Πώς να χρησιμοποιήσετε το Gmail αποτελεσματικά: 25 συμβουλές

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2024-01-13 01:11

Ακόμα κι αν εργάζεστε με το Google Mail καθημερινά, το πιθανότερο είναι ότι δεν γνωρίζετε όλες τις δυνατότητές του. Ακολουθούν 25 συμβουλές για αποτελεσματική χρήση του Gmail που θα διευκολύνουν πολλές εργασίες και θα σας εξοικονομήσουν χρόνο.

1. Από πού να ξεκινήσετε

Αλλάξτε το φόντο

Αντί να βλέπετε το συνηθισμένο λευκό φόντο του Gmail, εμπλουτίστε τα εισερχόμενά σας με κάτι εντυπωσιακό. Απλώς επιλέξτε την ενότητα "Θέματα" στις ρυθμίσεις στην επάνω δεξιά γωνία για να ορίσετε ένα νέο φόντο από τις προτεινόμενες επιλογές ή ανεβάστε τη δική σας εικόνα.

Εναλλακτικά, μπορείτε να πειραματιστείτε με τις ρυθμίσεις της διεπαφής. Στη λειτουργία "Ευρύχωρο" θα έχετε πολύ ελεύθερο χώρο και το "Συμπαγές" είναι καλό όταν χρειάζεται να χωρέσετε όσο το δυνατόν περισσότερα μηνύματα στην οθόνη.

Προσθήκη φίλων (και μηνυμάτων)

Για να προσθέσετε τις επαφές και τα παλιά μηνύματά σας στο σύστημα (δεν έχει σημασία αν χρησιμοποιείτε το Gmail για πρώτη φορά ή δημιουργείτε έναν επιπλέον λογαριασμό), μεταβείτε στις "Ρυθμίσεις" → "Λογαριασμοί και εισαγωγή" και επιλέξτε το σύνδεσμο "Εισαγωγή αλληλογραφίας και επαφές». Αυτό θα σας επιτρέψει να προσθέσετε τα δεδομένα σας από άλλα γραμματοκιβώτια.

Κάντε το Gmail να μοιάζει με το Outlook

Στις Ρυθμίσεις → Εργαστήριο, ενεργοποιήστε τη λειτουργία του παραθύρου προεπισκόπησης για να δείτε το πλήρες κείμενο των μηνυμάτων στα δεξιά, όπως στο Outlook. Η συνήθεια είναι δεύτερη φύση, οπότε αν έχετε εργαστεί με εταιρικά email όλη σας τη ζωή και μόλις τώρα προσπαθείτε να αισθανθείτε άνετα με το Gmail, το Viewport θα διευκολύνει τη μετάβασή σας.

Μόλις ενεργοποιηθεί, θα δείτε διαφορετικές επιλογές εμφάνισης στο αναπτυσσόμενο μενού στα αριστερά των ρυθμίσεων.

Εστιάστε στα βασικά

Το Gmail μπορεί να αποφασίσει ποια μηνύματα είναι πιο σημαντικά για εσάς. Έξυπνο, ε; Στην περιοχή Ρυθμίσεις → Εισερχόμενα, επιλέξτε Παρακολούθηση της δραστηριότητας email μου … για να αναλύσει το Gmail τα μηνύματά σας.

Μπορείτε επίσης να επιλέξετε τη συνάρτηση «Συμπερίληψη δεικτών» ή «Παράβλεψη φίλτρων» (θα συζητήσουμε περισσότερα για τα φίλτρα παρακάτω) και να αλλάξετε τον τύπο φακέλου, ώστε τα σημαντικά μηνύματα να εμφανίζονται στην κορυφή. Στη συνέχεια, στο μενού "Ρυθμίσεις" → "Γενικά" στην ενότητα "Ειδοποιήσεις επιφάνειας εργασίας" (εάν χρησιμοποιείτε το πρόγραμμα περιήγησης Chrome, Firefox ή Safari), μπορείτε να επιλέξετε την επιλογή "Ενεργοποίηση σημαντικών ειδοποιήσεων email".

Ξεφορτωθείτε το νήμα των γραμμάτων

Υπάρχουν δύο τύποι ανθρώπων: αυτοί που αγαπούν το χαρακτηριστικό Chaining και εκείνοι που το μισούν με τη δύναμη των χιλίων ήλιων. Αν ανήκετε στη δεύτερη ομάδα, μεταβείτε στην ενότητα "Ρυθμίσεις" → "Γενικά" και απενεργοποιήστε τις "Αλυσίδες γραμμάτων".

2. Κρατήστε την τάξη

Αρχειοθετήστε τα πάντα

Το Gmail καθιστά δυνατή την αρχειοθέτηση μηνυμάτων αντί να τα διαγράφει. Αυτό γίνεται για να μην χρειάζεται να ανησυχείτε για τη διαθεσιμότητα ελεύθερου χώρου και να καθαρίζετε συνεχώς το συρτάρι σας. Εάν θέλετε να αρχειοθετήσετε ένα μήνυμα, ανοίξτε το και κάντε κλικ στο δεύτερο εικονίδιο από τα αριστερά (ένα πλαίσιο με ένα βέλος προς τα κάτω). Το μήνυμα θα σας περιμένει στην καρτέλα Όλα τα μηνύματα στην αριστερή πλαϊνή γραμμή.

Παρακολουθήστε το αρχείο σας

Ανεξάρτητα από το πόσο χώρο παρέχει το Gmail για δωρεάν αποθήκευση αρχείων, είναι 2016 και οι άνθρωποι στέλνουν όλο και περισσότερα συνημμένα. Εάν έχετε φτάσει στο όριο της μνήμης σας, ήρθε η ώρα να απαλλαγείτε από μερικά από τα μηνύματα. Κάντε κλικ στο βέλος στο πλαίσιο αναζήτησης, σημειώστε το στοιχείο "Υπάρχουν συνημμένα", επιλέξτε το μέγεθος 10 MB και κάντε κλικ στο κουμπί με μεγεθυντικό φακό. Αυτό θα εμφανίσει όλα τα μηνύματα άνω των 10 MB. Επιλέξτε το πλαίσιο για τα γράμματα που σίγουρα δεν χρειάζεστε πλέον και στείλτε τα στον κάδο απορριμμάτων.

Απαντήστε και αρχειοθετήστε

Γιατί να αφήσετε ένα email στα εισερχόμενά σας όταν το έχετε ήδη απαντήσει; Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία "Αποστολή και αρχειοθέτηση" για να αποφύγετε την ακαταστασία των εισερχόμενων μηνυμάτων σας όσο περιμένετε να απαντηθεί στην επιστολή σας. Μεταβείτε στις "Ρυθμίσεις" → "Γενικά" και επιλέξτε "Εμφάνιση κουμπιού" Αποστολή και αρχειοθέτηση "σε απάντηση". Τώρα μπορείτε να απαντήσετε με τον συνηθισμένο τρόπο, συγκεντρώνοντας μηνύματα στα εισερχόμενά σας, εάν το επιθυμείτε, ή να αρχειοθετήσετε αμέσως τα περιττά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν απαντάτε.

Χρησιμοποιήστε ετικέτες και φίλτρα

Μπορείτε να προσθέσετε μια ετικέτα σε κάθε μήνυμα. Οι νέες συντομεύσεις θα εμφανιστούν στην αριστερή πλαϊνή γραμμή. Απλώς ανοίξτε το γράμμα και κάντε κλικ στο εικονίδιο "Ετικέτες" - είναι το δεύτερο από τα δεξιά. Τώρα δημιουργήστε μια νέα συντόμευση ή επιλέξτε μια υπάρχουσα (παρεμπιπτόντως, μπορείτε να σύρετε τη συντόμευση από την πλαϊνή γραμμή απευθείας στο μήνυμά σας).

Κάντε κλικ στο κουμπί "Περισσότερα" και επιλέξτε "Φιλτράρισμα παρόμοιων email" και, στη συνέχεια, "Δημιουργία φίλτρου βάσει αυτού του ερωτήματος". Μπορείτε να γράψετε ένα ξεχωριστό άρθρο σχετικά με τα φίλτρα Gmail, επομένως ανατρέξτε στην ενότητα "" για περισσότερες λεπτομέρειες.

Αγοράστε επιπλέον αποθηκευτικό χώρο

Εάν έχετε βαρεθεί εντελώς να ανακατεύεστε με το πρόβλημα της αποθήκευσης αρχείων, μπορείτε να ξοδέψετε χρήματα για επιπλέον χώρο. Κάντε κύλιση προς τα κάτω στη σελίδα των μηνυμάτων και στην κάτω αριστερή γωνία θα δείτε πόσος χώρος σας απομένει, καθώς και τον σύνδεσμο «Διαχείριση».

Αν έχετε σχεδόν το 100% του διαθέσιμου χώρου κατειλημμένο, ακολουθήστε τον σύνδεσμο. Το πρόγραμμα των 100 GB κοστίζει 139 ρούβλια το μήνα και ο επιπλέον χώρος μπορεί να χρησιμοποιηθεί όχι μόνο για το Gmail, αλλά και στο Google Drive και στο Google Photos, εάν τα χρησιμοποιείτε.

3. Πάρτε το στα σοβαρά

Αλλάξτε τη λειτουργία εμφάνισης των email στη σελίδα

Δοκιμάστε να αυξήσετε τον αριθμό των μηνυμάτων ανά σελίδα σε 100, ώστε να μπορείτε να δείτε ολόκληρη τη σειρά των γραμμάτων σας με μια ματιά. Μεταβείτε στις Ρυθμίσεις → Γενικά → Μέγιστο μέγεθος σελίδας. Εκεί μπορείτε επίσης να επιλέξετε να εμφανίζονται 10, 15, 20, 25 και 50 μηνύματα ανά σελίδα.

Διανείμετε τα πάντα ανά χρώμα

Μπορείτε να επισημάνετε ένα μήνυμα ως σημαντικό πολύ γρήγορα, αλλά διαφορετικά μηνύματα μπορεί να έχουν διαφορετικούς βαθμούς σημασίας. Μεταβείτε στις Ρυθμίσεις → Γενικά → Αστέρια και επιλέξτε Όλα τα αστέρια. Τώρα, εάν κάνετε κλικ στο αστέρι, σημειώνοντας το γράμμα, θα αλλάζει χρώμα με κάθε κλικ. Αυτό θα σας βοηθήσει να ταξινομήσετε τα σημαντικά μηνύματά σας με βάση το περιεχόμενό τους.

Μετατρέψτε τα μηνύματα σε λίστες υποχρεώσεων

Οι πιθανότητες είναι ότι ήδη σκέφτεστε τα εισερχόμενά σας ως μια τεράστια λίστα υποχρεώσεων. Γιατί λοιπόν να μην μετατρέψετε τα email σας σε εργασίες που μπορείτε να διαγράψετε; Κάντε κλικ στο κουμπί "Περισσότερα" στην ενεργή συνομιλία και επιλέξτε "Προσθήκη στις εργασίες". Αυτό το νήμα θα εμφανίζεται πλέον στο Google Tasks μαζί με έναν σύνδεσμο προς την αρχική ανάρτηση.

Παρακολουθήστε τον αριθμό των μη αναγνωσμένων μηνυμάτων

Στην ενότητα "Ρυθμίσεις" → "Εργαστήριο", ενεργοποιήστε τη λειτουργία "Εικονίδιο μη αναγνωσμένων μηνυμάτων". Εάν, όπως κάθε κανονικός άνθρωπος, έχετε ανοιχτή την καρτέλα αλληλογραφίας όλη μέρα, θα βλέπετε πάντα πόσα αδιάβαστα μηνύματα σας έχουν μείνει. Αυτό συμβαίνει σε περίπτωση που σας λείπει το άγχος.

Δουλειά εκτός σύνδεσης

Εάν χρησιμοποιείτε το πρόγραμμα περιήγησης Google Chrome, έχετε την ευκαιρία να εργαστείτε μέσω αλληλογραφίας εκτός σύνδεσης. Φυσικά, δεν θα μπορείτε να στέλνετε και να λαμβάνετε νέα μηνύματα, αλλά μπορείτε να μετακινήσετε γράμματα από φάκελο σε φάκελο και να δημιουργήσετε πρόχειρα. Για να ενεργοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα, μεταβείτε στις Ρυθμίσεις → Εκτός σύνδεσης.

Δώστε πρόσβαση στον λογαριασμό σας σε γραμματέα

Αν πάλι δεν μπορείς να αντεπεξέλθεις στα γράμματα, μπορείς να μεταφέρεις όλη αυτή τη φρίκη στη γραμματέα σου. Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στις "Ρυθμίσεις" → "Λογαριασμοί και εισαγωγή", επιλέξτε "Εκχώρηση πρόσβασης στον λογαριασμό σας" και προσθέστε άλλους χρήστες Google. Δεν θα έχουν το δικαίωμα να αλλάξουν τις ρυθμίσεις και τον κωδικό πρόσβασής σας, αλλά θα μπορούν να διαβάζουν, να αρχειοθετούν μηνύματα και, φυσικά, να απαντούν σε αυτά. Η επιστολή θα υπογραφεί με το όνομά σας και το όνομα της γραμματέας σας σε παρένθεση για να αποφευχθεί η σύγχυση.

4. Έλεγχος του ανθρώπινου παράγοντα

Αποκλεισμός διευθύνσεων

Κάποιοι δεν καταλαβαίνουν καθόλου τις υποδείξεις. Ευτυχώς, μπορείτε να αποκλείσετε οποιοδήποτε άτομο (ή ιστότοπο) με μερικά μόνο κλικ. Αφού λάβετε ένα μήνυμα από κάποιον που θέλετε να προσθέσετε στη μαύρη λίστα, κάντε κλικ στο βέλος στην επάνω δεξιά γωνία και επιλέξτε τη λειτουργία "Αποκλεισμός χρήστη".

Τώρα όλα τα μηνύματα από αυτήν τη διεύθυνση θα πηγαίνουν απευθείας στα ανεπιθύμητα.

Βρείτε παλιά γράμματα

Θέλετε να βρείτε γρήγορα όλα τα μηνύματα από έναν φίλο ταυτόχρονα; Απλώς τοποθετήστε τον κέρσορα πάνω από το όνομα του αποστολέα, είτε από τα εισερχόμενα είτε από ένα συγκεκριμένο γράμμα, και θα εμφανιστεί μια κάρτα επαφής. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο σύνδεσμο "Συνομιλίες" για να δείτε όλα τα μηνύματα από αυτήν την επαφή.

Ακύρωση λανθασμένων μηνυμάτων

Όλοι έχουμε στείλει κατά λάθος γράμματα σε λάθος διεύθυνση κάποια στιγμή. Ευτυχώς, στο Gmail, μπορείτε απλά να αναιρέσετε την αποστολή. Μεταβείτε στην ενότητα "Ρυθμίσεις" → "Γενικά" και ενεργοποιήστε τη λειτουργία "Αναίρεση αποστολής". Εδώ μπορείτε επίσης να επιλέξετε τη χρονική περίοδο για την ακύρωση της αποστολής: από 5 έως 30 δευτερόλεπτα. Την επόμενη φορά που θα στείλετε ένα μήνυμα, θα παρατηρήσετε "Ακύρωση" στο επάνω μέρος.

Παράλειψη ομαδικών μηνυμάτων

Μπορείτε εύκολα να βγείτε από το νήμα ομαδικών μηνυμάτων κάνοντας κλικ στο κουμπί Περισσότερα και επιλέγοντας Παράβλεψη. Τώρα θα παραλείψετε όλα τα μηνύματα εκτός από εκείνα στα οποία είστε ο μόνος παραλήπτης της επιστολής.

Εάν θέλετε να επιστρέψετε στο ομαδικό μήνυμα, εισαγάγετε το ερώτημα είναι: σίγαση στο πλαίσιο αναζήτησης, έτσι θα δείτε όλα τα νήματα που αγνοήθηκαν. Στη συνέχεια, επιλέξτε Don't Ignore από το μενού Περισσότερα. Εκτός βέβαια κι αν δεν λυπάσαι καθόλου τον εαυτό σου.

5. Εξοικονομήστε χρόνο

Δημιουργήστε νέους λογαριασμούς εν κινήσει

Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να φιλτράρετε τα μηνύματα πολύ προσεκτικά ή, για παράδειγμα, να δημιουργήσετε έναν επιπλέον λογαριασμό για υπηρεσίες που χρησιμοποιούν ήδη τον κύριο λογαριασμό σας στο Gmail. Σε αυτήν την περίπτωση, μπορείτε να δημιουργήσετε μια εικονική ταχυδρομική διεύθυνση που σχετίζεται με την κύρια διεύθυνση προσθέτοντας απλώς «+ οποιαδήποτε λέξη» πριν από το σύμβολο @ καθώς πληκτρολογείτε. Για παράδειγμα, "η διεύθυνσή σας είναι [email protected]" για ηλεκτρονικές αγορές.

Όλα τα μηνύματα απάντησης θα μεταβούν στην κύρια διεύθυνση Gmail σας.

Στείλτε μηνύματα στον ύπνο σας

Κάντε τους πελάτες και τους συναδέλφους να πιστεύουν ότι είστε μανιακός εργασιομανής προγραμματίζοντάς τους να στέλνουν μηνύματα τη νύχτα χρησιμοποιώντας μια επέκταση διαθέσιμη για Chrome, Safari και Firefox. Με τη δωρεάν έκδοση, μπορείτε να στέλνετε έως και 10 μηνύματα το μήνα.

Επιπλέον, αυτή η επέκταση θα μετατρέψει τα email σας σε υπενθυμίσεις, χωρίς να τα εμφανίζει στα εισερχόμενά σας μέχρι να είστε έτοιμοι να απαντήσετε σε αυτά. Αυτό είναι ιδανικό για να δημιουργήσετε την εμφάνιση ενός άδειου inbox την Παρασκευή το βράδυ.

Αυτόματη απάντηση σε διπλότυπα αιτήματα

Εάν οι ενοχλητικοί πελάτες σας κατακλύζουν με τον ίδιο τύπο αιτημάτων, δεν χρειάζεται να πληκτρολογείτε την ίδια απάντηση ξανά και ξανά. Απλώς ενεργοποιήστε τη λειτουργία "Πρότυπα απόκρισης" στην ενότητα "Ρυθμίσεις" → "Εργαστήριο". Την επόμενη φορά που θα εκτυπώσετε μια απάντηση, αποθηκεύστε την ως πρότυπο και μην διστάσετε να τη στείλετε σε όλα τα ίδια αιτήματα.

6. Κάντε κλικ λιγότερο

Δώστε ένα διάλειμμα στο ποντίκι σας

Σχεδόν τα πάντα στο Gmail μπορούν να γίνουν χρησιμοποιώντας το πληκτρολόγιο. Οι βασικές συντομεύσεις πληκτρολογίου λειτουργούν από προεπιλογή, αλλά μην ξεχάσετε να μεταβείτε στις Ρυθμίσεις → Γενικά και να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία Συντομεύσεις πληκτρολογίου. Αποθηκεύστε τις αλλαγές σας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο ερωτηματικό για να δείτε πιθανές συντομεύσεις πληκτρολογίου.

Σταματήστε να ελέγχετε άλλα γραμματοκιβώτια

Στην ενότητα "Ρυθμίσεις" → "Λογαριασμοί και εισαγωγή", κάντε κλικ στον σύνδεσμο "Προσθήκη του λογαριασμού αλληλογραφίας POP3" και το Gmail θα πραγματοποιήσει λήψη της αλληλογραφίας σας από άλλα γραμματοκιβώτια. Στη συνέχεια, ρυθμίστε την αποστολή μηνυμάτων: μπορείτε να απαντήσετε τόσο από τη διεύθυνση Gmail σας όσο και από άλλες διευθύνσεις email.