Ποιο είναι το καλύτερο για την παραγωγικότητα: kaizen έναντι δημιουργικού χάους

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Είτε αγαπάτε την ακαταστασία είτε προτιμάτε έναν καθαρό χώρο εργασίας, δεν έχει σημασία. Κάθε μία από αυτές τις μεθόδους έχει τα δικά της πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα.

Φανταστείτε ότι είστε ένα δημιουργικό άτομο που χρειάζεται το δικό σας μικρό, άνετο, εμπνευσμένο χάος για να εργαστεί άνετα. Έτσι ώστε οι σημαντικές σημειώσεις να είναι διάσπαρτες με όμορφες καρτ ποστάλ από τις χώρες όπου περάσατε αξέχαστες διακοπές ή φυλλάδια από το κοντινότερο καφέ και η αγαπημένη σας βρώμικη κούπα να στεκόταν πάντα δίπλα στην οθόνη.

Τι να κάνεις, είσαι τέτοιος άνθρωπος. Η τέλεια τάξη σε κάνει να βαριέσαι και να σκοτώνεις όλη την επιθυμία για δημιουργία και απλά δεν έχεις χρόνο να τακτοποιήσεις τα χαρτιά. Τώρα φανταστείτε ότι ξαφνικά μπήκατε στο αυστηρό πλαίσιο του περίεργου ιαπωνικού συστήματος kaizen.

Τι είναι το Kaizen

Το Kaizen είναι μια ιαπωνική φιλοσοφία που στοχεύει στη συνεχή βελτίωση και αλλαγή προς το καλύτερο. Το Kaizen είναι αυτό που μπορείτε να ονομάσετε Lean Manufacturing με απλά λόγια. Το σωστό αντικείμενο στη σωστή θέση στη σωστή ποσότητα. Παραγγελία, ταξινόμηση, αποδεκτά πρότυπα, συντήρηση και καθαριότητα.

Έγγραφα, υλικά, μέσα παραγωγής - όλα αυτά αποθηκεύονται, συντηρούνται με τάξη και συστηματοποιούνται με τέτοιο τρόπο ώστε κάθε εργαζόμενος να μπορεί γρήγορα να βρει όλα όσα χρειάζεται. Στις μεγάλες εταιρείες, το kaizen αφορά τις διαδικασίες παραγωγής και για τους εργαζόμενους γραφείου, αντικατοπτρίζεται στο εργασιακό τους περιβάλλον.

Αυτό ισχύει επίσης για το χώρο εργασίας σε δίσκους συστήματος (τυπικά ονόματα αρχείων) και αναλώσιμα γραφείου (το μέρος για χαρτί ή κασέτες εκτυπωτή) και αποθήκευση εγγράφων (φάκελοι υπογεγραμμένοι με τυπικό τρόπο).

Πλεονεκτήματα του συστήματος kaizen

Αν σκεφτούμε το kaizen σε εταιρικό επίπεδο, τότε αυτό το σύστημα αποδεικνύεται χρήσιμο και παραγωγικό. Επιτρέψτε μου να σας δώσω ένα απλό παράδειγμα. Είχα την τύχη να δουλέψω σε ένα μεγάλο εργοστάσιο όπου το kaizen χρησιμοποιήθηκε στο έπακρο. Για παράδειγμα, η πρόταση ενός από τους υπαλλήλους να φορτώσει τέσσερα ακόμη κιβώτια σε παλέτες οδήγησε στο γεγονός ότι η αρμόδια διανομή προϊόντων κατέστησε δυνατή την εξοικονόμηση ενός σημαντικού ποσού για την ενοικίαση μιας αποθήκης.

Ή ένα παράδειγμα χρήσης του kaizen στο γραφείο. Ο χώρος αποθήκευσης του χαρτιού επισημαίνεται με ζυγαριά. Εάν η ποσότητα του χαρτιού μειωθεί σε ένα συγκεκριμένο σημάδι, τότε είναι καιρός να σκεφτείτε να παραγγείλετε μια νέα παρτίδα. Αυτό βοηθά στην πρόβλεψη μιας κατάστασης εκ των προτέρων όταν κάτι θα λείπει.

Όσο για τον προσωπικό χώρο ενός υπαλλήλου γραφείου, θα πρέπει να έχετε πάντα ένα καθαρό γραφείο. Όλοι οι φάκελοι εγγράφων πρέπει να είναι υπογεγραμμένοι και να έχουν συνοχή.

Σε αυτή την περίπτωση, θα γνωρίζετε πού και πόσα είδη γραφείου βρίσκονται. Είναι πολύ βολικό.

Προσωπική εμπειρία χρήσης kaizen

Συνάντησα για πρώτη φορά τη φιλοσοφία του kaizen όταν έπιασα δουλειά σε μια ιαπωνική εταιρεία. Στο γραφείο, κάθε πράγμα έπρεπε να στέκεται στη θέση του, σημειωμένο με ένα πράσινο αυτοκόλλητο. Στο γραφείο μου υπήρχε μια φωτογραφία μιας οθόνης, ενός πληκτρολογίου και ενός ποντικιού που κάθονταν σε ένα άδειο γραφείο. Και η λεζάντα: "Αυτή είναι η επιφάνεια εργασίας μου στο τέλος της ημέρας."

Όλα θα ήταν καλά, αλλά σε αυτή τη «στειρότητα» άρχισα ξαφνικά να μου λείπει ο εαυτός μου. Όντας δημιουργικός άνθρωπος, συνήθιζα να περιβάλλω τον εαυτό μου με πράγματα που αγαπώ. Χρειαζόμουν «τάξη στην αταξία»: η περίπτωση που από έξω το τραπέζι σου φαίνεται να είναι ένα ακατάστατο μέρος, αλλά ξέρεις ακριβώς τι και πού.

Μου φάνηκε ότι χρειάστηκε πολύς χρόνος για να βάλω τα αξεσουάρ εργασίας στη θέση τους. Και μια μέρα ξύπνησε μια διαμαρτυρία στην ψυχή του στερημένου καλλιτέχνη. Και τώρα η αγαπημένη κούπα, που απλά δεν έχει χρόνο να πλυθεί, είναι κρυμμένη σε ένα συρτάρι για προσωπικά αντικείμενα. Και χαίρεται η ψυχή μου με τέτοια φασαρία.

Πριν από αυτό, δούλευα ως σχεδιαστής σε ένα μικρό διαφημιστικό γραφείο. Στο γραφείο μου υπήρχαν φέιγ βολάν ταινιών, κάθε λογής αστείες εικόνες, και ένα μπολ με ξηρούς καρπούς, ακόμη και μια μπάλα κατά του στρες, στην οποία φορούσαμε μια νέα στολή κάθε εβδομάδα, την οποία φτιάχναμε από χαρτί. Και αυτό ήταν καλό.

Είναι όμως τόσο καλό; Χρειάστηκε περίπου ο ίδιος χρόνος για να βρεθεί ένα πραγματικά σημαντικό κομμάτι χαρτί, όσο για να βάλουμε τα πράγματα σε τέλεια τάξη. Το να αποσπάται η προσοχή από μια εφημερίδα με ωροσκόπιο σε αδράνεια ήταν κάτι συνηθισμένο, και χρειαζόταν επίσης χρόνο.

Τι να διαλέξεις τελικά;

Η απόφασή μου ήταν απλή: διάλεξα την καλύτερη από δύο προσεγγίσεις. Η συστηματοποίηση και η τάξη που προσφέρει η kaizen, σε συνδυασμό με το όραμα και τα αγαπημένα της πράγματα.

Ο κύριος κανόνας είναι να μην το παρακάνετε ούτε με το kaizen ούτε με την αταξία.

Στις ντουλάπες, στα συρτάρια και στα έγγραφά μου, όλα είναι διατεταγμένα σύμφωνα με ένα σαφές σύστημα. Αλλά στο γραφείο μου, υπάρχει πάντα μια γωνιά για εμπνευσμένα πράγματα: σχέδια, ένα λουλούδι σε μια γλάστρα και ένας ελέφαντας από την Ταϊλάνδη.

Μην φοβάστε να κάνετε μια προσπάθεια με τον εαυτό σας και να τακτοποιήσετε σημαντικά πράγματα στα ράφια. Μόλις το συνηθίσεις λίγο, θα καταλάβεις ότι είναι πολύ βολικό. Και αφήστε μια ξεχωριστή γωνιά για το χάλι σας.

Το Kaizen είναι καλό αρκεί να μην αφιερώνετε περισσότερο χρόνο στη φόρμα παρά στο περιεχόμενο. Η δημιουργική ακαταστασία είναι καλή αρκεί να μην μετατρέπεται απλώς σε ακαταστασία.

Έφερα τρία πράγματα στο νέο μου χώρο εργασίας. Πρώτον, μια κούπα. Δεύτερον, ένα μπλοκ με αποσπώμενα καρό φύλλα αντί για ημερολόγιο. Τρίτον, ένα λουλούδι σε γλάστρα, που εγώ ο ίδιος αποκαλώ με αγάπη Γιώργο. Προς τιμήν του Τζορτζ Χάρισον. Από όλες τις άλλες απόψεις - πλήρης kaizen.