Γιατί τα συστήματα GTD συχνά αποτυγχάνουν;

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

© φωτογραφία

Εάν χρησιμοποιείτε αυτό που πιστεύετε ότι είναι το καλύτερο σύστημα GTD, αλλά δεν βλέπετε τα αποτελέσματα, είναι απίθανο το πρόβλημα να βρίσκεται στο σύστημα, αλλά μάλλον το πρόβλημα με την πεποίθηση ότι μια τέλεια δομημένη λίστα υποχρεώσεων θα σας επιτρέψει να κάνετε 10 φορές περισσότερη δουλειά από τους συναδέλφους σου. Καμία μέθοδος αύξησης της παραγωγικότητας δεν είναι αποτελεσματική για εσάς μέχρι να αρχίσετε να σκέφτεστε ρεαλιστικά. Θα μιλήσουμε για αυτό στο άρθρο.

Είναι αδύνατο να κάνεις «όλα» σε μια μέρα

Κάθε μέρα έχετε πολλά πράγματα που πρέπει οπωσδήποτε να κάνετε σήμερα. Φαίνεται ότι καταλαβαίνεις ότι είναι αδύνατο να κάνεις τα πάντα με τη μία, αλλά παρόλα αυτά, με αξιοζήλευτη επιμονή, προσπαθείς να αποδείξεις το αντίθετο, που τελικά οδηγεί στην αίσθηση ότι περιστρέφεσαι σαν σκίουρος σε τροχό όλη μέρα, αλλά δεν είχα χρόνο να κάνω τίποτα. Το να αποφύγετε αυτό το συναίσθημα είναι εύκολο - πρέπει να βάλετε προτεραιότητες. Αποφασίστε τι πραγματικά πρέπει να γίνει σήμερα και τι μπορεί να περιμένει μέχρι αύριο. Αφού ολοκληρώσετε μια μικρή λίστα εργασιών σε μια μέρα, θα νιώσετε πρόοδο, πράγμα που σημαίνει ότι την επόμενη μέρα θα ασχοληθείτε με μεγάλο ενθουσιασμό.

Πιθανότατα έχετε ήδη σκεφτεί ότι, στην πραγματικότητα, είναι δύσκολο να δοθεί προτεραιότητα. Δεν είναι πάντα δυνατό να καταλάβουμε ποια επιχείρηση είναι πιο σημαντική σήμερα. Στο βίντεο blog του, ο διάσημος μπλόγκερ Ze Frank δίνει αυτή τη συμβουλή: γράψτε μια λίστα με όλα τα πράγματα που πρέπει να συμπληρωθούν και μετά ξεκινήστε να διαβάζετε τη λίστα από το τέλος, ακούγοντας τα εσωτερικά σας συναισθήματα. Αν καταλαβαίνετε ότι αυτό το σημείο είναι πραγματικά σημαντικό, αφήστε το· αν υπάρχει έστω και η παραμικρή αμφιβολία, διαγράψτε το αλύπητα. Ξεκινήστε τις υπόλοιπες εργασίες από την πρώτη στη λίστα.

Θυμηθείτε ότι υπάρχουν 24 ώρες την ημέρα, είστε περιορισμένοι από αυτόν τον χρόνο. Έχοντας προγραμματίσει πάρα πολλά, μέχρι το βράδυ θα απογοητευτείτε που πάλι δεν είχατε χρόνο. Αντίθετα, είναι προτιμότερο να βάλεις στον εαυτό σου έναν πολύ απλό στόχο, στον οποίο σίγουρα θα ανταπεξέλθεις. Και μετά κάντε κάποια επιπλέον δουλειά. Στο τέλος της ημέρας θα νιώσεις νικητής, γιατί πέρα από τα απαραίτητα, κατάφερες να κάνεις και κάτι άλλο.

Ξεχάστε το multitasking και επικεντρωθείτε σε ένα πράγμα

Είναι πολύ δύσκολο για ένα άτομο να κάνει πολλές εργασίες, αλλά παρόλα αυτά, σε πολλούς αρέσει να το κάνει, γιατί έτσι νιώθει πιο δραστήριος και παραγωγικός. Κάθε πέντε λεπτά, ενδέχεται να διακόπτουμε κάποια δραστηριότητα για να απαντήσουμε μέσω τηλεφώνου ή email. Οι πολλαπλές εργασίες αποσπούν πολύ την προσοχή μας και να γιατί: κάθε φορά, αλλάζοντας την προσοχή σας από τη μια εργασία στην άλλη, θα επιστρέφετε οδυνηρά στην πρώτη, θυμόμαστε από πού σταματήσατε.

Σε έναν ιδανικό κόσμο, θα μπορούσαμε να εγκαταλείψουμε εντελώς το multitasking, αλλά στον πραγματικό κόσμο, εξακολουθούν να προκύπτουν καταστάσεις όπου είναι αδύνατο να το αποφύγουμε. Σε αυτή την περίπτωση, αξίζει να κάνετε έναν συμβιβασμό, χρησιμοποιώντας, για παράδειγμα, την τεχνική του «προγραμματισμού ντομάτας», όταν επικεντρώνεστε αποκλειστικά σε μια εργασία για 25 λεπτά, χωρίς να αφήνετε τον εαυτό σας να αποσπάται η προσοχή σας.

Εργαστείτε σε μία εργασία και μετά από 25 λεπτά, αναθεωρήστε τη λίστα και επιλέξτε την επόμενη που αυτή τη στιγμή απαιτεί την άμεση προσοχή σας. Αυτό θα σας επιτρέψει να κάνετε πολλές εργασίες, αλλά να παραμείνετε συγκεντρωμένοι στην εργασία που έχετε.

Επιλέξτε και εφαρμόστε τις συμβουλές παραγωγικότητας με σύνεση

Υπάρχουν πολλά άρθρα που έχουν γραφτεί σχετικά με το θέμα της παραγωγικότητας και της αποτελεσματικότητας, νέες τεχνικές και hacks εμφανίζονται ατελείωτα, αλλά κανένα από αυτά δεν θα σας βοηθήσει εκτός και αν λύσετε τα προβλήματα που περιγράφονται παραπάνω. Και ακόμη και αφού τα λύσετε, πρέπει να μάθετε πώς να εφαρμόζετε σωστά και στη θέση τους το σύστημα GTD.

Όπως αναφέρθηκε ήδη σε μια από τις αναρτήσεις μας, εάν αυτό που κάνετε είναι σημαντικό για εσάς, δεν χρειάζεστε συστήματα, λίστες και υπενθυμίσεις. Δεν θα σας είναι δύσκολο να έχετε κατά νου τι πρέπει να κάνετε. Εάν το πρόβλημα που λύνετε είναι παγκόσμιο, τότε πιθανότατα θα το χωρίσετε σε μέρη γράφοντας μια λίστα υποχρεώσεων, αλλά κάντε το χωρίς να σκεφτείτε: "Ω, χρησιμοποιώ το GTD!" Τι εξυπηρετούν λοιπόν τα συστήματα GTD και άλλες συμβουλές παραγωγικότητας; Για να κάνετε τα καθημερινά και βαρετά πράγματα στην ώρα τους: να πληρώνετε λογαριασμούς, να πραγματοποιείτε κλήσεις, να αναφέρετε. Αυτό ονειρεύεσαι με όλη σου την ψυχή να αναβάλεις για το «αύριο», που δεν θα έρθει ποτέ.

Ωστόσο, οποιοδήποτε σύστημα παραγωγικότητας δεν πρέπει να εφαρμόζεται στα τυφλά, πρέπει πρώτα να σκεφτείτε πώς μπορείτε να το «ακονίσετε» για τον εαυτό σας για να αξιοποιήσετε στο έπακρο. Τα συστήματα GTD δεν είναι ένα μαγικό ραβδί που πρέπει να εφαρμόζεται με αυστηρή τήρηση των οδηγιών, είναι ένα εργαλείο που πρέπει να τελειοποιηθεί μαθαίνοντας για τον εαυτό σας και τον τρόπο που εργάζεστε για να αισθάνεστε ικανοποιημένοι στο τέλος της ημέρας.