Πώς να διαχειριστείτε την ομάδα σας χωρίς λάθη: 8 συμβουλές από τον ΚΟΑ

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Περιτριγυριστείτε από επαγγελματίες, δημιουργήστε σχέσεις με τους ανωτέρους σας και μην ξεχάσετε να πείτε ευχαριστώ.

Για 24 χρόνια διαχείρισης διαφόρων ομάδων σε διαφημιστικά γραφεία και χρηματοπιστωτικά ιδρύματα, έχω αναπτύξει έναν αριθμό κανόνων για τον εαυτό μου που δεν πρέπει να παραβιάζονται. Αυτούς τους κανόνες τους πλήρωσαν τα νεύρα μου, τα νεύρα των συναδέλφων μου και φυσικά τα λάθη που έκανα.

1. Να λέτε πάντα ευχαριστώ

«Είναι ασήμαντο», μπορεί να πείτε, αλλά στην καθημερινή σας ρουτίνα (κουβέντα και αλληλογραφία, επικοινωνία στο τηλέφωνο κ.λπ.), οι εργασίες κλείνουν, τα αποτελέσματα επιτυγχάνονται και τα εμπόδια ξεπερνιούνται. Δεν θα χάσετε τίποτα, γι' αυτό πείτε ευχαριστώ στους συναδέλφους σας. Αυτό δεν είναι καν ένας έπαινος, αλλά ένας τρόπος αναγνώρισης της συμβολής ενός ατόμου σε έναν κοινό σκοπό. Δηλαδή, η αναγνώριση είναι κάτι που σε όλους μας λείπει συχνά πάρα πολύ. Αναγνωρίστε ακόμη και τα πιο ασήμαντα επιτεύγματα των ειδικών της ομάδας σας.

2. Συνειδητοποιήστε ότι ο υπάλληλος δεν σας χρωστάει τίποτα προσωπικά

Είναι καλύτερο να έχετε πάντα υπόψη σας ότι οι εργαζόμενοι σκέφτονται την εργασία ως «Work to Live» αντί για «Live to Work», ακόμα κι αν σας λένε διαφορετικά. Πράγματι, στη σχέση "εργαζόμενος - εργοδότης" όλα είναι απλά: ο εργοδότης δημιουργεί μια εργασία που πρέπει να γίνει για χρήματα και ο εργαζόμενος επενδύει τις δεξιότητες και τις προσπάθειές του για να το λύσει.

Να θυμάστε ότι ο υπάλληλος σας δεν σας χρωστάει τίποτα προσωπικά, απλώς κάνει τη δουλειά του. Η οικοδόμηση σχέσεων μαζί του σύμφωνα με την αρχή «Πρέπει, γιατί αναγράφεται στην περιγραφή εργασίας» είναι ο δρόμος για το πουθενά. Είναι καλύτερα να ενδιαφερθεί το άτομο για μια κατάλληλη εργασία και να δημιουργήσετε συνεργασίες.

3. Αποτρέψτε την εξάντληση

Προσλαμβάνετε έναν ειδικό όχι μόνο για τις δεξιότητες και τις ικανότητές του, αλλά και για την ενέργεια που αποπνέει και είναι έτοιμος να βάλει στη δουλειά. Αυτή η ενέργεια δίνει ενέργεια στους υπόλοιπους και, φυσικά, συμβάλλει στη λύση του έργου. Όσο υπάρχει ενέργεια, υπάρχει και αποτέλεσμα. Χωρίς ενέργεια - η εξουθένωση ξεκινά. Παρεμπιπτόντως, το σύνδρομο επαγγελματικής εξουθένωσης συμπεριλήφθηκε πρόσφατα από τον Παγκόσμιο Οργανισμό Υγείας στη Διεθνή Ταξινόμηση Νοσημάτων (ICD-11), στην κατηγορία «Παράγοντες που επηρεάζουν την κατάσταση της δημόσιας υγείας και παραπομπές σε ιδρύματα υγειονομικής περίθαλψης». Προσπαθήστε να ενθαρρύνετε τους ανθρώπους σας να ξεκουράζονται τακτικά. Είναι απαραίτητο για αυτούς, για εσάς και για το αποτέλεσμα.

Εδώ είναι μερικά από τα πράγματα που έχει κάνει η ομάδα μου για να μειώσει τον κίνδυνο εξουθένωσης.

1. Εισαγάγετε μια μέρα την εβδομάδα στο πρόγραμμά σας για εκφόρτωση - όχι συναντήσεις ή ραντεβού, ώστε να μπορείτε να εστιάσετε στις βασικές σας εργασίες. Εάν μοιράζεστε το ημερολόγιό σας με συναδέλφους, συμπληρώστε τα πλαίσια "ραντεβού" σε αυτό για να φαίνεται ότι ολόκληρη η ημέρα σας έχει ήδη προγραμματιστεί.
2. Κάντε διαλείμματα από την εργασία - 10-15 λεπτά αρκετές φορές την ημέρα. Μια οριζόντια μπάρα, μια βόλτα κοντά στο σπίτι, ένα βιβλίο ή ακόμα και ένα feed στο Instagram θα σας βοηθήσουν.
3. Προσπαθήστε να σκεφτείτε θετικά. Σκεφτείτε τη δουλειά σας ως σημαντική για εσάς και την οικογένειά σας, κάνοντας πράγματα με νόημα και πηγαίνετε ένα ευχάριστο ταξίδι το επόμενο Σαββατοκύριακο - οτιδήποτε σας κάνει να αισθάνεστε καλύτερα.

4. Συμμετέχετε στην επίλυση συγκρούσεων

Όπως γνωρίζουμε, από την άποψη των συνεπειών, οι συγκρούσεις χωρίζονται σε παραγωγικές και καταστροφικές: αυτές που συμβάλλουν στην αποτελεσματική επίλυση του προβλήματος και στην ευνοϊκή ανάπτυξη των σχέσεων στην ομάδα και εκείνες που εμποδίζουν αυτό. Μερικές φορές είναι δύσκολο να εκτιμηθεί αμέσως τι είδους σύγκρουση συμβαίνει.

Ο κανόνας είναι απλός - συμβάλετε στην επίλυση των συγκρούσεων, μην κάθεστε στο περιθώριο. Είστε ηγέτης και το καθήκον σας είναι να επιλύετε καταστάσεις σύγκρουσης. Μιλάμε τόσο για επαγγελματικές όσο και για προσωπικές συγκρούσεις, γιατί συχνά στον εργασιακό χώρο πρακτικά δεν υπάρχει διαχωρισμός μεταξύ τους.

Το κλίμα στην ομάδα σας είναι ένας από τους σημαντικότερους δείκτες που εσείς, ως ηγέτης, πρέπει να παρακολουθείτε.

5. Μην φοβάστε να αποχωριστείτε τους ανθρώπους

Στην πρακτική μου, περισσότερες από μία φορές υπήρξαν περιπτώσεις όπου, για τον ένα ή τον άλλο λόγο, ο καλύτερος ειδικός (ακόμη και φίλος) στην ομάδα έγινε τοξικός για την ομάδα και την επιχείρηση συνολικά. Οι λόγοι μπορεί να είναι διαφορετικοί: προσωπικές συγκρούσεις, εξουθένωση, οικογενειακά προβλήματα… Ίσως φταίτε εσείς οι ίδιοι, αλλά αυτό δεν είναι καθόλου σημαντικό. Αυτό που έχει σημασία είναι οι εργασίες που αντιμετωπίζετε και οι πόροι που έχετε για να ολοκληρώσετε αυτές τις εργασίες. Και αν κάτι παρεμβαίνει στην κοινή αιτία, κόψτε το.

Αυτό είναι συναισθηματικά δύσκολο (τουλάχιστον για μένα), αλλά όσο πιο γρήγορα το κάνετε, τόσο καλύτερα θα είναι για όλους.

Ταυτόχρονα, θυμηθείτε το κύριο πράγμα - είναι πάντα σημαντικό να παραμείνετε άνθρωποι. Ανεξάρτητα από το πόσο κακή είναι η σχέση σας με τον υπάλληλο τη στιγμή του χωρισμού, εξουδετερώστε τον εαυτό σας και ξεκινήστε μια συνέντευξη εξόδου. Σε αντίθεση με μια συνέντευξη, σε μια τέτοια συνομιλία δεν λειτουργείς πλέον ως εργοδότης, αλλά ως ισότιμος συνάδελφος. Κάντε γενικές ερωτήσεις στον απερχόμενο υπάλληλο: «Τι σας άρεσε στη δουλειά και τι σας ενόχλησε;» Ο κόσμος είναι μικρός, οπότε αποχωριστείτε καλά και υποσχεθείτε να κάνετε συστάσεις χωρίς τις αντιαισθητικές λεπτομέρειες των αλληλεπιδράσεών σας. Να θυμάστε πάντα τη φήμη σας, θα σας φανεί χρήσιμο για μελλοντικά έργα.

6. Εκτιμήστε την αριστεία

Συχνά συναντώ το γεγονός ότι οι μάνατζερ φοβούνται τον υψηλό επαγγελματισμό των υφισταμένων τους, ίσως φοβούνται ότι θα τους «πειρατήσουν» ή θα τους αντικαταστήσουν. Υπήρχαν όμως και τέτοιες περιπτώσεις στην πρακτική μου όταν ένας ηγέτης περιβάλλεται από ειδικούς που είναι πιο έμπειροι και πιο επαγγελματίες από αυτόν, ο καθένας στον τομέα του. Πιστεύω ότι αυτή η προσέγγιση είναι ακριβώς το μυστικό της επιτυχίας.

Ως ηγέτης, απλά δεν έχετε το δικαίωμα να επιτρέπετε καταστάσεις όπου είστε καλύτεροι από τους υπαλλήλους σας σε όλα. Αυτό είναι πιθανώς καλό για την αυτοεκτίμησή σας, αλλά βλάπτει επίσης την αιτία. Είστε διευθυντής και το καθήκον σας είναι να συγκεντρώσετε ανθρώπους γύρω σας που θα βοηθήσουν την εταιρεία να επιτύχει υψηλά αποτελέσματα.

Και φυσικά, είναι απαραίτητο να αποκλειστούν καταστάσεις όπου ο ηγέτης πρέπει να διασκορπιστεί σε εργασίες που δεν σχετίζονται με τη θέση του. Η δουλειά ενός ηγέτη είναι να ηγείται.

7. Δημιουργήστε σχέσεις με τα ανώτερα στελέχη

Αυτό είναι απαραίτητο όχι τόσο για τη δική σας ευημερία στην εταιρεία, αλλά για την ομάδα σας. Υπάρχει ένα μικρό αλλά εξαιρετικά χρήσιμο βιβλίο «One Minute Manager and the Monkeys» του Kenneth Blanchard. Σε αυτό, ο συγγραφέας προσδιορίζει τρεις κατηγορίες χρόνου: «Χρόνος που επιβάλλεται από τις αρχές», «Χρόνος που επιβάλλεται από το σύστημα» (αλληλεπίδραση με δικηγόρους, λογιστικά, άλλα τμήματα που δεν σχετίζονται άμεσα με την εργασία σας) και «Διάφορος χρόνος». Η κύρια κατηγορία, όπως γνωρίζετε, είναι ο δικός σας χρόνος. Και είναι σημαντικό να έχετε αρκετό από αυτό για να ολοκληρώσετε τις εργασίες.

Αν μιλάμε για τον χρόνο που επιβάλλεται από τα αφεντικά, τότε με δική σας πρωτοβουλία πρέπει να αφιερώνετε κυριολεκτικά 5-10 λεπτά την ημέρα σε ενδιάμεσες αναφορές και καταστάσεις, παρέχοντας στο αφεντικό σας τις απαραίτητες πληροφορίες και τη σιγουριά ότι όλα είναι υπό έλεγχο.

Διαφορετικά, στο τέλος της εβδομάδας, το αφεντικό θα προγραμματίσει μια συνάντηση αναφοράς για μιάμιση ώρα, επίσης καρυκευμένη με αρνητικά συναισθήματα. Κάτι που δεν θα σας εκπλήξει καθόλου, γιατί δεν τον έχετε ενημερώσει για τις εργασίες για μια ολόκληρη εβδομάδα και τώρα περιμένει να αποτύχει από την πλευρά σας.

Με τον καιρό, η εμπιστοσύνη και η μεγαλύτερη εξουσία θα έρθει. Και η εμπιστοσύνη της διοίκησης θα σας επιτρέψει να εργαστείτε πιο αποτελεσματικά όσον αφορά τα κίνητρα της ομάδας, τις προθεσμίες και τα τελικά αποτελέσματα. Για παράδειγμα, εσείς και η ομάδα σας θα μπορείτε να λαμβάνετε πολλές αποφάσεις μόνοι σας, χωρίς να χάνετε χρόνο σε συντονισμό με τα ανώτερα στελέχη.

8. Βρείτε μια ισορροπία ανάμεσα στην τελειομανία και την ανεμελιά

Γεια σας, με λένε Βλαντιμίρ και είμαι τελειομανής. Ωστόσο, στα 42 μου, κατάφερα να μάθω πώς να κάνω κάτι για τους «τέσσερις». Μερικές φορές μια εργασία μπορεί να ολοκληρωθεί ακόμη και με ένα «τρία» και ταυτόχρονα να πάρει το επιθυμητό αποτέλεσμα - όταν η ταχύτητα είναι πολύ πιο σημαντική από την ποιότητα, για παράδειγμα.

Όλοι οι άνθρωποι στην ομάδα σας δεν μπορούν να είναι τελειομανείς, κάτι που είναι υπέροχο. Η ομάδα είναι αποτελεσματική ακριβώς επειδή όλα τα μέλη της είναι διαφορετικά: κάποιος δεν είναι πολύ πειθαρχημένος, αλλά οι ιδέες του συχνά «πυροδοτούνται» και κάποιος είναι υπερυπεύθυνος και ακολουθεί όχι μόνο τα δικά του καθήκοντα, αλλά και τα έργα των συναδέλφων του. Προσπαθήστε να διατηρήσετε μια ισορροπία «τελειομανίας – ανεμελιάς» στην ομάδα.

Αυτοί οι κανόνες βοηθούν την ομάδα μου να λειτουργεί ομαλά και αποτελεσματικά και δεν ξυπνάω με τη σκέψη «Δεν θέλω να πάω στη δουλειά». Αν και η τήρηση όλων αυτών των αρχών μπορεί να είναι δύσκολη στην πράξη, αξίζει τον κόπο. Αυτοί οι κανόνες λειτουργούν εξαιρετικά κατά τη διάρκεια μιας πανδημίας και βοηθούν την ομάδα μου να μην χάσει την καρδιά.