Πώς να εφαρμόσετε αποτελεσματικά το σύστημα GTD στη ζωή

2024 Συγγραφέας: Malcolm Clapton | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:52

Ένα σχέδιο βήμα προς βήμα, μετά το οποίο μπορείτε να εφαρμόσετε εύκολα αυτή την τεχνική παραγωγικότητας στη ζωή σας, να θέσετε προτεραιότητες και να βρίσκετε πάντα χρόνο για σημαντικά πράγματα.

Αυτό το υλικό αποτελεί συνέχεια του άρθρου "". Πρώτον, αξίζει να εξοικειωθείτε με αυτό, καθώς πολλές από τις έννοιες που χρησιμοποιούνται εξηγούνται λεπτομερώς εκεί.

Αυτό το άρθρο είναι ένας οδηγός βήμα προς βήμα για το πώς να εφαρμόσετε το GTD στην πραγματική ζωή. Όταν έγραφα, τηρούσα τις ακόλουθες αρχές:

• Ευστροφία. Οι ιδέες που περιγράφονται εδώ είναι καθολικές και με τη βοήθειά τους ο καθένας θα δημιουργήσει ένα σύστημα GTD για τον εαυτό του που θα λειτουργεί με τις υπηρεσίες που έχουν συνηθίσει.
• Απλότητα. Το σύστημα θα πρέπει να είναι διαισθητικά εύκολο στη χρήση. Θα πρέπει να δαπανηθεί ελάχιστος χρόνος και ενέργεια για την εισαγωγή και την επεξεργασία πληροφοριών, καθώς και για τον προγραμματισμό των επόμενων βημάτων. Μόνο τότε το σύστημα θα λειτουργήσει μακροπρόθεσμα και ακόμη και μετά από μεγάλα διαλείμματα: για παράδειγμα, εάν πάτε διακοπές για ένα μήνα, τότε όταν επιστρέψετε, θα μπορείτε να επαναφέρετε την προσέγγισή σας στη διαχείριση της επιχείρησης.
• Αξιοπιστία. Το πιο σημαντικό πράγμα είναι να είστε σίγουροι για το σύστημά σας, δηλαδή, ότι δεν θα ξεχάσετε τίποτα προγραμματισμένο, καθώς θα δείτε μια υπενθύμιση την κατάλληλη στιγμή.
• Συγκέντρωση σε ό,τι είναι σημαντικό. Το σύστημα θα πρέπει να σας βοηθήσει να εστιάσετε τόσο σε αυτό που κάνετε αυτήν τη στιγμή όσο και σε εκείνα τα πράγματα που είναι σημαντικά μακροπρόθεσμα.
• Ευχαρίστηση. Το σύστημα διαχείρισης περιπτώσεων και εργασιών θα πρέπει να σας προσφέρει ευχαρίστηση. Για παράδειγμα, όταν ξαπλώνετε στον καναπέ μετά από μια δύσκολη μέρα στη δουλειά με το τηλέφωνό σας στα χέρια, διασταυρώνετε ολοκληρωμένες εργασίες από τη λίστα και απολαμβάνετε πραγματική ευχαρίστηση από αυτό. Ειδικά όταν εξακολουθεί να φαίνεται από την ανάπτυξη του γραφήματος παραγωγικότητάς σας.

5 κύρια στάδια του συστήματος GTD

Στάδιο 1. Συγκέντρωση πληροφοριών

Είναι απαραίτητο να συλλέξουμε απολύτως όλες τις περιπτώσεις, ακόμη και τις πιο μικρές, τότε η συνείδησή μας θα είναι καθαρή και θα ενεργήσουμε όσο το δυνατόν πιο παραγωγικά.

Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο οι τυπικές λίστες υποχρεώσεων δεν λειτουργούν, επειδή οι περισσότεροι άνθρωποι συχνά καταγράφουν μόνο τα πιο σημαντικά πράγματα και εκατοντάδες εργασίες που δεν είναι τόσο σημαντικές δεν λαμβάνονται καθόλου υπόψη. Αλλά είναι ακριβώς τέτοιες μικρές εργασίες, που υπενθυμίζουν τακτικά τον εαυτό τους, που χρησιμοποιούν σημαντικό μέρος των πόρων του εγκεφάλου και δημιουργούν πρόσθετες εμπειρίες που οδηγούν σε κόπωση και στρες.

Μία από τις σημαντικές αρχές του συστήματος GTD είναι να ξεφορτώνετε πλήρως όλες τις εργασίες από το κεφάλι σας και να τις τοποθετείτε σε ένα αξιόπιστο σύστημα που θα σας βοηθήσει να θυμάστε σημαντικά πράγματα τη σωστή στιγμή.

Πρέπει επίσης να λάβετε υπόψη ότι θα πρέπει να υπάρχει ένας ελάχιστος αριθμός καλαθιών για τη συλλογή εισερχόμενων πληροφοριών. Ιδανικά, ένα. Τότε θα είναι πιο εύκολο να το χειριστείς.

Στάδιο 2. Επεξεργασία πληροφοριών

Σε αυτό το στάδιο, επεξεργαζόμαστε τις πληροφορίες που βρίσκονται στα Εισερχόμενά μας.

Υπάρχουν τρεις επιλογές για το πώς μπορούμε να προχωρήσουμε σε αυτό το στάδιο:

• Επισημάνετε την εργασία ως "Ενέργεια", υποδεικνύοντας το επόμενο βήμα για την ολοκλήρωσή της και την προθεσμία. Μπορείτε να παραλείψετε τον καθορισμό μιας προθεσμίας εάν δεν έχετε ακόμη σαφή κατανόηση του πότε πρέπει να ολοκληρώσετε την εργασία.
• Μετακινήστε πληροφορίες στον "Κατάλογο" εάν δεν χρειάζεται να κάνετε κάτι με αυτό, αλλά μπορεί να είναι χρήσιμες στο μέλλον.
• Διαγράψτε τις πληροφορίες, προσδιορίζοντας ότι είναι "Trash": δηλαδή, δεν χρειάζεται να κάνετε τίποτα με αυτό και δεν θα είναι χρήσιμες στο μέλλον.

Στάδιο 3. Οργάνωση δραστηριοτήτων

Όλες οι ενέργειες περνούν από την επόμενη διοχέτευση.

Φίλτρο 1 - "Αποκοπή"

Ρωτήστε τον εαυτό σας την ερώτηση: πρέπει πραγματικά να κάνω αυτήν την ενέργεια; Εάν έχετε αμφιβολίες, διαγράψτε το.

Φίλτρο 2 - "Ανάθεση"

Ρωτήστε τον εαυτό σας την ερώτηση: εάν πρέπει να γίνει αυτό, τότε πρέπει πραγματικά να το κάνω προσωπικά; Εάν όχι, αναθέτουμε και υποδεικνύουμε τον υπεύθυνο, το τελικό αποτέλεσμα, τα ενδιάμεσα στάδια ελέγχου (κομβικά σημεία) και την προθεσμία.

Εάν η ενέργεια πρόκειται να εκτελεστεί από εσάς, μεταβείτε στο επόμενο φίλτρο.

Φίλτρο 3 - "Ενέργεια"

Κάντε μια ερώτηση στον εαυτό σας: θα διαρκέσει αυτή η ενέργεια περισσότερο από 2-5 λεπτά; Αν όχι, κάντε το τώρα και ελευθερώστε το κεφάλι σας. Εάν ναι, εγγραφείτε.

Οι ενέργειες στο σύστημα μπορεί να είναι των παρακάτω τύπων.

"Οι ακόλουθες ενέργειες" - απλές εργασίες που αποτελούνται από μία ενέργεια (κλήση, εγγραφή, μετάβαση κ.λπ.). Για παράδειγμα, η ενέργεια "Αλλαγή χειμερινών ελαστικών στους τροχούς" θα αποτελείται από τις ακόλουθες απλές ενέργειες: καλέστε και εγγραφείτε για ένα σέρβις αυτοκινήτου, προγραμματίστε μια ώρα στο ημερολόγιο και μεταβείτε σε ένα σέρβις αυτοκινήτου την κατάλληλη στιγμή.

Είναι βολικό να συγκεντρώνονται τέτοιες ενέργειες σε λίστες ανάλογα με τον τόπο και τις συνθήκες (λίστες με βάση τα συμφραζόμενα). Θα μπορούσε να είναι η λίστα In Store, όπου αναφέρετε όλα όσα χρειάζεστε να αγοράσετε όταν βρίσκεστε στο κατάστημα ή η λίστα In the Chair, όπου προσθέτετε πράγματα και εργασίες που μπορείτε να κάνετε το βράδυ μετά τη δουλειά στην αγαπημένη σας καρέκλα. Ή μια λίστα με «ερωτήσεις για το αφεντικό», όπου σημειώνετε όλες τις ερωτήσεις που έχετε για το αφεντικό σας, ώστε στη συνέχεια να τις λύσετε όλες με μια κίνηση.

Συνήθως καταγράφω όλες αυτές τις ενέργειες είτε στο "Ημερολόγιο Google" (ραντεβού και εκδηλώσεις), είτε στο Todoist, μια υπηρεσία cloud όπου είναι βολικό να οργανώνεις εργασίες.

"Εργα" - εργασίες που απαιτούν περισσότερα από ένα βήματα για να ολοκληρωθούν. Για να ξεκινήσετε το έργο, πρέπει να περιγράψετε τα πρώτα βήματα για την υλοποίησή του και να αφήσετε μια υπενθύμισή του σε ένα αξιόπιστο σύστημα. Ως αποτέλεσμα, το έργο μετατρέπεται σε μια αλυσίδα απλών ενεργειών, καθεμία από τις οποίες μπορεί να εκτελεστεί στα επόμενα πέντε λεπτά και να πάρει το αποτέλεσμα.

Δημοσιεύω έργα σε κάρτες Trello. Η κάρτα είναι ένα ιδανικό δοχείο για έργα όπου μπορείτε να τοποθετήσετε:

• περιγραφή και σκοπός του έργου·
• συνδέσμους προς άλλα έγγραφα σχετικά με το έργο·
• τα ονόματα των υπευθύνων·
• προθεσμία;
• λίστες ελέγχου με τα ακόλουθα βήματα.
• σχόλια για το έργο·
• απαραίτητα αρχεία και ούτω καθεξής.

Καθυστερημένες ενέργειες … Εάν δεν μπορούμε να σχεδιάσουμε τις επόμενες ενέργειες χωρίς πρόσθετα γεγονότα ή πληροφορίες (για παράδειγμα, περιμένουμε έναν φίλο να στείλει τον αριθμό τηλεφώνου ενός σέρβις αυτοκινήτου, όπου είναι δυνατή η κερδοφόρα αλλαγή ελαστικών), βάζουμε τέτοιες ενέργειες στο "Αναβολή "λίστα. Προαιρετικά, μπορείτε να ορίσετε μια υπενθύμιση για να ελέγξετε κάτι.

Τέτοιες λίστες υποχρεώσεων μπορούν επίσης να δομηθούν ως λίστες με βάση τα συμφραζόμενα. Για παράδειγμα, δημιουργήστε μια λίστα με εργασίες που έχετε αναθέσει στον βοηθό σας.

Λίστα "Κάποια μέρα" περιέχει εργασίες που δεν απαιτούν ενεργή δράση τώρα, αλλά τις οποίες θα θέλαμε να ολοκληρώσουμε στο μέλλον.

Μπορεί να είναι:

• βιβλία, εκπαιδευτικά βίντεο και μαθήματα που θέλετε να αγοράσετε.
• χρήσιμες δεξιότητες που θέλετε να κατακτήσετε.
• μέρη που θέλετε να επισκεφτείτε.
• πράγματα που θέλετε να αγοράσετε.

Πρέπει να κοιτάζετε περιοδικά αυτήν τη λίστα, να κρατάτε σημειώσεις και να τις μετατρέπετε σε στόχους που θα εργαστείτε προς την κατεύθυνση αυτή.

Στάδιο 4. Τακτική επανεξέταση

Για να λειτουργήσει το σύστημα, είναι απαραίτητο να επανεξετάζετε τακτικά τις κύριες εργασίες και έργα, προκειμένου να διαγράψετε εκείνα που δεν είναι πλέον σχετικά, και να ταξινομήσετε τα νέα κατά προτεραιότητα και να τα στείλετε στην εργασία.

Για να διατηρείτε αυτήν την αξιολόγηση σε τακτική βάση, ακολουθήστε αυτές τις συμβουλές:

• Αφήστε 30-60 λεπτά στο πρόγραμμά σας για την αναθεώρηση (αρχικά μια φορά την εβδομάδα θα είναι αρκετή).
• Φτιάξτε μια λίστα ελέγχου ή σχέδιο για μια τέτοια ανασκόπηση, όπου γράφεται η σειρά, τι ακολουθεί μετά. Αυτό το σχέδιο δεν πρέπει να είναι πολύ περίπλοκο και η αναθεώρηση δεν θα πρέπει να σας πάρει πολύ χρόνο ή απλώς δεν θα το κάνετε τακτικά.

Παρακάτω είναι ένα παράδειγμα της εβδομαδιαίας επισκόπησης της λίστας ελέγχου μου. Το έφτιαξα σε μορφή cheat sheet με μια ακολουθία ενεργειών, που απεικονίζει τις υπηρεσίες / έγγραφα που εξετάζω. Μπορείτε να το κανονίσετε με μια κανονική λίστα ή να σχεδιάσετε ένα ελεύθερο διάγραμμα που σας βολεύει.

Εκτυπώστε τέσσερις από αυτές τις λίστες ελέγχου ανά μήνα. Κατά τη διάρκεια της εβδομαδιαίας αναθεώρησης, πάρτε ένα από αυτά στο χέρι και διαγράψτε τα ολοκληρωμένα στοιχεία από τη λίστα. Αυτή η απλή άσκηση θα σας παρακινήσει να συνεχίσετε να κάνετε αυτές τις κριτικές.

Στάδιο 5. Δράσεις

Όταν καταρτιστεί το σχέδιο για την εβδομάδα, τότε μένει να δράσουμε. Αποφύγετε ένα από τα μεγαλύτερα λάθη αρχαρίων GTD όταν αφιερώνετε πολύ χρόνο στην οργάνωση εργασιών αντί να τις ολοκληρώσετε πραγματικά.

Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές για να κάνετε τις ενέργειές σας πιο αποτελεσματικές.

1. Κάντε ένα πλάνο για την ημέρα με βάση το πλάνο της εβδομάδας. Χωρίστε την ημέρα σας σε μπλοκ, κάνοντας 2-3 τετράγωνα για σημαντικές εργασίες και μερικά μπλοκ για άλλες εργασίες. Η διάρκεια των μπλοκ είναι 60–120 λεπτά κατά μέσο όρο. Εισαγάγετε ελεύθερο χρόνο μεταξύ των μπλοκ για απρόβλεπτες εργασίες.
2. Εργαστείτε στο σύστημα Pomodoro, για αυτό μπορείτε να ρυθμίσετε ένα χρονόμετρο στο τηλέφωνό σας. Η ουσία του είναι απλή: κάθε 25-30 λεπτά εργασίας, κάντε ένα διάλειμμα για πέντε λεπτά και μετά το τρίτο μπλοκ εργασίας - ένα μεγαλύτερο διάλειμμα (15-30 λεπτά). Το σύνολο είναι τρία μπλοκ των 30 λεπτών, με διαλείμματα πέντε λεπτών, ακολουθούμενα από ένα μεγάλο διάλειμμα 15-30 λεπτών. Μπορείτε να κάνετε 2-4 τέτοιους κύκλους την ημέρα, ανάλογα με το πόσο συχνά αποσπάτε την προσοχή σας.
3. Κατά τη διάρκεια μπλοκ με σημαντικά πράγματα, προσπαθήστε να μην αποσπάτε την προσοχή σας από άλλους ανθρώπους και ξένους ήχους (για αυτό, μπορείτε να ενεργοποιήσετε ειδική μουσική για συγκέντρωση στα ακουστικά).
4. Προσδιορίστε πότε το επίπεδο ενέργειάς σας είναι υψηλότερο (για παράδειγμα, από τις 7 έως τις 9 το πρωί) και κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, κάντε τα πιο σημαντικά πράγματα που σας φέρνουν πιο κοντά στους προσωπικούς σας στόχους.
5. Μην προγραμματίζετε πάρα πολλά σημαντικά πράγματα για την ημέρα: 1-3 είναι αρκετά. Είναι σημαντικό στο τέλος της ημέρας, αφού δείτε τις διαγραμμένες εργασίες στο πλάνο σας, να είστε ικανοποιημένοι και να κάνετε το ίδιο ρεαλιστικό σχέδιο για το αύριο.