7 λάθη λίστας υποχρεώσεων που εμποδίζουν την παραγωγικότητά σας

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Σύμφωνα με τους ειδικούς, αυτές οι δραστηριότητες θα πρέπει να αποφεύγονται για να αξιοποιήσετε στο έπακρο τη λίστα υποχρεώσεων.

1. Κάντε μια λίστα το πρωί

Φαίνεται φυσικό να γράφετε σχέδια για την ημέρα από το πρώτο πράγμα το πρωί. Ωστόσο, είναι ήδη πολύ αργά. Έτσι λέει η Eileen Roth, συγγραφέας του Organization for Dummies. «Αν κάνετε μια λίστα με εργασίες το πρωί και στις 8:00 έχετε ένα ραντεβού στην άλλη άκρη της πόλης, τότε είναι απίθανο να έχετε χρόνο για αυτό», λέει.

Κάντε μια λίστα στο τέλος της ημέρας. Αυτό θα σας επιτρέψει να αφήσετε πίσω τις επαγγελματικές σας υποθέσεις και να αναπαυθείτε εν ειρήνη. «Γυρνάς σπίτι από τη δουλειά και δεν σκέφτεσαι πλέον τη λίστα υποχρεώσεων, γιατί την έχεις ήδη συντάξει και ξέρεις τι θα χρειαστείς για να πετύχεις αύριο. Το μυαλό σου μπορεί επιτέλους να ξεκουραστεί», λέει η Eileen.

2. Πάρα πολλές εργασίες για να καταγραφούν

Εάν η λίστα υποχρεώσεων σας μπορεί να πάρει εβδομάδες ή μήνες για να ολοκληρωθεί, προετοιμάζετε τον εαυτό σας για αποτυχία εκ των προτέρων. Αυτό θα σας κάνει να νιώσετε καταπονημένοι.

Σύμφωνα με την Kyra Bobinet, συγγραφέα του Living Well Organized: 10 Lessons in Cognitive Psychology and Design Thinking for a Conscious, Healthy, and Meaningful Life, τρεις εργασίες είναι ο ιδανικός αριθμός για μια λίστα. «Ο εγκέφαλός μας αντιλαμβάνεται πληροφορίες που ομαδοποιούνται σε τρία μέρη», λέει. «Ξεκινήστε λοιπόν απαριθμώντας τα τρία κορυφαία πράγματα που πρέπει να κάνετε».

Οι περισσότεροι άνθρωποι δεν συνειδητοποιούν καν πόσο λίγες πραγματικά παραγωγικές ώρες υπάρχουν σε μια μέρα.

«Η ψυχική μας δύναμη είναι ένας πολύ πιο περιορισμένος πόρος από τον χρόνο. Έχουμε μόνο 3-6 ώρες κάθε μέρα όταν μπορούμε να δουλέψουμε σκληρά», λέει η Christina Willner, δημιουργός της λίστας Amazing Marvin to-do, εφαρμογών παραγωγικότητας.

Επιπλέον, πολλοί δεν συνειδητοποιούν πόσος χρόνος μπορεί να χρειαστεί για να ολοκληρώσουν ορισμένες εργασίες. Αυτός είναι ο λόγος που οι πολύ μεγάλες λίστες υποχρεώσεων είναι αναποτελεσματικές. Ο Vilner συμβουλεύει να σημειώσετε τον εκτιμώμενο χρόνο για την ολοκλήρωσή του δίπλα σε κάθε εργασία. Παρακολουθήστε αυτή τη φορά για να κάνετε πιο ακριβείς υπολογισμούς στο μέλλον.

3. Συμπεριλάβετε όνειρα ή πολύ μεγάλους στόχους στη λίστα υποχρεώσεων σας

Φιλόδοξοι στόχοι όπως η συγγραφή ενός βιβλίου ή η αναρρίχηση στο Έβερεστ δεν θα πρέπει να περιλαμβάνονται στη λίστα με τις υποχρεώσεις σας. Αντίθετα, βάλτε τα σε μια ξεχωριστή λίστα επιθυμιών.

Η λίστα υποχρεώσεων πρέπει να περιέχει σαφή σχέδια.

Εάν πρέπει να ολοκληρώσετε ένα μεγάλο έργο, πρέπει να το χωρίσετε σε πολλές μικρές και εφικτές εργασίες και μόνο μετά να τις γράψετε στη λίστα. Αυτό συμβουλεύει η Paula Rizzo, συγγραφέας του List Thinking: How to Use Lists to Be More Productive, Successful, and Less Anxious.

Κοιτάζοντας μια εκτενή λίστα με όλους τους στόχους σας θα σας κάνει να αισθανθείτε συγκλονισμένοι. Επιπλέον, θα σας δυσαρεστήσει το γεγονός ότι δεν μπορείτε να ολοκληρώσετε όλα τα γραπτά σχέδια. Πράγματι, μερικά από αυτά απαιτούν πολύ χρόνο και προσπάθεια.

4. Αξιολογήστε κάθε εργασία εξίσου

Η προπονήτρια παραγωγικότητας Nancy Gaines υποστηρίζει ότι η λίστα υποχρεώσεων πρέπει να είναι μια λίστα προτεραιότητας. «Φέρτε μόνο εκείνα τα πράγματα που προωθούν την καριέρα ή την επιχείρησή σας», λέει ο Gaines. - Εάν αυτό δεν αποτελεί προτεραιότητα, τότε δεν πρέπει να είναι στη λίστα. Θα σας αποσπάσει μόνο την προσοχή».

Συνιστά να ακολουθείτε το σύστημα «3-3-3» όταν κάνετε τη λίστα: Διαγράψτε τις τρεις λιγότερο σημαντικές εργασίες από τη λίστα, αναθέστε τρεις εργασίες που δεν αξίζουν τον χρόνο σας και ολοκληρώστε τις τρεις πρώτες εργασίες.

5. Θέστε αόριστους στόχους

Εάν οι εργασίες στη λίστα είναι αόριστα διατυπωμένες, τότε στο μέλλον θα πρέπει να σκεφτείτε πώς να τις εκτελέσετε και ακόμη και να θυμάστε τι σημαίνουν. Επομένως, πρέπει να δοθεί η δέουσα προσοχή στη δημιουργία της λίστας.

«Ξοδέψτε λίγο περισσότερο χρόνο προγραμματισμού και κάντε τη λίστα των εργασιών σας όσο το δυνατόν πιο συγκεκριμένη», συμβουλεύει η Maura Thomas, συγγραφέας του Secrets of Personal Productivity. Για παράδειγμα, αντί να γράψετε μια "αναφορά εξόδων", γράψτε "εισαγωγή δεδομένων σε υπολογιστικό φύλλο".

Αποφύγετε αόριστες λέξεις όπως «σχεδιάζω», «υλοποίηση» ή «ανάπτυξη». «Αν δεν έχετε χρόνο, κοιτάζοντας τη λέξη «ανάπτυξη» στη λίστα, πιθανότατα θα θέλετε να παραλείψετε αυτό το σημείο», λέει η Mora. "Αποθηκεύστε αυτές τις λέξεις για τη λίστα των μεγάλων έργων σας."

6. Χρησιμοποιήστε την ίδια λίστα μέχρι να ολοκληρωθούν όλες οι εργασίες

«Το πρόβλημα είναι ότι κάθε μέρα φέρνει κάτι νέο. Επομένως, αυτό που κάνατε σήμερα δεν χρειάζεται απαραίτητα να γίνει αύριο. Και τα σχέδιά σας για το αύριο μπορεί να αλλάξουν ακόμη και πριν τελειώσει αυτό», λέει η Eileen Roth. Πρέπει λοιπόν να φτιάχνετε μια νέα λίστα υποχρεώσεων κάθε μέρα.

7. Μην συνδέετε τη λίστα με το ημερολόγιό σας

Εάν η λίστα και το ημερολόγιο δεν συνδέονται μεταξύ τους και περιέχουν διαφορετικές εργασίες, τότε δύσκολα θα μπορέσετε να τις ολοκληρώσετε όλες. «Σε αυτήν την περίπτωση, δεν θα έχετε χρόνο να ολοκληρώσετε τις εργασίες από τη λίστα. Εκτός κι αν πρέπει να θυσιάσετε τον ύπνο, τα Σαββατοκύριακα, τις διακοπές ή τον χρόνο που θα θέλατε να περάσετε με την οικογένειά σας», προειδοποιεί η Katie Mazzocco, συγγραφέας του Επαναστατική Παραγωγικότητα: Πώς να Μεγιστοποιήσετε τον Χρόνο, τον αντίκτυπο και το εισόδημα όταν διευθύνετε μια μικρή επιχείρηση.

Προσπαθήστε να αφιερώνετε πάντα χρόνο στο ημερολόγιό σας για να ολοκληρώσετε εργασίες από τη λίστα.