«Το GTD λειτουργεί ακόμη και στο διάστημα». Συνέντευξη του Lifehacker με τον πατέρα παραγωγικότητας Ντέιβιντ Άλεν

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Ο David Allen, συγγραφέας του βιβλίου How to Get Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, το οποίο το περιοδικό Time ανακήρυξε το καλύτερο επιχειρηματικό βιβλίο της δεκαετίας, είπε στο Lifehacker τι είναι το GTD και ποιος το χρειάζεται, πώς να γράψεις ένα βιβλίο και να μην μεθύσεις, και πώς οι σύνθετες δομές εργασιών μπορούν να κάνουν τη ζωή σας πιο εύκολη.

Πριν από τριάντα τέσσερα χρόνια, ο Ντέιβιντ Άλεν συνειδητοποίησε ότι μπορείς να δώσεις συμβουλές σε ανθρώπους και να βγάλεις καλά χρήματα από αυτό - άνοιξε τη δική του εταιρεία συμβούλων και ανέπτυξε το σύστημα Getting Things Done, το οποίο σου επιτρέπει να κάνεις ελιγμούς μεταξύ των υποθέσεων και να ελευθερώσεις χρόνο για απολαμβάνεις πραγματικά. Έκτοτε, στους πελάτες του περιλαμβάνονται αστροναύτες στο ISS, μουσικοί της ροκ και Διευθύνοντες Σύμβουλοι μεγάλων εταιρειών και το Forbes τον συμπεριέλαβε στους 5 καλύτερους επιχειρηματικούς προπονητές στις Ηνωμένες Πολιτείες.

Το GTD είναι μια αρκετά απλή τεχνική για να αυξήσετε τη δική σας αποτελεσματικότητα, η οποία απαιτεί πολύ σοβαρή πειθαρχία στο αρχικό στάδιο. Σύμφωνα με το GTD, για να κάνετε με επιτυχία ένα πράγμα, πρέπει να ελευθερώσετε το κεφάλι σας από όλες τις άλλες εργασίες και να εστιάσετε σε αυτό. Δηλαδή, αντί να απασχολεί το μυαλό με την απομνημόνευση όλων των επερχόμενων υποθέσεων, οι εργασίες διορθώνονται σύμφωνα με ένα συγκεκριμένο σύστημα.

Ντέιβιντ, πες μας για το κοινό σου. Ποιος πρέπει να ακολουθήσει τις συμβουλές σας και να ζήσει το σύστημα GTD;

- Το GTD είναι εξίσου σημαντικό για όλους, αλλά εκείνοι που το χρησιμοποιούν πραγματικά δεν είναι ενωμένοι σύμφωνα με την κοινωνική, ηλικιακή ή γεωγραφική αρχή - είναι άνθρωποι με μια συγκεκριμένη νοοτροπία. Όποιος ενδιαφέρεται για το GTD, μετά από 18 μήνες, παρατηρεί πώς αλλάζει η ζωή του προς το καλύτερο. Στην πραγματικότητα, το σύστημα μπορεί να λειτουργήσει εξίσου αποτελεσματικά τόσο για τους εφήβους όσο και για τους CEO μεγάλων εταιρειών ή μπορεί να είναι εξίσου άχρηστο για αυτούς.

Χρησιμοποιείτε όλα όσα προτείνετε;

- Ναι, διαφορετικά δεν μπορώ να αντεπεξέλθω - όλα θα ξεφύγουν από τον έλεγχο για μένα. Η εικόνα ενός σέρφερ σε μια σανίδα, σε ένα μεγάλο κύμα, μου έρχεται στο μυαλό. Πιθανότατα έχετε παρατηρήσει ότι είναι δεμένα στη σανίδα με ειδικό λουράκι. Για ποιο λόγο? Για να μπορέσετε να επιστρέψετε γρήγορα στο ταμπλό μετά από πτώση. Αυτό που διδάσκει το GTD είναι να είσαι στο κύμα, να είσαι δημιουργικός και παραγωγικός. Αλλά ακόμη και οι πιο αποτελεσματικοί άνθρωποι αφήνουν τον εαυτό τους να ξεφύγει από τον έλεγχο. Εάν δεν πέφτετε περιοδικά από τον πίνακα, τότε επιλέγετε πολύ απλά κύματα. Το GTD σάς επιτρέπει να συνειδητοποιήσετε ότι έχετε εγκαταλειφθεί από μια παραγωγική κατάσταση και να επιστρέψετε γρήγορα σε αυτήν.

Όταν αναλαμβάνετε μια νέα επιχείρηση, εγγραφείτε σε μια ασυνήθιστη εργασία - μπορείτε εύκολα να ξεπλυθείτε από το ταμπλό. Δεν υπάρχει τίποτα κακό με αυτό, αλλά με μια δομημένη προσέγγιση, ξέρετε τι να αντιμετωπίσετε και πώς να βγείτε από το νερό.

Με ποια προβλήματα έρχονται πιο συχνά, τι παραπονιούνται;

- Κυρίως οι άνθρωποι στρέφονται εξαιτίας του στρες, μιας γενικής κατάστασης άγχους λόγω της συμφόρησης του εγκεφάλου. Πολύ λίγος χρόνος και πάρα πολλά για να κάνετε. Αλλά στην πραγματικότητα, το πρόβλημα δεν είναι στον χρόνο, αλλά στο ότι οι άνθρωποι θέλουν περισσότερο ψυχικό χώρο, θέλουν να είναι πιο δημιουργικοί και να κάνουν αυτό που τους ευχαριστεί.

Οι πιο ασυνήθιστες περιπτώσεις;

«Κάναμε προπόνηση για αστροναύτες όταν ήταν στον διαστημικό σταθμό. Ανάμεσά τους ήταν η Catherine Coleman, μια από τις πρώτες γυναίκες αστροναύτες. Αυτές ήταν ενδιαφέρουσες συνεδρίες, καθώς έπρεπε να τη διακόψουμε όταν βρισκόταν στην άλλη άκρη του πλανήτη και μετά να επιστρέψουμε στη συζήτηση όταν ήρθε ξανά σε επαφή.

Για τι είσαι περισσότερο περήφανος;

- Για να γράψω το πρώτο μου βιβλίο, Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, χρειάστηκε τεράστιος χρόνος και προσπάθεια από μέρους μου. Πρακτικά έγινα αλκοολικός ενώ έγραφα ένα βιβλίο για το πώς να ζεις χωρίς άγχος. Στη συνέχεια όμως δούλευα με πλήρες ωράριο και δεν μπορούσα να αντέξω χωριστό χρόνο για να ετοιμάσω το βιβλίο. Το πιο σημαντικό, δεν ήμουν σίγουρος αν θα μπορούσα να μεταφέρω τη γνώση που συσσωρεύτηκε εδώ και 25 χρόνια με τέτοιο τρόπο που θα βοηθούσε πραγματικά τους ανθρώπους. Εξακολουθούμε να λαμβάνουμε επιστολές από ευγνώμονες αναγνώστες σε τακτική βάση, αλλά υπάρχει ένα πρόβλημα: αφού διαβάσουν μερικούς ανθρώπους, κατακλύζονται από πληροφορίες, γιατί έχω συμπεριλάβει στο βιβλίο ό,τι μπορεί να χρειαστεί η ανθρωπότητα σε περίπτωση που με χτυπήσει λεωφορείο.

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ του GTD και των τυπικών λιστών καθημερινών υποχρεώσεων; Σχεδόν όλοι μας γράφουμε τέτοιες λίστες κάθε μέρα και μερικές φορές χρειάζεται περισσότερος χρόνος για τη σύνταξη μιας λίστας από τη διαγραφή της

- Συχνά, οι άνθρωποι καταγράφουν μόνο τα πιο σημαντικά πράγματα και εκατοντάδες περιπτώσεις που δεν είναι τόσο σημαντικές δεν λαμβάνονται καθόλου υπόψη. Οι άνθρωποι πιστεύουν ότι εάν το θέμα δεν είναι σημαντικό, τότε είναι δυνατό να μην το γράψετε, αλλά τέτοιες μικρές εργασίες, που μετακινούνται στο κεφάλι, χρησιμοποιούν σημαντικό μέρος των πόρων του εγκεφάλου.

Για να είστε ελεύθεροι και να μπορείτε να εστιάσετε στα πιο σημαντικά ζητήματα, πρέπει να απαλλαγείτε από όλα όσα δεν είναι τόσο σημαντικά.

Ναι, αλλά τα πράγματα μπορεί να είναι τόσο ασήμαντα που χρειάζεται περισσότερος χρόνος για να τα γράψετε παρά να τα κάνετε

- Αλλά, αν δεν τα κάνεις αμέσως, θα σε ενοχλήσουν, και θα τους επιστρέφεις επανειλημμένα. Πόσες φορές θέλετε να υπενθυμίσετε στον εαυτό σας να αγοράσει τροφή για τη γάτα σας; Ή ότι πρέπει να τηλεφωνήσεις στην αδερφή σου; Κάθε φορά που σκέφτεστε κάποια ακόμη και την πιο μικρή εργασία, πρέπει να βγάλετε ένα σημειωματάριο και να το γράψετε, εκτός αν σκοπεύετε να ολοκληρώσετε αυτήν την εργασία τώρα.

Πόσες τέτοιες κατηγορίες λιστών έχετε;

- Για να είμαι ειλικρινής, δεν θυμάμαι - για να δούμε. Υπάρχουν περίπου 20 συνολικά, αλλά υπάρχουν περίπου οκτώ άμεσες υπενθυμίσεις για δράση.

Έχω μια κατηγορία "Έργα", "Συνομιλίες" - οι εργασίες αποθηκεύονται εδώ, σύμφωνα με τις οποίες το επόμενο βήμα θα ήταν να συζητήσετε ένα θέμα με κάποιον άλλο.

Στη συνέχεια, υπάρχουν οι "Κλήσεις", ακολουθούμενες από τις "Πράγματα που πρέπει να κάνω στον υπολογιστή μου" και, σημειώστε, εκείνες που δεν απαιτούν σύνδεση στο Διαδίκτυο. Έχω πολλές πτήσεις και δεν έχουν όλα τα αεροπλάνα Wi-Fi και, κατά συνέπεια, αυτή είναι η μόνη λίστα με την οποία μπορώ να εργαστώ.

Η επόμενη κατηγορία είναι «Εργασία σε συνδεδεμένο υπολογιστή». Λοιπόν, όλα είναι ξεκάθαρα. Έχω επίσης μια λίστα με "Γράψιμο κειμένων", είναι επίσης δουλειά σε υπολογιστή, αλλά απαιτεί μια εντελώς διαφορετική κατάσταση, σε μια συγκεκριμένη διάθεση και πλαίσιο.

"Κύκλος εργασιών" - ερωτήσεις που μπορούν να λυθούν εν κινήσει. "Σπίτι" - οι ενέργειες που πρέπει να κάνω όσο είμαι στο σπίτι.

Έχω κι εγώ μια τέτοια λίστα, την έλεγα «Σέρφινγκ». Αυτά είναι όλα τα είδη αστείων ή εκπαιδευτικών βίντεο, για παράδειγμα, γάτες που παίζουν πιάνο, γενικά, βίντεο που μου εστάλησαν ή που συνάντησα. Δεν κοιτάζω σχεδόν ποτέ εκεί, αλλά, καταρχήν, όταν έχω τη σύνδεση, τον χρόνο και την επιθυμία, μπορώ να επιστρέψω σε αυτά.

Και εδώ είναι μια λίστα με "Ερωτήσεις για τις οποίες περιμένω πληροφορίες ή ενέργειες άλλων ανθρώπων." Και φυσικά, το ημερολόγιο είναι ο βασικός σκελετός ή το τοπίο της ζωής μου. Φανταστείτε να βάζετε όλα αυτά τα πράγματα σε μια λίστα - θα υπάρξει πραγματική σύγχυση. Ως εκ τούτου, δημιούργησα μια πιο περίπλοκη δομή για να την απλοποιήσω. Αν σήμερα έχω μόνο λίγα ελεύθερα λεπτά, μάλλον θα ξεχάσω τα δημιουργικά κείμενα που πρέπει να γράψω. Αν δεν είμαι στο σπίτι, δεν έχει νόημα να κοιτάξω τη λίστα Home. Τακτοποίησα τα πάντα για να μην ξεχάσω τίποτα και να μην σπαταλήσω τον ψυχικό μου χώρο στην απομνημόνευση, ενώ μπορώ να στραφώ γρήγορα σε εργασίες για τις οποίες έχω χρόνο.

Προτιμάτε έντυπα μέσα ή ηλεκτρονικές εφαρμογές; Τι συμβουλές μπορείτε να δώσετε;

- Για να μην ξεχάσω κάτι, έχω πάντα μαζί μου ένα μικρό τετράδιο, όπου καταγράφω τα πάντα. Μετά από αυτό, εισάγω όλες τις εργασίες στον υπολογιστή. Σε γενικές γραμμές, οποιοσδήποτε διαχειριστής εργασιών θα το κάνει. Οι άνθρωποι προσπαθούν να χρησιμοποιήσουν το κεφάλι τους ως γραφείο και όλα τα life hacks είναι ουσιαστικά εκδόσεις του εξωτερικού εγκεφάλου. Πώς μπορώ να κάνω κατάλληλες υπενθυμίσεις για να δω τι πρέπει να κάνω τη στιγμή που πρέπει να το κάνω.

Εναπόκειται σε εσάς να αποφασίσετε εάν αυτός ο τρόπος ζωής είναι κατάλληλος για εσάς, και το GTD δεν είναι στην πραγματικότητα ένα σύστημα τεχνικών, αλλά ένας τρόπος ζωής στον οποίο, αφενός, όλα ρυθμίζονται σαφώς και, αφετέρου, υπάρχει η ευκαιρία να πηγαίνετε με το κεφάλι σε αυτό, αυτό που πραγματικά σας αρέσει, και μην απασχολείτε το μυαλό σας με το τι μπορεί να αποθηκεύσει το χαρτί.

Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα για το GTD στην τελευταία έκδοση του Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, που αναμένεται να κυκλοφορήσει στη Ρωσία τον Σεπτέμβριο του 2015.