10 κόλπα για να κάνετε τα Έγγραφά σας Google να λειτουργούν ευκολότερα και γρηγορότερα

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Φέρνουμε στην προσοχή σας μια προσαρμοσμένη μετάφραση του άρθρου του Saikat Basu, η οποία περιέχει δέκα συμβουλές για την εργασία με τα Έγγραφα Google.

Το 2006 σηματοδότησε ένα ορόσημο στην ιστορία της Google: Το Αγγλικό Λεξικό της Οξφόρδης υιοθέτησε τη λέξη "google". Η ιδέα έχει γίνει γνωστό όνομα. Από τότε, η αναζήτηση στον Ιστό σημαίνει γκουγκλάρισμα. Η Good Corporation έχει τεράστιο αντίκτυπο στη συμπεριφορά μας στο διαδίκτυο: ακολουθούμε την επιχειρηματική εθιμοτυπία του Gmail, ανοίγουμε ένα παράθυρο στον κόσμο εκκινώντας το Chrome κάθε πρωί και χρησιμοποιούμε το Google Drive για να είμαστε παραγωγικοί.

Ο λόγος για τη δημοτικότητα των "Google Docs" στην αρχή της εργασίας του cloud. Από όλα τα εργαλεία του Google Drive, ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου είναι το πιο απαραίτητο για καθημερινές εργασίες.

Για να κάνετε την εμπειρία σας στα Έγγραφα Google πιο παραγωγική, χρησιμοποιήστε τις παρακάτω δέκα οδηγίες.

Μπόνους: Προσθέστε τα Έγγραφα Google στην Εφαρμογή εκκίνησης Chrome στη γραμμή εργασιών των Windows ή του Mac. Δύο κλικ - και βρίσκεστε στα "Έγγραφα".

Γρήγορη αναζήτηση

Μπορείτε να βρείτε γρήγορα και εύκολα ένα συγκεκριμένο αρχείο ή φάκελο εισάγοντας μια φράση-κλειδί στη γραμμή αναζήτησης στο επάνω μέρος. Το μικρό βέλος στα δεξιά θα σας βοηθήσει να βελτιώσετε τα κριτήρια αναζήτησής σας:

• τύπος αρχείου (φάκελος, έγγραφο, φωτογραφία, PDF και ούτω καθεξής).
• άνοιγμα με Έγγραφα Google, Σχέδιο Google, Φύλλα Google, οποιοδήποτε εγκατεστημένο πρόσθετο.
• ιδιοκτήτης (εγώ, όχι εγώ, κανένας).

Ένα άλλο πράγμα που διευκολύνει την αναζήτηση είναι να χρησιμοποιήσετε την ακριβή προσφορά για το αρχείο που θέλετε να βρείτε. Το Google Drive θα ανοίξει το έγγραφο και θα επισημάνει τη φράση αναζήτησης που χρησιμοποιείται. Επιπλέον, όπως και με το γκουγκλάρισμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τελεστές boolean όπως ή για να επεκτείνετε το εύρος της αναζήτησής σας.

Πατήστε "/" για να μεταβείτε στο πεδίο αναζήτησης.

Για μια πλήρη λίστα με τις επιλογές αναζήτησης του Google Drive, βλ. Τελευταίο αλλά εξίσου σημαντικό, μην ξεχάσετε να ψάξετε στο καλάθι αγορών σας.

Γρήγορο άλμα στο μενού "κρυφές" εντολές

Τα Έγγραφα Google είναι παρόμοια με άλλες σουίτες γραφείου. Μπορεί να είναι πιο απλό από το Microsoft Word, αλλά υπάρχουν επίσης πολλές χρήσιμες εντολές στο μενού. Πατήστε Alt + / για να μεταβείτε στην αναζήτηση μενού. Εισαγάγετε αυτό που ψάχνετε στο πεδίο που ανοίγει και η λειτουργία θα ξεκινήσει.

Κάνοντας αναζήτηση στο μενού, μπορείτε να βρείτε άλλα εργαλεία επεξεργασίας που είναι διαθέσιμα στα Έγγραφα Google.

Από την ιδέα στο Google Keep μέχρι το προσχέδιο στα Έγγραφα Google

είναι μια εξαιρετική υπηρεσία για τη δημιουργία και την αποθήκευση σημειώσεων. Τα καλύτερα χαρακτηριστικά του είναι η δυνατότητα υπαγόρευσης σημειώσεων και αναγνώρισης κειμένου από φωτογραφίες. Γνωρίζατε όμως ότι μπορείτε να μετατρέψετε μια σημείωση σε έγγραφο με ένα κλικ;

Χάρη σε αυτήν την εξαγωγή, μπορείτε να επεξεργαστείτε και να "γυαλίσετε" τις ιδέες σας ήδη στα Έγγραφα Google. Απαραίτητο για φοιτητές και συγγραφείς - εξοικονομεί πολύ χρόνο.

Αναλύοντας το λεξιλόγιό σας με το Word Cloud

Οι copywriters, οι bloggers, οι μαθητές και οι εκπαιδευτικοί μπορούν να χρησιμοποιήσουν ένα σύννεφο λέξεων ή ένα σύννεφο ετικετών για γρήγορη πλοήγηση στο περιεχόμενο ενός εγγράφου. Θα σας βοηθήσει επίσης να δείτε ποιες λέξεις χρησιμοποιείτε υπερβολικά.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα πρόγραμμα δημιουργίας cloud λέξεων - για παράδειγμα, Tag Cloud Generator - σε οποιοδήποτε έγγραφο με 50 ή περισσότερες λέξεις. Μπορείτε να βρείτε και να εγκαταστήσετε το δωρεάν πρόσθετο Google-Drive από το μενού Πρόσθετα → Λήψη πρόσθετων ….

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λέξη σύννεφο μέσω του ίδιου μενού. Θα εμφανιστεί σε ένα μικρό παράθυρο στα δεξιά. Εάν το έγγραφο δεν έχει ολοκληρωθεί, συνεχίζετε την επεξεργασία και μετά από καιρό σε καιρό κάντε κλικ στο κουμπί Ανανέωση Cloud για να ανανεώσετε το σύννεφο ετικετών.

Το Tag Cloud Generator λειτουργεί επίσης σε πίνακες. Το μόνο μειονέκτημα είναι ότι ο πίνακας που εμφανίζει τις χρησιμοποιημένες λέξεις δεν μπορεί να κλιμακωθεί.

Βρείτε και επικολλήστε με ένα κλικ

Με το εργαλείο Έρευνας, δεν χρειάζεται να αφήσετε το έγγραφο στο οποίο εργάζεστε για να αναζητήσετε στο Google ορισμένες πληροφορίες. Εξάλλου, το άνοιγμα μιας νέας καρτέλας στο πρόγραμμα περιήγησης απαιτεί επίσης χρόνο. Αυτό το ενσωματωμένο εργαλείο σάς επιτρέπει να βρίσκετε και να εισάγετε πληροφορίες στο έγγραφο ή τον πίνακα που χρησιμοποιείτε. Ανοίξτε τα Εργαλεία → Έρευνα (Ctrl + Alt + Shift + I).

Ένα πλαίσιο αναζήτησης θα εμφανιστεί στα δεξιά. Εκεί μπορείτε να βάλετε έναν σύνδεσμο προς το απόσπασμα με ένα κλικ εισάγοντάς το χειροκίνητα ή απλά επισημαίνοντάς το.

Οι διαθέσιμες μορφές αναφορών είναι MLA, APA και Chicago.

Επιπλέον, τα εισαγωγικά με όμορφο πλαίσιο είναι μόνο ένα από τα χαρακτηριστικά του Εργαλείου Έρευνας. Μπορείτε επίσης να ανατρέξετε στα στατιστικά στοιχεία στους πίνακες. Όταν χρησιμοποιείτε την αναζήτηση, μπορείτε επίσης να εξατομικεύσετε το SERP για να εμφανίζει τις αναρτήσεις σας στο Google+, τα email σας κ.λπ. Υπάρχουν ειδικά φίλτρα για όλα αυτά.

Γρήγορη μορφοποίηση κειμένου σε διαφορετικά σημεία

Τα Έγγραφα Google διαθέτουν ένα εργαλείο μορφής Paint που σας επιτρέπει να δημιουργείτε πρότυπα μορφοποίησης και να τα εφαρμόζετε σε οποιοδήποτε τμήμα κειμένου. Επιλέξτε μια λέξη, πρόταση ή οποιοδήποτε άλλο κομμάτι κειμένου, επεξεργαστείτε το: ορίστε το μέγεθος, τη γραμματοσειρά και άλλα. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Μορφή ζωγραφικής. Μετά από αυτό, μπορείτε να εφαρμόσετε τις καθορισμένες παραμέτρους μορφοποίησης σε άλλο τμήμα, απλά πρέπει να κάνετε κλικ σε αυτό.

«Πφφτ! Λειτουργεί μόνο μία φορά!». - θα πουν οι σκεπτικιστές. Εάν πρέπει να εφαρμόσετε τις καθορισμένες παραμέτρους μορφοποίησης περισσότερες από μία φορές, κάντε κλικ στο εικονίδιο μορφής Paint δύο φορές. Πατήστε αυτό το κουμπί ξανά για να σταματήσετε να λειτουργεί το μαγικό.

Χρήση εικόνων χωρίς δικαιώματα

Τα Έγγραφα Google περιλαμβάνουν μια αναζήτηση Εικόνων Google που σας επιτρέπει να βρίσκετε γρήγορα και να εισάγετε μια εικόνα σε ένα έγγραφο. Υπάρχουν όμως δύο άλλες πλούσιες πηγές εικόνων - LIFE και Φωτογραφίες Αρχείου. Οι εικόνες από το αρχείο LIFE έχουν άδεια που δίνει το δικαίωμα χρήσης του έργου ακόμη και εμπορικά, αλλά είναι απαραίτητο να αναγράφεται η συγγραφή. Το 2012, η Google επέλεξε 5.000 νέες φωτογραφίες στις κατηγορίες Φύση, Καιρός, Ζώα, Αθλητισμός, Τρόφιμα, Εκπαίδευση, Τεχνολογία, Μουσική και άλλες.

Η Google προειδοποιεί ότι οι εικόνες είναι διαθέσιμες μόνο για προσωπική και εμπορική χρήση στο Google Drive και πρέπει να χρησιμοποιούνται στο πλαίσιο της πολιτικής της υπηρεσίας.

Μπορείτε να εισαγάγετε εικόνες χρησιμοποιώντας μια διεύθυνση URL. Η εικόνα θα αποθηκευτεί στο έγγραφό σας και θα είναι διαθέσιμη ακόμα και αν το πρωτότυπο αφαιρεθεί από τον Ιστό.

Αναφέροντας κάποιον όταν σχολιάζετε

Η συνεργασία στα Έγγραφα Google βασίζεται στον σχολιασμό. Τούτου λεχθέντος, υπάρχει ένας γρήγορος τρόπος να επιστήσετε την προσοχή ενός ατόμου σε ένα συγκεκριμένο σχόλιο. Επισημάνετε το επιθυμητό κομμάτι κειμένου και κάντε κλικ στο "προσθήκη σχολίου" (Εισαγωγή → Σχόλιο). Στο πεδίο σχολίων που ανοίγει, πληκτρολογήστε "@" ή "+" και ξεκινήστε να πληκτρολογείτε το όνομα του ατόμου που θέλετε.

Τα Έγγραφα Google θα επιλέξουν αυτόματα ένα άτομο από τη λίστα επαφών σας στο Gmail και θα το ενημερώσουν μέσω email. Εάν αυτό το άτομο δεν έχει άδεια προβολής αυτού του εγγράφου, πρέπει να του δώσετε πρόσβαση.

Συντομεύσεις για μαθηματικούς τύπους

Τα Έγγραφα Google διαθέτουν ένα βολικό πρόγραμμα επεξεργασίας μαθηματικών εκφράσεων: Εισαγωγή → Εξίσωση. Με αυτό, μπορείτε όχι μόνο να πληκτρολογήσετε μαθηματικές εκφράσεις, αλλά και να τις δουλέψετε εύκολα με συναδέλφους.

Χρησιμοποιήστε συντομεύσεις για να επιταχύνετε τη διαδικασία. Για παράδειγμα, εάν εισαγάγετε "άλφα" ακολουθούμενο από ένα κενό και μια παρένθεση, τα Έγγραφα Google το μετατρέπουν σε α. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε εύκολα εκθέτη ή δείκτη πληκτρολογώντας "^" και "_" αντίστοιχα. Για κλάσματα, πληκτρολογήστε "frac".

Πλήρης λίστα συντομεύσεων για μαθηματικές εκφράσεις. Για πιο σύνθετους τύπους, χρησιμοποιήστε τη δωρεάν g (μαθηματικά) επέκταση του Google Drive Chrome.

Άλλες συντομεύσεις για εξοικονόμηση χρόνου

Πατήστε "Ctrl + /" και θα δείτε μια μεγάλη λίστα προτύπων για γρήγορη διαχείριση εγγράφων. Πολλά από τα πλήκτρα πλοήγησης είναι ίδια με το Gmail. Επιπλέον, μπορείτε να δημιουργήσετε τις δικές σας συντομεύσεις.

Μεταβείτε στα Εργαλεία → Προτιμήσεις → Αυτόματη αντικατάσταση.

Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να εισάγετε αυτόματα λέξεις που χρησιμοποιούνται συχνά, διευθύνσεις email, συντομογραφίες ή ακόμα και λέξεις που γράφετε συνεχώς λάθος.

Είναι επίσης απαραίτητο να επιλέξετε "Αυτόματος εντοπισμός συνδέσμων" και "Αυτόματος εντοπισμός λίστας" στο πλαίσιο διαλόγου ρυθμίσεων.

Φυσικά, μπορεί να υποστηρίξετε ότι ο πιο γρήγορος τρόπος για να δημιουργήσετε ένα όμορφο έγγραφο είναι να το χρησιμοποιήσετε. Αλλά τα περιγραφόμενα μικρά κόλπα θα σας βοηθήσουν να επιταχύνετε τη δουλειά μαζί τους.

Πείτε μας στα σχόλια ποια κόλπα χρησιμοποιείτε στην καθημερινή σας εργασία με τα Έγγραφα Google.