Ένας μη προφανής αλλά αποτελεσματικός τρόπος για να μειώσετε τον χρόνο αποστολής σας

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Για να βελτιστοποιήσετε τον χρόνο που αφιερώνετε στην εργασία με την αλληλογραφία σας, μην προσπαθήσετε να βάλετε τα email σας σε τέλεια σειρά. Όλα είναι πολύ πιο απλά, λέει ένας υπάλληλος της MailChimp. Μερικά απλά βήματα - και θα χρειαστείτε μόνο μιάμιση ώρα την ημέρα για να ασχοληθείτε με όλα τα γράμματα.

Ο Jon Smith της ομάδας υποστήριξης του MailChimp έχει βρει την τέλεια φόρμουλα email με δοκιμή και λάθος. Πρώτα, δημιούργησε πολλούς φακέλους, στη συνέχεια διέγραψε κάθε έναν, αλλά καμία από αυτές τις προσεγγίσεις δεν λειτούργησε. Και μετά ήρθε σε ένα εντελώς διαφορετικό σύστημα.

Παρά το γεγονός ότι οι απαντήσεις σε επιστολές είναι σχεδόν κεντρικές για τη δουλειά του, κατάφερε να μειώσει τον χρόνο που αφιερώνει σε διάφορες ενέργειες με το ταχυδρομείο σε μιάμιση ώρα την ημέρα. Διαπίστωσε ότι ακόμη και όταν το γραμματοκιβώτιο είναι γεμάτο γράμματα, μερικές απλές ενέργειες μπορούν να ανατρέψουν τα πράγματα.

Τι δεν πρέπει να σπαταλάτε το χρόνο σας

Όπως λέει ο John, στην αρχή προσπάθησε να ταξινομήσει γράμματα και δημιούργησε κάθε είδους φακέλους: για μηνύματα από το αφεντικό, για πληροφορίες σχετικά με διάφορα έργα, μηνύματα για τα οποία ήταν απαραίτητο να γίνει οποιαδήποτε ενέργεια κ.λπ. Πίστευε ότι αυτό θα τον βοηθούσε να εξοικονομήσει χρόνο. Αλλά στην πραγματικότητα, άρχισε να αφιερώνει περισσότερο χρόνο προσπαθώντας να απομνημονεύσει το σύστημα ταξινόμησης του και λιγότερο χρόνο για το ίδιο το έργο.

Για παράδειγμα, έλαβα ένα μήνυμα από το αφεντικό μου σχετικά με ένα έργο στο οποίο δούλευα και αυτό το μήνυμα απαιτούσε επίσης να προβώ σε ορισμένες ενέργειες. Σε ποιο φάκελο πρέπει να τοποθετηθεί; Και ποια ήταν η πιθανότητα να θυμηθώ πού να ψάξω για αυτό το γράμμα αργότερα;

Τζον Σμιθ

Έτσι ο Τζον αποφάσισε να απαλλαγεί από όλους τους φακέλους και το απόλυτο χάος επικράτησε στην αλληλογραφία του. Η έλλειψη ενός συστήματος δεν ήταν καλύτερη από ένα υπερβολικά περίπλοκο σύστημα. Τότε ο Τζον αποφάσισε να επανεξετάσει την προσέγγισή του όσον αφορά την εργασία με την αλληλογραφία. Αποφάσισε να ταξινομήσει τα γράμματα όχι κατά θέμα, αλλά ανάλογα με το είδος της ενέργειας που έπρεπε να κάνουν. Δείτε πώς να το κάνετε.

Μην περιπλέκεσαι υπερβολικά

Απλώς αφήστε στα Εισερχόμενά σας μόνο τα μηνύματα στα οποία πρέπει να απαντήσετε. Τα πιο σημαντικά, αν δεν μπορείτε να τα καταλάβετε αμέσως, σημειώστε τα ως μη αναγνωσμένα.

Ίσως αυτό να σας φανεί παράλογο, γιατί τα πιο καυτά πράγματα πρέπει να γίνουν το συντομότερο δυνατό. Είναι, και μερικές φορές υπάρχει πραγματικά ανάγκη να απαντήσουμε αμέσως σε τέτοια μηνύματα. Σημειώνοντας όμως σημαντικά μηνύματα ως μη αναγνωσμένα, σίγουρα δεν θα τα χάσετε στη γενική μάζα. Επιπλέον, με αυτόν τον τρόπο δεν χρειάζεται να μετακινήσετε αυτά τα email: παραμένουν στα Εισερχόμενά σας και τραβούν την προσοχή μέχρι να τα φτάσετε.

Προσπαθώ να βεβαιωθώ ότι περισσότερα από 60–70 μηνύματα δεν συγκεντρώνονται στο γραμματοκιβώτιό μου τη φορά. Αυτός είναι ακριβώς ο αριθμός των γραμμάτων που μπορώ να χειριστώ εύκολα σε μία συνεδρίαση.

Τζον Σμιθ

Δημιουργήστε ένα τακτικό πρόγραμμα αλληλογραφίας για τον εαυτό σας

Ο Τζον αφιερώνει μια ώρα κάθε πρωί για να καθαρίσει το γραμματοκιβώτιο. Όπως ήδη αναφέρθηκε, συχνά αφήνει επείγοντα μηνύματα «αδιάβαστα». Ο Τζον περνά γρήγορα τα ενημερωτικά δελτία και τις εσωτερικές επικοινωνίες της εταιρείας και απαντά σε όσα μη επείγοντα μηνύματα μπορεί μέσα σε αυτήν την ώρα.

Όταν η ώρα για την αποστολή αλληλογραφίας τελειώνει, ο John Smith δεν κλείνει το γραμματοκιβώτιο, αλλά του δίνει πολύ λιγότερη προσοχή. Καθώς φτάνουν νέα μηνύματα, σαρώνει γρήγορα το περιεχόμενό τους και τα ονόματα των αποστολέων για να τα ιεραρχήσει. Εάν ένα μήνυμα μπορεί να απαντηθεί χωρίς να διακόπτονται άλλες δραστηριότητες για μεγάλο χρονικό διάστημα, ο John το κάνει. Αλλά δεν ξαναρχίζει να στέλνει αλληλογραφία.

Προς το τέλος της εργάσιμης ημέρας, ο John αφιερώνει άλλα 30 λεπτά για να τα αφιερώσει αποκλειστικά στην εργασία με την αλληλογραφία. Αυτή τη στιγμή, ασχολείται με επιστολές που απαιτούν από αυτόν να προβεί σε οποιαδήποτε ενέργεια: να δώσει έγκριση, να γράψει μια λεπτομερή απάντηση ή να λάβει οποιαδήποτε απόφαση. Τότε είναι που προσέχει τα μηνύματα που σημείωσε αδιάβαστα.

Θα μπορούσα να περάσω πολύ περισσότερο χρόνο δουλεύοντας με το ταχυδρομείο, αλλά τέτοιοι χρονικοί περιορισμοί με βοηθούν να συγκεντρώνομαι καλύτερα και να είμαι πιο παραγωγικός.

Τζον Σμιθ

Ταξινόμηση email ανά τύπο απάντησης

Για ορισμένα μηνύματα, ο John εξακολουθεί να δημιουργεί ξεχωριστούς φακέλους. Ορισμένα γράμματα που δεν σημειώνει αδιάβαστα, τα διανέμει μόνο προς δύο κατευθύνσεις. Μηνύματα που απαιτούν οποιαδήποτε ενέργεια ή απάντηση από έναν συνάδελφο (όχι απαραίτητα επείγοντα), ο John τοποθετεί στο φάκελο "To Do". Είναι για email που μπορούν να αντιμετωπιστούν την επόμενη μέρα ή αργότερα μέσα στην εβδομάδα.

Ακόμη λιγότερο επείγοντα γράμματα Ο Γιάννης μετακινείται στο φάκελο "Ανάγνωση". Επιπλέον, χρησιμοποιεί ειδικά φίλτρα που τοποθετούν αυτόματα το newsletter σε αυτόν τον φάκελο. Χρειάζονται μόνο μερικά λεπτά για να εγκαταστήσετε τα φίλτρα, αλλά αυτό το απλό βήμα θα σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο και προσπάθεια αργότερα.

Εάν χρησιμοποιήσετε αυτήν τη μέθοδο, θα λάβετε τρεις ενεργούς φακέλους, που διαφέρουν ως προς τον επείγοντα χαρακτήρα της απάντησης σε μηνύματα: Εισερχόμενα με μη αναγνωσμένα μηνύματα, Εκτέλεση και Ανάγνωση.

Αρχειοθέτηση μηνυμάτων

Για οτιδήποτε άλλο, ο John Smith χρησιμοποιεί τη δυνατότητα αρχειοθέτησης μηνυμάτων. Αυτό τον βοηθά να καθαρίσει το γραμματοκιβώτιο και το κεφάλι από περιττές εργασίες.

Μόλις διαβάσω το μήνυμα και κάνω τις απαραίτητες ενέργειες, είτε πρόκειται για νέα της εταιρείας είτε για ενημερωτικό δελτίο στο οποίο έγραψα, το αρχειοθετώ.

Τζον Σμιθ

Εάν ένα μήνυμα περιέχει σημαντικές πληροφορίες που ο John θα ήθελε να κρατήσει για μελλοντική αναφορά, επισημαίνει το αρχειοθετημένο μήνυμα με έναν αστερίσκο, ώστε να μπορεί να βρεθεί πιο γρήγορα.

Να είστε ιδιαίτερα προσεκτικοί όταν αποφασίζετε να διαγράψετε μια ανάρτηση

Ο John χρησιμοποιεί σπάνια τη δυνατότητα διαγραφής μηνύματος. Αυτό είναι ένα μάθημα που πήρε από την πραγματική πρακτική. Μια μέρα, ο Τζον διέγραψε ένα μήνυμα από έναν συνάδελφο που περιείχε πληροφορίες που δεν θεωρούσε σημαντικές εκείνη τη στιγμή. Αφού αυτός ο υπάλληλος έφυγε από την εταιρεία, ο John χρειαζόταν πληροφορίες από εκείνη την επιστολή. Τότε κατάλαβε ότι είχε πρόβλημα.

Μετά από αυτό, άρχισα να διαγράφω μόνο εκείνα τα γράμματα που σίγουρα δεν θα μου φανούν χρήσιμα στο μέλλον. Μην προσβάλλεστε, αγαπητοί συνάδελφοι, που μου στέλνετε χαριτωμένα-g.webp

Τζον Σμιθ

Για να φτάσει σε αυτό το σύστημα, ο John Smith δοκίμασε πολλές διαφορετικές προσεγγίσεις που δεν ήταν αρκετά αποτελεσματικές για αυτόν. Δοκίμασε τις μεθόδους που χρησιμοποιούσαν άλλοι άνθρωποι, αλλά πολύ σύντομα κατάλαβε ότι έπρεπε να δοκιμάσει κάτι διαφορετικό. Ο John κατέληξε στο συμπέρασμα ότι οποιοδήποτε σύστημα λειτουργεί μόνο όταν ταιριάζει καλά στις συνθήκες της συγκεκριμένης εργασίας σας.

Δοκιμάστε αυτή τη μέθοδο ή βρείτε κάτι δικό σας. Ίσως μπορέσετε να βρείτε έναν τρόπο να ξοδεύετε ακόμη λιγότερο χρόνο στην αλληλογραφία.