, παιχνίδι με τα παιδιά, προπόνηση, γραφείο, επιστροφή στο σπίτι, ύπνος των παιδιών, δείπνο με τη γυναίκα του, ξεκούραση (συνήθως πρόκειται για παρακολούθηση τηλεόρασης με τον συνοδευτικό καθαρισμό του φακέλου των εισερχομένων κατά τη διάρκεια διαφημίσεων και βαρετών στιγμών).

Αποδείχθηκε ότι τηρώντας ένα τέτοιο πρόγραμμα, μπορώ να διαχειριστώ εύκολα την αλληλογραφία, ωστόσο, μόλις αλλάξει λίγο το χρονοδιάγραμμα, αρχίζει το χάος στο γραμματοκιβώτιο.

Σε αυτή την περίπτωση, δεν θα νιώσετε την αυξανόμενη πίεση από τη συνειδητοποίηση ότι το κουτί σας θα μείνει ξαφνικά χωρίς επίβλεψη. Η τήρηση ενός προγράμματος σε καλό δρόμο θα σας βοηθήσει να κρατήσετε τα πράγματα υπό έλεγχο. Βοήθησε τον Benjamin Franklin, βοηθά και εσένα.

4. Εκφραστείτε πιο καθαρά

Θυμάστε το παιχνίδι με το σπασμένο τηλέφωνο; Τότε ήταν αρκετά αστείο, αλλά τώρα όλα εξετάζονται στην έννοια της δουλειάς και της επιχείρησης και δεν υπάρχει χρόνος για παιχνίδια.

Οι λέξεις είναι πολύ σημαντικές και πρέπει να επιλέγονται πολύ προσεκτικά για να αποφευχθεί η ασάφεια και η παρεξήγηση. Όσο πιο ξεκάθαρο και ξεκάθαρο είναι να κατανοήσετε το κείμενό σας, τόσο λιγότερο πιθανό είναι να λάβετε μια δεύτερη επιστολή που θα σας ζητά να διευκρινίσετε την πρώτη.

5. Σκεφτείτε τους παραλήπτες

Συχνά φαίνεται ότι τα πεδία Προς και Κοιν. γίνονται αντιληπτά από πολλούς ως τα ίδια. Μάλιστα, με τη βοήθειά τους, μπορείτε ξεκάθαρα να ξεκαθαρίσετε από ποιον από τους παραλήπτες περιμένετε απάντηση και σε ποιον στάλθηκε αντίγραφο της επιστολής για να τον ενημερώνετε.

Στην πραγματικότητα, η μη επισήμανση των παραληπτών από τους οποίους απαιτείται απάντηση είναι ο πιο γρήγορος τρόπος για να δημιουργηθεί πανικός και σύγχυση στην αλληλογραφία. 6 παραλήπτες αντί για 1 παραλήπτης και 5 αντίγραφα είναι 5 επιπλέον πιθανές απαντήσεις, καθεμία από τις οποίες μπορεί να αναπτυχθεί σε μια ολόκληρη ξεχωριστή αλυσίδα γραμμάτων.

6. Επιβεβαιώστε την παραλαβή

Εάν υποδεικνύεστε ως παραλήπτης και η επιστολή απευθύνεται πραγματικά σε εσάς, τότε μην τεμπελιάσετε να ενημερώσετε τον αποστολέα ότι λάβατε την επιστολή. Δεν χρειάζονται πολλά λόγια, ένα απλό «έλαβα» ή «έλαβα» θα είναι αρκετό. Αυτό θα γίνει ένα σημάδι ότι έχετε λάβει τις πληροφορίες πλήρως και σε εύθετο όγκο και ότι ο αποστολέας δεν χρειάζεται πλέον να σας στείλει κάτι άλλο για το ίδιο θέμα.

Εάν δεν έχετε επιβεβαιώσει την παραλαβή, ο αποστολέας δεν γνωρίζει εντελώς την επιστολή. Ίσως χάθηκε στα βάθη του κουτιού σας; Εάν πρόκειται για σημαντικές πληροφορίες, τότε η αμφιβολία και το άγχος θα αναγκάσουν τον αποστολέα να σας γράψει άλλη μια επιστολή με αίτημα να επιβεβαιώσει τη λήψη της πρώτης επιστολής ή να ρωτήσει κάποιον άλλο για την παρουσία σας στο χώρο εργασίας. Εμπλέκονται επιπλέον άτομα, στέλνονται και λαμβάνονται επιπλέον επιστολές.

7. Κρατήστε τα συναισθήματα μακριά από το ταχυδρομείο

Το email μπορεί να είναι ένα χρήσιμο εργαλείο εάν χρησιμοποιηθεί σωστά. Μπορεί επίσης να γίνει καταστροφική δύναμη εάν χρησιμοποιηθεί εσφαλμένα. Το πιο συνηθισμένο παράδειγμα είναι η χρήση αλληλογραφίας για τη συζήτηση αμφιλεγόμενων, αντικρουόμενων και ευαίσθητων θεμάτων.

Δεν σταματά ποτέ να με εκπλήσσει πώς οι άνθρωποι χρησιμοποιούν λέξεις και εκφράσεις στην αλληλογραφία που δεν θα έλεγαν ποτέ μπροστά στο ίδιο κοινό.

Εάν ξαφνικά βρεθείτε σε μια τέτοια αλληλογραφία, κάντε ένα απλό πράγμα - σταματήστε. Μπορείτε να επιλύσετε μια διαφωνία ή σύγκρουση σηκώνοντας το τηλέφωνο και καλώντας τον παραλήπτη ή συναντώντας τον προσωπικά. Τέτοια ευαίσθητα πράγματα δεν πρέπει να αντιμετωπίζονται με κειμενική αλληλογραφία. Το κείμενο δεν μεταφέρει τη συναισθηματική συνιστώσα, τον τονισμό και άλλα σημαντικά πράγματα που μπορεί να είναι καθοριστικά για μια εποικοδομητική λύση του ζητήματος.

(μέσω του Jeff Weiner)