Leo Babauta: Οι 10 συνήθειές μου στο email

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

© φωτογραφία

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μπορεί να είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο εργασίας ή μπορεί να μετατραπεί σε μια ενοχλητική πηγή αναβλητικότητας και είναι ακριβώς πώς το χρησιμοποιείτε μόνοι σας. Υπήρχε μια περίοδος που έκανα αίτηση για πλήρη πτώχευση του email μου και τώρα το ελέγχω 2-3 φορές την ημέρα κάθε μέρα, αλλά πηγαίνει γρήγορα και αποτελεσματικά.

Έχω αναπτύξει αρκετές συνήθειες που με βοηθούν να δουλεύω πολύ αποτελεσματικά με την αλληλογραφία μου και να επικεντρώνομαι καλύτερα σε άλλες σημαντικές εργασίες. Και για να είμαι ειλικρινής, τα εισερχόμενά μου είναι επιτέλους άδεια και αισθάνομαι υπέροχα. Θα δώσω 10 από τις συνήθειές μου σε αυτό το άρθρο. Δεν σημαίνει καθόλου ότι πρέπει να τους ακολουθείς στα τυφλά, απλά θέλω να δείξω τον δρόμο μου και στη βάση του μπορεί να ανοίξεις τον δικό σου. Λοιπόν, εδώ είναι οι συνήθειες που λειτουργούν για μένα:

Κοιτάξτε στο ταχυδρομείο λιγότερο συχνά

Δεν έχω ανοιχτό το γραμματοκιβώτιό μου όλη μέρα. Και το εξετάζω σπάνια. Κατέληξα στο συμπέρασμα ότι αν συγκεντρωθούν 20-30 γράμματα στα εισερχόμενά μου, τότε ο κόσμος δεν θα καταρρεύσει, ταυτόχρονα, θα είναι εύκολο για μένα να επεξεργαστώ γρήγορα ακριβώς αυτό το ποσό. Προσοχή! Λέω διαδικασία, όχι διάβασμα. Ανοίγω τα εισερχόμενά μου για να σκορπίσω μηνύματα σε άλλους φακέλους, όχι για να τα διαβάσω και να τα αφήσω εκεί.

Διασκορπίστε σε φακέλους

Ανοίγω την αλληλογραφία μου και αρχίζω να παίρνω γρήγορες αποφάσεις: διαγράφω ή αρχειοθετώ, διαβάζω και απαντώ αμέσως (αν χρειάζονται λιγότερο από 2 λεπτά) ή αρχειοθετώ, στέλνω μια γρήγορη απάντηση και μετά αρχειοθετώ, προσθέτω στη λίστα υποχρεώσεών μου για να το κάνω αργότερα (σημειώστε με αστερίσκο και μετά αρχειοθετήστε). Σε κάθε περίπτωση δεν πρέπει να μείνει ΤΙΠΟΤΑ στα εισερχόμενα.

Προσθέστε τα πάντα στο ημερολόγιο αμέσως

Αν μου έρθει ένα γράμμα με ημερομηνία που πρέπει να θυμάμαι, το καταχωρώ αμέσως στο ημερολόγιο. Μια συνάντηση πρόσωπο με πρόσωπο ή μια συνομιλία μέσω Skype, μια προπόνηση ή κάτι που πρέπει να θυμάμαι μόνο μετά από μια εβδομάδα - όλα αποστέλλονται αμέσως στο ημερολόγιο. Τώρα αυτή είναι η καλύτερή μου συνήθεια, έχει φτάσει στον αυτοματισμό, και χάρη σε αυτό, σπάνια ξεχνάω κάτι.

Χρησιμοποιήστε "πλήκτρα συντόμευσης"

Χρησιμοποιώ το Gmail, το οποίο παρέχει μια ποικιλία από συντομεύσεις πληκτρολογίου για την αλληλογραφία μου. Στην πραγματικότητα, μου πήρε μόνο λίγα λεπτά για να τα μάθω και μετά η μυϊκή μνήμη θυμάται τα κλειδιά.

Εδώ είναι οι συντομεύσεις που χρησιμοποιώ:

"Gi" - επιστροφή στα εισερχόμενα.

"E" - αρχείο.

"#" - διαγραφή;

"C" - δημιουργήστε ένα νέο μήνυμα.

"R" - απάντηση.

"F" - προς τα εμπρός.

"Α" - απαντήστε σε όλους.

"Gs" - μεταβείτε στο επισημασμένο.

"Tab + Return" - όταν δημιουργώ ένα μήνυμα, το στέλνω αμέσως και αρχειοθετώ.

Χρησιμοποιώ επίσης τη ρύθμιση όταν, μετά τη διαγραφή ή την αρχειοθέτηση ενός μηνύματος, πηγαίνω αυτόματα στο επόμενο χωρίς να επιστρέψω στα εισερχόμενα, αυτό σας επιτρέπει να μετακινηθείτε γρήγορα στα μηνύματα.

Γράψτε σύντομα γράμματα

Η απάντησή μου σε ένα γράμμα είναι συνήθως 1-3 προτάσεις. Σπάνια γράφω γράμματα μεγαλύτερα από 5 προτάσεις. Και πρέπει να υπάρχει ένας καλός λόγος για αυτό. Αν χρειάζεται πραγματικά να γράψω πολλά, θα προτιμούσα να το κάνω στα Έγγραφα Google και να το μοιραστώ με το κατάλληλο άτομο. Μια σύντομη επιστολή σημαίνει μια γρήγορη απάντηση από τον παραλήπτη, επειδή ένα άτομο δεν χρειάζεται να διασχίσει τη ζούγκλα της ευγλωττίας σας για να συλλάβει και να αφομοιώσει βασικές πληροφορίες.

Προσθέστε γρήγορα εργασίες σε μια λίστα εργασιών

Μερικοί άνθρωποι χρησιμοποιούν τα εισερχόμενα ως λίστα υποχρεώσεων, αλλά δεν είναι κατάλληλη για αυτό, και να γιατί:

1. Οι εργασίες που πρέπει να γίνουν αναμειγνύονται με άλλα γράμματα και μετά είναι δύσκολο να τα πιάσεις από το πλήθος.

2. Η ιστορία στην επιστολή δεν περιέχει πάντα έναν συγκεκριμένο οδηγό δράσης, αλλά με βάση την επιστολή, μπορείτε να ορίσετε στον εαυτό σας μια εργασία. Όταν πρόκειται να το ολοκληρώσετε, θα πρέπει να διαβάσετε ξανά το γράμμα για να θυμηθείτε ποια συγκεκριμένη εργασία βάλατε στον εαυτό σας αφού το διαβάσετε.

3. Κάθε φορά που κοιτάτε στο ταχυδρομείο σας για να πιάσετε μια άλλη εργασία, συναντάτε νέα μηνύματα που τραβούν την προσοχή σας και αποσπούν την προσοχή από τις κύριες εργασίες, διαταράσσοντας τον εργασιακό σας ρυθμό.

Μια απλή και βολική λίστα εργασιών είναι ένα κανονικό έγγραφο κειμένου όπου μπορείτε να προσθέσετε εργασίες από μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με λίγα μόνο κλικ. Και κατά τη διάρκεια της εργασίας, ένα τέτοιο φύλλο θα είναι ένα πιο αποτελεσματικό εργαλείο, επειδή δεν χρειάζεται να κοιτάτε συνεχώς τα εισερχόμενα.

Αποθηκεύστε μόνο μη αναγνωσμένα μηνύματα στα εισερχόμενα

Αυτό είναι ένα κόλπο για προχωρημένους χρήστες. Χάκαρα τα εισερχόμενά μου στο Gmail με τέτοιο τρόπο που δεν μπορεί πλέον να αποθηκεύει αναγνωσμένα μηνύματα. Αυτό σημαίνει ότι αν ανοίξω το γράμμα και δεν το ρίξω σε κανένα άλλο φάκελο, τότε απλά θα εξαφανιστεί. Αυτό με παρακινεί να πάρω μια απόφαση για το τι θα κάνω με αυτό το γράμμα, αμέσως, διαφορετικά θα το χάσω. Χάρη στη συγκεκριμένη ρύθμιση, τα ανοιχτά μηνύματα δεν συσσωρεύονται στα εισερχόμενά μου, τα οποία σταδιακά γίνονται σκουπίδια.

Αφήστε στην άκρη για διάβασμα

Συχνά μου στέλνουν συνδέσμους σε άρθρα. Τα στέλνω αμέσως στο Instapaper για να τα διαβάσουν αργότερα. Γι' αυτό προσπαθώ να αφιερώνω λιγότερο χρόνο στο ταχυδρομείο, γιατί έχω τόσα πολλά ενδιαφέροντα πράγματα να διαβάσω εκτός από αυτό.

Φιλτράρετε ανελέητα

Όταν εμφανίζεται ένα γράμμα στα εισερχόμενά μου που δεν θα ήθελα να δω, το αντιμετωπίζω αμέσως. Δεν είμαι τεμπέλης να διαγραφώ από τη λίστα αλληλογραφίας ή να εγκαταστήσω ένα φίλτρο σε αυτόν τον αποστολέα. Και αυτό μειώνει σημαντικά τη ροή των εισερχόμενων email. Είμαι αδίστακτος με τα γράμματα που φράζουν τα εισερχόμενά μου και αυτός ο κανόνας ισχύει ακόμα και για άτομα που με ενοχλούν πάρα πολύ.

Κλείσιμο αλληλογραφίας στο τέλος της επεξεργασίας των επιστολών

Αποσυναρμολογημένα μηνύματα - κλείστε την αλληλογραφία και μην ανοίξετε για αρκετές ώρες μέχρι να υπάρξει ξανά επαρκής αριθμός γραμμάτων.

Το να αποκτήσετε κάποιες καλές συνήθειες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι καλό. Θα παρατηρήσετε αμέσως πόσο πιο ήρεμοι έχετε γίνει για να φέρετε εις πέρας πιο σημαντικές εργασίες, απαλλαγείτε από τον ενοχλητικό έλεγχο email κάθε 10 λεπτά. Το κεφάλι σας θα είναι ελεύθερο για νέες σκέψεις μόλις τα εισερχόμενά σας είναι απαλλαγμένα από περιττά email. Καλή τύχη!