Η μέθοδος Inbox Zero είναι ο καλύτερος τρόπος για να αντιμετωπίσετε χιλιάδες μη αναγνωσμένα email

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Το να διατηρείτε τα εισερχόμενά σας άδειο είναι εύκολο. Αυτό θα σας βοηθήσει να είστε πιο παραγωγικοί και να μην χάνετε ποτέ σημαντικά μηνύματα.

Ένα σωρό αδιάβαστα email που κρέμονται συνεχώς στα εισερχόμενά σας θα πανικοβάλλουν οποιονδήποτε. Εάν έχετε πολλούς επιχειρηματικούς συνεργάτες και συναδέλφους με τους οποίους αλληλεπιδράτε μέσω αλληλογραφίας, πρέπει απλώς να διατηρείτε τα εισερχόμενά σας καθαρά και τακτοποιημένα.

Ο Διευθύνων Σύμβουλος της JotForm, Aytekin Tank, είναι ένας ενδιαφέρον τρόπος οργάνωσης email που ονομάζεται Inbox Zero. Όπως υποδηλώνει το όνομα, η μέθοδος είναι απλώς να κρατάτε τα εισερχόμενά σας άδεια.

Γενικά, ο Tank δεν έχει εφεύρει κάτι νέο. Το Inbox Zero δημιουργήθηκε εδώ και πολύ καιρό από τον συγγραφέα και blogger Merlin Mann και είναι μια δοκιμασμένη και πολύ γνωστή μέθοδος. Περίπου την ίδια τεχνική εργασίας με έγγραφα περιέγραψε ο David Allen στο βιβλίο του «How to get things in order». Ο Tank μόλις το προσάρμοσε για τη διεπαφή ιστού του Gmail.

Aytekin Tank επιχειρηματίας, ιδρυτής και διευθύνων σύμβουλος της JotForm

Λαμβάνω και στέλνω εκατοντάδες email κάθε μέρα. Αλλά στο τέλος της ημέρας, το γραμματοκιβώτιό μου είναι πάντα άδειο. Δεν έχω γραμματέα να χειριστεί την αλληλογραφία μου. Τηρώ μια αρχή που ονομάζεται Inbox Zero. Αυτό δεν είναι δύσκολο.

Το Tank παραθέτει τα οφέλη της μεθόδου Inbox Zero:

• Δεν θα χάσετε ένα σημαντικό μήνυμα εάν τα εισερχόμενά σας είναι άδεια.
• Δεν θα κάνετε τους αποδέκτες σας να περιμένουν πολύ, γιατί μπορείτε να απαντήσετε αμέσως στις επιστολές τους.
• Εκατοντάδες και χιλιάδες μη αναγνωσμένα γράμματα δεν θα συγκεντρωθούν στο γραμματοκιβώτιό σας.
• Θα εξοικονομήσετε περισσότερο χρόνο για τις πραγματικά σημαντικές εργασίες και δεν θα ξοδεύετε ώρες ταλαιπωρώντας το email.

Ξέρω πολλούς ανθρώπους που αποθηκεύουν προσεκτικά όλα τα γράμματά τους χωρίς να διαγράψουν ούτε ένα. Ως αποτέλεσμα, τα εισερχόμενά τους αρχίζει να μοιάζει με ροή Twitter. Δεν είναι άνετο. Θα χάνεστε συνεχώς στα email.

Δεξαμενή Aytekin

Ας υποθέσουμε ότι χρησιμοποιείτε το Gmail - αν και αυτή η μέθοδος μπορεί να προσαρμοστεί σε οποιονδήποτε ISP (Hotmail, Yandex, Yahoo) ή πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (Outlook, Thunderbird ή Sylpheed). Ας ρίξουμε μια ματιά στις καταθέσεις μη αναγνωσμένων μηνυμάτων και ας ξεκινήσουμε.

1. Αδειάστε το γραμματοκιβώτιό σας

Έτσι, με τη μέθοδο Inbox Zero, πρέπει να ενεργήσετε αποφασιστικά. Ανοίξτε τα "Εισερχόμενα", επιλέξτε όλα τα γράμματα που έχουν συγκεντρωθεί εκεί και αρχειοθετήστε τα όλα ταυτόχρονα. Σε κάποιους, αυτό θα φαίνεται σαν σκέτη τρέλα, αλλά ο Tank συνιστά να κάνετε ακριβώς αυτό.

Πρέπει να ξεκινήσετε με ένα κενό γραμματοκιβώτιο. Αυτός ο οδηγός δεν θα σας βοηθήσει αν έχετε δεκάδες χιλιάδες email στα Εισερχόμενά σας. Αρχειοθετήστε λοιπόν τα πάντα και ξεκινήστε με καθαρή πλάκα.

Δεξαμενή Aytekin

2. Επεξεργαστείτε τα email σας με χρονολογική σειρά

Για να αναπτύξετε αυτή την υγιεινή συνήθεια, χρειάζεστε μια συγκεκριμένη ποσότητα πειθαρχίας. Καθώς επεξεργάζεστε τα email σας, ξεκινήστε με το παλαιότερο μήνυμα και προχωρήστε στο νεότερο. Έτσι θα τηρήσετε τη χρονολογική σειρά και δεν θα μπερδευτείτε.

Υπάρχουν δύο λειτουργίες που σας βοηθούν να χειρίζεστε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Gmail:

Ενεργοποιήστε το Auto Switch. Για να το κάνετε αυτό, ανοίξτε τις "Ρυθμίσεις" → "Γενικά", βρείτε το στοιχείο "Αυτόματος διακόπτης" και ενεργοποιήστε το. Τώρα, όταν απαντάτε ή αρχειοθετείτε ένα email, το Gmail δεν θα σας επιστρέψει στα εισερχόμενα, αλλά θα εμφανίσει το επόμενο email. Έτσι θα μπορείτε να επεξεργάζεστε τις επιστολές μία προς μία με τη σειρά που ελήφθησαν, χωρίς περισπασμούς.

Στη συνέχεια, ενεργοποιήστε το κουμπί Αποστολή και Αρχειοθέτηση εάν δεν το έχετε. Ανοίξτε "Ρυθμίσεις" → "Γενικά" και αναζητήστε το στοιχείο "Εμφάνιση κουμπιού" Αποστολή και αρχειοθέτηση "σε απάντηση". Αυτό θα σας εξοικονομήσει χρόνο. Εξάλλου, αν έχετε ήδη απαντήσει στην επιστολή, δεν έχει νόημα να την αποθηκεύσετε στα Εισερχόμενά σας, σωστά; Κάντε κλικ στο κουμπί αποστολής και το email θα αρχειοθετηθεί αυτόματα.

Και εδώ είναι ένα άλλο σημαντικό πράγμα:

Μην χρησιμοποιείτε το email ως συνομιλία. Δεν υπάρχει τίποτα χειρότερο από τη δημιουργία μακριών αλυσίδων απάντησης από επιστολές που αναφέρονται συνεχώς. Εάν θέλετε να μιλήσετε, χρησιμοποιήστε το messenger, το Slack chat ή επικοινωνήστε μέσω τηλεφώνου. Το e-mail δεν είναι κατάλληλο για αυτό.

Δεξαμενή Aytekin

3. Απαντήθηκε - αρχείο

Ο κύριος κανόνας της μεθόδου Inbox Zero είναι ότι τα εισερχόμενά σας δεν είναι το μέρος για να αποθηκεύσετε την αλληλογραφία σας. Όλα τα email στα εισερχόμενα πρέπει να υποβληθούν σε άμεση επεξεργασία. Διαβάστε τα ένα προς ένα και είτε απαντήστε και αρχειοθετήστε εάν το μήνυμα απαιτεί απάντηση ή απλώς αρχειοθετήστε εάν το μήνυμα δεν απαιτεί απάντηση.

Εάν δεν μπορείτε να απαντήσετε αμέσως σε ένα email, υπάρχουν δύο επιλογές:

• Αποθηκεύστε το στην εφαρμογή διοργανωτή σας. Θα μπορούσε να είναι το Evernote, το OneNote ή κάποιο είδος διαχείρισης εργασιών. Ορίστε μια ημερομηνία ώστε το πρόγραμμα να σας υπενθυμίσει να γράψετε την απάντησή σας την κατάλληλη στιγμή.
• Εάν μπορείτε να γράψετε μια απάντηση αμέσως, αλλά ο παραλήπτης θα πρέπει να τη λάβει μετά από λίγο, χρησιμοποιήστε τη δυνατότητα καθυστερημένης παράδοσης στο Gmail. Το Outlook, το Thunderbird και άλλοι πελάτες μπορούν να κάνουν το ίδιο.

4. Απλά κάντε το

Όλα είναι σύμφωνα με τις εντολές του μεγάλου και πανίσχυρου Ντέιβιντ Άλεν. Εάν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απαιτεί μια ενέργεια που θα διαρκέσει λίγα λεπτά, απλώς κάντε το τώρα. Μην αντιγράψετε το γράμμα στη λίστα υποχρεώσεων σας. Μην το αφήνετε στα εισερχόμενά σας.

Εάν πρέπει να κάνετε μια πληρωμή, κάντε την τώρα. Εάν πρέπει να στείλετε σχόλια σε έναν συνάδελφο, στείλτε τα αμέσως. Εάν η υπόθεση διαρκέσει μερικά λεπτά, δεν υπάρχει λόγος να την αναβάλετε.

Δεξαμενή Aytekin

5. Χρησιμοποιήστε συντομεύσεις πληκτρολογίου

Οι συντομεύσεις πληκτρολογίου μειώνουν σημαντικά τον χρόνο που δαπανάται για την επεξεργασία e-mail. Με αυτά, δεν χρειάζεται να μετακινείτε τον κέρσορα του ποντικιού εμπρός και πίσω. Το Tank συνιστά να θυμάστε και να χρησιμοποιήσετε τρία πλήκτρα πρόσβασης:

• Το πλήκτρο E σάς επιτρέπει να αρχειοθετήσετε γρήγορα ένα μήνυμα. Το διαβάσαμε, πατήσαμε Ε, το αρχειοθετήσαμε. Είναι απλό.
• Το πλήκτρο R χρησιμοποιείται για τη γρήγορη εγγραφή μιας απάντησης. Εάν θέλετε να απαντήσετε σε ένα γράμμα, πατήστε το, πληκτρολογήστε την απάντηση, πατήστε Enter.
• Το πλήκτρο F προωθεί γράμματα σε άλλους παραλήπτες.

Δεν νομίζω ότι χρειάζεστε άλλα πλήκτρα πρόσβασης. Στο Gmail, χρησιμοποιώ μόνο τρεις συντομεύσεις πληκτρολογίου. Για όλα τα άλλα, υπάρχει ένα ποντίκι. Αλλά αυτά τα πλήκτρα πρόσβασης σάς επιτρέπουν να εκτελείτε γρήγορα τρεις από τις πιο συνηθισμένες ενέργειες email, ώστε να σας εξοικονομήσουν πολύ χρόνο.

Δεξαμενή Aytekin

6. Ρυθμίστε τα φίλτρα

Τα φίλτρα email είναι ένα απίστευτα εύχρηστο εργαλείο που κάνει πολλή δουλειά για εσάς. Απλά πρέπει να τα διαμορφώσετε μία φορά και θα σας εξοικονομήσουν πολύ χρόνο.

Εάν στα Εισερχόμενά σας βρίσκετε τακτικά ασήμαντες επιστολές (ειδοποιήσεις για υπηρεσίες Διαδικτύου, αυτόματες αποστολές κ.λπ.), τότε είτε καταργήστε την εγγραφή σας από αυτές είτε ρυθμίστε φίλτρα ώστε αυτές οι επιστολές να αρχειοθετούνται αυτόματα.

7. Τα εισερχόμενα είναι άδεια - κλείστε την αλληλογραφία

Όταν προσπαθείτε να εστιάσετε στη δουλειά σας, δεν πρέπει να αποσπάτε συνεχώς την προσοχή σας από το email. Ας μείνουμε λοιπόν στον κανόνα: Όταν τα εισερχόμενά σας είναι άδεια, κλείστε την καρτέλα Gmail ή το πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και ξεχάστε την αλληλογραφία για τις επόμενες ώρες. Απλά ασχοληθείτε.

Απενεργοποιήστε όλες τις εισερχόμενες ειδοποιήσεις email. Αποσπούν πολύ την προσοχή.

Μπορείτε να ανοίξετε ξανά την αλληλογραφία σας μετά από μερικές ώρες, να επεξεργαστείτε τα μηνύματα που έχουν συγκεντρωθεί εκεί και, στη συνέχεια, να επιστρέψετε στη δουλειά. Ο στόχος της μεθόδου Inbox Zero είναι να αναγκάσετε τον εαυτό σας να μην αποσπάται η προσοχή από τα εισερχόμενα email. Πρέπει να διαχειριστείτε το γραμματοκιβώτιό σας, όχι εσείς.

Δεξαμενή Aytekin

Αν έχετε δοκιμάσει την τεχνική Inbox Zero και είστε έτοιμοι να σας πείτε τι πήρατε ή θέλετε να προτείνετε μια καλύτερη μέθοδο, γράψτε στα σχόλια.