Πώς να διευκολύνετε την προσαρμογή σε μια νέα δουλειά

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Συμβουλές από έναν από τους πιο επιτυχημένους διευθυντές HR στην ΚΑΚ, τον Mikhail Prytula, ειδικά για τους αναγνώστες του Lifehacker.

Το θέμα της προσαρμογής των εργαζομένων, ή, όπως λέγεται στη Δύση, η ενσωμάτωση, είναι αφιερωμένο σε πολλές έρευνες, άρθρα, συστάσεις, ακόμη και βιβλία όπως «Οι πρώτες 90 μέρες σε μια νέα δουλειά». Δεν θα σας υπερφορτώσω με αναφορές βιβλίων, στατιστικά στοιχεία, συνδέσμους και ούτω καθεξής, αλλά ξεκινήστε αμέσως και θα σας δώσω μερικές συμβουλές από την 12χρονη εμπειρία μου στο HR.

Η προσαρμογή δεν γίνεται από μόνη της

Όσο ψύχραιμος κι αν είναι ο επαγγελματίας. Υπάρχει μια ευρέως διαδεδομένη πεποίθηση ότι αν προσλάβουμε έναν εξαιρετικά κουλ επαγγελματία, τότε σίγουρα θα καταλάβει τι να κάνει και πώς να προσαρμοστεί. Όπως, αυτό είναι σχεδόν ένα σημάδι επαγγελματία. Το να μην προσαρμόζεσαι σημαίνει ότι δεν είσαι επαγγελματίας. Επόμενο!

Μάλιστα, στην καλύτερη περίπτωση, η προσαρμογή θα καθυστερήσει και ο εργαζόμενος θα φτάσει σε πλήρη δυναμικότητα σε 3-6 μήνες (ανάλογα με το επίπεδο της θέσης και την πολυπλοκότητα της θέσης). Με την ποιοτική προσαρμογή, αυτή η περίοδος μειώνεται στο μισό.

Πόσο πληρώνετε τον νέο σας διευθυντή μάρκετινγκ εκεί; 5.000 $ το μήνα; Και πώς πιστεύετε ότι αξίζουν οι προσπάθειές σας τα 15.000 $ που θα σώσετε την εταιρεία; Είναι κρίμα να πληρώνεις πρακτορεία για αναζήτηση υποψηφίων για τρεις μισθούς, αλλά στην προσαρμογή τους χάνεις εύκολα;

Η πρώτη μέρα είναι κρίσιμη

Έτσι, καταλαβαίνετε ότι η προσαρμογή είναι εξαιρετικά χρήσιμη. Τι να κάνετε, πού να τρέξετε; Προσλάβετε έναν επείγοντα διευθυντή ανθρώπινου δυναμικού που θα φροντίσει για την προσαρμογή των υπαλλήλων σας; Όχι, ηρέμησε πρώτα. Το 90% της επιτυχίας προσαρμογής είναι εγγενές στην πρώτη εργάσιμη ημέρα και ο διευθυντής είναι σε θέση να το κάνει ποιοτικά μόνος του. Πρέπει όμως να προετοιμαστείς.

Τα έγγραφα

Βεβαιωθείτε ότι τα έγγραφα έχουν υπογραφεί μέχρι αυτή τη στιγμή (δεν αρέσει στους εργαζόμενους όταν η υπογραφή εγγράφων με την εταιρεία καθυστερεί για αρκετές ημέρες). Είναι καλύτερο να το κάνετε αυτό εκ των προτέρων, εάν είναι δυνατόν.

Στο STB, για παράδειγμα, στείλαμε ένα ερωτηματολόγιο υποψηφίου, το οποίο ένα άτομο συμπλήρωσε στο σπίτι και μας το έστειλε. Στο «1C» είχαμε πρότυπα όλων των συμβάσεων, όπου ανεβάζαμε το ερωτηματολόγιο του υποψηφίου και εκτυπώναμε όλα τα έγγραφα σε 5 λεπτά. Ο υπάλληλος δεν χρειάζεται να περιμένει όσο ο διευθυντής ανθρώπινου δυναμικού σας πληκτρολογεί τα δεδομένα του με το χέρι.

Στην Preply, γενικά υπογράφουμε όλα τα συμβόλαια στην DocuSign, δεν έχουμε καν τέτοια ιδέα να πάμε στο τμήμα HR. Το άτομο στέλνει μια σάρωση του διαβατηρίου, το συνάπτουμε στη σύμβαση, το ανεβάζουμε στο DocuSign και το στέλνουμε στον Διευθύνοντα Σύμβουλο και στον υπάλληλο για υπογραφή. Η υπογραφή είναι ψηφιακή, μπορείτε να την βάλετε ακόμη και στο τηλέφωνό σας.

Χώρος εργασίας και απαραίτητες προσβάσεις

Πρέπει να ρυθμιστούν όλοι οι λογαριασμοί: mail, Slack και ούτω καθεξής. Αυτό το κάνουμε αμέσως μετά την υπογραφή της σύμβασης.

Ελέγξτε ότι ο υπολογιστής είναι έτοιμος, το τραπέζι και η καρέκλα περιμένουν τον ιδιοκτήτη. Το κεράσι στην τούρτα είναι ένα πακέτο για αρχάριους: ένα στυλό και ένα σημειωματάριο με εταιρικό λογότυπο, ένα μπλουζάκι, ένα σετ αυτοκόλλητων, ένα σήμα για ένα σήμα, ένα σήμα εταιρείας (προϋπολογισμός - 10-15 $).

Γνωριμία με το γραφείο και τους υπαλλήλους

Οι εργαζόμενοι πρέπει να ενημερωθούν. Εάν η εταιρεία απασχολεί λιγότερα από 100 άτομα - γράψτε στο Slack, που έγινε μέλος μας, αφήστε τον σύνδεσμο προς το προφίλ στο LinkedIn (στη Ρωσία - στο Facebook). Εάν η εταιρεία έχει περισσότερα από 100 άτομα, κάνουμε το ίδιο, αλλά μόνο εντός του τμήματος (που είναι επίσης μέχρι 100 άτομα).

Την πρώτη μέρα, κανονίστε μια ξενάγηση στο γραφείο: εδώ έχουμε κουζίνα, εδώ μια τουαλέτα, εδώ μια αίθουσα συσκέψεων (την οποία κάνουμε κράτηση έτσι), καπνίζουμε ακριβώς εκεί, εδώ είναι το λογιστήριο και εδώ είναι ο διευθυντής μας αγαπημένο πόνυ.

Συστήστε τον νεοφερμένο σε όσους κάθονται δίπλα του: «Συνάδελφοι, μια στιγμή προσοχής, ήρθε μαζί μας (…), σας παρακαλώ αγάπη και εύνοια».

Πώς να συμπεριφερθείτε αν…

Επόπτης

Συγχαρητήρια, έχετε το προνόμιο να εγγραφείτε σε έναν νέο υπάλληλο. Κανείς δεν θα το κάνει για εσάς, αλλά σίγουρα θα μπορέσει να σας βοηθήσει. Λοιπόν, τι απαιτείται από εσάς:

1. Συναντήστε τον υπάλληλο το πρωί. Σημειώστε το αμέσως στο ημερολόγιό σας ή ζητήστε από το HR να επισημαίνει πάντα τις ημερομηνίες αποδέσμευσης νέων υπαλλήλων.
2. Πάρτε τον στο γραφείο. Δείξτε το χώρο εργασίας, ελέγξτε ότι ο υπάλληλος είναι συνδεδεμένος παντού.
3. Περάστε μια ώρα μιλώντας με τον αρχάριο. Μιλήστε για την εταιρεία σας, για το τμήμα σας, για τα κύρια καθήκοντα (γενικά και προσωπικά). Εξηγήστε τι πρέπει να μάθει ο εργαζόμενος την πρώτη εβδομάδα, τι αναμένεται από αυτόν τους πρώτους τρεις μήνες. Εδώ είναι τα έγγραφα που χρειάζεστε. Εδώ είναι τα ονόματα αυτών με τους οποίους θα ήθελα να μιλήσετε για αυτό και αυτό. Είναι καλύτερα να επικοινωνείς μαζί μου με τον τάδε τρόπο, να κλείνεις ραντεβού με αυτόν τον τρόπο, να επικοινωνείς μαζί μου για τέτοιες ερωτήσεις. Την επόμενη φορά θα συναντηθούμε που και που.
4. Χαμόγελο. Αυτό είναι εξαιρετικά σημαντικό. Ακόμα κι αν το μισό πρόσωπό σας είναι παράλυτο, χαμογελάστε με το υπόλοιπο. Σοβαρά μιλάω, μην είστε λάτρης του ποτού, οι υπάλληλοι έρχονται στην εταιρεία, αλλά αφήστε τον διευθυντή.
5. Ορίστε τις εργασίες και διορθώστε τις γραπτώς, στείλτε τις τουλάχιστον με τη μορφή επιστολής ταχυδρομικώς (αυτό μετά τη συνάντηση, όταν συζητήθηκαν προφορικά οι εργασίες).
6. Δώστε όλα τα απαραίτητα έγγραφα και πρόσβαση.
7. Επιλέξτε ένα έμπειρο και κοινωνικό άτομο στην ομάδα σας και αναθέστε του να καθοδηγήσει τον υπάλληλο. Ένας αρχάριος θα μπορεί να επικοινωνήσει μαζί του για όλες τις ερωτήσεις.

Νέος υπάλληλος

1. Σκεφτείτε ποιες πληροφορίες σας λείπουν και πού θα τις βρείτε. Μη διστάσετε να κάνετε ερωτήσεις.
2. Κατανοήστε τους στόχους σας για την πρώτη εβδομάδα, μήνα, τρεις μήνες. Εάν ο ηγέτης δεν έχει εκφράσει, αναρωτηθείτε.
3. Γράψτε τα ονόματα όλων όσων συναντάτε. Γενικά, στην αρχή συνιστώ να γράψετε τα πάντα: ο όγκος των πληροφοριών είναι μεγάλος, σίγουρα θα ξεχαστεί.
4. Πείτε μας πολύ σύντομα για τον εαυτό σας κάθε φορά που συναντάτε, για παράδειγμα: Είμαι ο Misha, 12 χρόνια στο HR, εργάστηκα στην Alfa-Bank, STB, Wargaming, έκανα τα πιο επιτυχημένα διαδικτυακά μαθήματα ανθρώπινου δυναμικού στη Laba, συγγραφέας ενός άρθρου σχετικά με τις εισβολές ζωής για βιογραφικά, τα οποία έχουν διαβαστεί 1 εκατομμύριο φορές. Σε ένα περιβάλλον εκκίνησης, αυτό ονομάζεται pitching ή ομιλία ανελκυστήρα. Προετοιμαστείτε έγκαιρα. Για τους νέους υπαλλήλους, δεν είσαι κανείς μέχρι να μιλήσεις για τον εαυτό σου. Μη χάσετε την ευκαιρία να κάνετε αμέσως καλή εντύπωση.
5. Εάν η θέση περιλαμβάνει την εισαγωγή αλλαγών στην εταιρεία, είναι πιο εύκολο να τις κάνετε τις πρώτες 60 ημέρες, τότε θα είναι πιο δύσκολο. Ειδικά αν χρειάζεται να λάβετε αντιδημοφιλείς ή απλά δύσκολες αποφάσεις: πρόσληψη, απόλυση υπαλλήλων, μετάβαση σε άλλη θέση, μετάβαση σε νέο λογισμικό, νέα μορφή αναφοράς, ανασυγκρότηση της διαδικασίας, επένδυση σε κάτι νέο.
6. Σχεδιάστε μικρές νίκες, θα σας βοηθήσουν να χτίσετε εμπιστοσύνη. Για παράδειγμα, επιλέξτε μικρές εργασίες που θα μπορούσατε να λύσετε τις πρώτες 60 ημέρες και εστιάστε σε αυτές. Αφήστε κατά μέρος εργασίες που απαιτούν περισσότερες από 60 ημέρες εργασίας προς το παρόν. Εδώ θα ανέφερα μια αναλογία με την προσέγγιση Agile στον προγραμματισμό, όταν δεν προσπαθούμε να φτιάξουμε ένα πολύ μεγάλο και πολύ σύνθετο προϊόν ταυτόχρονα, αλλά το χωρίζουμε σε μέρη και το αναπτύσσουμε σταδιακά.
7. Κλείστε ραντεβού 30 λεπτών με όλους όσους συνεργάζεστε. Ετοιμάστε μια λίστα με ερωτήσεις εκ των προτέρων και σημειώστε τις απαντήσεις.
8. Ρωτήστε τι λειτουργεί καλά, τι είναι κακό, τι πρέπει να αλλάξει. Συγκεντρώστε πολλές πληροφορίες και δημιουργήστε εμπιστοσύνη.
9. Πραγματοποιήστε έλεγχο και παρουσιάστε τα αποτελέσματα εάν είστε ηγέτης ή ειδικός.
10. Οργανώστε μια τακτική κατ' ιδίαν συνάντηση με τον διευθυντή σας για να μοιράζεστε αποτελέσματα και να λαμβάνετε σχόλια.
11. Χαμογέλα στους συναδέλφους σου. Κανείς δεν θέλει να συνεργαστεί με σκυθρωπούς υπαλλήλους, ακόμα κι αν είστε υπό πίεση.

HR

Θα μπορούσα να γράψω ένα ολόκληρο βιβλίο, αλλά εδώ είναι μερικές από τις πιο σημαντικές συμβουλές:

1. Φτιάξτε μέρες για αρχάριους: τοποθετήστε τις μαζί μπροστά σε παλιούς υπαλλήλους και ζητήστε τους να συστηθούν εν συντομία (5 λεπτά). Αυτό κάνουμε στο Preply και λειτουργεί πολύ καλά.
2. Χρησιμοποιήστε ειδικό λογισμικό για να ρυθμίσετε ειδοποιήσεις για τον εργαζόμενο και όλους τους εμπλεκόμενους, ώστε να μην ξεχνάνε τι πρέπει να κάνουν όταν φύγει ο υπάλληλος. Χρησιμοποιούμε το BambooHR, το οποίο διαθέτει μια ενότητα Ενσωμάτωση που σας επιτρέπει να προσαρμόσετε τις ειδοποιήσεις για οποιονδήποτε εργαζόμενο με οποιεσδήποτε εργασίες και προθεσμίες. Για παράδειγμα, τρεις ημέρες πριν αποχωρήσει ένας υπάλληλος, ο διαχειριστής λαμβάνει μια ειδοποίηση σχετικά με τη δημιουργία ενός λογαριασμού και την ημέρα της απελευθέρωσης, ο διευθυντής λαμβάνει μια ειδοποίηση σχετικά με την ανάγκη ορισμού εργασιών.
3. Συζήτηση με αρχάριους τακτικά. Εάν δεν έχετε επιχειρηματικό συνεργάτη ανθρώπινου δυναμικού, ζητήστε από τους υπεύθυνους προσλήψεών σας να αλληλεπιδρούν με νέους προσλήψεις μία φορά την εβδομάδα.

Συνάδελφος

Φυσικά, ως συνάδελφος, δεν έχετε καμία ευθύνη να προσαρμόσετε τους νεοφερμένους, αλλά σίγουρα μπορείτε να επωφεληθείτε από αυτό. Οι άνθρωποι θυμούνται καλά ποιος τους βοήθησε σε δύσκολες στιγμές (αν και δεν το μιλούν πάντα δημόσια), έτσι έχετε κάθε ευκαιρία να δημιουργήσετε μια καλή σχέση με έναν νεοφερμένο και στη συνέχεια να βασιστείτε στη βοήθειά του. Εδώ είναι μερικές συμβουλές:

1. Γίνε ο πρώτος που θα συναντηθεί. Ανεβείτε και πείτε: «Γεια, με λένε Misha, είμαι επικεφαλής του τμήματος HR εδώ. Βλέπω ότι είσαι νέος, ας γνωριστούμε."
2. Πες του να επικοινωνήσει μαζί σου για τυχόν απορίες.
3. Πείτε μας τι πιστεύετε εσείς ότι είναι σημαντικό και απαραίτητο.
4. Πρόσκληση σε δείπνο.
5. Ρωτήστε τον αρχάριο για προηγούμενες εμπειρίες, σχέδια και στόχους. Παρέχετε χρήσιμες πληροφορίες για την επίτευξή τους.

συμπέρασμα

Η προσαρμογή σε πολλές εταιρείες είτε δεν πραγματοποιείται είτε εφαρμόζεται πολύ κακώς, με αποτέλεσμα να υποφέρουν τόσο η επιχείρηση όσο και ο εργαζόμενος. Ο λόγος είναι η έλλειψη κατανόησης της διαδικασίας και από τις δύο πλευρές. Οι απλές συμβουλές παραπάνω θα σας βοηθήσουν να βελτιώσετε δραματικά τη διαδικασία ενσωμάτωσης στην εταιρεία σας, ακόμα κι αν δεν έχετε υπαλλήλους HR.