Πώς να διαχειριστείτε την αλληλογραφία: 10 συμβουλές από το προσωπικό του TED

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Ο υπάλληλος του TED Michael McWaters μοιράστηκε 10 συμβουλές στο blog του για να διατηρεί τα εισερχόμενά του τακτοποιημένα.

Ποιοι, αν όχι οι συντάκτες και οι διαχειριστές του TED, μπορείτε να μιλήσετε για μεθόδους αντιμετώπισης της συμφόρησης αλληλογραφίας. Σύμφωνα με αυτούς, εκατοντάδες επιστολές έρχονται καθημερινά στην εταιρεία και ο μετρητής των εισερχόμενων email για ορισμένους υπαλλήλους έχει ήδη ξεπεράσει τα χίλια εδώ και πολύ καιρό.

Ο Michael McWaters, αρχιτέκτονας TED UX, προσφέρει 10 λύσεις σε αυτό το πρόβλημα.

Δεν θα έχετε περισσότερο χρόνο στο μέλλον από ό,τι έχετε τώρα

Ο Michael παρατήρησε ότι πολλοί άνθρωποι αναβάλλουν την αποστολή αλληλογραφίας για αργότερα επειδή πιστεύουν ότι κάποια στιγμή στο μέλλον θα έχουν περισσότερο χρόνο να το κάνουν. Δεν θα. Το επίπεδο απασχόλησής σας είναι πιθανό να παραμείνει την επόμενη εβδομάδα, μήνα, έτος. Μπορεί ακόμη και να είστε χαρούμενοι για αυτό. Αλλά θα υπάρχει ο ίδιος χρόνος για την αλληλογραφία. Άρχισε λοιπόν να δουλεύεις μαζί της τώρα.

Προσπαθήστε να ξεκινήσετε από το μηδέν

Υπάρχουν δύο τρόποι για να το κάνετε:

1. Αφιερώστε λίγο χρόνο και προχωρήστε στον καθαρισμό της αλληλογραφίας σας με πολλά βήματα. Ανάλογα με τον αριθμό των email που έχετε, θα χρειαστείτε έως και δέκα περάσματα για να τα διαγράψετε. Εάν αυτό είναι δύσκολο, σπάστε την εργασία σε πολλά κομμάτια των 15 λεπτών.
2. Τείνω να φαλιρήσω. Αφιερώστε τρεις ή τέσσερις ώρες και κάντε τα Εισερχόμενά σας το ιδανικό της καθαριότητας και της τάξης.

Αφιερώστε λίγο χρόνο κάθε μέρα

Για τον Michael, αυτό είναι το πιο δύσκολο μέρος του σχεδίου. Θα πρέπει να εργάζεστε με την αλληλογραφία σας πολλές φορές κάθε μέρα. Συμβουλεύει να αφιερώνετε 15 λεπτά κάθε τέσσερις ώρες και να εστιάζετε μόνο στα εισερχόμενά σας.

Εάν το γράμμα δεν είναι πολύ σημαντικό - διαγράψτε

Υπάρχει ο πειρασμός να στείλετε κάθε περισσότερο ή λιγότερο σημαντικό γράμμα σε ξεχωριστό φάκελο για να το αντιμετωπίσετε αργότερα. Αλλά αν το γράμμα δεν αξίζει την προσοχή σας αυτή τη στιγμή, διαγράψτε το.

Καταργήστε την εγγραφή σας από κάθε περιττή αλληλογραφία

Συχνά αμαρτάνω απλώς διαγράφοντας email από μηνύματα που δεν με ενδιαφέρουν. Ο Μιχάλης είναι πιο κατηγορηματικός:

Εάν το ενημερωτικό δελτίο δεν σας ενδιαφέρει, όχι μόνο διαγράψτε την επιστολή, αλλά και καταργήστε την εγγραφή σας από αυτήν.

Στο κάτω μέρος κάθε γράμματος υπάρχει ένα κουμπί "Απεγγραφή" ή Κατάργηση εγγραφής. Χρησιμοποιήστε το σύμφωνα με τις οδηγίες. Και όσο πιο συχνά τόσο το καλύτερο. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε την υπηρεσία Unroll.me, για την οποία μιλήσαμε εδώ. Θα καταργήσετε την εγγραφή σας από περιττές αποστολές αυτόματα.

Εάν το μήνυμα βρίσκεται ακόμα στα εισερχόμενά σας, διαβάστε το

Εάν το γράμμα επαληθεύτηκε και δεν καταργήσατε την εγγραφή σας και δεν το διαγράψατε αμέσως, τότε διαβάστε το. Αν είναι σύντομο, διαβάστε το αμέσως. Εάν είναι μεγάλο, στείλτε το email στον φάκελο Read που δημιουργήθηκε προηγουμένως και επιστρέψτε σε αυτόν όταν έχετε περισσότερο ελεύθερο χρόνο. Ο Michael πιστεύει ότι εάν είστε ειλικρινείς με τον εαυτό σας, τότε το ελάχιστο ποσοστό όλων των γραμμάτων θα πέσει σε αυτόν τον φάκελο.

Είναι καλύτερα να απαντάτε αμέσως σε σύντομα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Εάν το email που στείλατε απαιτεί γρήγορη απάντηση, απαντήστε … αμέσως. Μην περιμένεις. Αφού στείλετε την απάντησή σας, διαγράψτε το email. Εάν η επιστολή περιέχει ένα αντίγραφο που έχει σταλεί σε άλλον παραλήπτη και δεν χρειάζεται να γνωρίζει την απάντησή σας, αφαιρέστε το από τους παραλήπτες.

Προωθήστε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε συναδέλφους εάν μπορούν να απαντήσουν πιο σωστά

Ανακατευθύνετε το email με μια μικρή εξήγηση και διαγράψτε το από τα εισερχόμενά σας.

Ασχοληθείτε με την ταξινόμηση

Οποιαδήποτε υπηρεσία αλληλογραφίας δίνει στους χρήστες τη δυνατότητα να δημιουργούν φακέλους. Είναι το καλύτερο εργαλείο για την αντιμετώπιση της συμφόρησης αλληλογραφίας. Δημιούργησα ένα φάκελο για δουλειά, φωτογραφίες, μελέτη και άλλα. Ο Michael προτείνει τη δημιουργία φακέλων "Projects", "Other", "Reply Later". Το κυριότερο είναι να νιώθεις άνετα.

Επιλέξτε τη σωστή εφαρμογή

Για μένα το Mailbox έχει γίνει μια τέτοια εφαρμογή. Τον επέλεξε και ο Μιχάλης. Υπάρχουν όμως πολλές επιλογές. Μπορείτε να εισαγάγετε τη λέξη "mail" και το όνομα του λειτουργικού συστήματος για το οποίο αναζητάτε πελάτη στην αναζήτηση του Lifehacker. Υπόσχομαι ότι θα βρεις κάτι κατάλληλο.

Αποτέλεσμα

Εάν δεν μπορούσατε να διαβάσετε το άρθρο (πείτε μας γιατί), τότε εδώ είναι μια σύντομη λίστα με όλα τα βήματα:

1. Αποσυναρμολογήστε τα Εισερχόμενά σας σε μερικούς γύρους.
2. Αποφασίστε τι να κάνετε με το γράμμα μόλις φτάσει.
3. Καθαρίζετε την αλληλογραφία σας από καιρό σε καιρό.
4. Καταργήστε την εγγραφή σας από περιττές αποστολές.