10 συμβουλές για να διευκολύνετε την εργασία με αρχεία στο Dropbox

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Μάθετε πώς να ανακτάτε τα διαγραμμένα έγγραφα, να βρίσκετε γρήγορα σημαντικούς φακέλους και να ανεβάζετε σαρώσεις απευθείας στο cloud.

Το Dropbox έχει πάψει εδώ και καιρό να είναι μια απλή υπηρεσία cloud και έχει μετατραπεί σε ένα πραγματικό οικοσύστημα για συνεργασία σε έργα. Αλλά εξακολουθεί να βασίζεται στην αποθήκευση αρχείων, οι δυνατότητες της οποίας επεκτείνονται συνεχώς. Χρησιμοποιήστε τα στο έπακρο.

1. Μοιραστείτε αρχεία αμέσως

Προηγουμένως, το Dropbox είχε ξεχωριστό σύστημα για τη μεταφόρτωση αρχείων: έπρεπε να χρησιμοποιήσετε έναν αποκλειστικό δημόσιο φάκελο. Τώρα είναι πολύ πιο εύκολο.

Τοποθετήστε το ποντίκι σας πάνω από το αρχείο και κάντε κλικ στο "Κοινή χρήση" - αυτό θα σας δώσει την ευκαιρία να δημιουργήσετε έναν σύνδεσμο. Οποιοσδήποτε διαθέτει τον σύνδεσμο θα μπορεί να δει αυτό το αρχείο. Και αν πρόκειται να εργαστείτε σε ένα έγγραφο ή φάκελο με άλλα άτομα, προσθέστε τα από το ίδιο παράθυρο χρησιμοποιώντας ονόματα ή διευθύνσεις email.

2. Ανακτήστε τα διαγραμμένα αρχεία

Εάν διαγράψετε κατά λάθος ένα αρχείο από το Dropbox, μπορείτε να το επαναφέρετε χωρίς προβλήματα εντός 30 ημερών. Και με μια συνδρομή Dropbox Professional, αυτή θα αυξηθεί σε 120 ημέρες.

Ανοίξτε την ενότητα "Αρχεία" και κάντε κλικ στο "Διαγραμμένα αρχεία" στα αριστερά. Ελέγξτε τα στοιχεία που θέλετε και κάντε κλικ στο μπλε κουμπί "Επαναφορά" στα δεξιά.

3. Επαναφέρετε τις προηγούμενες εκδόσεις των αρχείων

Οι συγγραφείς και οι εκδότες θα εκτιμήσουν αυτό το χαρακτηριστικό. Σας επιτρέπει να επαναφέρετε παλαιότερες εκδόσεις εγγράφων.

Κάντε κλικ στις τρεις τελείες στα δεξιά του αρχείου και επιλέξτε Ιστορικό εκδόσεων. Θα δείτε μια λίστα με όλες τις επιλογές και θα μπορείτε να μάθετε πότε και από ποιον έγιναν οι αλλαγές. Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από την έκδοση που θέλετε και κάντε κλικ στην "Επαναφορά" στα δεξιά.

4. Αίτημα αρχείων

Μπορείτε να ζητήσετε από οποιονδήποτε να προσθέσει αρχεία στον αποθηκευτικό χώρο σας - ακόμα και από κάποιον που δεν έχει λογαριασμό Dropbox. Στο αριστερό παράθυρο, ανοίξτε Αιτήματα αρχείου και κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία αιτήματος αρχείου.

Στην πρώτη γραμμή, γράψτε τι ακριβώς χρειάζεστε και στη δεύτερη επιλέξτε ένα φάκελο. Μετά από αυτό, το μόνο που μένει είναι να στείλετε τον σύνδεσμο στον επιθυμητό χρήστη.

5. Επισημάνετε σημαντικά αρχεία και φακέλους για γρήγορη πρόσβαση

Εάν αποθηκεύετε πολλά αρχεία στο Dropbox, τότε μάλλον πρέπει να τα οργανώσετε. Ελέγξτε τα αντικείμενα που θέλετε περισσότερο και κάντε κλικ στο κουμπί "Αστέρι" στα δεξιά. Θα εμφανιστούν τώρα στο επάνω μέρος της οθόνης στην αρχική σελίδα.

6. Αποθηκεύστε αρχεία για πρόσβαση εκτός σύνδεσης

Στις εφαρμογές Dropbox για κινητά, ακόμη και με έναν βασικό λογαριασμό, μπορείτε να αποθηκεύσετε αρχεία για χρήση εκτός σύνδεσης. Για να μπορέσετε να αποθηκεύσετε φακέλους, χρειάζεστε μια συνδρομή στο Dropbox Professional.

Κάντε κλικ στις τρεις τελείες δίπλα στο αρχείο και επιλέξτε Αυτόματη πρόσβαση. λειτουργία . Τώρα μπορεί να χρησιμοποιηθεί μέσω της εφαρμογής ακόμη και χωρίς πρόσβαση στο Web.

7. Εξοικονομήστε χώρο στον υπολογιστή σας με επιλεκτικό συγχρονισμό

Για να αποτρέψετε τα μεγάλα αρχεία από το cloud να καταλαμβάνουν χώρο στον υπολογιστή σας, ενεργοποιήστε τον επιλεκτικό συγχρονισμό στο πρόγραμμα-πελάτη υπολογιστή Dropbox. Αυτό θα σας επιτρέψει να αποθηκεύσετε μόνο ορισμένους φακέλους στον σκληρό σας δίσκο και όχι ολόκληρο το περιεχόμενο του λογαριασμού σας.

Για να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία, ανοίξτε τις ρυθμίσεις της εφαρμογής και στην καρτέλα "Συγχρονισμός", κάντε κλικ στο αντίστοιχο κουμπί. Στη συνέχεια, επιλέξτε τα πλαίσια των φακέλων που θέλετε να συγχρονίσετε με τον υπολογιστή σας και κάντε κλικ στο «Ανανέωση».

8. Δημιουργήστε συνδέσμους απευθείας λήψης

Όταν μοιράζεστε κάτι, ο σύνδεσμος θα ανοίξει πρώτα τον ιστότοπο του Dropbox προτού μπορέσετε να κάνετε λήψη του αρχείου. Αυτός ο περιορισμός μπορεί να παρακαμφθεί: αρκεί να αντικαταστήσετε το dl = 0 στον σύνδεσμο με το dl = 1. Τώρα, αφού κάνετε κλικ σε αυτό, το αρχείο θα ξεκινήσει αμέσως τη λήψη.

9. Προστατέψτε τα αρχεία με επαλήθευση σε 2 βήματα και κωδικό πρόσβασης

Εάν κάτι μυστικό είναι αποθηκευμένο στο cloud, τότε ο λογαριασμός θα πρέπει να προστατεύεται. Ενεργοποιήστε την επαλήθευση σε δύο βήματα, ώστε η υπηρεσία να απαιτεί ένα κλειδί ασφαλείας εκτός από τον κωδικό πρόσβασης. Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στις ρυθμίσεις και ανοίξτε την καρτέλα "Ασφάλεια".

Μπορείτε να ενεργοποιήσετε έναν τετραψήφιο κωδικό πρόσβασης στο τηλέφωνό σας, τον οποίο θα πρέπει να εισάγετε κάθε φορά που μπαίνετε στην εφαρμογή. Η επιλογή βρίσκεται στις ρυθμίσεις, στην κατηγορία Advanced Features.

10. Ανεβάστε σαρώσεις εγγράφων απευθείας στο Dropbox

Μπορείτε να σαρώσετε έγγραφα απευθείας από την εφαρμογή Dropbox για κινητά. Απλώς κάντε κλικ στο συν στο κάτω μέρος της οθόνης και επιλέξτε το κατάλληλο στοιχείο. Θα μπορείτε να συνθέσετε την εικόνα, να επιλέξετε τη μορφή, καθώς και τον φάκελο στον οποίο θα μπει το αρχείο.

Dropbox →

Δεν βρέθηκε εφαρμογή